办公室职务说明书final.docx
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办公室职务说明书final
目录
办公室主任职务说明书1
办公室后勤副主任职务说明书4
办公室行政副主任职务说明书6
办公室行政秘书职务说明书8
办公室文字秘书职务说明书10
办公室文印职务说明书12
办公室房产管理职务说明书14
办公室网络管理职务说明书16
办公室档案主管职务说明书18
办公室档案管理职务说明书20
办公室出国管理职务说明书22
办公室司机岗职务说明书24
办公室话务接待管理职务说明书26
办公室医务管理职务说明书28
办公室维修物业管理职务说明书30
办公室维修及库管职务说明书32
办公室门卫保安职务说明书34
办公室保洁职务说明书36
办公室翠办值班职务说明书38
办公室主任职务说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
总裁
职系
管理职系
直接下级
行政副主任、后勤副主任、网络管理、档案资料主管、档案管理
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职：
负责办公室的全面工作，保证公司内部行政管理体系的稳定运行
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
负责组织制定本部门所承担的行政办公、后勤管理、网络管理以及档案管理的年度工作计划，并完成工作总结
工作时间百分比:
15%
工作
任务
根据公司领导的要求制定行政办公年度工作计划，并完成工作总结
频次：
1次/年
根据公司领导要求制定后勤管理、网络管理及档案管理年度工作计划，并完成工作总结
频次：
1次/年
职
责
二
职责表述：
建立健全公司行政办公制度、后勤管理制度、网络管理制度以及档案管理制度
工作时间百分比:
20%
工作
任务
建立健全公司收发文制度及其他各项行政办公制度，并组织实施
频次：
不定期
根据上级要求，组织制定公司后勤管理有关制度
频次：
不定期
组织制定公司网络管理的相关制度和办法，并负责公司网络资源使用权限的设置和审批，以及公司级网络信息发布的审批
频次：
不定期
组织制定公司档案管理制度和办法，明确归档要求和程序
频次：
不定期
职
责
三
职责表述：
组织公司行政办公制度的落实
工作时间百分比：
10%
工作
任务
编写办公会议纪要，组织编写年度总结及重要报告，并督办、检查各部门对公司级会议决定、决议、指示的落实情况
频次：
日常
配合编写质量体系文件
频次：
日常
组织完成中电报道、公司年度大事记、文件汇编等工作
频次：
日常
根据部门年度工作计划，督促指导下属完成会议、宣传、车辆管理、接待工作、领导公务日程安排及其他行政事务工作
频次：
日常
职
责
四
职责表述：
组织后勤工作的落实
工作时间百分比：
5%
工作
任务
按照年度工作计划，指导后勤工作的落实，处理突发事件
频次：
不定期
在授权范围（10万元）内，对供暖、供水、供电、防水、装修等工程的方案和预算的审批；对电话交换机、电梯、计算机及相关设备购置和维护合同的审批。
频次：
不定期
对授权范围外的上述工作，提出可行性报告及预算方案报总裁或办公会审批
频次：
不定期
对中层干部通讯费的审批
频次：
不定期
职
责
五
职责表述：
负责公司网络管理工作的实施和完善
工作时间百分比：
20%
工作
任务
组织配合软件开发的前期工作（包括协助确定软件需求方案），督促工作进度和监督质量，协调解决在软件开发中出现的问题，原则问题报总裁或办公会解决
频次：
不定期
组织完成网络设备、终端设备及管理软件的购置、维护和管理，确保网络的正常运行
频次：
不定期
职
责
六
职责表述：
负责公司档案管理制度的实施
工作时间百分比：
20%
工作
任务
落实人员编制及必要的物质条件
频次：
日常
组织建立档案的基础工作
频次：
日常
职
责
七
职责表述：
负责内部组织管理工作
工作时间百分比：
5%
工作
任务
负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行
频次：
2次/年
负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员
频次：
2次/年
负责部门内工作任务分工，合理安排人员
频次：
1次/年
拟定本部门财务预算，控制实际费用支出
频次：
1次/年
职责
八
职责表述：
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比：
5%
权力：
对公司决定、决议有督办权
职责范围内决定权
对所属下级的工作有监督、检查权
有对直接下级岗位人事管理权
对所属下级的考核评价权
必要的资料索取权
公司车辆的调度权
有对各部门安全保卫工作的监督检查权
有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
权限内的费用审批权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团及其他有关单位
任职资格：
教育水平
硕士及以上学历
专业
管理或与公司业务相关专业
培训经历
经济、法律、商务知识、外语、企划、信息管理、计算机等培训
经验
6年以上工作经验，4年以上相关管理岗位工作经验，2年以上相关领导岗位
知识
掌握企业行政管理知识，了解法律知识，财务知识、人事知识、商务知识、信息管理知识、计算机知识、档案管理知识及熟悉国家法律法规等
技能技巧
较强的组织领导和协调能力，较好的实施能力和判断决策能力、较强的口头表达能力和公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件，一定的外语水平
其它：
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备
工作环境
独立的办公室
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班、出差
所需记录文档
通知、简报、汇报材料、工作计划、工作总结、公司文件、办公文件发放记录、行政费用台帐等
备注：
办公室后勤副主任职务说明书
岗位名称
