如何做好会议纪要.docx

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如何做好会议纪要

WWH：

如何做好会议纪要？

1.引子（WWH）

W：

WHAT，做好会议纪要的问题

W：

WHY，为什么要关注、讨论这个问题？

H：

HOW，如何做好会议纪要？

我们来讨论一下编写会议纪要的事。

我们的目标是：

●项目标准化

●管理制度化

●工作规范化

●操作流程化

●团队人性化

1.1.“会议纪要”概述

会议纪要，一种常用的办公公文，也是常用的项目管理公文。

我们经常会遇到编写会议纪要的工作。

不管你是项目经理，或是项目组长，或是项目组员，即使你从没有写过会议纪要，相信你今后也会遇到编写会议纪要的任务。

1.2.“会议纪要”的百科

为了准确、完整地理解“会议纪要”的内涵与外延，请参阅附件3.1“会议纪要”一节

1.3.“纪要”和“记要”

“会议纪要”，请注意是“纪要”而不是“记要”。

以前我曾使用“记要”，以为是“会议内容要点的记录”的意思。

绝大多数情况是使用“纪要”，极个别的有使用“记要”的。

“纪”和“记”的字义区别考证，可参考附件2.2和2.3。

在《左传·恒二年》与《文选·张衡〈东京赋〉》中,“纪”都是记载、记录之意。

故《现代汉语词典》对“纪要”的诠释是:

“记录要点的文字,也作记要。

”这就是说,“会议纪要”写为“会议记要”是不应该算错的。

但由于约定俗成的缘故,在文字写法上,我们还是采用通行的“会议纪要”。

会议纪要不同于会议记录。

会议记录不是行政公文,是会议情况的原始记载,它忠实地记录会议的议题、发言与进程,实录会议内容，以存档备查;而会议纪要是对会议的综合与概括，它不仅具有记载功能，更重要的是还反映会议的基本风貌和精神，向有关机关传达会议情况和议定事项。

会议纪要不同于会谈纪要。

会谈纪要不是行政公文,是将会谈结果以书面形式载录定约的文件，它往往需要会谈双方或几方反复磋商后共同草签，成为各方正式签约前的过渡性文件；而会议纪要是由主办机关拟就,记载会议情况与会议精神的行政公文,它要求与会单位共同遵守与执行。

会议纪要不同于会议决议。

会议决议不是行政公文,是党的机关公文,决议用于经会议讨论通过的重要决策事项,它只反映决策内容，而不反映会议过程。

会议纪要则如实反映会议的概况、议程、不同意见与观点,当然,更重要的是反映会议议决事项,最后一点是两者共同的。

1.4.内外有别

“会议纪要”如按行文范围分，可分为内部使用的会议纪要和外部使用的会议纪要。

对两种会议纪要来说，一般可按照外部从严，内部从宽的原则掌握。

内部使用的会议纪要的要求，取决于内部管理的要求或内控机制的成熟情况。

我处承担着对外有偿技术服务工作，承接的项目应当按照市场商业规则进行，所产生使用的会议纪要应当从严掌握。

1.5.项目管理和会议纪要

对于项目管理来说，项目工作会议或项目工程会议是项目管理中重要的沟通手段。

而会议纪要则是会议成果的记录和体现，是落实会议要求的依据，在项目管理中具有除项目合同以外公约的效力。

会议纪要是必须归档的项目管理文档，也是项目验收必备的文字资料，是项目合同甲乙双方根据合同处理项目纠纷的补充依据。

本文档以下着重讨论项目管理过程的会议纪要，其它内部或公文会议纪要略去不谈。

2.作用和意义

前文曾提到，我处承担对外有偿技术服务的工作。

因此，不可以内部的工作习惯对待市场项目工程，必须按市场规则、按国家有关信息化工程、信息安全工程管理的规范执行。

挑战市场规则必将受到市场的惩罚。

项目管理和技术管理必须有与市场接轨的理念，这是我们在有偿技术服务的路走得更远、走得更稳的保障。

商场如战场，市场如战场。

项目过程中的各方，甲方、乙方、项目集成方和监理方，如同三国演义，在市场的战场上拼杀博弈，各为其主，各自为了自身利益的最大化，使出混身解数，包括合规的不合规的，斗智斗勇，杀得你死我活，波澜壮阔。

