设备采购工作程序Word格式.docx
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3.4财务部和法务室负责采购合同的审核，财务部对设备采购的全过程进行控制。
3.5项目总经理和项目总工程师负责采购合同的审批和签署。
4.工作程序
4.1采购准备
4.1.1设备及验证部根据项目设计方案拟定采购计划，编制《采购计划表》，及时收集、熟悉需购设备的有关要求，了解设备的型号、规格，技术参数和数量等情况。
4.1.2设备及验证部根据《采购计划表》及掌握的情况编写初步的用户需求标准（URS）。
4.1.3总工程师负责组织设备及验证部、工程部与设计单位就设备选型进行协商。
对重大设备选型，须将协商内容和结果等形成纪要报董事长和总经理阅知。
4.1.4设备及验证部根据协商结果及时组织收集设备生产厂商的名录，营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料，了解其生产能力、产品品质、用户使用情况及信誉等，进行初步筛选，同时对初步筛选的设备供应商进行初步的实地考察，并作出评价。
对于重大设备，原则上供应商不得少于三家。
4.1.5设备及验证部联系初步筛选出的生产厂家，进行初步询价，根据初步询价结果估算设备总投资，寄送样品及材料，对设备生产厂家作进一步的评价，并将初步厂家和设备总投资报董事长和总经理审核。
4.2招、投标（或议标）
4.2.1总工程师和设备及验证部根据项目设计要求负责及时组织编制招标文件或询价书，要求投标单位在投标文件或报价书中明确设备的规格型号、性能特点、价格（注明报价所包括的项目）、售后服务以及承诺优惠折扣等。
招标文件或询价书应征求设计单位和工程部的意见，并经分管领导审定。
4.2.2设备及验证部负责向初步选定的设备生产厂家发出招标文件或询价书，邀请设备生产厂家到九珑人福公司进行设备相关培训和咨询。
4.2.3总工程师组织有关负责人、设备及验证部和工程部的有关人员对投标单位进行实地考察并形成书面报告。
4.2.4设备及验证部收到设备生产厂家的投标文件或报价书后，负责组织进行评标。
评标会议由分管领导主持，由总经理或其授权人、项目工程部、总工程师、财务部及设计单位的有关人员参加。
通过考察综合评选，采用价格合理、质量保证的材料和设备。
4.2.5根据评标结果、由总工程师和设备及验证部负责撰写《设备招投标决标报告》，经项目总经理审定最终供货厂商，合同金额在10万元以上的设备，需报总经理审定。
《设备招投标决标报告》一般包括以下基本内容：
a.投标单位考察情况对比分析
b.投标单位投标书或报价书承诺的价格、服务等的对比分析。
c.投标单位综合评比分析
d.建议最终供货厂商及成交价格
e.其他相关资料
4.2.6经审定的最终供货厂家、设备及验证部须建立《合格供方档案》。
4.3合同起草
4.3.1设备及验证部根据设计要求及供应厂家的投标文件，负责起草设备采购合同文本。
4.3.2设备采购合同一般包括：
a.设备型号或规格、商标、生产厂家；
b.订购数量、设备单价及合同总价；
c.技术参数和质量标准，质量保证期限；
d.付款方式；
e.供货时间；
f.交货地点、方式及违约责任；
g.验收标准与方式；
h.如包括安装、则应明确安装期限，双方配合职责及范围；
i.随机备品、配件、工具数量及供应办法；
j.售后服务承诺。
4.4采购合同的评审
4.4.1由分管领导主持，由项目负责人、项目工程部、设备验证部、总工程师、财务部和法务室参加评审，形成评审会议纪要。
4.4.2评审采购合同，以确定：
a.设备型号、规格、数量已满足设计和使用需求；
b.设备价格是否合适；
c.供货时间、安装时间符合项目建设进度计划；
d.付款方式符合财务制度；
e.合同条款符合国家相关法规。
4.5合同签订
4.5.1设备及验证部根据合同草案和评审纪要，负责与设备供应方协商，洽谈取得一致后，拟定正式合同文本。
4.5.2合同金额3~10万元（不含10万元），由项目总经理或其授权人签署，公司盖章后生效。
合同金额在10万元以上（含10万元），由项目总经理审核后，报总经理签署，公司盖章后生效。
4.5.3合同文本须送办公室和财务部各一份，以存档备查。
4.6采购设备的确认与验证
4.6.1设备及验证部在原有用户需求标准（URS）的基础上，与设备供应商协商，编写功能设计说明，详细设计说明，进行设计确认（DQ）；
4.6.2设备及验证部负责编写设备的验证方案（验证主计划，VMP）；
4.6.3设备到货前，设备及验证部配合设备供应商作好FAT（工厂测试验收）。
4.6.4设备到货后，设备及验证部配合设备供应商作好SAT（现场测试验收），IQ（安装确认）和OP（运行确认）；
4.6.5设备及验证部在IQ，OQ的基础上，配合相关部门作好PQ（性能确认）和PV（工艺验证）。
4.6.6设备及验证部及相关部门作好设备的操作、清洁、维护和验证管理等SOP（标准操作规程）。
4.6.7参照《制药机械（设备）验证导则》（JB/T20091—2007）进行设备验证。
4.7设备供方考核控制
4.7.1设备及验证部负责组织对设备供供应商进行考核，并完成考核表。
4.7.2对设备供应商的考核一般在一次供货合同履行完毕后进行。
若在合同履行过程中出现产品或服务不合格，须提前进行考核，采取相应措施进行管理和控制，并确定其是否保留其合格供应商的资格。
4.7.3设备及验证部负责对设备建立《合格供应商档案》，内容包括《供应商评价表》、《供应商考核表》及其他反映该供应商信誉、业绩、能力、质量的有关记录和文件。
档案由设备及验证部保存。
编制：
日期：
审核：
批准：
XX有限责任公司
附件1
附件：
采购计划表
序号
设备名称
规格/技术指标
数量（台/套）
附件2工作流程图
设备采购准备阶段
初步实地考察
初筛生产厂家
招投标或议标阶段
项目总经理审定
招投标决标报告
项目总经理签署
合同起草、评审、签订阶段
设备确认验证阶段
设备供方考核控制
合同履行完毕
附件3
XX项目设备采购及验证规划表
项目
分 项
日 期
2008年
2009年
2010年
11
12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
负责人
1
采购准备
采购计划
设备选型
3
设备招标
4
合同评审，签订
5
设备确认和验证
注：
各部分具体工作内容见工作程序。
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