水库文件归档整理要求.docx
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水库文件归档整理要求
水库除险加固工程验收
文件归档整理要求
为进一步规范水利工程基本建设项目文件（资料）归档整理工作的要求和方法，统一工程建设项目竣工（完工）文件编制、档案整理及竣工档案验收的标准，根据国家有关水利基本建设项目管理和档案管理的规程、规范和标准，结合水利工程基本建设项目的具体情况，制定本要求。
1文件收集的质量要求
1.1归档的工程文件应为原件。
1.2文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
1.3文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
1.4文件应采用永久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
1.5文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
1.6文件中文字材料幅面尺寸规格一般为A4幅画（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
1.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
1.8照片、图片的整理，每张应附以简要文字说明，并使用专用的照片档案装具，照片与底片分开存放。
1.8音像、电子文件应使用不可擦除型光盘，并附以配套文字说明。
2文件（资料）的整编
2.1一般规定
2.1.1项目施工及调试完成后，勘察设计、施工、监理、质量监督等单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求对文件（资料）进行整理和编制。
2.1.2文件整编的范围包括按4.2规定收集的全部纸质文字资料、图表、图纸、照片、声像、电子文档等，主要内容有：
施工综合管理文件、技术管理文件、商务管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件，材料（构，配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。
2.1.3文件的整编按照“谁收集、谁整理”的原则执行。
施工单位、监理单位、建设单位就同一事件的请示、批复过程形成的文件为保证事件的完整性和便于查阅可纳入施工单位文件资料整编立卷，但文件形成单位亦应整编归档。
2.1.4施工单位编制的竣工文件由监理单位负责审核。
2.1.5现场建设管理单位负责单个合同项目竣工文件资料的检查验收和单位工程竣工文件的组织编制。
2.2文字资料的整编
2.2.1文字资料的整编范围：
根据附录B和附录C及建设项目实际情况。
2.2.2文字资料的版面格式：
（1）文字、图表全部采用WORD或EXCEL编排；
（2）纸张使用A4纸（297×210mm）；
（3）页边距上下各30mm，左右各25mm；
（4）文档网络每页30行；
（5）标题文字采用黑体三号，大纲文字采用宋体四号加黑，正文文字采用宋体小四号，图表内文字可采用宋体小四号或五号。
2.2.3文字资料的整编要求：
（1）文件数量应满足合同或协议规定的份数；
（2）施工过程中的管理文件、施工单位的申报资料、监理审核、签证资料、质量检测、评定等资料等全部采用原件；
（3）有关进场材料合格证、设备使用说明书等不能满足同或协议规定份数的，应按要求复制补齐，其中原件交项目法人归档。
（4）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改补充标注到相应的文件上。
（5）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更等单独组卷，并在施工图上进行说明。
（6）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应同时附一份复印件。
2.3竣工图的编制
2.3.1竣工图由施工单位负责编制，监理单位审核签认。
2.3.2竣工图应是新蓝图，应完整、准确、清晰、规范，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
2.3.3竣工图的编制方法：
（1）按施工图施工没有变动的，在施工图上加盖并签署竣工图章可作为竣工图。
（2）在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖并签署竣工图章可作为竣工图。
（3）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变，项目改变以及有其他重大改变，或变更部分超过图面1/3的，不宜再在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。
重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”。
施工单位负责在新图上加盖并签署竣工图章，附以有关记录说明，作为竣工图。
（4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制。
2.3.4竣工图的更改方法：
（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。
（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
（3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。
（4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
（5）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。
当更改内容较多时，可采用注记说明。
（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
2.3.5竣工图应编制总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，并单独组卷。
2.3.6竣工图章
（1）竣工图章尺寸为50mm×80mm，内容、尺寸如附录D。
（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
（3）监理单位对竣工图进行审核，并在竣工图章上签名。
（4）竣工图章应使用不易褪色的蓝印泥，应盖在图标栏上方空白处。
2.3.7竣工图图幅应按GB／T10609.3要求统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
2.3.8竣工图的审核
（1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。
（3）竣工图应按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。
（4）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。
（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
