电话订餐系统使用手册电话管理电话录音呼叫中心客.docx

电话订餐系统使用手册电话管理电话录音呼叫中心客.docx

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电话订餐系统使用手册电话管理电话录音呼叫中心客

电话订餐系统

使用说明书

1.概述

电话订餐系统是一款集成电话客户管理、餐饮销售管理、短信发送等强大功能的餐饮管理系统，广泛应用于有大量电话订餐业务的餐饮行业，帮助您极大地加快电话订餐的处理效率并提高业务量，提升客户满意度和企业形象，协助您在激烈的市场竞争中脱颖而出，功能介绍如下:

1.来电号码自动识别：

根据号码自动识别客户资料，屏幕上弹出客户名、送餐地址、附近街道、地图方位、历史消费明细和统计等信息，避免重复询问和记录客户名称和地址，有效减少接电话时间，订餐高峰区间可接听更多的来电从而产生更多的业务量。

2.快速强大的订餐功能：

来电弹屏时，简单点击就可迅速生成订餐并可根据客户不同的口味选择不同的配料。

3.自动统计客户爱好：

根据订餐记录自动统计出每个客户最喜欢的菜，在来电弹出客户资料时显示，订餐时可有针对性询问，让客户体会到宾至如归的感受，提高客户满意度和企业的形象。

4.客户资料管理功能，客户的电话号码可以任意多个；图表分析客户消费记录；客户资料可批量导入与导出（Excel格式）。

5.报表统计功能：

餐饮销售统计表和排行趋势表，有助及时掌握市场变化;话务统计报表。

6.菜谱管理和点菜特殊要求管理功能。

7.强大的打印功能。

8.通话自动录音功能：

对通话过程无任何影响，录音文件自动压缩成mp3格式，20G硬盘约可存储2500小时左右的通话，可随时听取避免遗忘通话内容，也可作为解决纠纷的依据。

9.来电防火墙的功能，自动拒接骚扰电话并保留记录。

10.语音信箱功能：

电话无人值守时可让客户自动留言订餐，有新留言电脑会自动拨号通知您，将留言播放给你听取；您也可以在方便时候拨回来听取和管理留言。

11.自动语音导航（IVR），例如“按1进入产品介绍，按2进入人工订餐，按3转语音留言系统”等，简单明了的图形化流程设计界面，可快速快速建立自动电话业务咨询。

12.短信群发功能：

通过线缆、红外或者蓝牙的方式等将手机和电脑连接，可通过软件进行短信群发，例如向客户群发新品上市、打折促销等短信通知，简单的操作。

13.日程安排和备忘录自动提醒功能备忘录自动提醒功能。

14.数据备份和恢复功能，有效保障资料的安全。

15.安装简单，软件易使用；高可靠性，低成本。

系统由USB语音盒及软件构成，典型安装示意图如下：

Ø参数说明

∙来电号码（CID）接收符合邮电部的标准，兼容FSK和DTMF两种传送方式

∙双音频（DTMF）码接收，记录呼入、呼出号码

∙每一路电话都可独立进行放音和接收用户按键码

∙单机同时录音1-20路电话，各通道互不干扰，对通话质量无任何影响

∙可直接对直线电话录音；也可与交换机配合使用，对交换机的外线、内线同时录音。

对呼入/呼出均能录音

Ø能给您带来什么？

∙加快订餐和送餐效率，提高业务量

∙提高客户服务满意度，提升企业形象

∙电话录音长期保留，有据可查，避免纠纷

∙加强对客户资料和业务资料管理

∙提供更丰富的客户沟通渠道

2.来电弹屏与订餐

●当客户来电，系统自动弹出客户的详细信息，订餐记录，客户偏好，历史通话记录等，让您迅速了解客户喜好，加快了订餐速度，提升客户服务感受

●可随时查看客户的历史订餐记录和统计。

3.今日订餐

●今日订餐

●查看或修改订单明细

4.送餐结算

●与送餐员结算所收的帐

注：

按Ctrl键，然后点击鼠标可以多选

5.今日销售统计

●统计今日的收入及其各种菜的销售情况

6.菜谱管理

●管理所有的菜谱信息，菜谱可随时打印出来。

7.点菜特殊要求管理

●客户可以根据自己的情况选用不同的配料,口味等.

