时间管理法则(四象限).ppt

1、时间管理之 四象限原理,你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。你是否同时在进行几个方案，但似乎无法全部完成？你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？如果工作被中断，你是否特别生气？你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，有觉得好像没做什么事情？你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话那你的时间管理就有问题了。,我们经常遇到这样的问题？1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是，手头上正在写一个计划，一个上午了，还没写几个字2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆

2、进来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交，那个也说马上要交，我有不是三头六臂。3、整天就像救火车，哪里有火情就往哪里赶，可是天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”从哪里来？,“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，分为四个“象限”：一、既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）二、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等）三、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等）四、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急,一：重要而且紧急,四：不重要且不紧急,三

3、：不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急1、准备工作、编制计划、维持关系。2、去拜访VIP客户。3、计划给员工进行培训。4、回访客户。,一：重要而且紧急1、紧急状况、迫切问题、限期完成。2、一会儿要参加重要会议。3、与客户沟通要做合同。4、准备事项。,四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。2、看电视消磨时光。3、归档本周所有文件。,三：不重要但紧急1、造成干扰的紧急事件。2、打若干个沟通的电话。3、帮助客户解决一个难题。,第一象限：没什么好说的，立即去做！我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压

4、力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能是的压力减缓。,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。,第二象限：有计划去做！不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第

5、一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。,第三象限：尽量别做！当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。,但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾

6、的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。,第四象限：交给他人去做！第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。,表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急 65%80%,一：重要而且紧急 20%25%,四：不重要且不紧急 1%,三：不重要而

7、且紧急 15%,成功的时间分配管理,案例：某人一周的事务清单：临时参加各部门协调会。（不重要但紧急）解决客人投诉。（重要而且紧急）编写下个月部门员工排班。（重要但不紧急）归档大堂副理本周所有文件。（不重要也紧急）去拜访VIP客人。（重要但不紧急）计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。（重要但不紧急）陪朋友买手机。（不重要也不紧急）向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。（重要但不紧急）核查下午客人信用额度报表。（重要而且紧急）发传真取消客人预授权。（重要而且紧急）打若干个沟通的电话。（不重要但紧急）核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要而且紧急）保安员报告有两客人

8、在停车场打架斗殴。（重要而且紧急）去当当网购买最近很火的一本书杜拉拉升职记。（不重要也不紧急）帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急）,效果=达到预期目标效率=产出/投入的比值,有效果有效率,没效果有效率,有效果没效率,没效果没效率,有效率,有效果,一,二,三,四,扩展应用,意 愿=愿意投入工作的态度,能 力=完成任务的条件,1 有意愿 有能力,3 无意愿 有能力,2 有意愿 无能力,4 无意愿 无能力,扩展应用,处理冲突的取向,有原则,无原则,不协作,肯协作,（抗争）,（自我牺牲）,（团队协作）,（妥协）,（逃避）,扩展应用,有争议性的问题可以先搁置。就矛盾、冲突的部分研究大家可以“让步”、“剥离”或“交易”的地方。对主要冲突要先寻找可以松动的“第一步”。公司决定的就是对的。（麦当劳语）,参考作法,扩展应用,谢谢！,