会议技巧-李晓明-很全面.ppt

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高效会议管理技巧高效会议管理技巧李晓明李晓明郑州郑州20042004年年年年1010月月月月对于会议对于会议,我们的愿望是我们的愿望是2022/10/282022/10/2822明确的会议的目的、种类和体系明确的会议的目的、种类和体系有效为会议做准备有效为会议做准备会议中良好的沟通和反馈会议中良好的沟通和反馈会议主持人的良好管理和专业的会议主持人的良好管理和专业的组织组织高效率和质量的会议过程高效率和质量的会议过程2022/10/282022/10/2833第一讲当今会议面面观2022/10/282022/10/2844会议的意义会议的意义会议的目的会议的目的会议的种类会议的种类会议的频率会议的频率会议的成本的计算会议的成本的计算2022/10/282022/10/2855会议的意义会议的意义集思广益的渠道集思广益的渠道显示或组织的存在显示或组织的存在是重要的沟通方式是重要的沟通方式2022/10/282022/10/2866会议的八大目的会议的八大目的1开展有效的沟通开展有效的沟通传递资讯传递资讯监督员工和工作进展监督员工和工作进展达成协议、解决问题达成协议、解决问题2022/10/282022/10/2877会议的八大目的会议的八大目的2决策和资源共享决策和资源共享开发创意开发创意激励员工的士气激励员工的士气巩固经理人的地位巩固经理人的地位2022/10/282022/10/2888会议的种类（按目的）会议的种类（按目的）固定的部门会议固定的部门会议处理突发事件的会议处理突发事件的会议宣布人事安排和政策的会议宣布人事安排和政策的会议当众表扬和批评的会议当众表扬和批评的会议集思广益的会议集思广益的会议2022/10/282022/10/2899按方式按方式电话电话网络、视频网络、视频面对面面对面2022/10/282022/10/281010关于会议频率的建议关于会议频率的建议固定的部门会议建议固定的部门会议建议1次次/月月全体的会议建议全体的会议建议1次次/半年半年处理突发事件的会议要避免频繁处理突发事件的会议要避免频繁一对一的会议可以随时进行一对一的会议可以随时进行2022/10/282022/10/281111会议成本的计算会议成本的计算18个人（部门经理）个人（部门经理）准备时间准备时间2小时小时出差出差差旅的时间共差旅的时间共2天天秘书的时间准备最小秘书的时间准备最小4小时小时服务人员全程服务人员全程6小时小时410个小时个小时2022/10/282022/10/281212会议成本的计算会议成本的计算2小时小时*每小时的薪水每小时的薪水=时间成本时间成本会议成本：

场地、器材、住宿、差旅、会议成本：

场地、器材、住宿、差旅、文件、餐饮文件、餐饮效率损失：

管理的，机会成本的，处效率损失：

管理的，机会成本的，处理客户投诉的，停产的理客户投诉的，停产的2022/10/282022/10/281313第二讲会议效率不高的原因及解决方案2022/10/282022/10/2814141、会议效率不高的原因会议效率不高的原因2、如何进行预防性管理如何进行预防性管理3、高效会议的八大特征高效会议的八大特征4、会议规范会议规范2022/10/282022/10/281515效率不高的原因效率不高的原因1时间安排不合适时间安排不合适地点安排不妥当地点安排不妥当开会对象选择的不得当开会对象选择的不得当2022/10/282022/10/281616效率不高的原因效率不高的原因2主持人影响力不够主持人影响力不够参会者技能不够参会者技能不够准备工作不够充分准备工作不够充分目的和结果不明确目的和结果不明确2022/10/282022/10/281717预防管理预防管理时间安排不合适时间安排不合适地点安排不妥当地点安排不妥当开会对象选择的不得当开会对象选择的不得当主持人影响力不够主持人影响力不够参会者要有倾听的技能参会者要有倾听的技能准备工作不够充分准备工作不够充分目的和结果不明确目的和结果不明确2022/10/282022/10/281818高效会议的八大特征高效会议的八大特征1只有必要时才召集只有必要时才召集经过好好的筹备经过好好的筹备拟定和分发了议程表拟定和分发了议程表严格遵守了时间严格遵守了时间2022/10/282022/10/281919高效会议的八大特征高效会议的八大特征2一切都是按部就班的一切都是按部就班的请了有经验的人出席请了有经验的人出席结束时作了评论和总结结束时作了评论和总结记录了决议、建议和负责人记录了决议、建议和负责人2022/10/282022/10/282020会议规范会议规范时间安排的规范时间安排的规范固定的会议流程的规范固定的会议流程的规范“一个中一个中心，两个基本点心，两个基本点”2022/10/282022/10/282121会议规范会议规范1会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则1.参会者要将工作安排交给会议主席参会者要将工作安排交给会议主席2.超过一小时的会议要有书面的通知超过一小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有发言的心态所有参会者都要有发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束会议要能准时开始、准时结束2022/10/282022/10/282222会议规范会议规范26、负责人对会议决议是否达成负有直、负责人对会议决议是否达成负有直接责任接责任7、要在会上要维护别人的尊严、要在会上要维护别人的尊严8、要有人提出不同的意见、要有人提出不同的意见9、会后要拿到书面的纪录、会后要拿到书面的纪录10、参会者要履行反馈职责、参会者要履行反馈职责11、邀请第三防监控会议质量、邀请第三防监控会议质量2022/10/282022/10/282323自由发言：

