公文写作基础知识基础知识Word文档格式.docx
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图文区的规定;
稿纸的使用;
书写格式要求;
字体与各种计量单位的使用;
标点符号使用;
外文字母书写;
公文中的数字表示;
序号表示;
标注格式设计,排版,印刷注意事项的要求;
文稿的修改;
页码的标注;
注释的处理;
公式的处理;
文中的表格的编排.
四,公文写作的一般步骤
（一）公文写作前的准备
1.确行文目标和要求.
2.立公文主题.
3.定公文文种.
4.有材料.
5.定具体表达方式.
（二）撰拟文稿
1.排好结构,
一是确定总体的构成;
二是确定正文的详细组成,解决好各组成部分的编排序次,安排各层次,段落间的衔接与转换,处置惩罚好开头和末端.
2.出写作提纲.
3.式撰拟文稿.
（三）审核修改
文稿的审核修正要认真严峻重复举行,要按规定的步伐举行.
五,公文的语言特点
公文语言的主要特点是:
庄重,准确,朴实,精炼,严谨,规范.这些特点详细表现在公牍词语,公文语句,公文表达,公文修辞中.
六,公文词语的选择
在选择词语的过程中应注意:
认真辨析词语的确切寄义,使词语的意义符合客观实际;
注意辨别词语的情感色彩,以正确表达作者的立场观点;
注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果;
细致词语间的准确搭配,遵循语言法则;
注意公文具体使用场所对词语气势派头的要求,维护公文的严肃性及强制执行性;
注意针对公文具体收受工具的特点选词,以"
有的放矢"
便于理解和执行;
注意根据公文中所涉及的人和事物的特别性子选词,以获得更加鲜明直接的表达效果;
注意凭据上下文的必要选词,以维护公文的完整有效性;
注意根据文种的差别特点选词,以保证语言得体而有力;
细致词语的规范性,以进步公牍相同的结果,扩展沟通的范围.
七,公文中特殊事物和概念的表达要求
在对公文中所涉及的事物和观点举行表达的历程中,除了必须遵照一样平常的语法规矩,逻辑规则之外,还必须遵照一些特殊要求.其中特别需要注意:
时间的表达;
空间的表达;
职务,姓名的表达;
数量的表达;
范围的表达;
程度的表达;
语气,神态的表达.
八,公文修辞
公文修辞在其所寻求的结果方面,重准确鲜明,质朴平匀,精练顺达,反对含糊暖昧,繁冗堆砌,轻浮造作,重内在美而不只求形式美;
在修辞手法方面,以悲观修辞手法为主,以积极修辞手法为辅,重在选词炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格.
九,公文专用词语
由于表意和体现特别色彩的必要,公文中有一些出现频率较高的词语.这些词语词形确定,词义精确特定,用途稳定专门,并为从事公牍工作的人们所认识,它们便是公牍专用词语.正确地使用公文专用词语可使写者随手,读者便当,包管表意精当得体,理解精确周严,可提高制发和处置惩罚公牍的质量与服从.
依照详细用途的差别,公文专用词语可被分别成多种,其中比较常见的有:
称谓词语,领叙词语,追叙词语,补叙词,承转词语,祈请词语,商洽词语,受事词语,感盼词语,令知词语,告诫词语,见解词语,判定词语,时态词语,目的词语,报送词语,颁行词语,核查词语,结尾词语等.
十,公文语言表达的简化
简化公文语言表达的方法主要是:
取消,压缩,替代,合并.
十一,公文中避免歧义的一般方法
歧义是指语句有两歧或多歧意义,可同时形成两种或多种表明的一种语言征象.在文件中,歧义是一种非常有害的语病,它将使作者与受文者对文件内容无法创建同等的明白,无法实现相同目标.因此,必须制止歧义的出现.
消除歧义的主要途径是语言变换;
禁止滥用省略;
在语句中增加必要的限定修饰成分;
禁用夸张,拟人,反语,双关等修辞格;
语调一样平常不附加语义,必须附加时用标点标记作为帮助表达方式,保证语句含义单一明确;
以上下文提供尽可能充实的语言情况.
公文写作基础知识二
1,公文即公务文书,是党政机关,企事业单位,社会团体在进行公务活动时所利用的体式完备,内容体系的种种书面材料.
2,狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文;
广义的公牍既包罗狭义的公牍,也包括司法,军事,外交,科技等部门专用公文以及构造常用应用文,如倡议书,请柬等等.还包括改革开放以来出现的市场调查报告,商务说明书等.
3,按使用范围划分,公牍分为政务公牍,专用公文,经济公牍和日常事务类.
4,政务公文包含法定文种和非法定文种.法定文种即13类14种,命令（令）,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.
非法定文种即9类14种,即计划,总结,调查报告,简报,讲话稿,提案,建议书,合同,聘书,章程,条例,规定,办法,电报.