要在如此恶劣的市场环境中，在恶战中立于不败之地，绝不可忽视会议纪要这个法器。

完善的项目会议纪要是完善项目管理的特征之一。

项目会议纪要是项目相关各方就工程细节问题达到共识的记录。

项目会议纪要是项目工程细节，包括进度、质量、资源等的依据。

项目会议纪要是项目各方责任的依据。

项目会议纪要是项目是集成方和监理方短期工作的依据。

项目会议纪要是项目管理中防止扯皮、推卸责任、提高效率的保障。

3.会议纪要编写工作流程

3.1.谁来写会议纪要

项目工作会议一定是相关各方参加，相关的各方由会议主题决定。

当会议有甲方和乙方参加，一般会议纪要由乙方编写。

甲方作为项目的业主、作为项目的委托方，一般在项目会议中处于主导位置上。

而乙方处于服务、受委托方的被动地位上。

一般甲方不情愿承担编写会议纪要的工作责任，而将其推到乙方身上，乙方应识趣地主动、热情地承担这一工作。

当会议有甲方、项目集成方和多个乙方参加，一般会议纪要由项目集成方编写。

甲方作为项目的业主、作为项目的委托方，一般在项目会议中处于主导位置上。

而项目集成方既处于服务、受委托方的被动地位上，同时又处于多个乙方之上的指导、集成的位置上。

当甲方不情愿承担编写会议纪要的工作责任，理所应当项目集成方应识趣地主动、热情地承担这一工作。

监理方一般不会担负编写会议纪要的工作。

3.2.会议纪要编写者的优势

在没有会议纪要责任编写者时，可能与会各方都把这件事视为额外负担，都回避、敬而远之，当无法推辞时才不情愿地接受。

实际上，会议纪要者编写者应当理智地认识到会议纪要者编写者在项目管理上的优势，由于承担这项工作带来的优势：

●增加与项目各方的协调工作机会，在调解各方关系中发挥更大的作用，从而增加在项目管理的主导作用。

●在会议纪要编写中使用语言文字技巧，使用利益倾向于自己，争取自己利益最大化。

●在会议纪要编写过程中，使自己对项目管理的问题及各方关系得到梳理。

3.3.会议纪要编写工作流程

3.4.工作流程要点

●注意会议名称的标准用词。

注意会场横幅、会议PPT、会议书面文档中对会议名称的说明。

会议纪要中会议名称用词要准确。

●与会者的身份、项目角色要准确。

每个参会者，是项目哪方的人，是领导、主管、老总、经理？

在项目中是经理、售前、售后、研发？

●当达成共识意见时，注意细节的差别。

●当不能达成共识时，注意分歧点是什么？

注意会议主持的意见是什么？

这需要对项目背景、会议背景的了解，需要较强的理解分析能力。

●会议纪要落实文字时，要充分发挥主笔的地位优势，使用语言文字技巧。

准确无误地说明各方的责任，模棱两可地弥合分歧点，毫不遗漏地写明达成的共识。

文字描述既显公允，又要实质性有利于自己。

4.会议纪要编写

4.1.编写准备

认识到会议纪要对项目管理的重要性，要把会议纪要当作一项写作任务来完成。

因此，要重视写作前的素材积累。

包括会议前的准备和临会前的准备。

对于项目集成方来说，项目工作会议的筹备也是必须承担的任务，因此这就有条件对会议的准备和会议纪要准备有充分的了解和理解。

对于编写会议纪要的作者来说，最好事先确定，并有时间和精力做了事前的准备功课。

应当避免临时指定这人作者人选，仓促上阵，难免失误。

编写会议纪要的作者在会议前，要了解会议的准备情况，包括会议主题、会议议程、会议与会各方及人员情况及会议的时间地点。

也要了解会议文件准备的情况，可能的话事先掌握这些会议文件的内容。

在临会前，编写会议纪要的作者也有准备工作要做，包括：

提前到达会场并熟悉会场环境，观察会议各方席位位置；与会议主持沟通，了解已经掌握的会议情况有无变化情况；会前主动与参会人员招呼，核实参会人员身份及项目角色；拿到会议散发的资料、会议议程、会议签到表；作好记录和录音的准备。

