想写好公文的人必须要看的好文章Word文档格式.docx
《想写好公文的人必须要看的好文章Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《想写好公文的人必须要看的好文章Word文档格式.docx（25页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
大凡公文，都具有特定的、实实在在的内容和范围。
写公文不能浮想联翩谈古论今什么都写。
而只能针对所要解决的问题来写。
比如，中共×
×
省委办公厅、×
省人民政府办公厅《关于核定县辖乡镇党政机关人员编制的通知》这篇公文，第一段的“缘由”部分写道：
“根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于全国区、乡镇党政机关人员编制的有关规定》（中办发〔1986〕28号）结合我省实际情况，现对全省县辖乡镇党政机关人员编制的核定问题作如下通知”。
这一段文字，就明确了发这个通知的目的，就是为了“解决乡镇机关编制的核定问题”。
这是为做好核定乡镇机关人员编制工作而写的。
致于其它问题，如乡镇机关人员的住房问题、工资待遇问题等一概不写，就仅写根据中央、国务院文件要求，核定好全省乡镇机关人员编制。
也不能借题发挥，写过去乡镇机关为什么没有定编，由于没定编，给乡镇工作带来什么后果等等，同时也不能浮想联翩，写这次定编后，乡镇编制还可能随着形势的发展和需要，将会扩大或缩小。
这些问题都是与这次核定好全省乡镇机关人员编制这个特定的内容和范围没有关系的，千万不能写。
我们看，省委、省政府的这个文件就没有写，只写了“现对全省乡镇党政机关人员编制的核定问题作如下通知：
”。
这就突出体现了机关公文的很强的针对性。
我们再从阅读对象来看，公文一般都有明确的阅读对象。
有许多公文，谁能看，谁不能看，范围很明确，有些还要求看后做出反映，比如请示、报告、通知、函等公文就是如此。
再如刚才举的×
省委、省政府关于核定乡镇机关编制的文件，不仅明确了阅读对象及范围：
“各市地县委，各市县人民政府，地区行政公署，省直各单位”。
而且还要求“这项工作请于一九八八年八月底完成，并将落实情况报告省编委。
”不光这些文体，就连广告、启事等文体，它们也有比较明确的阅读对象，不过范围大一些罢了。
从以上我们可以看出，公文的针对性确实是比较强的。
它不象一些文艺作品、新闻稿件那样，一般没有特定的读者，几乎人人都可以看，也可以都不看。
比如《红楼梦》，可以说是千古名著了。
当初曹先生写这部书的时候，并没有提出要求：
“人人都必须读我这部书，读了还要认真讨论，深刻领会。
”很显然，这也是不可能的。
据说毛主席在世时曾与中央高级干部谈话时，要求全国的党员干部，尤其是高级干部认真阅读《红楼梦》，要读三遍五遍。
看来老人家为《红楼梦》定了一个阅读范围和对象。
显然他是把《红楼梦》这部文学作品作为政治教科书了。
这里有一点提请大家注意，凡是收到的公文中规定的阅读对象，一般都要认真阅读、学习，至少也要领会一下文件精神，以便在工作中进行贯彻落实。
3、真实、具体性。
“真实”，只有真实，所写的文章才能说明实际问题，才能解决实际问题，也才能具有指导意义。
公文所用的材料，必须是无可争辩的客观事实，不能虚构；
所下的判断，必须合乎分寸，不能夸大，也不能缩小。
比如写一份工作情况报告，目的是为了向上级报告工作情况，找出经验和教训，以便上级机关掌握真实情况，作出正确决策，加强对全局工作的指导。
同时也有利于改进本部门今后的工作。
因此，在工作情况报告中所用材料就必须有一说一，有二说二，成绩有多大就写多大，问题有多少就写多少，不能随意夸大或缩小，更不能随意编造。
这样的报告才有价值，对工作也才有指导意义。
“具体”，是指所写的内容、细节很明确，人们看后就会明白应当怎样去做和不应当怎样去做。
还以前面举的“核定乡镇机关编制的通知”为例，这个通知的第五条写道：
“今后，财政部门要按照编制核拨工资总额和行政经费，组织、人事部门要按照编制调配干部，要防止借核编之机擅自增加人员，也不得以借调或其它名义变相扩大乡镇编制，已经借调的人员，在核编前应予退回”。
这一条较为具体地写明了加强乡镇机关编制管理的问题，要求与加强编制管理相关的财政、组织、人事等部门，各司其职，严格按编制办事，从而保障乡镇机关编制的认真落实。
如果这一条只笼统地写“各级要加强乡镇机关编制管理，各部门要密切配合”等一些抽象的话，各有关部门就不会明白究竟应当怎么具体地去做。
4、较强的条理性。
我们知道，一切文章都要求有条理性，而公文在这方面的要求更为严格一些。
