礼品管理制度Word下载.docx

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会议纪念礼品可分为三类。

1）周年庆典纪念礼品：

主要用于开业、周年庆典、典礼等重大事件。

表达庆典情感的载体。

对于参会人员来说不仅是简单的纪念品，还可以在日常生活中切实用得上。

2）会议纪念品：

主要用于各类业务会议、品牌推广会、产品推广会、患者会的礼品。

礼品价值相对不高，但是具备良好的传播展示性，同时便于规模发放。

比如广告类礼品。

3）商业学术会议纪念品：

主要用于论坛、讲座、学术交流场合，以表示感谢、拉近关系，巩固关系等。

会议多为高端的研讨会或半公开的高端学习形式，纪念品侧重于品位与实用性。

四、礼品种类

1、办公用品：

此类产品包括纸砖、本册、文件夹等，既可用于商务广告礼品赠送，也可在单位内部使用，特点是广告位置显著，本册、文件夹还可加公司简介，适合办公场合赠送。

2、广告笔：

小巧实用、功能多样，无论大量派发还是专门赠送，均有适宜选择包括：

圆珠笔、签字笔、造型笔、品牌笔等。

3、广告表：

在提醒人们关注时间的同时，也提醒关注你的品牌。

属中高档礼品。

包括：

塑胶壳表、金属壳表、多功能表等类型。

4、广告服饰：

真正的“亲密”接触，让品牌深入。

文化衫、T恤衫、夹克衫、马甲、广告帽、丝巾、领带等。

5、电子产品：

实用性和技术性，现代人自然偏爱科技化的礼品。

计算器、收音机、电子万年历、PDA、电子保健产品等。

6、皮制品：

皮革的魅力在于浑然天成与精巧，是常用的高档商务礼品。

名片夹、钥匙包、化妆包、银夹、票夹、公文包等。

7、案头精品：

具有华丽的外观与考究的品质，配合精美的广告标志制作，是流行的正式商务场合的高档赠品。

8、水晶制品：

本身透彻、晶莹，有品质。

采用人工水晶材料，可加工成多种形状，配以精美包装，适用于重要活动纪念与颁发奖项。

9、箱包制品：

实用型礼品，适用于会议、讲座、展览会等。

硬币包、笔袋、旅行箱、电脑包、休闲包、公文包等

10、家居用品：

让对企业品牌的记忆生活角落。

包括适合展会、促销赠送的低档礼品以及瑞士军刀、名牌电器等高档VIP礼品。

11、广告伞、帐篷：

实用性强，广告位置显著，作为夏季展会赠品。

12、胸徽匙扣：

树立公司品牌形象，适合展会，应用于商务场合。

13、POP、EVA：

价格低廉、色彩鲜艳，包括PVC笔筒、广告扇、气球、软胶笔、塑胶像框、鼠标垫等

14、塑胶制品：

有户外广告的效果，用于展览会和大型公共活动的会场布置。

大型充气物、造型充气物、自动充气气球等。

15、金箔古币：

文化品位，具有较高的艺术性和观赏性，高档赠品。

16、工艺制品及古玩：

具有较高的艺术性和收藏价值。

适用于重要活动纪念和高级商务活动赠送。

包括铜器、锡器、陶瓷等工艺品。

17、包装制品：

精美包装物品。

包括各种材料包装盒、包装袋、纸袋。

18、礼金卡。

五、采购制作

1、礼品集中制作与采购：

每年10月份由办公室组织“礼品采购计划分析会”，由会议需求部门填写年度礼品采购预算表附件1。

办公室根据礼品需要拟定公司“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：

设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由办公室按需求时间表进行招标制作和采购工作，礼品费用按需求具体使用计划分摊至部门。

2、日常礼品采购：

各部门因业务需要领用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后单项礼品采购金额在1000元、总额50000元以上的，则根据附件1、2、3由办公室负责组织设计制作采购；

3、特殊礼品的购买制作：

针对公司重要客户，由公司办公室批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照附件2《礼品采购申请单》经过审批后由办公室负责采购落实。