2.4照（图）片、音像、电子文件的编制
2.4.1工程建设过程中关键工序和重要部位在开、完工时应进行拍照，并保存有关图片文件。
照（图）片使用专用装具保存并编制文字说明。
本规定推荐使用数码相机拍照，照片及说明文字用不可擦除光盘进行保存。
2.4.2工程建设过程中的重大活动、典型场面应录象，并编制保存音像文件。
音像文件使用不可擦除光盘并配有字幕或解说。
2.4.3文件（资料）编制单位在移交档案时应同时移交一份与纸质文件相同的电子文件，如WORD、EXCEL文件打印成纸质文件后在上面加入了手工书写、签名等内容的，应将纸质文件扫描制成PDF文件。
电子文件使用不可擦除光盘保存。
3文件的立卷
3.1立卷的原则和方法
3.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
3.1.2 一个建设项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
3.1.3 立卷可采用如下方法：
（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分；
（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业（如水工、金属结构、机电设备、施工等）、形成单位等组卷；
（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；
（5）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
3.1.4 立卷过程中宜遵循下列要求：
（1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
（2）案卷内不应有重份文件；
（3）不同载体的文件应分别组卷。
3.2 卷内文件的排列
3.2.1 文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
3.3 案卷的编目
3.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定：
（1）卷内目录排列在卷内文件首页之前，目录式样宜符合附录E的要求。
（2）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3）文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
（4）责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（5）文件题名：
填写文件标题的全称。
（6）日期：
填写文件形成的日期。
（7）页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
3.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定：
（1）卷内备考表的式样宜符合附录F的要求。
（2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
3.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：
（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，采用计算机打印粘贴，同时应制作案卷内封面，式样宜符合附录G的要求。
（2）案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
（3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号可参考附录H，在征询档案保管单位意见后填写。
（4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。
档案馆代号由档案馆填写。
（5）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
（7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
（8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的保管期限详见附录B。
永久性是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
（9）密级分绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
3.3.5 卷内目录、卷内备考表应采用白色复印纸制作，案卷内封面采用白色光滑封面纸制作，幅面统一要用A4幅面。
3.4案卷装订
3.4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。
（1）文字材料必须装订。
（2）既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
（3）装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
3.4.2 装订时必须剔除金属物。
3.5 卷盒、卷夹、案卷脊背
3.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
（1）卷盒的外表尺寸为：
310mm×220mm；厚度分别为：
10mm、20mm、30mm、40mm、50mm。
（2）卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20～30mm。
（3）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
3.5.2案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
式样宜符合附录I。
4文件（资料）的验收和归档
4.1文件（资料）的验收
4.1.1 合同工程验收前，现场管理机构、监理单位应督促施工单位对文件（资料）的收集、整理、归档情况进行认真检查，确认达到规定要求后，签署档案检查意见，并在申请合同完工验收时一并报上。
档案检查不合格的不能进行验收。
4.1.2单位工程验收前，现场管理机构应组织设计、施工、监理等参建单位对文件（资料）的归档工作进行自查，编写档案自检报告，水利局档案管理人员确认合格并签署意见后，方可验收。
4.1.3项目竣工验收的归档工作由水利局组织，按国家有关规定进行。
4.1.4 档案检查、验收重点包括以下内容：
（1）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
（2）工程档案已整理立卷，立卷符合规定要求；
（3）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，竣工图章符合要求；
（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其盖章手续完备；
（5）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、装订、托裱等符合要求。
4.2文件（资料）的归档
