交流与协调的技巧.ppt

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交流与协调的技巧交流与协调的技巧1第一单元协调自己与领导协调自己与领导之间的关系之间的关系2协调与领导关系的原则11、服从原则、服从原则22、尊重原则、尊重原则33、请示原则、请示原则3与领导相处的技巧要与领导成为朋友，但不能亲密无间，要与领导成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视领导太随便，或是轻视领导体谅领导的劳苦，分担他的压力体谅领导的劳苦，分担他的压力不急于表功不急于表功不忙着提建议不忙着提建议不依靠领导不依靠领导4如何恰到好处地赞美领导赞美要快赞美要快赞美要诚恳赞美要诚恳赞美要具体赞美要具体赞美他比别人更好赞美他比别人更好背后说人的好话背后说人的好话5委婉地批评领导领导如果有错误就应该批评领导，不过领导如果有错误就应该批评领导，不过应该讲究一下批评的策略问题。

讲究了应该讲究一下批评的策略问题。

讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加对你的能力有了新的看法，对你会更加重视，你的大好前途不是指日可待了吗重视，你的大好前途不是指日可待了吗?

6批评领导的批评领导的1212条原则条原则11、能不批评领导，尽量不批评。

领导有了、能不批评领导，尽量不批评。

领导有了错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决22、让领导自己想出解决错误的办法，你只、让领导自己想出解决错误的办法，你只是旁敲侧击地提示是旁敲侧击地提示33、批评领导要注意沟通、批评领导要注意沟通44、批评最重要的是一定要让领导感到你的、批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦用心良苦55、批评尽可能单独进行、批评尽可能单独进行66、以表扬的话语作为批评的开场白、以表扬的话语作为批评的开场白7批评领导的12条原则77、批评的是行动，而不是人、批评的是行动，而不是人88、一个过错，一次批评、一个过错，一次批评99、在友好地方式中结束批评、在友好地方式中结束批评1010、以提醒代替批评、以提醒代替批评1111、以关心体谅代替批评、以关心体谅代替批评1212、私下批评、私下批评8如何向领导申辩申辩的问题应具有价值申辩的问题应具有价值申辩的内容应切中实质申辩的内容应切中实质申辩的时机应当恰当申辩的时机应当恰当申辩的陈述应巧妙得体申辩的陈述应巧妙得体申辩态度应谦和诚恳申辩态度应谦和诚恳申辩方式应据情求实申辩方式应据情求实申辩表态应容人慎重申辩表态应容人慎重申辩结果应冷静以对申辩结果应冷静以对9如果得罪了领导反省原因反省原因不要表现出来不要表现出来不要寄希望于别人的理解不要寄希望于别人的理解找个合适的机会沟通找个合适的机会沟通找个合适的人充当和平使者找个合适的人充当和平使者利用一些轻松的场合表示对他的尊重利用一些轻松的场合表示对他的尊重10善于对领导说不秘书应当服从领导的安排，但是常常有秘书应当服从领导的安排，但是常常有这样的情况，领导叫你干一件事，但是这样的情况，领导叫你干一件事，但是这件事情或许是不该你做，或许超过了这件事情或许是不该你做，或许超过了你的负荷，你无法完成的，或许是超出你的负荷，你无法完成的，或许是超出了你的能力，你不能做的，你应该怎样了你的能力，你不能做的，你应该怎样办办?

11协调领导之间的关系协调领导之间的关系秘书要同不同的领导搞好关系，首秘书要同不同的领导搞好关系，首要的一点就是，你必须对每一个不同要的一点就是，你必须对每一个不同的领导同等对待的领导同等对待12第二单元协调自己与同事协调自己与同事之间的关系之间的关系13怎样赢得同事的尊敬不要和同事距离过近不要和同事距离过近不要给别人一个现成的托辞不要给别人一个现成的托辞提出合理要求时不要表示歉意提出合理要求时不要表示歉意不要过分宽限你分派的任务不要过分宽限你分派的任务不要把你的责任推给别人不要把你的责任推给别人14怎样回答同事的尴尬提问？

如何答复同事关于你的薪水的问题如何答复同事关于你的薪水的问题如何回答关于年龄的问题如何回答关于年龄的问题如何回答关于领导的问题如何回答关于领导的问题关于同事升迁、任免的问题关于同事升迁、任免的问题15了解同事的潜在语言秘书要会察言观色，这可不仅限于观察秘书要会察言观色，这可不仅限于观察领导，观察同事也一样很重要。

因为从领导，观察同事也一样很重要。

因为从心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会隐藏一些东西，但是一个人的真实态度隐藏一些东西，但是一个人的真实态度在行动中却会明白地反映出来在行动中却会明白地反映出来16重视同事的感受人际交往中的情感体验，是一个程序化过程，人际交往中的情感体验，是一个程序化过程，即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本的程式的程式首先表达对别人已付出的劳动的尊首先表达对别人已付出的劳动的尊重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法，其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法，以求得到别人的配合和帮助。

