深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度.docx

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深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度

1.0总则

1.1目的：

为让各位员工更好在铭晨社工展现自我的风采，尽快地适应铭晨，顺利的展开工作，结合机构实际情况，制订本制度。

1.2管理部门：

人力资源部负责日常行政事务的管理。

1.3适应范围：

本制度适用于机构全体员工。

2.0办公纪律

2.1机构办公布局、办公设施及座位由人力资源部负责规划和布置。

2.2办公区及桌面具体要求

2.2.1未经人力资源部许可，员工不得擅自挪动办公设备或设施；

2.2.2文件柜上不得摆放杂物，由人力资源部统一规定摆放位置；

2.2.3废纸篓要求摆放在桌下的走道内侧或不显眼处，不得放在走道旁；

2.2.4雨伞不得摆放在办公区；

2.2.5办公桌面要求简单整齐，统一美观。

2.2.6员工下班或外出离开公司时，要求桌面整洁，将重要资料锁入抽屉,座椅推进办公桌。

2.3工作纪律

2.3.1每天提前几分钟到岗，做好工作前的准备；

2.3.2员工上班必须配戴工作牌，洽谈工作时，也须配戴工作牌。

2.3.3工作牌应正面朝外戴于胸前，保持干净、完整，不得放置于衬衣口袋内或用外衣遮挡。

发现破损或遗失，应及时申请更换和补发。

工作牌遗失，每次收取工本费5（待定）元。

2.3.4员工因公外出，须填写《公出单》，由部门负责人签字审批后交考勤负责人（前台综合文员统一管理），如果部门负责人不在可由人力资源部负责人代签；总干事、副干事外出请知会人力资源部。

2.3.5员工因私外出，须提供《请假卡》，具体详见公司相关考勤规定。

员工因公外出返回公司后，由人力资源部前台综合文员在《公出单》上登记返回时间。

2.3.6员工着装要求整洁，有重要会议或会见客户及对外相关活动，要求员工着机构统一服装。

2.3.7员工着装要求大方得体、正式庄重，与办公环境协调

2.3.8工作语言要求：

2.3.8.1同事见面问候：

“你好！

”“早上好！

”“下午好！

”“晚上好！

”

2.3.8.2请求同事帮助：

“xxx请求你给与支持！

”“能请你帮个忙吗！

”

2.3.8.3回报同事支持：

“谢谢！

有你的支持真好！

”

2.3.8.4接听电话（三声之内）：

“您好！

铭晨社工，请问有什么可以帮到您？

”

2.3.8.5同事不在场：

“抱歉他不在，方便我帮您转达吗？

”

2.3.8.6客户咨询电话：

“您说的事情很关键，我将马上与同事协商，XX分钟后回复您”

2.3.8.7同事之间产生不同观点的冲突：

“我有一个想法，你可以参考一下”“我倒是这么想，你看有没有参考意义”

2.3.8.8提倡鼓励同事，赞美同事如：

“你一定行！

”“你太棒了！

只有你才能做到”“有你做同事是我的荣幸！

”

2.3.8.9提倡交流与个人技能提升和机构经营改善有关的信息

2.3.8.10不给自己设置框框，勇于挑战自己。

2.3.9内部沟通：

机构提倡各个部门、岗位之间建立和谐、顺畅的工作关系。

员工可以通过以下公开的渠道开展同事间、部门间的沟通协作。

2.3.9.1例会：

部门内部工作信息交流、业绩辅导、任务分配、建议提供、机构信息通告。

2.3.9.2总干事信箱（szmingbai@）：

个人建议、疑惑咨询、投诉、征求意见。

2.3.9.3公告栏：

发布机构动态、机构新闻、制度规章、人事任命、操作规定等。

2.3.9.4真情园地：

鼓励同事、感谢同事、生日祝贺、新婚祝贺、员工活动等情感表白园地。

（待建）

2.3.9.5铭晨社工简报：

每月1期，反映社工专业活动，典型个案，社工知识，双工联动模式等。

2.3.9.6员工大会：

每年一次，机构高层的开放日直接面对全员的一次交流会。

3.0电话及传真管理

3.1分类及配置

3.1.1机构电话为市内电话。

3.2基本要求

3.2.1公务电话应长话短说、言简意赅，私人电话不得超过3分钟。

3.2.2电话用语

3.2.3.1“您好！

铭晨社工”

3.2.3.2“＊＊正在电话中，有什么可以帮到您，请您留下您的联系方式，我们将尽快为您服务。

”

3.2.3.3“＊＊不在座位上，。

。

。

。

。

同上句”，同事不在请代为留言及转告；

3.3费用管理

3.3.1进行总额控制,加强月度费用监督管理。

4.0办公及劳保用品

4.1办公用品

4.1.1办公用品分个人办公用品和公用办公用品

4.1.1.1个人办公用品分易耗性个人办公用品（笔类/胶水/涂改液/纸类/回形针/订书针/橡皮擦等）和耐耗性个人办公用品（文件夹/文件栏/剪刀/介刀/计算器/订书机/打孔器/起钉器/直尺）；

4.1.1.2公用办公用品分易耗性公用办公用品（纸类/打印墨水/炭粉）和耐耗性公用办公用品（文件夹/办公设施等）。

4.1.1.3易耗性办公用品：

使用周期短或一次性消耗的办公用品；

4.1.1.4耐久性办公用品：

长期使用的办公用品；

4.1.2易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制，12元/月（待定），特殊岗位例外，如文控等可按工作需要适当增加。