5,专用公文:
在科研,财经,司法,军事,外交等部门使用.包括科研文书,财经文书,司法文书,军事文书,外交文书等.如科研报告,实验报告,可行性报告,学术论文,设计说明书,起诉书,公诉书,法律意见书,答辩状,判决书,审计报告,训令,照会,条约,声明等.
6,经济公文:
包括经济合同,市场调查报告,市场预测报告,经济运动分析报告,产销分析报告,质量分析报告,广告,意向书,商务说明书等.
7,日常事务公文:
包括规章制度,简报,计划,总结,演讲稿,述职报告,倡议书,建议书,挑战书,表扬信,感谢信,慰问信,聘书,请柬,证明,介绍信,启事等.
8,按行文方向划分,公文分为:
上行文,下行文,平行文.
9,按来源和运转方向分为:
收文,发文,内发文.
10,按处理时限分为:
紧急公文,通常当日办复;
急办公文,通常3日内办复;
常规公文,通常7-10日内办复.
11,按机密程度划分:
绝密文件,机密文件,秘密文件,普通公文.
12,公文的特点是什么
一,法定性二,权威性三,实用性四,规范性五,时效性
13,提高公文写作能力的方法主要有哪些
一,参与实践,增强整体素质.
（1）政治素质
（2）经济意识（3）业务素质
二,学习协作知识,熟悉常用文体
三,多读古今中外范文.
14,报告是下级机关向上级构造汇报工作,反映情况,提出发起的上行文.报告分呈报性陈诉和呈转性陈诉.
15,陈诉重要包罗标题,发文字号,主报机关,正文,发文机关,发文日期等.如有附件,则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称.有抄报机关的,应在末页的下半部门写明.
16,请示:
是下级机关请求上级构造对某一工作,事项给予请示,批准的上行文.
17,请示的特点:
一,一文一事二,不能多头请示三,一般不能越级
18,请示包括标题,发文字号,主送机关,正文,发文机关,发文日期等内容.
19,请示和报告有何区别
一,内容不同.请示是一文一事,报告内容可广泛.
二,对象不同:
叨教只送一个向导构造,报告可多头主送.
三,处理方式不同:
请示需要批复,陈诉一样平常不必要批复.
四,行文时间不同.请示是事先行文,报告可在事前,事中,事后行文.
20,函的特点:
行文自由,用途广泛,灵活多样.
21,函的种类:
商洽函,询问函,答复函,请示函,周知函.
22,值班记录是指把工作时期产生的事变,客户的意见或建议（客户投诉）如实记录下来的书面材料.
23,值班记录的特点是:
一,记实性二,直接性三,原始性
公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和利用的笔墨质料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的根本本领和紧张东西，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的紧张作用。
公文贯穿构造管理工作的始终。
我们要向上级陈诉环境，需要写成文件；
我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，必要写成公牍印发下去，备查、备用，便于下层照章实行；
我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。
因此，公文写作与我们每一个构造见告职员痛痒相关，可以说，具备较强的公牍写作能力，是每一个机关工作职员的基本素质要求。
当前，各级各部门都十分缺乏良好的文秘工作人员，有许多年轻人因为具备较好的笔墨功底，而被选拔进市、县党委、政府机关工作，从而改变了自己的生存情况和人生境遇，一些机关还因为选不到符合的文秘人员而发愁。
由此可见，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有越发积极的作用。
（二）分类下载:
公文写作基础知识全文
1、按照制文机关的种类划分：
党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
今天讲的，重点是行政构造公牍。
2、按照行文方向划分：
上行公文、平行公文、下行公文。
草拟公文前，必须弄清楚行文偏向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：
绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
我们在草拟大概办理公牍时，必须要按照该公牍的机密品级来处置惩罚，涉及秘密问题的，不能泄密。
4、按照紧急程度划分：
特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
紧急公文的处理，我在背面要专门给各人讲。
5、按照使用范围划分：
通用公牍和专用公牍。
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等满是通用公牍；
司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
今天讲的，主要是通用公文。
6、按照规范性和发表步伐的范例水平、行政约束力的强弱划分：
规范性公牍和非规范性公牍。
规范性公文有13种：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：
除规范性公牍以外的公牍。
常用的非规范性通用公牍有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
（三）机关公文要素
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
（四）公文处理包括哪些工作
公牍处置惩罚包罗拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
*
二、公文写作的共性要求
公文不同于其他笔墨作品，它的写作、制发、处理必须根据固有的划定、特定的方式款式来举行。
（一）确定文种
这是写作公牍起首要明白的。
我们在写作公牍前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么配景下写这个文件质料。
根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；
写这个文件要到达什么目标，是安排工作、通报情况，照旧解决困难题目；
文件是写给哪个部分，是上行、平行还是下行），确定接纳哪个文种。
一般说来：
1、要对重要事项大概庞大举措作出摆设，赏罚有关单元及职员，变更或者撤消下级构造不得当的决定事变，选择《决定》文种。
比如：
党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；
每年初的屯子工作集会、计划生育工作集会上，县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这便是个赏罚决定。
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布紧张事变或决定，适用公告。
比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以种种方法发出通告，告知社会各界。
联合执法队、建设局、交警大队。
要公布社会各有关方面应该服从大概周知的事变，比如停水停电，相宜接纳告示文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级实行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》