8.通话录音

●系统自动对呼入和呼出通话进行高保真录音，避免纠纷，同时为考核服务、销售等部门绩效提供量化指标，提升员工工作效率和能力。

●录音文件自动压缩成mp3格式，可存储海量通话记录，20G硬盘约可存储2500小时的电话录音。

●当磁盘空间不足时，系统会自动弹出清除录音文件的界面。

9.语音信箱

●启动电话语音信箱，电话无人值守时可让客户自动留言订餐，有新留言电脑会自动拨号通知您，将留言播放给你听取；您也可以在方便时候拨回来听取和管理留言。

●详细使用请参加“电话设置”－语音信箱管理部分。

10.来电防火墙

●来电防火墙功能，自动拒接骚扰电话并保留记录。

11.首页

显示当天的订餐记录，可直接点击右键对订餐记录进行修改，打印，删除等等操作。

左边的快捷菜单列出常用的功能，方便您使用

12.信息

12.1.客户资料管理

⏹客户信息

管理姓名、送餐地址、附近街道、电话等基本信息.

⏹订餐记录

◆查看所有的客户订餐

◆管理某订餐的明细

管理客户所有的订餐信息，包括订餐的金额，时间，明细，送餐时间等

⏹订餐统计

◆统计客户订餐情况

ØOutLook联系同步

提供了客户资料与MicrosoftOutlook联系人同步功能，可根据需要将客户信息导出到Outlook中或者从Outlook中将联系人资料导入到客户资料,此功能要求您的机器上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用.

12.2.客户资料导入/导出

Ø客户资料导入?

⏹点击主菜单“信息”中“客户资料导入/导出”－>“客户资料导入”

⏹支持将Excel的客户资料批量导入到系统中,Excel格式请参见导入文件模板。

选择要导入的文件名称，选中后选择“导入”，系统将把选择的客户资料导入到指定的分组中

Ø客户资料导出?

⏹点击主菜单“信息”中“客户资料导入/导出”－>“客户资料导出”子菜单

⏹系统允许将重要的客户资料导出进行备份，根据客户重要程度可根据客户分组情况导成Excel文件、XML文件、文本文件和网页文件等任一种格式，或者通过邮件，将备份出来的资料发给相邻的部门，满足不同的需要。

选择的导出客户分组后单击“导出”按钮，在弹出的对话框种输入文件名称，单击“保存”按钮，系统将根据选择的结果生成指定名称的数据文件，数据生成成功后，系统将弹出对话框提示导出成功。

12.3.菜谱管理

●管理所有的菜谱信息，菜谱可随时打印出来。

12.4.点菜特殊要求管理

●客户可以根据自己的情况选用不同的配料,口味等.

12.5.备忘录

备忘录是您商务工作中的好助手，通过备忘录功能，您可以针对不同的客户方便的制定不同的提醒内容，快到提醒时间，系统会在屏幕上弹出提醒窗口。

系统有客户生日自动提醒的功能，自动将当天生日的所有客户资料自动弹出来，提醒您给客户送上生日的祝福。

点击主菜单“信息”中“备忘录”子菜单。

⏹新建备忘录

在窗口左边选择单击“新建备忘录”，新建备忘录主界面如下，选择输入主题、地点、标签（按重要等级）、输入开始时间、结束时间，提醒时间（0分钟－2周），选择客户名称以及需要提醒的文字内容。

按“确定”按钮即可保存并退出备忘录窗口，选择“取消”将不对修改进行保存并退出窗口，同时系统会对取消操作进行再次确认；选择“删除”将删除已经设计好的备忘录内容。

⏹数据导出

在窗口左边选择数据导出，如下图，可选择的导出文件格式包括Excel文件、文本文件、网页文件和XML文件，单击“导出”按钮，系统将弹出保存窗口，选择要保存路径和输入要保存的文件名称，单击“保存”按钮，系统将把备忘录内容导出到指定文件中。

⏹OUTLOOK数据同步

选择“OUTLOOK数据同步”，选择数据同步方式：

“将数据导入OutLook”或者将“从OutLook中导出数据”，单击“执行同步”，系统将自动进行数据同步，此功能要求您的机器上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用.