4.1.3易耗性公用办公用品按月度计划申购领用。

4.1.4耐耗性办公用品实行限量使用制。

原领用的未核销收缴时，不发放同类用品。

员工离职，须退还所领用的耐耗性办公用品，如有损坏，由人力资源部视具体情况要求给予赔偿。

公用耐耗性办公用品由部门负责人指定专人领用及保管。

4.1.5个人办公用品实行月度计划申购制。

由人力资源部综合文员每月度30日前进行次月办公用品需求分部门统计，人力资源部负责人审核，总干事审批，然后购买。

特殊情况视情况而定。

4.2劳保用品:

指用于公司清洁、环境维护等需要的日常用品，劳保用品不得用于私人用途。

4.3员工领用办公及劳保用品时须按申请计划领用，在指定日期以部门为单位领用，领用时填写《办公用品登记表》。

4.4办公用品管理人员（综合文员负责）详细填写物品出入库登记表，定期进行盘点。

5.0员工制服管理：

5.1发放对象：

社工人员。

机构办公室人员不发放工作服。

5.2制服标准：

（待定）

5.3.1新员工入职之日起，由人力资源部根据岗位不同发放制服。

5.3.2制服费用：

每人元，财务部分两期从员工工资中扣除，从入职后的第2个月开始扣，并由财务部出据收据给员工。

工作满3年后（不含3年），全部退还制服费。

5.3.3制服破损或磨损后，可向人力资源部申请更换，以旧换新，如未到相应的退还制服年限，需按照成本价支付款项。

如丢失及人为损坏，由个人负责赔偿成本价后，方可领用新的制服。

5.3.4制服退还：

员工离职时，工作服需清洗干净退还给公司，财务部会根据相应折旧标准予以扣除折旧额，退还员工制服费。

5.4制服折旧:

（待讨论）

5.5制服采购及管理

5.5.1由人力资源部提出采购申请计划，总干事审批后执行。

5.5.2前台负责员工制服的入库及保管，凭入库明细单及发票办理报销手续。

6.0名片管理

6.1名片印制资格

6.1.1部门负责人以上员工；

6.1.2对外联系较多的部门主管以上员工；

6.1.3公关人员、社工、外勤行政人员；

6.1.4对有业务需要联络，但频率不是很多的，可使用公司名片，由人力资源部根据工作需要统一印制、分配。

6.2员工填写《名片印制申请单》，由部门负责人及人力资源部负责人审核。

特殊情况，报人力资源部负责人审批。

由相关部门于三个工作日内印制完毕并交付使用。

6.3名片版本的设计和更换（待定）。

6.4员工离职，其名片由人力资源部负责收回、销毁。

7.0邮寄管理

7.1公务邮寄分包裹、速递等。

7.1.1包裹：

名片等一般物品类；

7.1.2速递：

合同（协议）、委托书、重要文件、凭证及其它等资料，可用速递处理；

7.2人力资源部（前台）应做好速递的登记工作。

8.0安全管理

8.1树立安全防范意识，共同做好保卫工作，是每一位员工的义务和责任。

一旦发现异常情况，应及时查问并报人力资源部。

8.2严禁精神病人，酗酒人员等情绪不正常人员进入办公与经营区域；严禁携带枪支、弹药、刀械、危险品人员进入公办公与经营区域。

8.3出入办公区域的来客实行登记制度，严禁闲杂人员进入办公场所。

8.4员工下班时要求关闭空调、电脑、电源等，锁好文件柜、保险柜和各办公室的门，关好窗户。

财务人员要严格遵守现金保管制度。

8.5员工须妥善保管机构专用钥匙，不得擅自转交他人。

使用机构的贵重物品，如有损坏或遗失，须照价赔偿。

私人贵重物品不得存放在机构，如丢失，机构不负责任。

8.6注意防火、防盗。

不能擅接电线。

除楼梯口外，公司内禁止吸烟。

吸烟区严禁乱扔烟头。

如发现事故苗头或闻到异味，必须立即查找处理并及时报告人力资源部。

8.7员工必须熟记火警电话、讯号，熟悉走火通道及出口位置，掌握灭火器具的使用方法。

在救火过程中听从消防中心的指挥。

如发生火警，无论程度大小，必须采取以下措施：

8.7.1保持镇静，不可惊慌失措；

8.7.2呼唤附近的同事援助并报机构领导；

8.7.3直拨火警电话：

119，清楚说出火警地点、燃烧物质、火势情况及公司名称、本人姓名；

8.8在不影响人员安全疏散的情况下，把火警现场的所有门窗关闭，将电源切断，采取有效措施进行补救。

切记不可使用电梯，一定要从楼梯上下。

8.9定期检查各类电器使用情况；定期检查办公与经营区域消防设备。

8.10严禁携带易燃易爆及有毒物品到机构。

9.0执行监督

9.1人力资源部负责行政制度的执行与监督，有权视执行情况予以处罚，如出现疏于检查、处罚不公、徇私舞弊等现象，将追究人力资源部相关人员责任。

9.2人力资源部负责办公纪律执行与监督。

对违纪行为纳入该员工考核，视情节轻重给予相应的行政处罚。