English书信写作Word格式.docx

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　　People’sRepublicofChina

　　Tel:

63211234

　　Aug.20,2004

（2）斜列式（IndentedForm）

　　HaidianDistrict

　　Beijing

　　PostCode:

　　People’sRepublicofChina

　　Tel:

　　Aug.20,2004

　　写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与其它项目和发信日期。

具体次序是：

第一行写门牌号和街名；

第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；

国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。

如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。

如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；

第二行写系、科、室名称；

第三行写学校名称；

第四行写市（县）、省（州）名称；

然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。

　　如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。

但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。

　　特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。

月份和日期之间不可用逗号。

在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如NewYork,103），表示城市的邮政编码。

　　来源：

《英语周报》

怎么写书信二

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　　关于发信日期的写法，应注意以下几点：

　　①年份应完全写出，不能简写。

　　②月份要用英文名称，不要用数字代替。

　　③月份名称多用公认的缩写式。

但May,June,July,因为较短，不可缩写。

　　④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。

但最好用基数词，简单明了。

　　日期可有下列几种写法：

　　①Oct.20,2004

　　②10May.,2004

　　③3rdJune,2004

　　④Sept.16th,2004

　　其中，①最为通用。

　　2.信内地址（InsideAddress,IntroductoryAddress）

　　信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。

其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：

　　①并列式

　　Ms.JoannaKerry

　　PekingUniversity

　　HaidianDistrict,100871

　　China

　　②斜列式

　　PekingUniversity

　　HaidianDistrict,100871

　　China

　　3.称呼（Salutation）

　　对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。

称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。

　　给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

　　①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。

Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：

Mr.或Mr.White,不可是：

Mr.Phil。

若称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。

对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：

Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。

　　②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。

Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.没有复数形式。

若称呼多个女性，则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用Mesdames称呼。

Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　　③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。

例如Professor（缩写为Prof.），Doctor（缩写为Dr.），General（缩写为Gen.）。

这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。

　　④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir（s）和MydearSir（s）等。

Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。

用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。

若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。

　　⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（复数为Excellencies）。

　　⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。

有时也用YourMajesty称呼以表示。

客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。

　　⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness（复数为Highnesses）。

　　收信人称呼

　　先生（男人）Mr./Esq.

　　夫人（已婚）Mrs.

　　小姐（未婚）Miss

　　夫人、小姐统称Ms.

　　夫妇俩人Mr.andMrs.

　　两位或两位以上男子Messrs

　　两位或两位以上女子（已婚）Mesdames

　　两位或两位以上小姐（未婚）Misses

　　常见的头衔（汉英对照）如下：

　　教授Professor

　　博士Doctor（Dr.,Ph.D.）

　　医学博士MedicalDoctor（M.D.）

　　总统或校长President

　　主席或董事长Chairman

　　副主席或副董事长ViceChairman

　　副总统或副校长VicePresident

　　首相PrimeMinister

　　总理Premier

　　省长或州长Governor

　　市长Mayor

　　参议员Senator

　　大使Ambassador

　　秘书长SecretaryGeneral

　　一秘FirstSecretary

　　二秘SecondSecretary

　　院长Director,Dean

　　副院长ViceDirector

　　系主任Dean,Head,Chair

　　馆长ChiefLibrarian,Curator

　　阁下Excellency

　　神甫Father

来源：

怎么写书信三

　　写作技巧

　　日常要处理许多信件电邮，因而运用英语上不得不留神，以下有一些个人意见，也参考了一些书本，希望大家有所得益。

　　A.文法上

　　1.切忌主客不分或模糊。

例子：

Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”

　　应改为：

Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.

　　2.句子不要凌碎。

例子:

Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。

　　3.结构对称，令人容易理解。

Theownerquestionedtheoccupant'

sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

　　4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

例如：

Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

　　5.动词主词要呼应。

想想这两个分别：

1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

　　6.时态和语气不要转变太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

　　7.标点要准确。

Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.

　　改为：

Hedidnotmakerepairs;

however,hecontinuedtomonitortheequipment.

　　8.选词正确。

好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

　　9.拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

　　10.大小写要注意。

非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。

MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。

要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

　　B.文体

　　1.可读性。

对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师。

多用短句（15-20字吧），技术性的字，就更加要简单易明。

　　2.注意段落的开头。

一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，而句子就放在最尾。

　　1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.

　　2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.

　　两者强调的事情就有分别了。

　　3.轻重有分。

同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里。

　　4.意思转接词要留神。

but（相反），therefore（结论），also（增添），forexample（阐明）。

　　分不清furthermore和moreover就不要用啦。

　　5.句子开头不要含糊不清的主词。

Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.

　　They是指什么呀?

开头少用this,that,it,they,或which.

　　6.修饰词的位置要小心。

HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.

　　应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.

　　7.用语要肯定准确，切忌含糊。

Thefiguresshowasignificantincrease.

Thefiguresshowanincreaseof19%.

　　8.立场观点一致，少用被动语。

例如:

PartialdatashouldbesubmittedbyApril.

YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了。

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怎么写书信四

　　C.格调

　　1.式样和句子长度不要太单调。

千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.

　　2.弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点。

　　例如：

Pruntonproductsarehighlyeffectivein...改为：

Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.

　　3.亲切，口语化是比较受欢迎。

用宾词和主动的词，让人家受落。

　　1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.

　　2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地，我们会喜欢第2句。

　　D.写信提示

　　1.人家的名字千万不要错。

老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶。

同样，头衔都不要错。

头衔或学位，任择其一吧。

以下是一样的：

　　HowardE.Wyatt,D.D.SPhD.

　　Dr.HowardE.Hyatt

　　2.多过一个男人，用Messrs，就是Misters的意思，不过不要跟名字，跟姓就行啦。

Messrs.Smith,Wyatt,andFury

　　女人呢？

用Mesdames，Mmes.，orMses.，同样不要跟名字。

　　例子：

Mses.Farb,Lionel,andGray

　　男女一齐呢？

弄清楚称呼就行。

　　Dr.andMrs.HaroldWright

　　Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright

　　Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn

　　3.有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔，干脆用Ms.算了。

　　Ms.SarahGray

　　4.地址要低日期至少两行。

处名时，职衔短可以一行过，长就下一行吧。

　　KenGreen,President

　　KenGreen

　　VicePresidentofInternationalOperations

　　但这个就显得有点中式：

　　VicePresidentofUnicomChina

　　正确应为：

　　VicePresident,UnicomChina

　　5.老外的名字有时有Jr.或Sr.，之前的逗点是随你喜欢的，以下都是正确，不要笑人：

　　MichaelJ.Smith,Jr.

　　MichaelJ.SmithSr.

　　6.外国国名尽量用大写。

是为尊重，也方便邮差叔叔。

　　7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧，除了One。

　　127NinthAvenue,North

　　127E.15Street

　　5ParkAvenue

　　OneWingrenPlaza

　　556-91Street

　　书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。

　　1.VeryFormal非常正规的（例如给政府大老爷的）

　　Respectfullyyours,

　　Yoursrespectfully,

　　2.Formal正规的（例如客户公司之间）

　　Verytrulyyours,

　　Yoursverytruly,

　　Yourstruly,

　　3.LessFormal不太正规的（例如客户）

　　Sincerelyyours,

　　Yourssincerely,

　　Sincerely,

　　Cordiallyyours,

　　Yourscordially,

　　Cordially,