时间管理法则(四象限).ppt

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时间管理之四象限原理,你是否有时间管理不良的征兆？

看看一下这些问题。

你是否同时在进行几个方案，但似乎无法全部完成？

你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？

如果工作被中断，你是否特别生气？

你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，有觉得好像没做什么事情？

你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？

对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话那你的时间管理就有问题了。

我们经常遇到这样的问题？

1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。

可是，手头上正在写一个计划，一个上午了，还没写几个字2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆进来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交，那个也说马上要交，我有不是三头六臂。

3、整天就像救火车，哪里有火情就往哪里赶，可是天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”从哪里来？

“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，分为四个“象限”：

一、既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）二、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等）三、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等）四、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）,重要性,紧迫程度,二：

重要但不紧急,一：

重要而且紧急,四：

不重要且不紧急,三：

不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二：

重要但不紧急1、准备工作、编制计划、维持关系。

2、去拜访VIP客户。

3、计划给员工进行培训。

4、回访客户。

一：

重要而且紧急1、紧急状况、迫切问题、限期完成。

2、一会儿要参加重要会议。

3、与客户沟通要做合同。

4、准备事项。

四：

不重要且不紧急1、处理一般性文件。

2、看电视消磨时光。

3、归档本周所有文件。

三：

不重要但紧急1、造成干扰的紧急事件。

2、打若干个沟通的电话。

3、帮助客户解决一个难题。

第一象限：

没什么好说的，立即去做！

我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给自己的。

所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能是的压力减缓。

很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

第二象限：

有计划去做！

不能因为不紧急就不去解决它。

我们应该第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。

反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。

做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。

这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

第三象限：

尽量别做！

当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命了。

但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。

这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

第四象限：

交给他人去做！

第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。

最好的方法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。

表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。

我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

重要性,紧迫程度,二：

重要但不紧急65%80%,一：

重要而且紧急20%25%,四：

不重要且不紧急1%,三：

不重要而且紧急15%,成功的时间分配管理,案例：

某人一周的事务清单：

临时参加各部门协调会。

（不重要但紧急）解决客人投诉。

（重要而且紧急）编写下个月部门员工排班。

（重要但不紧急）归档大堂副理本周所有文件。

（不重要也紧急）去拜访VIP客人。

（重要但不紧急）计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。

（重要但不紧急）陪朋友买手机。

（不重要也不紧急）向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。

（重要但不紧急）核查下午客人信用额度报表。

（重要而且紧急）发传真取消客人预授权。

（重要而且紧急）打若干个沟通的电话。

（不重要但紧急）核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。

（重要而且紧急）保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。

（重要而且紧急）去当当网购买最近很火的一本书杜拉拉升职记。

（不重要也不紧急）帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。

（不重要但是紧急）,效果=达到预期目标效率=产出/投入的比值,有效果有效率,没效果有效率,有效果没效率,没效果没效率,有效率,有效果,一,二,三,四,扩展应用,意愿=愿意投入工作的态度,能力=完成任务的条件,1有意愿有能力,3无意愿有能力,2有意愿无能力,4无意愿无能力,扩展应用,处理冲突的取向,有原则,无原则,不协作,肯协作,（抗争）,（自我牺牲）,（团队协作）,（妥协）,（逃避）,扩展应用,有争议性的问题可以先搁置。

就矛盾、冲突的部分研究大家可以“让步”、“剥离”或“交易”的地方。

对主要冲突要先寻找可以松动的“第一步”。

公司决定的就是对的。

（麦当劳语）,参考作法,扩展应用,谢谢！