时间管理-时间自然法则&时间分析.ppt

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n认识时间障碍n认识时间的重要性n认识时间的本质特征n树立卓越时间管理理念n明确时间管理的五个步骤n确认和区分不同类型的任务n制定有效的日程表课程目标课程目标n向卓越的企业家学习n向优秀的职业经理人学习n向优秀的辅导员学习EDWARDWCARTET是是BROADWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年年成立成立4间店，到间店，到1968年为止共拥有年为止共拥有46家连锁店，他曾经在家连锁店，他曾经在“FORTUNE”（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：

财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：

“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。

对我来说，我就不会将自己就是如何去使用自己的时间。

对我来说，我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。

而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去上面。

而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做。

做。

”墨西哥城推销中心技术总监维克托米尔克1、我使用的最重要方法是制订每天工作计划。

现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。

2、首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。

过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。

我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。

现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。

我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。

3、我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。

过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。

我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。

4、对我有极大帮助的另一点是现在就办的概念。

我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。

我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。

实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。

美电脑业著名企业家库拉特n美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。

他怎么会有时间和客户沟通？

关键在于授权。

他聘用一些退休的主管来担任这项工作。

他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？

仍然可以掌握到客户需求。

库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。

因为他有授权，所以他才有更多的时间。

时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要名人管理时间的秘密一、时间的本质1、时间是最稀缺的资源“时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。

”-彼得彼得杜拉克（杜拉克（PeterPeterDruckerDrucker）2、时间是慷慨而公平的资源n金钱、劳动力和其他资源在这个世界上是不均等的n金钱对所有管理者是慷慨的和平等的n每个人每星期共拥有168小时，其中56小时在睡眠中度过，21小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时由个人支配的（每天13小时）3、时间价值启示n不同能够的对象时间价值是不同的，时间管理的偏好也有所不同分析一：

计算时间价值分析一：

计算时间价值年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作88小时，每年小时，每年242242个工作日个工作日价值启示价值启示n你的每一天、每一小时、每一分钟都有你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值很大的价值n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的分钟挤出来的n浪费多少时间，就会浪费多少钱浪费多少时间，就会浪费多少钱n规划时间，让有限的时间产生最大的效规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益益和收益4、时间自然法则总结、时间自然法则总结（表三）5、时间浪费分析工作日写实n参见案例时间浪费分析表（时间浪费分析表

（1）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重任务目标不清信息不足领导决定拖延同事拖延沟通有去无回机械工作太多需要阅读的资料太多别人的打断干扰电话缺乏时间计划习惯开会秘书太漂亮人员能力不足授权不足自我纪律不够来访客人太多培训新员工缺优先顺序时间浪费分析表

（2）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重“救火”现象临时会议要找人时找不到垃圾电子邮件档案管理太差疲劳缺流程照顾办公室内同事关系缺工作焦点缺管理工具找我帮忙的人太多缺人手身体不够好同时有太多目标太喜欢说话，话匣子常开个性无法拒绝别人做决定太仓促办公室士气太低时间浪费分析表（3）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重常犯错常犯一样的错误返工太多秘书工作不够严谨有责无权同事员工个人问题太多大家讲关系，不能就事论事人来疯，好热闹凡事自己来凡事大家来越级汇报聆听习惯不够时间浪费分析n哪些是外在（别人、环境）造成的？

n哪些是内在（你）造成的？

n哪些外在因素是你可控制的？

n哪些内在因素是你可消灭的？

6、时间的管理切入点重要结论

（一）时间难管，因为它是由个人支配的。

正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。

组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。

组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。

n时间是个性化的n个人时间价值与组织时间价值存在巨大落差时间怎么管？

时间的唯一管理杠杆时间与情绪、注意力、动机同属管理“高抗体”，但是，时间有一项其他高抗体所不具备的特性：

时间是可度量的，度量的标准是人类一致的：

n每个人都有表；n每个人的一小时都是60分钟；n每个人的一分钟都是60秒。

重要结论

（二）时间的唯一管理方式，就是把时间的绝对度量性，与组织的目标挂钩，然后去管理这个挂钩。

n时间本身是管不住的-无论你高兴与否，手表都在走动；n“时间管理”或“管理时间”用语误导，正确的说法是：

用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。

时间如何与目标挂钩？

企业资源企业资源金钱人力脑力设备办公场地产品企业部门企业部门财务市场技术产品生产人力资源法务行政企业目标企业目标盈利成长市场占有率二、二、认识时间障碍认识时间障碍时间杀手的分类时间杀手的分类时间杀手的分类时间杀手的分类您的问题是什么？