会前，对会议的结果应当有一个估计，会议是否会达成共识，是否会发生激烈争论，争论焦点会在哪里，分歧会有多大。

这些问题最好都要心中有数，这样记录会保证重点不会丢掉，会后编写纪要时可以把握如何处理这些问题。

4.2.会议记录

会议记录时可以考虑安排人适时做会议工作照，为以后项目宣传做准备。

经常会有这样的情况，这个项目做得很成功，要宣传时找不到一点影像素材。

会议记录分笔录和录音两种方式。

一般录音只作为笔录的补充，不作为存档之用。

在编写会议纪要时遇到笔录不全时，可以回放录音，以达到准确纪要的目的。

会议散会后，如果有笔录不清或理解不了的问题，可以及时与参会者核实发言内容。

还有一项重要事项，最好当面征询会议主持人对会议纪要的要求，有纪要中不好写的问题，当面征询意见。

4.3.纪要格式

项目工作会议纪要，有别于政府机关的公文，不会有统一的格式要求，但采用格式化的纪要文档，一方面保证纪要文档的质量，另一方面显示出项目管理的专业性。

纪要格式可以采用两种：

一种是文本式，另一种是表格式。

两种格式的会议纪要可参见附件中的示例。

文本式的会议纪要，对格式没有严格的要求，只要会议纪要的重要元素不缺就可以。

但对作者的语言文字能力和逻辑思维能力要求较高，才能保证会议纪要写得很条理、逻辑性强。

表格式的格式较为死板，只要掌握内容填写表格就可以了。

前题是有一个很好的纪要模板。

4.4.纪要的重要元素

以下是会议纪要要包括的重要元素：

●会议名称

●会议主题

●会议议程

●纪要作者

●纪要各方确认签字

●纪要审核者

●纪要审批者

●纪要发送范围

●文档使用范围要求

●会议时间，开始时间和结束时间

●会议地点，精确到会议室门牌号

●参会各方、人员及人员职务、项目角色

●主持人，身份

●会议背景情况说明

●会议成果

●会议主要过程

●共识意见

●分歧意见，分别说明，最后结果

●未决事项

●重要人物的重要发言

4.5.征求意见

会议纪要成稿后应当征询会议各方对纪要的意见，并根据意见修改。

当各方认可纪要时应当及时请各方在纪要文本上签字确认。

纪要起草方除作者签名外应当有本方项目负责人签名审核确认。

4.6.定稿审批

会议纪要最后经甲方代表会议主持人签名确认审批定稿。

5.会议纪要发送与归档

会议纪要经审批后，可按纪要规定的范围发送相关参会各方，并以适当的时机纪要文档原件归档管理。

6.会议纪要使用

经过完备的过程和审核、审批手续，会议纪要具有指导项目过程和约束项目相关各方的效力。

甲方、集成方、监理方可根据会议纪要的内容要求、监督、检查乙方的项目施工，乙方不执行会议纪要的要求，可以作为违反项目合同的行为。

乙方也可根据会议纪要的内容，保护自身的利益。

7.附件

以下五节内容引自XX百科。

7.1.会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

会议纪要不同于会议记录。

会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

7.2.概念区分

会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。

从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。

会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。

而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。

二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。

7.3.主要分类

1、工作会议纪要。

它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。

如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》，《全省基本建设工作会议纪要》。

2、代表会议纪要。

它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。

如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。

3、座谈会议纪要。

它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。

如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。

4、联席会议纪要。

它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。

它侧重于记录两边达成的共同协议。

5、办公会议纪要。

对本单位或本