经济合同管理办法.docx

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经济合同管理办法

编号：

ZB-GW-3

经济合同管理办法

生效日期：

2012.9.1

页次：

1/11

版本/版次：

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第一部分总则

一、目的

1、规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要；

2、实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益。

二、原则

1、归口管理和分级管理相结合的原则；

2、审查责任制原则；

3、管理责任制原则。

三、概述

为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益。

根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。

通过确立合同管理的三大原则，明确各合同管理机构的职责，达到公司合同管理标准化的建设。

四、优化说明

1、本制度下一次优化时间为2013年1月1日。

2、优化人为总经办行政文案。

3、各收文部门根据《文件优化信息收集表》在文件执行过程中收集并记录优化点，优化部门在下次优化时向各收文部门收回。

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第二部分：

细则

第一章适用范围

第一条本办法所称合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第二条本办法适用于公司及公司下属单位的除劳动合同、借款合同等外的经济合同，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的经济类规范性文件。

第三条合同分类

（一）重大合同：

1、合同标的超出1万元资金支出或1万元资金收入的合同；

2、合同标的无明确价格但合同有效期超过6个月的合同；

3、合同标的单价价格低于公司规定价格8折的合同。

（二）一般性合同：

除重大合同外的合同。

第二章组织机构与职责

第四条合同管理部门，是指负责合同管理综合事务的主管部门。

公司合同管理部门为总经办，主要职责：

（一）负责制订合同管理制度，并规范、监督、检查其执行；

（二）负责合同的编号、协助开具授权委托书；

（三）负责办理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作；

（四）参与重大合同的谈判、索赔等工作；

（五）参与合同纠纷的协调、协商；

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（六）经承办部门要求，参与合同的起草和谈判等；

（七）参与合同审查工作；

（八）根据具体合同的实际情况和需要，提出增加参与合同审查会签部门的建议；

（九）负责公司合同收集统计、合同台帐、合同归档、重大合同备案管理工作；

（十）负责指导、监督、检查公司（职能部门和直属机构）的合同管理工作。

第五条合同承办部门，是指根据工作和业务需要，或领导指示，负责合同立项、谈判和起草的部门或直属机构。

公司合同承办部门原则上依据其职责分工确定，特殊情况下由公司领导指定，主要职责：

（一）在合同谈判前，应对合同的其它各方当事人进行必要的资信调查，并对资信调查结果负责。

资信调查的内容包括：

1、营业执照及其有效性；

2、商业信誉及近期经营业绩情况；

3、承担该合同业务必须具备的其它资质条件。

（二）合同谈判、起草、会签、归档、履行等工作；

（三）对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性负直接责任；

（四）处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷；

（五）建立本部门合同副本档案及其台帐；

（六）汇总本部门承办合同的履行情况并于每月10日前报合同管理部门。

第六条合同审查部门，是指负责合同会签审查的部门。

公司合同审查部门按照以下原则确定：

除本办法另有规定外，公司所有合同均需经合同管理部门审查；涉及价款的合同应有财务部参与审查；涉及专业技术（产品）的合同,应有专业技术部门（使用部门）参与审查。

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第三章合同承办管理

第七条合同承办管理指承办部门根据业务需要起草合同、签署合同、履行合同、变更和解除合同。

第八条合同起草

（一）合同原则上应由合同承办部门或以合同承办部门为主起草；

（二）国家或行业主管部门已颁布合同示范文本的，由合同承办部门提出，经合同管理部门审查确认后，由公司颁布使用；

（三）合同承办部门应组织各部门制定模板合同，经合同审查部门会签审查、合同管理部门审定后，由公司颁布使用。

第九条合同签署

（一）公司重大合同，原则上由总经理签署，但总经理也可根据具体情况，授权公司业务分管领导签署；

（二）公司重大合同以外的合同，公司总经理授权该合同业务分管领导签署。

公司业务分管领导也可根据具体情况，授权部门（直属机构）负责人签署。

各部门（直属机构）负责人不得转授权他人签署合同；

（三）公司领导授权签署的合同，应合同他方要求，需出具《授权委托书》的，由合同承办部门商合同管理部门办理；

（四）依据本办法规定获得授权签署合同的有关人员，对其签署的合同负直接责任。

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第十条合同履行

（一）合同履行由合同承办部门负责。

合同生效前，不得实际履行。

合同生效后，应当严格按照合同约定履行；

（二）合同承办部门在合同履行过程中,应及时、如实填写和记录合同履行情况，并将合同履行情况填写在合同台帐上报合同管理部门。

《合同台帐》（见附件1）；

（三）合同付款的审批按照公司有关财务制度执行；

（四）当合同他方不履行或不全面、不适当履行合同时，承办部门应依法采取措施，催促合同他方全面、及时、实际履行。

第十一条合同变更和解除

（一）变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序，其通知或答复须在法定或约定期限内作出；

（二）合同变更或解除的程序与新合同签订程序相同。

第十二条合同纠纷处理

（一）发生合同纠纷时，合同承办部门应尽快收集相关证据，并及时报合同管理部门；

（二）发生合同争议或纠纷，未进入诉讼或仲裁法律程序的，由合同承办部门负责处理。

合同承办部门应将合同争议或纠纷情况及时报合同管理部门，合同管理部门提供必要的协助；

（三）合同承办部门应将处理合同纠纷产生的补充协议书、和解书或其它法律文书统一归档，并报合同管理部门备案。

补充协议书、和解书或其它法律文书的签订程序与新合同的签订程序相同；

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（四）发生合同争议或纠纷，进入诉讼或仲裁法律程序的，由合同管理部门牵头处理，合同承办部门应当提供充分的配合和协助。