4、日常礼品制作：

公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据会议活动组办部门与办公室共同组织设计、制作订购。

五、入库与使用

1、建立礼品接收与放发台账，每半月盘点一次，做到账账相符、账实相符。

2、价值在100元以下的礼品，按以下程序申领发放：

1）礼品使用人填写“礼品领用审批单”附件4，部门负责人审核后，报办公室负责人审批领用；

2）办公室负责审核赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排；

3、单件价值在201～1000元的礼品，由办公室分管领导审批后，按上述程序执行。

1000元以上礼品报总经理审批后执行；

4、外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品，无论价值大小，统一由分管领导或总经理批准，直接办理。

经办单位或经办人及时到办公室办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。

5、公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由会议主办部门在办公室领取发放，原则上使用库存礼品，需要特别制作时，按本程序审批执行。

六、费用控制

1、各相关部门将全年的会议计划、礼品预算报办公室备案。

2、礼品费用开支在部门全年资金预算中列支。

公司批准集体组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼品在高管专项资金中列支。

3、办公室在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门管理费用中。

4、在审批额度范围内的礼品领用，办公室即可同意发放。

超过当月额度范围的，按规定程序审批后执行。

费用将要超过年度预算的，财务部提示费用预警，办公室负责人应在“礼品领用审批单”上明确批示后，在不超过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。

预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。

5、费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。

七、礼品接受

1、公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。

如遇对方赠送礼品而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。

2、按市价折合人民币200元以上的礼品，自接受之日起10天内，填写“礼品上缴单”附件6，由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交办公室。

情况特殊时，上缴人可直接到办公室办理。

3、对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公司可以转赠宾客，或者按市价5折内部处理。

处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情况下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。

礼品处理所得款项，一律入公司专门账户管理使用。

八、礼品赠送

1、赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；

多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；

重复赠送时，注意花样品种的更换。

2、避免礼品的重复赠送或漏送。

同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；

或其相反，遗漏重要客户。

3、普通礼品赠送，目的是加强与客户沟通，给客户留下良好的印象和记忆。

赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。

九、附件表单

附件1《年度会议礼品需求表》

附件2《会议礼品需求表》

附件3《礼品采购申请单》

附件4《礼品采购询价记录表》

附件5《礼品领用审批单》

附件6《礼品领用登记台帐》

附件7《礼品上缴单》

附件8《礼品上缴登记台帐》

附件1礼品采购预算表

会议类型/时间/名称

50人以下

及名称

100人以下

150人以下

200人以下

200人以上

合计场次

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

合计

单件礼品类型/标准/数量

50元以下

及数量

100元以下

200元以下

300元以下

300元以上

数量

合计费用

办公类礼品

广告类礼品

电子类礼品

皮革类礼品

案头精品

水晶制品

箱包制品

胸徽钥扣

工艺制品

陶瓷古玩

金箔古币

包装制品

户外广告品

礼金卡

部门负责人：

统计时间：

附件2会议礼品申请表

会议（活动）礼品申请表

会议主办部门：

会议（活动）名称：

会议类型与礼品用途

□商务礼品□会议礼品

礼品选择

□办公类礼品□广告类礼品笔、表等□电子产品□皮革制品

□案头精品□水晶制品□箱包制品□胸徽钥扣□工艺品

□金箔古币□陶瓷古玩□包装制品□礼金卡□户外广告品

□

礼品单价标准：

时间要求：

会议部门申请人：

联系电话：

事项

内容

备注

一、嘉宾情况：

1、人数

2、单位

3、民族

4、性质

5、平均年龄

二、礼品数量

三、品牌或制作说明

五、费用总额

审批：

经办部门：

经办人：

附件3礼品采购申请单

部门：

申请内容

序号

礼品名称

规格

单价预算

用途说明

1

2

3

4

5

6

7

8

合计　

申请人/时间

采购制作负责人/时间

办公室

负责人

办公室分管领导/时间

总经理审批

附件4

定制礼品采购询价记录表

供应商

型号

单价

价

格

汇总

意见

采购部意见

分管领导

总经理

审批

附件5礼品领用审批单

（两联单）

编号:

申请部门

申请时间

领用礼品

名称

单价（元）

总价（元）

礼品用途

经办人（签字）：

部门负责人（签字）：

办公室意见

领导批示

附件6礼品上缴单

（三联单）

序号:

上缴部门

上缴时间

预估价值

赠礼单位

赠礼人

上缴人：

管理员：

办公室：

附件7礼品领用登记台编号:

主管部门

授受人

职务

单位

经办人

时间

礼品管理员

附件8礼品上缴登记台帐

上缴人