后勤副主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
维修物业管理、维修及库管、门卫、保洁、宿舍管理、文印
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职：
负责公司后勤管理工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
协助办公室主任制定部门工作计划，主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施
工作时间百分比：
20%
工作
任务
协助办公室主任制定部门年度工作计划
频次：
2次/年
制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结
频次：
2次/年
职
责
二
职责表述：
负责公司消防、保卫、绿化、保洁等工作
工作时间百分比：
15%
工作
任务
负责联系和参加街道、区及上级相关部门的有关会议并贯彻会议精神
频次：
不定期
组织落实消防器材和措施检查，确保办公区的安全
频次：
不定期
制定公司消防、保卫、绿化、保洁规章制度并组织实施
频次：
日常
职
责
三
职责表述：
负责公司午餐的联系管理
工作时间百分比：
20%
工作
任务
负责联系供餐商，根据职工需要随时更换
频次：
日常
负责组织公司餐厅的管理和保洁
频次：
日常
职
责
四
职责表述：
负责组织公司维修计划的实施和急修事件的处理
工作时间百分比：
15%
工作
任务
负责根据年度计划草拟大修和维修合同，提交审批
频次：
2次/年
负责合同执行的管理和工程质量的检查
频次：
2次/年
职
责
五
职责表述：
负责公司供暖工作的管理
工作时间百分比：
15%
工作
任务
根据国家有关政策，制定公司实施办法
频次：
不定期
解决收取供暖费方面的问题
频次：
不定期
职责
六
职责表述：
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比：
15%
权力：
对部门工作的建议权
对分管工作的管理权
有对各部门安全保卫工作的监督检查权
对直接下级的工作有监督、检查权
对直接下级的考核评价权
有对直接下级岗位人事管理权
对直接下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
街道、区、国机集团等
任职资格：
教育水平
大学本科及以上学历
专业
管理专业或与公司业务相关专业
培训经历
行政管理知识培训、物业管理知识培训、消防安全知识培训、
经验
5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验
知识
掌握企业行政管理知识，具备一定的工程管理知识、物业管理知识
技能技巧
一般使用计算机办公软件，具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、组织协调能力
其它：
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班
所需记录文档
后勤工作计划和工作总结、维修记录、办公用品主要供应商名单、物业管理台帐等
备注：
办公室行政副主任职务说明书
岗位名称
行政副主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
行政秘书、文字秘书、话务接待、司机、出国管理、医务管理、房产管理
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职：
负责公司日常行政事务管理工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
协助办公室主任制定部门工作计划主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施
工作时间百分比：
20%
工作
任务
协助办公室主任制定部门年度工作计划
频次：
2次/年
制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结
频次：
2次/年
职
责
二
职责表述：
负责组织公司重要会议、办公会等工作
工作时间百分比：
15%
工作
任务
制定公司会议管理规定
频次：
不定期
定期编制公司会议计划安排
频次：
不定期
作好会议的组织和管理
频次：
全年
职
责
三
职责表述：
负责公司企业形象方案的策划和实施管理
工作时间百分比：
20%
工作
任务
负责参与企划方案的制定
频次：
日常
负责组织企划方案的实施
频次：
日常
职
责
四
职责表述：
负责公司广告、各类学会协会、各类媒体宣传的管理
工作时间百分比：
15%
工作
任务
负责编制统一的宣传形式、口径、内容。
频次：
2次/年
负责组织对外宣传资料的统计、整理和归档
频次：
2次/年
职
责
五
职责表述：
负责公司医务、话务、车辆、领导公务工作的管理
工作时间百分比：
15%
工作
任务
根据公司实际情况，制定医务、话务、车辆、领导公务工作相关规定
频次：
不定期
处理工作中出现的突发事件
频次：
不定期
职责
六
职责表述：
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比：
15%
权力：
对部门工作的建议权
对分管工作的管理权
对直接下级的工作有监督、检查权
对直接下级的考核评价权
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权
权限内费用审批权
对直接下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团及相关部门等
任职资格：
教育水平
大学本科及以上学历
专业
管理专业或与公司业务相关专业
培训经历
企业管理知识培训、
经验
5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验
知识
掌握企业行政管理知识，具备一定的商务知识、企划知识、文秘知识
技能技巧
一般使用计算机办公软件，具备较好的口头表达能力、公文报告撰写能力、具备较好的社交能力和组织协调能力
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