第四章合同会签审查管理

第十三条合同审查

（一）合同承办部门填写《合同评审表》（见附件2），连同合同文本、合同立项依据、资金预算依据、合同对方选定依据以及签约对方的资信调查情况等，由合同承办部门承办人及负责人签字确认后送各审查部门审查会签；

（二）按照合同审查部门的要求，合同承办部门应提供完成合同审查所需了解的情况及查核的其它数据；

（三）各审查部门应按照本办法第十一条规定的分工，对合同文本进行审查。

合同承办部门原则上应按合同审查部门的意见进行修改，并将修改情况向相应的审查部门反馈；

（四）各审查部门具体审查人员应在合同评审表上签署意见，并由该部门负责人签字认可。

审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”、“已阅”等模糊性语言，一旦使用视为对该合同草案的否定；

（五）各部门会签审查合同原则上应在2个工作日内完成，紧急合同会签审查应当场完成。

第十四条合同审查部门分工

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（一）合同管理部门（总经办）主要审查合同的权限合规性、参与审查合同合理性、资料完备性、审查合同文本的合法性、严密性，并决定是否将合同送公司法律顾问律师审查。

（二）财务部主要审查合同资金、资产来源、合同支付条款的合理性、违约风险。

（三）专业技术部门（使用部门）主要审查技术及产品的合格性、安全性、可靠性和先进性。

第五章合同审批管理

第十五条公司重大合同审批

公司重大合同，经会签审查和该合同业务分管领导审核同意后，报总经理审批。

需要经董事会或股东大会审议的合同，由承办部门以议案方式，经由提案人，提交董事会或股东大会审议批准。

第十六条公司一般合同审批

公司一般性合同，公司总经理授权该合同业务负责人审批，具体如下：

（一）收入在0.5万（含0.5万元）以下或合同标的无明确总额但有效期在6个月内业务收入合同由业务部门负责人审批；

（二）支出在0.5万（含0.5万元）以下采购合同由后勤保障部负责人审批；

（三）其他一般合同由总经理审批。

第六章合同编号盖章管理

第十七条合同编号

所有合同按本办法通过审批后，由合同承办部门送合同管理部门统一编号,合同编号按年度加三位顺序号组成，如2010年第58号合同编号为2010-058。

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第十八条合同盖章

合同正式文本经签署后，由合同承办部门凭已完成会签流程的《合同评审表》和《授权委托书》（如果办理的）办理合同盖章手续。

第七章合同档案管理

第十九条合同台帐管理

合同盖章时，合同承办部门应将合同电子版本及合同会签审查表交给合同管理部门，合同管理部门在盖章后，应设立合同台帐（台帐格式见附表），并在合同生效后三天内台帐内容发给合同承办部门，合同承办部门应对合同台帐中的合同履行情况进行填写，并在每月5号前报告上月合同履行情况给合同管理部门。

第二十条合同档案管理

（一）在合同正式签署后的一个月内，合同承办部门应将合同正本（实体文档）、合同审查会签表（实体文档）和其它须归档的资料文件送合同管理部门归档；

（二）合同管理部门应根据合同履行需要，将合同扫描件发给相关部门，以便合同履行；

（三）为方便查阅和使用，合同管理部门应将以下材料整理存档：

1、合同实体文本和电子文本；

2、合同审查会签表；

3、合同台帐；

4、纠纷或争议的处理情况记载；

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5、其它相关资料。

第八章分公司、全资子公司合同管理

第二十一条各分公司、全资子公司应参照本办法并结合本单位实际，制定相应的合同管理制度，并报公司总部审批。

第二十二条各分公司、全资子公司应建立和完善合同台帐，汇总统计本单位半年和一年的合同基本情况，包括合同数量、金额、履行情况、合同纠纷等,并分别于季度后5日内报公司总部合同管理部门。

第九章责任与奖惩

第二十三条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员对合同的条款须有全面、正确的理解，并应保守合同秘密。

第二十四条为保证合同内容的合法性，禁止随便携带已盖章的空白合同或空白便条，如确有需要，须经有审批权的领导批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。

第二十五条公司将合同管理工作纳入绩效考核，考核内容包括合同文本质量、合同起草、审查、履行情况及合同台帐记录等。

第二十六条有下列情形之一，造成0.5万元以上经济损失的，对责任人予以通报批评或处分；构成犯罪的交由司法机关追究刑事责任。

（一）不按本办法规定签订合同的；

（二）签订有重大缺陷或无效合同的；

（三）审查人员无正当理由延误审查的；

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（四）因审查人员疏忽未审出合同重大缺陷的；

（五）未依法律和本办法规定变更或解除合同的：

（六）丢失合同文本及相关文件的；

（七）提供虚假资料的；

（八）超越授权或滥用授权签约的；

（九）未按规定进行授权或转委托的；

（十）发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报采取措施，致使重要证据灭失或超过诉讼时效的；

（十一）有关法律性文件未经审查的；

（十二）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

（十三）在合同签订或履行中，与对方或第三人恶意患通或收受贿赂的；

（十四）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

（十五）使用非法手段签订合同的；

（十六）其他违反公司相关制度或损害公司利益的情形。

第十章附则

第二十七条本办法未尽事宜，按照国家有关法律、法规和公司有关规定执行。

第二十八条本办法自下发时实施，以往文件与本文办法有冲突的以本办法为准。

第二十九条本办法由总经办负责解释、修订、监督。

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第一部分总则

一、附件一：

合同台账；

二、附件二：

合同评审表；

编制

审核

审批