4、向上级构造汇报工作、反映情况、回复上级构造的扣问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。
（在其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）
5、向上级机关反映并请求资助解决困难和题目，选用《请示》。
6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出看法和处置惩罚措施，一般选用《意见》。
8、不相从属的构造之间，也就是说不存在直接的行政办理干系的构造之间，好比绥江县与三峡公司、与市财政、审计、领土等市政府部分，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。
9、明确通过集会情势决定的事变、记录会议精神，选用《会议纪要》。
10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的国家构造才气订定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。
以上讲的是一样平常原则，详细接纳哪类文种，要凭据具体情况来确定。
（二）规范写作
公文写作要努力做到“七个规范”：
1、主题规范。
主题是文章所要表达的中心思想。
任何文章都要有主题，公文也不例外。
公牍主题的提炼尺度，就是集中单
一、鲜明显露。
要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。
主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不克不及让人孕育发生歧义。
2、使用材料规范。
公文材料的选用尺度必须是真实典范，新鲜有力。
所谓真实，便是实实在在存在的、反映当前事物本质纪律的真实。
我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶尔征象和个别现象。
所谓典型，便是既是个性特征，又是共性特征。
新鲜有力，便是我们所枚举的、分析的问题，、提出的办法，必须是切合当前现实的，必须是有说服力的。
你不克不及在说本年的工作时，还拿去年、前年的数据和刻舟求剑的步伐措施，因为事物总是在生长变革，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速加强的这么一个期间下，要是总是刻舟求剑、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”—即对准目标放剑，一剑中的。
公文的选材尺度与文学作品差别，公文强调真实，强调掌握最底子最真实的质料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的焦点和魂魄。
一、公文写作的四条原则
企业秘书要写种种文体的公牍，大到上万字的《工作报告》，小到几十字的《通知》。
这些文字材料，无论是什么样的文体，也无论篇幅大小，都有一些最根本的写作原则要求，只有掌握了这些原则要求，并且根据这些原则要求去做，才气使笔墨质料成型，才能使笔墨质料有根本的质量。
这些基本原则要求是什么呢？
主要有四条：
第一条是逻辑精密，也就是说文章要有非常强的逻辑性。
什么是文章的逻辑性呢？
打个比方说，文章的逻辑性就好象人身材内部有经络一样，文章内部也有“经络”，就是文章内容的内涵相互接洽，组成了文章的逻辑性。
逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉。
如果人身上的经络出了弊端，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。
一些年轻朋友所写的文章之以是让人看了以为很散，大概前言不搭后语，病根儿每每出在逻辑杂乱上面。
文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。
所以，写文章的时间肯定要细致逻辑性。
第二条是布局清楚，也就是说文章的布局要非常清晰。
什么是文章的布局呢，打个比方说，文章的结构就好象楼房的楼层一样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多个条理构成的。
这一条的要点有两点：
一是文章内容的分列要有条理，通篇要排列成多个大的条理，每一个大的层次中要有多少小的条理，通过层次的排列，使结构清晰；
二是层次的分列要有先后顺序，根据先后顺序排列条理，并且层次的顺序排列不克不及随意，不能排错，必须按照内容的内在联系分列，通过准确的条理顺序排列，使结构清晰。
一些年轻朋侪在写文章的时间，每每不会摆设布局，大概不细致布局摆设，所写出来的文章，让人看着紊乱不清，甚至糊涂，这便是布局不清楚造成的。
所以，写文章肯定要细致分列好条理，使结构十分清晰。
第三条是内容表述准确，也就是说对文章内容的表述要准确，不克不及出现看法错误，要是把看法表述错了，那是严峻的失职举动，也是向导不能允许的。
所以，必须包管内容表述的正确性。
一方面是所写的究竟必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是凭据究竟写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；
另一方面是按照内容的客观要求表达看法，企业公牍中所表达的看法，并不是作者自己的看法，而是内容自己就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达看法。
一些年轻的朋侪在写文章的时间，往往凭据本身的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，如许写很容易堕落，必须细致自发改正这个风俗。
第四条是语言表达正确，也就是说要用准确的语言表达文章内容。
这一条的要点有三个：
一是要选择好语言表述情势，企业公牍有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述情势，应当根据需要选用相应的表述情势，需要用书面语言情势表述的，不克不及用口语语言表述，需要用口语语言情势表述的，不克不及用书面语言表述；
二是谴词造句要正确，必须根据所要表达的内容必要，选用适当的文句表述内容，既不能随意“谴词儿”，也不能随意“造句儿”，如果这样做，肯定会出错；
三是必须慎重利用形容词，企业公牍不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的利用形容词，只有在确实必要的时间，才能使用形容词。
上面讲的四条根本原则，既是文章写作的要求，也是文章写作的基本功，需要在长期的写作实践中受苦修炼，才能不断提高。
因此，希望从事企业公文写作的秘书朋友和从事文案制作的朋侪，应当高兴修炼这四项基本功。
二、怎样写单位工作报告
企仔细研读了题为《励精图治再铸辉煌》的哈工大
第四届教职工代表大会的工作陈诉，在这里，我结合实际谈一谈怎样写工作陈诉。
我们知道，更清晰、更快捷地让员工相识单元所取得的结果，有效地贯彻落实下一步的工作筹划，是我们写工作陈诉的重要目标。
当前，工作陈诉已渐渐在程式化、格式化的气势派头上定位。
而且，常常是文风朴实、惯用直笔。
上面提到的这篇陈诉，其结构简单明了，基本框架如下：
各位代表、同志们：
我代表?