日常会议中效率不高的主要表现2022/10/282022/10/282424第三讲开会前的准备工作2022/10/282022/10/2825251、引言引言2、如何判断是否需要开会如何判断是否需要开会3、会议准备的作用和方法会议准备的作用和方法4、会议准备的内容会议准备的内容5、主持人如何做会前准备主持人如何做会前准备2022/10/282022/10/282626不需要开会的情况不需要开会的情况已经按惯例开过了的固定会议已经按惯例开过了的固定会议没有要讨论的特别的事情没有要讨论的特别的事情还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法预算出会议的成本太大预算出会议的成本太大决策者已经做出决策的事情决策者已经做出决策的事情2022/10/282022/10/282727必须开会的情况必须开会的情况把信息传递给许多人把信息传递给许多人需要多人参与集思广益需要多人参与集思广益需要听取多部门的工作汇报需要听取多部门的工作汇报需要当众表扬或批评给小组或部门需要当众表扬或批评给小组或部门分配任务时分配任务时2022/10/282022/10/282828会议准备的作用会议准备的作用可以选择合适的讨论方式可以选择合适的讨论方式使参会者有讨论的方向使参会者有讨论的方向事先通知参会者有所准备事先通知参会者有所准备节省会议时间和成本节省会议时间和成本2022/10/282022/10/282929会议准备的会议准备的1H5W1H5W原则原则怎么开怎么开为什么开为什么开开什么样的会开什么样的会何时开会何时开会谁来参加会议在那里开会谁来参加会议在那里开会2022/10/282022/10/283030会议的准备2022/10/282022/10/283131核核对对单单1.1.目的目的2.2.一定吗一定吗3.3.形式形式4.4.时间时间5.5.地点地点6.6.主持人主持人7.7.人数人数8.8.会场安排会场安排9.9.名单名单10.10.座位安排座位安排1111、名签、名签1212、交通工具、交通工具1313、住宿、住宿1414、资料、资料1515、辅助器材辅助器材1616、流程表、流程表1717、文具、文具1818、会场周边位置图、会场周边位置图1919、是否要求与会者带资料、是否要求与会者带资料2020、娱乐项目、娱乐项目2121、其他，民族的、媒体的、其他，民族的、媒体的等。

等。

2022/10/282022/10/283232讨论：

我们的省级办事处会议和推广会议应该怎样开2022/10/282022/10/283333主持人如何做会前准备主持人如何做会前准备设定沟通目标设定沟通目标制定行动计划制定行动计划如何应对争执如何应对争执进行进行SWOT分析分析2022/10/282022/10/283434第四讲成功会议的五种策略2022/10/282022/10/283535如何作开场白如何作开场白2022/10/282022/10/283636开场白的程序开场白的程序概括会议的程序概括会议的程序提供跟讨论有关的资讯提供跟讨论有关的资讯规范会议的议程规范会议的议程指定会议的记录者指定会议的记录者征求对会议议程的意见征求对会议议程的意见2022/10/282022/10/283737如何分配发言时间如何分配发言时间主持人占20%其他人80%只有80%的时间在开会15%的时间大家都不说话5%的时间是抢着发言2022/10/282022/10/283838如何掌控会议进度如何掌控会议进度1、语言式、语言式2、非语言式、非语言式2022/10/282022/10/283939会议决策类型会议决策类型权威决策权威决策少数服从多数少数服从多数共识决策共识决策无异议决策无异议决策2022/10/282022/10/284040达成团队决策的方法达成团队决策的方法头脑风暴法德尔菲法易地思考法思路转换法2022/10/282022/10/2841411、引言引言2、如何做开场白如何做开场白3、如何分配发言时间如何分配发言时间4、如何掌握议事进度如何掌握议事进度5、如何达成会议决策如何达成会议决策2022/10/282022/10/284242第五讲会议中的沟通与反馈技巧2022/10/282022/10/2843431、引言引言2、会议中的沟通技巧会议中的沟通技巧3、会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧2022/10/282022/10/284444沟通漏斗沟通漏斗你心里想的100%你口里说的80%别人听到的60%别人听懂的40%别人行动的20%2022/10/282022/10/284545沟通的定义沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体间或者群体间传递并达成共识的过程。

2022/10/282022/10/284646有效沟通的原则有效沟通的原则明确的沟通目标明确的沟通目标明确的时间限制明确的时间限制充分做好准备工作充分做好准备工作要重视每一个环节要重视每一个环节要积极努力的倾听要积极努力的倾听双方努力达成目标双方努力达成目标2022/10/282022/10/284747建立信任的方法建立信任的方法找出双方的共同点找出双方的共同点适当展示能力和水平适当展示能力和水平适当暴露薄弱的地方适当暴露薄弱的地方建立信任建立信任2022/10/282022/10/284848会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧批评三部曲批评三部曲：

1.表扬特定的成就2.找出做的不好的地方3.以肯定和支持结束2022/10/282022/10/284949第六讲主持人的会议管理技巧2022/10/282022/10/2850501、倾听技巧倾听技巧2、讲话技巧讲话技巧3、情景模拟情景模拟2022/10/282022/10/285151倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注的理解说话者的内容，跟他一起去体验感受这个过程。

2022/10/282022/10/285252倾听的礼节倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事2022/10/282022/10/285353倾听的技巧倾听的技巧点头且微笑点头且微笑眼神的接触眼神的接触发出倾听的声音发出倾听的声音身体向前倾身体向前倾重复和总结重复和总结必要时作记录必要时作记录2022/10/28202