会展项目管理.docx

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会展项目管理

会展项目管理

1导论

11>.1项目

1.2项目管理

1.3会展项目管理

学习目标

了解项目、项目管理的概念与特征；掌握会展项目、会展项目管理的概念与特征；

理解会展项目管理过程；熟悉会展项目管理的发展趋势。

基本概念

项目

项目管理

会展项目

会展项目管理

1.1项目

1．项目的概念与特征项目指某种一次性的任务。

它具有一个明确的目标，包括数量、功能和质量标准；要求项目执行者按照限定的时间和财务预算完成项目所规定的目标。

因此，项目具有如下特征：

（1）项目的一次性（单件性）

（2）项目成果性目标和约束性目标的明确性

（3）项目作为管理对象的整体性

2.项目的分类

3.项目的要素

（1）具体的结果（产品或结果）。

（2）明确的开始与结束日期（项目工作开始日期和它的结束日期）。

（3）既定的预算（包括人员、资金、设备、设施和资料总额等）。

1.2项目管理

1．项目管理的概念与特征

项目管理就是将各种知识、技能、手段、技术应用到项目中，以满足或超过项目干系人的要求和期望，它是指导项目从开始、执行，直至终止的过程项目管理与其他管理活动相比具有以下显著特征：

（1）项目经理是项目管理的核心

（2）项目管理对象是一次性的

2．项目管理的基本职能

（1）计划

（2）组织

（3）管理

项目管理系统图

3.现代项目管理的发展历程

（1）第一阶段：

1960年以前

（2）第二阶段：

1960年-1985年

（3）第三阶段：

1985年-1995年

（4）1996年至今

1.3会展项目管理

1.3.1会展项目

1．会展项目的概念与特征会展项目作为一种新兴的项目形式，具有自身的项目特色，与其他项目存在着明显的差异。

会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其特征主要体现在以下几个方面：

（1）顾客导向性

（2）项目连带性

（3）客户广泛性

（4）效益整合性

2.会展项目的分类

（1）展览项目分类

1按展览项目目的分类，可以分为展示类展览项目和交易类展览项目。

2按展览项目性质来分类，可以分为贸易类展览项目、消费类展览项目和科技类展览项目。

3按展览项目内容来分类，可以分为综合类展览项目和专业类展览项目。

（2）会议项目的分类会议的分类主要是以会议的目的来划分：

可分为以专项研究为目的的会议和以产品发布为主要目的的会议。

3.会展项目生命周期

对成本和工作人员的需求量最初比较少，在向后发展过程中需要越来越多，

当项目结束时又会剧烈的减少。

在项目开始的时候，成功的概率是最低的，而风险和不确定性是最高的。

随着项目逐步地向前发展，成功的可能性也越来越高。

在项目起始阶段，项目设计人员的能力对项目产品的最终特征和最终成本的影响力是最大的，随着项目的进行，这种影响力逐渐减弱。

通过项目生命周期通常我们确定一个会展项目每个阶段所需做的技术性工作，每个阶段所涉及的人。

1.3.2会展项目管理

1．会展项目管理的概念与特征

会展项目管理是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。

其总体特征是：

服务目标性、客户广泛性、项目关联性、收益综合性的相关信息。

2.会展项目管理的过程

会展项目启动阶段

会展项目规划阶段

会展项目结束阶段

会展项目执行阶段

会展项目控制阶段

3.会展项目管理的发展趋势

（1）人性化营理

①对企业内部员工的管理

②对各级客户群体的管理

（2）网络化营理

①沟通方式网络化

②宣传方式网络化

（3）规范化管理

①项目设计规范化

②项月实施规范化

本章小结

项目指某种一次性的任务。

它具有一个明确的目标，包括数量、功能和质量标准；要求项目执行者按照限定的时间和财务预算完成项目所规定的目标。

项目具有如下特征：

项目的一次性（单件性）、项目成果性目标和约束性目标的明确性、项目作为管理对象的整体性。

项目管理就是将各种知识、技能、手段、技术应用到项目中，以满足或超过项目干系人的要求和期望，它是指导你的项目从开始、执行，直至终止的过程。

项目管理与其他管理活动相比具有以下显著特征：

项目经理是项目管理的核心，项目管理对象是一次性的。

项目管理离不开人，离不开项目团队、人的激励、团队建设、沟通以及领导艺术、谈判等等。

本章小结

会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其特征主要体现在顾客导向性、项目连带性、客户广泛性和效益整合性。