大概这与公文有比较固定的格式有关。
我们可以回顾一下，在我们所看到的篇幅较长的各类文章中，一般都借助“一、二、三、四”等序数，做到条理分明。
象文学作品中的章回小说，也有第几章，第几回之分，它也需要有条理性，不过没有机关公文要求得严格。
象一份内容较多、篇幅较长的机关公文，它必须是严谨地使用序数，分条列项来写。
否则，所写的公文就有可能出现由于缺乏条理性而说不清、道不明，给受文单位执行文件带来不便，甚至会误事。
按照有关规定，在公文结构层次中，序数的使用顺序是：
第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
5、较强的时间性。
公文是为了解决当前的实际问题，或防止将要出现的问题而写的。
因此，它具有较强的时间性。
这可以从两方面来说：
一是从时间要求来说，公文要写得及时，且发得及时。
问题发生了，或者将要发生什么问题，该向上级报告的，要及时写报告；
该请示的，要及时请示；
该定制度的，要及时订制度。
否则，就会延误时机，造成损失。
二是从材料运用来说，写作公文，一般要运用当前的材料，因为当前的材料最能说明当前的问题，最具有现实的指导意义。
当然，也可以根据需要，适当地运用一些历史材料做依据或对比，但是，切记不能让历史材料占太大比重。
总之，公文具有较强的时间性的特点，主要表现在从当前的实际情况出发，及时地解决当前的实际问题。
6、有比较固定的格式。
一般来说，公文都有比较固定的格式。
这是人们在长期的使用过程中，根据需要而逐渐形成的，也是公文的特性决定的。
比如国家行政机关公文的格式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成；
党的机关公文格式，一般由版头、份号、秘等、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
至于公文正文的写法，一般也有它的格式特点，一般包括叙事、说理、目的等。
当然，格式是为内容服务的。
它是人们在长期实践中总结出来的，有相对的稳定性。
我们写公文应当遵循这种格式，不要随便另搞一套。
同时，社会在发展，事物也在不断变化，公文的格式也不可能一成不变。
我们写作时，可以创新，但创新要以便于传递信息和处理事务为原则。
从目前来看，我们还是首先掌握、运用好现行的国家质量技术监督局发布实施的《国家行政机关公文格式》。
党的机关公文格式要按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定执行。
7、公文有特定的作者。
一般文章都有撰稿人，而公文则不然。
它一般都是指发文的机关、团体、单位。
如“×
市人民政府文件”的作者，不是指起草文件的某个人，而是指“×
市人民政府”这个行政机关。
至于一些以个人名义发布的公文，作者既不是起草人，也不是领导人以私人身份出现，而是作为法定机关、法定领导人出现。
比如“中华人民共和国主席令”，这个“主席令”，既不是文件起草人，也不是国家主席本人以个人身份发令，而是代表国家的最高权利机关。
从以上我们可以看出，公文一般都有特定的作者。
公文写作概述
（二）
二公文的重要作用
首先，我想给出大家讲一个故事，可能有的同志听说过，或看过书。
三国时期。
有一天，曹操由于操劳过度，又犯了头疼病，躺在床上翻来复去，十分痛苦。
忽然，他想起他的要臣陈琳草拟的一份公文急需批阅，就命手下拿来，勉强撑着在床上阅读起来。
读着读着，他竞被陈琳所写公文简明犀利的语言，雄壮刚键的文笔所吸引，不知不觉减轻了痛苦。
他越读越觉得痛快淋漓，等把公文读完时，顿觉头痛全无，脑清神健，浑身舒服极了。
曹操欢喜万分，高兴得一下子翻身下床，举着手中的公文连声叫道：
“是它治好了我的头痛病，是它治好了我的头痛病！
”我们知道，曹操的头痛病连当时的神医华佗都没有治好，而一份公文竟使他在病痛中翻身下床，头痛全无，简直是出现了奇迹。
——难道一篇好公文真的具有医疗作用？
下面主要从以下几个方面谈谈公文在管理国家政务，处理国家事务中的重要作用。
（一）法规作用。
恐怕公文的这个作用是人所共知的。
因为国家的法律、法规、条例、规则等，大都是以公文的形式制定和发布的。
这些法规性文件是人们行为的准则，对人们起着规范和准绳作用。
一经发布，在一定的时间和范围内，人人都必须贯彻执行，严格遵守，不得违反。
此外，国家机关依法发布或传达的命令、令、决定、决议、通告、通知等等，也都是以文件形式发布的，同样都具有法规作用，也是必须认真贯彻执行的。
（二）领导和指导作用。