?
做报告，请各位代表审议。
一、过去工作回顾
二、未来工作展望
通读全篇，我们可以发现工作报告有如下几个特征：
1、总结的客观性
2、措施的可行性
3、执行的约束力
4、明确的目的性
这几点，在以下的探讨中我们会有更深的了解。
在已往工作回首这部分，每每谈及重要业绩、主要体会、存在的重要题目这三点。
我们知道，只有认真阐发总结经验教训，才能更好地为下一步工作提供参考依据。
业绩是肯定成绩，鼓舞人心的；
体会是交流心得，再接再厉的；
问题是发现不足，予以改进的。
在将来工作预测这部分，每每是先阐发形势，然后明确任务。
分析形势是我国由来已久的、报告中不可或缺的一部分，它可以让员工知道当前的环境，加强他们的归属感。
明确任务时一定要具体：
首先是基本情况。
需要对前期计划实行环境举行提要阐明，从而凭据下阶段的特点，找出当前执行计划的有利条件和不利因素，以确保新的工作计划建立在切实可行的底子上。
其次是经预测和论证，客观地把工作筹划剖析到各详细部分，使之成为各部分的具体任务，包括对工作数量、质量、效率、经济效益等的要求。
末了是步调和步伐。
它要求写明“怎样做”的问题，包罗指挥机构的创建、制度的形成、责任部分的分工协作、时间安排等。
它要尽可能具体、详尽，便于检查，以确保工作筹划在实行中环环相扣，衔接自如。
三、秘书工作要求我们要不断提高自身修养
我虽有３年的秘书经验，但非“科班出身”。
一个很偶尔的时机，我参加了这个行列，从那时起，便喜好上这个职业。
作为秘书，要注意人际亲和。
对外，我们代表的是一个公司的形象；
对内，我们是联系管理者和员工的纽带。
适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给四周的情况带来美感、轻松和活力。
因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对我们的工作孕育发生积极影响。
此外，秘书还应重视
第一印象，学会谛听他人的发言；
学会向他人表达发自内心的称赞；
学会保持自然、轻松和愉悦的心情；
学会用朴实、亲切和正确的言语表达思想；
学会“罔谈彼短，靡恃己长。
”
四、文秘提高写作能力的途径
一个称职的秘书，必须具有运筹本领、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的本领。
其中笔墨表达能力是最紧张、最基本的，也是实现别的本领的底子。
可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。
因此，对于秘书来说，认真学好文秘写作，努力提高笔墨表达程度，是十分紧张和不容体制轻忽的。
那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？
具体说来，主要应注意以下几点：
首先，要端正态度，培养兴趣，自发学好文秘写作。
不管干什么事情，必须有正确的态度和浓重的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把
工作干好。
学习文秘写作也是云云。
写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而费力的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。
文秘写作是党政机关、人民团体、企事业单元处置惩罚公事、实现指挥、组织办理和和谐工作的东西，在四化建设中所的职位地方非常紧张。
我们应该充分认识秘书工作和文秘写作的意义，从党和人民的长处出发，从更好地胜任秘书工作出发，抱着对人民、对工作高度卖力的精力去看待写作。
美国著名的未来学家约翰·
奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：
“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?
最重要?
的事情应该记住，而其中的一件就是：
在这个笔墨麋集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最根本的读写技能。
这里所说的?
读写技能?
，首先就是足以应付日常工作和生存所需的写作能力，也便是应用写作能力。
”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。
爱因斯坦说过：
热爱是最好的老师。
对写作有强烈的责任感和浓重的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔
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