4.2.1归档应符合下列规定：
（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。
文件材料归档范围、保管期限详见附录B和附录C。
文件材料的质量符合4.5的要求。
（2）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的档卷。
4.2.2归档时间应符合下列规定：
（1）一般在单位或分部工程、合同工程通过验收后进行。
（2）勘察、设计、招标代理、科研单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在合同工程验收后完工结算前，将各自形成的有关工程档案向项目法人归档。
4.2.3勘察、设计、招标代理、施工、科研单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建设单位移交。
4.2.4勘察、设计、招标代理、施工、监理及科研等单位向建设单位移交档案时，应编制文件归档说明及总目录、移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
4.2.5凡招标代理、设计、施工及监理、科研单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规定附录B、C的要求单独立卷归档。
附录D
竣工图章式样与尺寸
（引自GB/T50328-2001，单位：
mm）
宋体加黑，字高7mm
宋体常规，
字高3mm
附录E
卷内目录式样
（引自GB/T50328-2001）
宋体小二号加黑
卷内目录
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
宋体四号，行高20mm
说明：
A4纸张（210×297mm），左边距25mm，列宽依次为10、20、20、70、20、15、15mm；表头距顶高35mm，表头行高20mm，表格正文15行，行高15mm。
附录F
卷内备考录式样
（引自GB/T50328-2001）
宋体小二号加黑
卷内备考录
本案卷内共有文件材料页，其中：
文字材料页，图样材料页，
照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
宋体小四号
说明：
A4纸张（210×297mm），左边距25mm，表头距顶高35mm。
附录G
案卷封面式样
（引自GB/T50328-2001）
档号
档案馆代号
案卷题名
编制单位
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
宋体小二号加黑
仿宋小二号
案卷背脊式样
（引自GB/T50328-2001）
档号
案卷题名
宋体小四号，内容同案卷封面
见证取样送检委托书湘质监统编
施2001—11
委托单位（公章）：
年月日工程名称
产品名称：
试验项目：
规格型号
出厂批（炉、编）号
进场批量（吨、个、件）
有无出厂质量证明书
出厂质量等级
出厂日期
生产厂名
供应商名
样品编号
代表部位（层次、轴线）
样品重量
样品单件数
取样人签名
见证人签名
收样人签名
施工单位：
电话：
检测单位：
电话：
取样说明：
监理单位（章）
年月日
常用原材料及施工过程试验取样规定
序号
材料名称
取样批量
取样数量方法
1
普通硅酸盐水泥
同一水泥厂生产、同期出厂、同一出厂编号、同品种：
1、散装水泥：
≤500t/批；2、袋装水泥：
≤100t/批；3、存放期超三个月必须复试。
取样要有代表性
1、散装水泥：
随机地从不少于3个车罐中各采取等量的水泥，经搅拌均匀后，再从中称取至少12kg水泥作为检验试样。
2、袋装水泥：
随机地从不少于20袋中采取等量水泥，经搅拌均匀后，再从中称取至少12kg水泥作为检验试样。
2
钢筋
应按批检查和验收，每批由同一厂别、同一炉罐号、同一规格、级别、同一交货状态、同一进场时间的钢筋组成≤50t/批。
每一验收批取试样一组（拉伸2个、弯曲2个）应从任一两根分别切取，即在每根钢筋上切取一个拉伸试件，一个弯曲试件（从每根上任意一端截去500mm后切取二个试件）试件长度：
拉伸试件≥标称标距+350～400，弯曲试件≥标称标距+200～250（单位mm）
3
砂
同一产地、同一规格、同一进场时间、每≤400m3/批或≤600t/批
在料堆上取样时，取样部位均匀分布，取样前先将取样部位表层铲除，然后由各部抽取大致相等的试样8份（每份11kg以上）搅拌均匀后用四分法缩分至22kg组成一组试样。
4
卵石
同一产地、同一规格、同一进场时间、每≤400m3/批或≤600t/批
每一验收批取样一组40kg（最大粒径为≤200mm）、80kg（最大粒径为31.5、40mm）取样前先将取样部位表层铲除，然后由各部位抽取大致相等的石子15份（在料堆的顶部、中部和底部各由均匀分布的5个不同部位取样）组成一组样品。
5
混凝土外加剂
按生产厂家产品分批、分编号取样：
掺量大于等于1%同品种的外加剂每编号为100t。
（小于1%的每编号为50t。
每一编号取样量不小于0.2t水泥所需用的外加剂量、每一编号取得的试样应充分混匀，分成两等分。
6
粉煤灰
同厂别、同等级≤200t/批
从每批中任抽10袋，并从每袋中各取试样不小于1kg，混合拌匀，按四分法缩取比试验所需量大一倍的试样（称为平均试样）
7
普通混凝土
同一砼强度等级、同一配合比、生产工艺相同，每拌制100盘且不超过100m3的同配合比的砼，取样不得少于一次。
冬季施工的混凝土试件的留置除应符合有关规定外，应增设不少于两组与结构同条件养护的试件，分别用于检验受冻前的混凝土强度和转入常温养护28天的混凝土强度。
试件要有代表性。
8
砌筑砂浆
同一强度等级、同一配合比、同种原材料、每台搅拌机或250m3砌体为一取样单位。
每一取样单位标准养护试块的留置组数不得少于一组，每组六块。
常用建材试验检查项目
序号
名称
外观
必检项目
视需检查项目
判定方法
1
普通硅酸盐水泥
不溶物、氧化镁、三氧化硫、烧失量、细度、初凝时间、终凝时间、安定性、抗压强度、抗折强度
碱含量由供需双方商定
①废品：
凡氧化镁、三氧化硫、初凝时间、安定性中任一项不符要求②不合格品：
凡细度、终凝时间、不溶物、烧失量、混合材料掺量过大、强度低于规定指标中任一项或包装上品种、标号、厂名、编号不全。
3
钢筋
不得有裂纹、结疤、折叠和凸块
屈服强度、抗拉强度、伸长度、冷弯
如有一项不符标准要求，再双倍取样，仍有一指标不合格，整批不得交货。
化学成分：
C、Si、Mn、V、Ti、Nb、P、S
在保证钢筋性能合格的条件下，C、Si、Mn的含量下限可不作交货条件。
4
钢筋焊结
表面应平整、接头区无裂纹、咬边、气孔、夹渣符合规定
拉伸
5
细骨料
颗粒级配、含泥量、泥块含量、坚固性、有害物
碱活性、氯离子含量
按GB/T14684-93判定。
6
粗骨料
最大粒径、颗粒级配、形状、有害物、坚固性
按GB/T14684-93判定。
7
砼
立方体抗压
抗折（道路）
按GBJ107-87
8
砂浆
抗压强度
9
红砖
尺寸偏差、强度等级、外观质量、抗冻性能
吸水率、泛霜等7项
10
土方填筑
干土质量密度
分层夯压密实（保证项目）后取样测定的干土质量密度，其合格率不应小于90%，不合格的干质量密度的最低值与设计值勤之差不应大于0.08g/cm3,且不应留中。
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