会展项目管理是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。

其总体特征是服务目标性、客户广泛性、项目关联性、收益综合性的相关信息。

会展项目管理过程是会展项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管

理过程可归纳为五个阶段：

会展项目启动阶段、会展项目规划阶段、会展项目执行阶段、会展项目控制阶段和会展项目结束阶段。

会展项目管理的发展趋势是人性化营理、网络化营理和规范化管理。

复习与思考

项目的概念与特征是什么？

项目如何分类？

简述项目的要素。

项目管理的概念与特征是什么？

简述项目管理的基本职能。

论述现代项目管理的发展历程。

会展项目的概念与特征是什么？

简述会展项目管理的概念与特征。

简述会展项目管理的过程。

请结合实际，论述我国会展项目管理的发展趋势。

案例分析：

会展项目管理的创新思考

讨论题

在会展项目规划阶段，如何会展项目管理的创新？

为什么？

在会展项目实施阶段，如何在先进理念指导下进行创新？

会展项目结束后，会展专业公司以及会展承办方如何加强与客户间的沟通和联系并实施客户创新化管理？

2会展项目识别与启动

教学网站:

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2.1会展项目的立项与报批

2.2会展项目需求分析与选择

2.3会展项目的可行性研究

2.4会展项目的经济评价学习目标

了解和掌握会展项目立项与报批的概念与特征熟悉会展项目需求分析与选择应坚持的原则、方法掌握会展项目经济评价的概念与功能掌握会展项目的财务评价与国民经济的评价的内容、方法与步骤基本概念

会展项目立项

会展项目报批

会展项目需求分析

会展项目经济评价

2.1会展项目的立项与报批

2．1．1会展项目的立项

1.会展项目立项的概念会展项目立项，是指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政主管部门批准或承认的过程。

2.会展项目立项的特征

（1）会展项目有一个明确界定的目标——一个期望的结果。

（2）会展项目可能是独一无二的，是一次性的努力。

（3）每个项目都有参展参会客户。

（4）会展项目还有一定的不确定性。

3.会展项目立项的内容

（1）会展活动的名称

（2）会展活动举办地点的选择

（3）会展活动的时间安排

（4）会展活动的举办机构

（5）会展活动的举办频率

（6）会展活动的规模

（7）会展定位

（9）人员分工、招展、招商和宣传推广（10）展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划。

展会相关活动计划，是指对准备在展会期间同期举办的各种相关活动做出的计划安排。

4.会展项目立项书的撰写

（1）举办这个展会的市场环境分析

（2）提出这个展会的基本框架

（3）会展价格及初步预算方案

（4）会展工作人员的分工计划

（5）会展招展计划

（6）会展招商计划

（7）会展宣传推广计划

（8）会展筹备进度计划

（9）会展服务商安排计划

（10）会展开幕和现场管理计划

（11）会展期间举办的相关活动计划

（12）会展的结算计划

2.1.2会展项目的报批

1.会展项目报批的概念

会展项目报批，是指会展举办或承办单位针对会展活动的主题、时间、地点、所需的人力、物力、财力、以及预计产生的经济效益与社会效益等以书面形式向上级主管部门申请批准，以获得该会展项目的开展。

其与批准有本质的区别，报批是指外一种还不确定的情形，而批准是指处于确定的状态。

2.会展举办单位的资格

（1）国内商品展销会举办单位资格的规定

（2）国内举办对外经济技术展览会主办单位资格的规定

（3）出国（境）举办经济贸易展览会组办单位资格的规定

3.会展项目报批的程序

（1）向主办单位的主管部门申报立项

（2）向会展举办地工商行政管理机关申报登记

4.会展项目的审批

（1）国内普通商品展销会的审批

（2）在我国境内举办对外经济技术展览会的审批

（3）出国举办经济贸易展览会的审批

（4）非贸易性展会的审批

（5）对台经济技术展览会的审批

2.2会展项目需求分析与选择

2．2．1会展项目需求的产生与分析

1.会展项目需求的产生

所谓的会展项目需求分析是指会展项目投资者通过对会展

项目的市场需求，社会需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析，确定项目的方向以及项目投资的必要性，为投资决策提供必要的准备工作。

2.会展项目需求分析的主要内容

（1）国家和地区需求分析

（2）社会需求分析

（3）消费群体需求分析

（4）会展项目举办方的需求分析

（5）会展项目实施中的需求分析

2．2．2会展项目的选择

1.会展项目选择的概念它是指在执行和控制会展项目前，或运用一定方法从众多已有的会展项目中慎重选择出符合自己目标的项目，或根据对所处地内外条件的分析策划出新的会展项目。