党和国家的一系列方针、政策，通常是通过公文形式直接迅速传达下去的，下级机关要认真贯彻，人人要照此行事，这样就实现了上级对下级的有效的领导和指导。
例如，中共中央、国务院《关于制止机构编制和干部队伍膨胀的通知》，针对当时许多地区和部门出现的增设机构、扩大编制和机构升格、滥提职级、乱招干部的现象，规定了五条纠正和防止的办法，并要求各级党委和政府坚决贯彻落实。
中央文件下达后，省、市（地）、县各级也都为此下达文件，布署贯彻落实中央文件的具体要求。
由此我们可以看到，中央就是通过“通知”这个公文体裁对机构、编制和干部队伍管理工作起到了领导和指导作用。
（三）宣传教育作用。
通过公文传达党和国家的方针、政策，发布法规，本身就是对广大人民群众进行宣传教育，统一人们思想和行动。
有的公文，则直接是为宣传教育而发的。
比如，中共中央在《对<
关于进一步开展学习张海迪活动的报告>
的批复》这份文件中，在肯定了张海迪身残志不残，自学成材的精神的同时，号召全国人民，特别是青少年，深入向张海迪学习，为祖国作贡献。
尽管这个批复的篇幅较短，但其宣传教育的目的是非常明确的。
（四）联系商洽的作用。
各级各类机关、单位在日常工作和活动中，经常利用相关的公文形式与上下左右机关、单位进行联系。
比如，通知有关事项，通报有关情况，报送工作计划，咨询业务问题，商洽具体工作等等。
以上所说的公文的作用，是从总体上、从现行效用上进行分析的。
这并不是说，每一份文件都具有以上几个方面的作用。
实际上，文件的作用是由内容来决定的，有的文件只有某一方面的作用，而有的文件则往往具有几方面的作用。
公文写作概述（三）
三公文的种类
公文的种类，粗略地可以分为正式公文和非正式公文。
正式公文是指中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的公文，下面还要作祥细介绍。
非正式公文是指中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中未明确规定的公文。
人们也习惯叫这些公文为“准公文”、“机关应用文”或“机关事务文书”等，如总结、计划、调查报告、讲话等。
通常，人们对公文的分类，是以文件的来源、性质、作用、使用范围等方面来进行的。
（一）从公文的来源，可分为收来文件、对外文件和内部文件。
收来文件。
是由其它机关发来的文件。
如本机关收到的上级机关、平行机关、下级机关，或不相隶属的机关发送的文件。
对外文件。
是由本机关制成的文件，作为报告本机关的工作情况和意见，传达上级指示精神和本机关的意见，发送给相关的机关。
比如，对上级机关的“报告”、“请示”；
对下级机关的“批复”、“通知”等，对平行机关的“函”、“通知”等。
内部文件。
是由本机关制成的，在本机关内部使用的文件。
用作安排与组织管理本机关的工作。
如机关内部的“工作计划”、“总结”、“规章制度”、“会议记录”等。
当然，这种分类形式并不是绝对的。
由于文件的情况比较复杂，有时会发生交错或互相转化。
例如有的内部文件，在本机关发送的同时，也需要对外发送。
象工作总结、计划等，有时需要呈报上级机关、转发下级机关。
这样，它就成了既是内部文件，又是对外文件了。
（二）按行文关系或行文方向，公文可分为上行文、平行文和下行文。
上行文。
指的是下级机关向上一级机关发送的文件，如“报告”、“请示”、上行的“意见”、请求的“函”等。
平行文。
指的是同级机关或不隶属机关之间来往的文件。
比如同级的局与局之间，在互相协商或联系工作时发的“函”、“意见”、“通知”等。
下行文。
指的是领导机关对所属下级机关的发文。
如“决定”、“通知”、“通报”、“批复”、下行的“意见”、答复的“函”等。
以上讲的上行文、平行文、下行文，是从发文机关和收文机关之间的工作关系区分的。
对一个具体的机关来说，包括它的收发文件在内，不是仅指发文来说的。
如，本机关发给上级机关的文件是上行文；
上级机关发给本机关的是下行文；
本机关发给下级机关的也是下行文；
下级机关发给本机关的则是上行文；
本机关与平级机关、不相隶属机关之间的来往文件都是平行文。
当然，这都是指一般的具有上下级行文关系的机关，我国最高的党政机关，象中共中央、国务院，它的发文就没有上行文；
最基层的机关，象乡镇的一些单位，它的发文也就没有下行文了。
（三）从文件的制发机关及其性质，公文可分为法规文件、行政文件、党的文件等。
法规文件。
是指由国家权力机关，如各级人民代表大会和行政机关。
象各级人民政府制定和颁布的各种法规、规章、决定、决议等文件。
行政文件。
是指国家行政机关处理日常工作事务使用的文件。