您的问题是什么？

1.2.3.4.5.明确你的价值观明确你的价值观确定你的目标确定你的目标对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序明确你的任务明确你的任务对任务按优先级排序对任务按优先级排序三、有效的时间管理步骤n价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素。

n我们有不同的价值标准，它们形成我们个性的基础，也是进行时间管理的基础。

n工作？

家庭？

友谊？

爱情？

健康？

n价值观决定目标排序目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!

为什么需要目标？

为什么需要目标？

成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。

其他的一切都是这句话的注解。

美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？

为什么需要目标？

哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：

对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：

27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？

为什么需要目标？

25年后调查发现：

27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？

为什么需要目标？

社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士长期目标长期目标:

n个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?

n事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!

短期目标短期目标项目计划（例如推行新系统）日常运作计划（编写每月生产报告）每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的!

nMBOMBO法法n“剥洋葱法剥洋葱法”n“多叉树法多叉树法”分分解解目目标标nSSpecific-pecific-明确的明确的nMMeasurableeasurable-可以量度的可以量度的nAAchievablechievable-可以达成的可以达成的nRRealisticealistic-实际可行的实际可行的nTTimeBoundimeBound-有时间性的有时间性的计划目标计划目标n命中是偶然的，打不中是必然的！

命中是偶然的，打不中是必然的！

如如果果没没有有目目标标时间管理树形图时间管理树形图核心价值核心价值目目标标设设置置次要任务次要任务主要任务主要任务区分优先工作区分优先工作n花时间最多的事情？

n第四象限的杂乱琐事没有压力n第三象限的日常事务会响的轱辘有油喝n高效时间管理的奥秘在第2象限。

如果把精力集中于第2象限，可以掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机发展任务与维持任务n发展任务指：

如果成功完成此项任务，你现在的情况将得到改善。

如：

学生干部培训、楼的文化建设n维持任务指：

完成这些任务可以维持你现在的情况。

例如，每个月向学工部门上报困难学生情况、缴水电费和办公费用n发展任务通常由你的目标衍生而来n可以作为一项挑战n需要多加考虑最重要的是我们必须常常把最重要的事列最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要为最重要ThemainthingistokeepthemainThemainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimesthingthemainthingatalltimes-哲学家施格兰你是怎样你是怎样安排任务及安排任务及编排时间计划？

编排时间计划？

一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬柯维博士“与时间有约”TODOLIST-执行事项清单执行事项清单TODOLIST-TODOLIST-执行事项清单执行事项清单nn每天做每天做nn每天同一时间做每天同一时间做nn将优先次序写下将优先次序写下nn由最重要的事情写下由最重要的事情写下四、四、怎样怎样可以增加可以增加你的生产力你的生产力?

1.1.你的办公桌你的办公桌n你的工作环境是怎么样?

n有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?

改善工作环境改善工作环境n将所有可以吸引你视线的东西全挪开n将你每天必须用的文具放在上面（电话,时间表,笔记本,日历,笔座.）n将你要用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方n将一些你知道不会作出反应的信件抛弃n利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境改善工作环境2.2.归档归档n所有的文件和书信应只分成三类:

马上处理只作参考归档归档系统归档系统n一些你需要今天马上完成的事情-DONOWn一些你需要这个星期完成的工作-FILEn一些你需要归档的文件-FILEn有空才阅读的书本-READn需要传阅的文件-PASSONn一些文件需要等待资料完成-PROGRESS3.3.如何处理电话如何处理电话/电邮电邮n如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电n打电话之前,要把事情重点写下来n要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解