2.会展项目选择应坚持的原则

（1）效益性原则

（2）可行性原则

（3）创新性原则

（4）灵活性原则

3.会展项目选择时应注意的几个因素

（1）社会环境因素

（2）行业因素

（3）市场因素

（4）项目举办地条件分析

（5）举办者自身因素

2.3会展项目的可行性研究

2．3．1会展项目可行性研究的概念及任务

会展项目可行性研究是指在会展投资决策之前，对拟建项目进行全面

的技术经济分析论证并试图对其作出可行或不可行评价的一种科学方法

2．3．2会展项目投资分析的一般原理

1.时间价值原理

（1）资金时间价值的含义

（2）资金时间价值的度量——利息和利率

（3）资金等值的概念

2.价值分析原理

3.成本效益分析原理

4.方案比较法原理

（1）方案比较法含义

（2）方案比较法的可比原理

2.3.3会展项目可行性研究的内容、方法与步骤

1.会展项目可行性研究的内容

（1）市场环境分析

（2）会展项目生命力分析

（3）会展执行方案分析

（4）会展项目财务分析

（5）风险预测

（6）存在的问题

（7）改进建议

（8）努力的方向

2.会展项目可行性研究的方法

1）战略分析

（2）调查研究

（3）预测技术

（4）模型方法

（5）智囊技术

3.会展项目可行性研究的步骤

（1）调查研究与搜集资料

（2）方案设计与选优

（3）经济分析和评价

（4）编写项目可行性研究报告

（5）调整资金筹措计划

4.会展项目可行性研究报告的撰写规范总论

项目背景和发展情况

项目SWO分析与定位

项目规模与客源分析

项目营销思路

项目选址与建设内容

项目组织管理模式与运营安排

投资估算与资金筹措

项目风险与对策分析

财务、经济和社会等效益分析

结论和建议

2.4会展项目的经济评价

2．4．1会展项目经济评价的概念及进行评价的作用

会展项目经济评价，是指办展机构从微观（会展项目的生产成本）和宏观（会展项目所产生的效益）角度出发，考察会展项目主观和客观发生的经济效果。

它是可行性研究的重要组成部分，内容包括国民经济评价和财务评价。

2.4.2会展项目经济评价的原则

1.局部效益与整体效益相统一。

2.眼前效益与长远效益相结合。

3.价值与使用价值的统一。

4.定性分析与定量分析相结合。

5.技术上的化进性、经济上的合理性与实际上的可行性的统一。

2.4.3会展项目经济评价的主要方法

1.比较分析法。

2.试算分析法

3.因素分历法

4.历史考查法。

5.专家评价法。

2.4.3会展项目经济评价的主要内容

1.会展项目的财务评价

（1）会展项目财务评价的概念及其意义会展项目财务评价，又称为会展项目财务分析或会展经济效益评估，它是指在财务预测的基础上，根据国家现行价格和现行经济、财政、金融等制度的各项规定，在筹备会展时所确定的价格基础上，分析预算项目的效益和费用，考察项目的获利能力、清偿能力及外汇效益等财务状况，以判别会展项目在财务上的可行性的经济评价方法。

它是会展项目经济评价的主要组成部分。

（2）会展项目财务评价的主要内容及步骤

1选取财务评价基础数据与参数

2计算销售收入，估算投入成本费用

3编制财务评价报表

4计算财务评价指标。

5进行不确定性分析。

6编写财务评价报告。

（3）会展财务评价的要点

1预测、估算和分析会展项目的基础数据

2编制和分析财务报表

3财务评价

2.会展项目的国民经济评价

（1）国民经济评价方法的含义国民经济评价也称经济评价，是与财务评价方法相对照的评价方法。

（2）会展项目国民经济评价方法的特点

①使用独特的一套价格体系——影子价格

②采用全国统一使用的参数

（3）会展项目国民经济评价方法的程序

第一，根据国民经济评价指标所要求的基础数据，列出需进行调查和调整的内容；

第二，针对需调查和调整的内容，逐项确定其影子价格；

第三，将影子价格引入后测算出项目的费用和效益；

第四，计算国民经济评价的费用、效益、各项评价指标及现金流量表，包括静态指标和运用资金时间价值计算的动态指标；

第五，选定评价基准；

第六，评价和决策。

（4）项目经济评价结论的处理

不同的会展项目对评价的要求不同，有些会展项目只需做国民经济评价，有些会展项目只需做财务评价，有些会展项目则必须同时做财务评价和

国民经济评价。

如果两评价兼做，按照我国的规范，只有国民经济评估可行，会展项目才可行。

如果评价可行，而国民经济不可行，会展项目也不可行。

本章小结

会展项目立项，是指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政主管部门批准或承认的过程。

会展项目需求分析是指会展项目投资者通过对会展项目的市场需求，社会

需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析，确定项目的方向以及项目投资的必要性，为投资决策提供必要的准备工作。