例如，为行政指挥、领导、指导工作，或公务联系所发的“命令”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“函”等。
党的文件。
是指党的机关制发的文件。
如“决定”、“决议”、“条例”等反映党的领导活动和党的组织建设、思想建设的文件。
此外，还有各民主党派的文件、人民团体的文件、企业单位的文件和事业单位的文件等。
（四）从文件的阅读范围和机密程度，公文分为公布的文件、机密文件和内部文件三种。
公布的文件。
是指向人民群众或向国内外公开发布的文件。
例如，“公告”、“公报”，以及党和国家的某些重要方针政策性文件、领导人讲话等。
这些文件可以利用广播、电视、报刊公开发表，有的可以张贴或口头传达。
机密文件。
是指内容涉及党和国家机密的文件，需要在一定日期内限定阅读范围，以保障机密文件的安全。
这类文件通常由指定的专门人员负责、递送和保管。
是指在机关内部阅读和使用的文件，一般不对外公布。
（五）从公文名称的使用范围，可以分为通用文件和专用文件两大类。
通用文件。
指党政机关和事业、企业单位以及人民团体等普遍使用的文种，例如：
“指示”、“通知”、“通报”、“请示”、“报告”、“函”等等。
专用文件。
是指在一定工作部门或业务部门的工作活动中，根据特殊需要使用的文种。
如外交文件、司法文件等。
以上给大家介绍了公文分类的几种形式。
当然，这些分类形式并不一定是很科学很严谨的。
下面重点给大家介绍一下中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文文种。
1、公报（党的机关使用）
用于公开发布重要决定或者重大事件。
如：
《中国共产党第十六届中央委员会第一次全体会议公报》
2、决议（党的机关使用）
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
《中国共产党中央委员会关于建国以来的若干历史问题的决议》
3、条例（党的机关使用）
用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
《党政领导干部选拔任用工作暂行条例》
4、规定（党的机关使用）
用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束力的行为规范。
《关于对违反〈党政领导干部选拔任用工作暂行条例〉行为的处理规定》
5、命令（令）（行政机关使用）
适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；
宣布施行重大强制性行政措施；
奖惩有关人员；
撤销下级机关不适当的决定。
《国务院关于在我国统一法定计量单位的命令》
6、议案（行政机关使用）
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
如《关于进一步重视教育工作的议案》。
7、决定（党政机关使用）
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
全国人大《关于设置香港特别行政区的决定》
8、指示（党的机关使用）
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
如《中共中央关于关心人民群众文化生活的指示》
9、公告（行政机关使用）
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
如《国务院关于坚决制止冲出铁路，确保铁路运输安全畅通的公告》
10、通告（行政机关使用）
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
《×
地区工商行政管理局关于对工商企业进行年度检验的通告》
11、通知（党政机关使用）
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；
发布规章；
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；
发布党内法规、任免干部。
《国务院关于发布<
国家行政机关公文处理办法>
的通知》
12、通报（党政机关使用）
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。
如《关于今年1--3月份全省物价情况的通报》
13、报告（党政机关使用）
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。
如《关于全区公路建设情况的报告》