12.6.信息设置

用户可根据自身的需要配置系统参数，例如付款方式等,菜谱类别管理,打印信息配置

13.电话

13.1.特殊号码管理

⏹拒接号码配置，来电防火墙功能

可将不受欢迎的号码加入到拒接的号码列表中，以后该号码来电时，系统将自动挂断，并保留呼叫记录。

需要在电话基本设置中，选中启动电话拒接功能才有效

⏹不录音号码配置，

允许对特定的电话不录音，例如重要的私人电话号码。

在该界面可以新增，删除，修改不录音电话号码；不录音电话的添加，也可以直接在客户资料查询或客户资料管理中进行增加。

13.2.录音文件清理

⏹清除历史录音文件，腾出硬盘空间

⏹当录音文件存放目录剩余空间小于预设的值，软件启动时将自动弹出该界面。

14.电话设置

14.1.电话基本设置

⏹启动自动语音设置：

是否启动自动语音服务，

⏹电话自动录音设置：

是否启动电话自动录音功能

⏹电话拒接功能：

是否启动电话自动拒接黑名单的功能

⏹来电界面最小化：

选上该选项，来电时只会在桌面的右下方出现提示框

⏹隐藏来电和呼出界面：

如果来电时界面自动弹出影响您的工作，选上该选项，来电和呼出界面将不会弹出

⏹本地区号：

该设置是在程序首次使用时设置，请不要更改

⏹分机拨外线号码：

当您的电话在拨外线时，需要拨特殊号码才能拨出时（比如8或9等），需要设置该选项，比如8,,（一般需要加两个逗号，逗号表示间隔的时间）

⏹数据文件存放路径：

指定录音文件，文档保存的路径（一般不要放在系统磁盘上C盘），如果和程序放在不同目录下，需要指定全路径：

比如D:

\partnerFOOD\data

⏹磁盘空间报警伐值：

当磁盘的剩余空间低于该值时，程序启动时，将会提醒您删除录音文件

⏹电话铃声：

设置该铃声时，来电时，设备会播放该铃声

⏹电话号码:

本机电话号码

14.2.语音信箱管理

⏹语音信箱管理：

∙可以修改语音信箱号码和密码，通过该设置，可以远程收听语音留言，建议使用时修改密码。

∙查看留言历史留言记录

∙音信箱的详细配置，请点击语音信息配置

⏹语音信箱配置

∙启动留言自动通知：

在有新留言时，系统会自动呼叫通知号码，并播放留言内容

∙针对不同的电话号码配置不同的留言提示音（留言提示音个性化配置），注：

声音文件点击那个加号进入编辑

∙如果选上“只对以下号码启动语音信箱”，就只对配置的号码启动语音留言

14.3.自动语音导航管理

●语音导航设置总体流程：

1.用卖克风使用windows的录音机录制好所有的声音文件

2.将所有录音文件加入到“导航语音文件管理中”。

3.在“自动语音导航流程配置”里，设置完流程即完成所有设置。

当需要启动和关闭语音导航时，在主菜单“电话－>自动语音－>自动语音导航”，直接点击启动/关闭

⏹语音文件的管理

添加，删除，修改用于语音导航的声音文件，可通过“附件”－娱乐－录音机，录制您所需要的声音，并将格式调整为：

PCM，12KHz,8位，单声道，11kb/秒

⏹语音导航流程的配置

用于管理语音导航流程，在某一节点上双击后，可打开下一层节点

⏹导航节点类型设置

∙语音类型

名称

按键：

比如1（只能一位，1-9*#）

类型：

语音

提示声音：

比如产品介绍请按1

播放内容：

比如产品详细介绍。

不能有下级导航配置

∙回上级目录

名称

按键：

比如*（只能一位，1-9*#）

类型：

回上级目录

提示声音：

比如返回上级目录请按*

播放内容：

无须配置

不能有下级导航配置

∙目录

名称

按键：

比如2（只能一位，1-9*#）

类型：

目录

提示声音：

比如目录请按2。

播放内容：

无须配置

需要配置下级导航

∙转留言系统

名称