其主要内容包括国家和地区、社会需求分析、消费群体、会展项目举办方和会展项目实施中的需求分析等。

本章小结

会展项目选择应坚持的原则有：

效益性原则、可行性原则、创新性原则和灵活性原则等；会展项目投资分析的一般原理有：

时间价值原理、价值分析原理、成本效益分析原理和方案比较法原理等；会展项目可行性研究的内容包括：

市场环境分析、会展项目生命力分析、会展执行方案分析、会展项目财务分析等；会展项目经济评价，是指办展机构从微观（会展项目的生产成本）和宏观（会展项目所产生的效益）角度出发，考察会展项目主观和客观发生的经济效果。

会展项目经济评价的原则包括：

局部效益与整体效益相统一、价值与使用价值的统一、定性分析与定量分析相结合、技术上的化进性、经济上的合理性与实际上的可行性的统一。

会展项目经济评价的主要方法有：

比较分析法、试算分析法、因素分历法、历史考查法、专家评价法等。

复习与思考会展立项和审批的概念是什么？

请举例说明报批与报批之间的联系与区别会展项目选择时要考虑哪些因素？

会展项目立项策划的具体内容包括哪些？

会展项目可行性研究的主要内容是什么？

会展项目国民经济评价的与财务评价的概念以及它们之间的联系与区别是什么？

[案例分析]西博会给杭州带来了什么？

讨论题：

成功的会展活动对城市经济发展的促进作用主要表现在哪些方面？

举办该活动的市场分析应从哪些方面进行？

结合这一项目，谈谈会展项目可行性研究的特点。

结合本案例，谈谈评价会展活动的综合效益应从哪些方面入手？

3会展项目组织管理

教学网站:

hzgd.id666目录

3.1会展项目组织架构

3.2会展项目团队建设

3.3会展项目经理

3.4会展项目人力资源管理

学习目标掌握会展项目管理组织机构设置原则；理解会展项目组织结构的类型；掌握会展项目团队建设的方式；理解会展项目经理的角色定位；

了解会展项目人力资源管理

基本概念

会展项目组织

会展项目团队

会展项目经理

3.1会展项目组织

3.1.1会展项目组织的概念

会展项目组织是为完成会展项目而建立的组织，一般也称为会展项目班子、会展项目管理班子、会展项目组等。

一些大中型会展项目组织叫会展项目经理部，由于会展项目管理工作量很大，因此，会展项目组织专门履行管理功能，具体的技术工作由他人或其他组织承担。

而有些会展项目由于管理工作量不大，没有必要单独设立履行管理职责的班子，因此，其具体技术性工作和管理职能均由会展项目组织成员承担。

3.1.2会展项目管理组织机构设置原则

1．目的性原则。

2．精干高效原则

3．会展项目组织与企业组织一体化原则。

3.1.3会展项目组织结构的类型

工作队式

部门控制式

项目型

矩阵型

3.1.4会展项目组织结构的设计与选择部门控制式的组织结构适用于会展项目规模小、专业面窄、以技术为重点的会展项目；

如果一个组织经常有多个类似的、大型的、重要的、复杂的会展项目，应采用会展项目式的组织结构；

如果一个组织经常有多个内容差别较大、技术复杂、要求利用多个职能部门资源时，比较适合选择矩阵式组织结构。

如果要完成一个大型的、重要的、复杂的要求利用多个职能部门资源的会展项目则可采用工作队式。

3.2会展项目团队

3.2.1会展项目团队成员应具备的素质

1.遵守“职业道德”，遵守“职业行为规范”。

2.会展项目管理团队成员对会展项目背景的理解、研究是会展项目成功运作的关键。

3.会展项目管理团队成员应具备会展项目管理知识体系与技能。

4.会展项目管理团队成员需要掌握和处理好人际关系的沟通技能。

3.2.2会展项目团队成员的选择标准

1.尽职尽责。

2.分担责任。

3.灵活。

4.任务导向。

5.依据进度和约束完成工作的能力。

6.互相信任与支持。

7.团队导向。

8.能够接受不同观点

9.跨越部门和权限工作的能力

3.2.3会展项目团队建设团队建设活动绩效考核与激励集中安排培训

3.3会展项目经理

3.3.1会展项目经理的角色定位

1．领导者

2．协调者

3．资源分配者

4．谈判者

5.危机管理者

3.3.2会展项目经理的责权利1．会展项目经理的职责科学的组织和协调。

制定周密的会展项目计划。

有效控制费用、进度和质量。

争取会展项目所需资源。

及时决策。

2.会展项目经理的权力

（1）决策权。

（2）人力资源管理权。

（3）资源支配权。

3．会展项目经理的利益

会展项目经理的最终利益主要表现为经济效益和社会效益，

通过成功组织

为今后的职业

方面，通过岗位工资和业绩提成等方式取得经济效益；另一方面，了会展项目来反映其工作能力，可以在业内树立良好的社会形象，生涯提供更广阔的发展空间。

3.3.3会展项目经理应具备的素质

1．团队领导能力

2．会展项目经营能力

3．会展项目管理能力

3.3.4选择会展项目经理的标准

1.有会展项目管理的背景和经验。

2.很好的领导才能和战略眼光。

3.专业技术。

4.人际关系。

5.管理才能。

3.4会展项目人力资源管理

3.4.1会展项目的组织规划

1．组织规划的输入

2．管理规划的手段和技巧

3．组织规划的输出

3.1人力资源直方图

3.4.2会展项目的人员组织

1．人员组织的输入

2．人员组织手段和技巧

3．人员组织的输出

3.4.3会展项目团队发展

1．对团队发展的投入

2．团队发展的手段和技巧

3．团队发展的输出

本章小结

会展项目组织是为完成会展项目而建立的组织，一般也称为会展项目班子、会展项目管理班子、会展项目组等。

会展项目管理组织机构设置原则：

目的性原则、精干高效、会展项目组织与企业组织一体化原则。

会展项目组织结构类型有许多，常见的有工作队式、部门控制式、项目型和矩阵型等类型。

本章小结

会展项目管理团队成员应遵守“职业道德”，遵守“职业行为规范”，对会展项目背景进行理解、研究，具备会展项目管理知识体系与技能，掌握和处理好人际关系的沟通技能。

会展项目团队成员既对职能经理负责，又对会展项目经理负责，这样会展项目团队组建经常变得很复杂。

对这种双重汇报关系的有效管理经常是会展项目成功的关键因素，也是会展项目经理的重要责任。

会展项目经理还应具备一系列技能来激励会展项目人员来完成工作，赢得客户信赖。

培养员工的能力、非凡的沟通技巧、良好的人际交往能力、处理压力和解决问题的能力以及管理时间的技能，都是一个卓有成效的会展项目经理所具备的能力。

会展项目经理需要具备团队领导能力、会展项目经营和管理能力。

复习与思考

会展项目组织的涵义是什么？

会展项目组织的一般职责包括哪些内容？

简述会展项目管理组织机构设置原则。

会展项目组织结构的类型有哪些？

如何进行会展项目组织结构的设计与选择？

会展项目团队成员应具备的哪些素质？

简述会展项目团队建设的方式。

论述会展项目经理的角色定位。

选择会展项目经理的标准有哪些？

如何进行会展项目的人员组织？

论述团队发展的手段和技巧。

【案例分析】大连国际服装博览会的成功之道讨论题

通过该案例探讨如何在大型会展项目中进行项目的组织管理。

为什么说拥有一个经验丰富、专业、开拓型的管理团队是大连国际服装博览会成功的重要原因？

4会展项目计划管理

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4.1会展项目计划概述

4.2会展项目范围计划管理

4.3会展项目进度计划管理

4.4会展项目资源计划管理

学习目标

掌握会展项目计划的涵义和形式；理解会展项目计划的编制内容和程序；掌握会展项目范围计划、进度计划和资源计划的涵义；综合应用会展项目范围计划、进度计划和资源计划的方法和工具；

理解会展项目资源计划的编制依据和编制程序

基本概念

会展项目范围计划

会展项目进度计划

会展项目资源计划

甘特图

WBS

网络技术

4.1会展项目计划概述

4.1.1会展项目计划的涵义会展项目计划工作是项目团队成员在预算范围内为了完成会展项目的预定目标而进行的系统安排任务的一系列过程。

项目计划主要回答以下问题：

（1）什么（What）：

项目经理与项目团队应当完成哪些工作。

⑵怎样（How）:

如何完成这些工作和任务。

解决这一问题时可利用工作分解结构（WBS:

workbreakdownstructure）,WBS是项目必须完成的各项工作的清单。

（3）谁（Whom:

）确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。

（4）何时（When）：

确定各项工作需要多长时间，以及具体于何时开始，确定每项工作需要哪些资源等。

（5）多