14、请示（党政机关使用）
适用于向上级机关请示指示、批准。
《关于建立职工培训中心的请示》
15、批复（党政机关使用）
适用于答复下级机关请示事项。
《关于同意扩建职工培训中上的批复》
16、函（党政机关使用）
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；
向无隶属关系的主管部门请求批准等。
《国务院办公厅关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题给湖北省人民政府办公厅的复函》
17、会议纪要（党政机关使用）
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
地区行署专员办公会议纪要》
公文写作概述（四）
四公文的格式
关于公文的格式，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，和中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中都有明确规定。
国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”
中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》第三章第八条规定“党的机关公文由版头、份号、秘等、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
除此之外，国家技术监督局根据《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，于1999年修订、发布了新的《国家行政机关公文格式》的国家标准。
从机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等都进行了具体规定。
按照这个国家标准，公文格式的组成要素分为眉首、主体和版记三个部分。
下面我们分别予以介绍。
（一）眉首。
置于公文首页红色反线以上的各要素称为眉首。
1、公文份数序号。
是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。
如果需要标识公文份数序号，就用阿拉伯数字顶格标在眉首左上角第一行。
2、秘密等级和保密期限。
秘密等级分为秘密、机密和绝密，如果需要标识，就顶格标在眉首右上角第一行；
如果需要同时标识保密期限，就与秘密等级并列，并用“★”隔开。
如“绝秘★一年”。
3、紧急程度。
公文的紧急程度一般分为特急和急件。
如果需要标识，就顶格标在眉首右上角第一行；
如果同时标示秘密等级和保密期限，就标在眉首右上角第二行。
3、发文机关标识。
由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，如“中共×
市委文件”、“×
市人民政府文件”；
对一些特定的公文，可只标识发文机关全称或规范化简称，如：
“中共×
市×
局党组”、“×
市人民政府”；
联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如：
市委组织部
文件
×
市人事局
5、发文字号。
由发文机关代字、发文年份、发文序号组成。
它的作用主要是便于对已发出的文件进行管理，便于日后查考利用。
因此，必须重视机关发文字号的编制。
在我们的机关公文中，时常见到发文字号不规范的现象。
例如：
“×
编字（94）第0×
号”。
在这个发文字号里。
编字”是发文机关代字，指某机构编制委员会，这个“字”字，完全是多余的。
因为，“×
编”就已经是发文机关的代字了，没有必要多写这个“字”字。
“（94）”是发文年号，即公元1994年。
但是非常遗憾，这个公文年号竟然少了整整1900年！
这样倒回到公元94年，真是不可思议！
“第0×
号”是发文顺序号。
在这个发文顺序号里，“第”字是多余的。
因为顺序号一般都是从小到大的自然数，没必要写“第”字。
“0×
号”，也有的编成“00×
号”，还有的把“0×
号”、“00×
号”和“×
号”交替使用，显得十分混乱。
众所周知，“0”本身一般表示什么都没有，可能这里把它作为发文号的位数，比如“0×
号”表示这个机关的文件在本年度内最多发到两位数，而两位数的最大数是“99”。
那么，如果文件发到100份以上，成了三位数怎么办?
以上所编的“0×
号”不是失去意义了吗?
因此，编制公文的“顺序号”，还是顺其自然的次序好，不
升级会员 