因而，为了确保以求得到别人的配合和帮助。

因而，为了确保交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来传递交际信息传递交际信息17办公室之外的同事交往哪些办公室外的场合适合和同事交往哪些办公室外的场合适合和同事交往饭厅或者食堂饭厅或者食堂同事的生日聚会同事的生日聚会集体旅游集体旅游18办公室里你要提防的几种同事泄露秘密者泄露秘密者功劳独占者功劳独占者飞短流长者飞短流长者牢骚满腹者牢骚满腹者巴结领导者巴结领导者公私不分者公私不分者19如何化解办公室冲突退却回避法退却回避法安抚迁就法安抚迁就法妥协法妥协法硬逼决战法硬逼决战法解难协作法解难协作法20第三单元第三单元协调部门、单位协调部门、单位之间的关系之间的关系21为什么部门协调有难度v职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击v组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致各部门之间沟通的代价日益增加各部门之间沟通的代价日益增加v组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方式，决定了沟通效率的差别。

在公司里，职工和式，决定了沟通效率的差别。

在公司里，职工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的的40%-50%40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高，而对于高层主管，这个比率会更高22为什么跨单位协调有难度这是因为单位之间存在着利益的不同，这是因为单位之间存在着利益的不同，加上不同单位属于不同的系统，单位的加上不同单位属于不同的系统，单位的工作方式、工作习惯和单位的工作文化工作方式、工作习惯和单位的工作文化都有不同，所以单位之间的协调往往存都有不同，所以单位之间的协调往往存在难度。

在难度。

23怎样做好单位部门之间的协调怎样做好单位部门之间的协调秘书的协调内容秘书的协调内容

（1）

（1）计划协调计划协调

（2）

（2）政策协调政策协调（3）（3）事务协调事务协调24怎样做好单位部门之间的协调协调工作的原则协调工作的原则

（1）

（1）从属原则从属原则

（2）

（2）调查研究的原则调查研究的原则（3）（3）政策性原则政策性原则（4）（4）灵活性原则灵活性原则25怎样做好单位部门之间的协调秘书协调工作的艺术秘书协调工作的艺术

（1）

（1）抓住时机抓住时机

（2）

（2）态度冷静态度冷静（3）（3）利用非制度因素利用非制度因素（4）（4）高超的语言艺术和灵活高超的语言艺术和灵活的应变能力的应变能力26第四单元协调中的说话技巧27三个不会讲话的秘书案例分析28抓住交际的最初三分钟人对陌生人的最有兴趣的注意就在于前人对陌生人的最有兴趣的注意就在于前三分钟，他会对你的外表、言谈作出一三分钟，他会对你的外表、言谈作出一个初步的判断，而且人的直觉会告诉他，个初步的判断，而且人的直觉会告诉他，他是喜欢你还是不是。

这就决定了，他他是喜欢你还是不是。

这就决定了，他是否会有兴趣在以后继续和你交往。

也是否会有兴趣在以后继续和你交往。

也就是说这最初三分钟的印象在交际活动就是说这最初三分钟的印象在交际活动中至关重要中至关重要29平时做好语言储备平时做好语言储备语言这个东西靠的是平时的积累，所以，语言这个东西靠的是平时的积累，所以，秘书想要有很好地语言能力，一定要注秘书想要有很好地语言能力，一定要注意平时的积累工作。

怎样做到语言的积意平时的积累工作。

怎样做到语言的积累呢累呢?

主要是多读书，多看报，多和人沟主要是多读书，多看报，多和人沟通交流。

同时还可以养成记日记，写随通交流。

同时还可以养成记日记，写随感的方法，因为文字表达能力的提高，感的方法，因为文字表达能力的提高，能够帮助你提高口头语言能力能够帮助你提高口头语言能力30选择合适的话题合适的话题主要有：

合适的话题主要有：

11、谈话双方都很感兴趣的话题、谈话双方都很感兴趣的话题22、无伤大雅的闲谈话题、无伤大雅的闲谈话题33、有建设性的话题、有建设性的话题不合适的话题主要有以下几种类型：

不合适的话题主要有以下几种类型：

11、有关谈话者自己的话题、有关谈话者自己的话题22、有关隐私的话题、有关隐私的话题33、空泛话题，假话题、空泛话题，假话题31学会挖掘话题学会挖掘话题一是靠你平时的积累，到学会挖掘话题一是靠你平时的积累，到生活和书籍中去挖掘交谈的内容。

二是生活和书籍中去挖掘交谈的内容。

二是靠你对对方的了解。

如果你了解对方的靠你对对方的了解。

如果你了解对方的兴趣、爱好、目前关心的重点，你就可兴趣、爱好、目前关心的重点，你就可以依据这些线索来挖掘话题了以依据这些线索来挖掘话题了32按照一定的顺序交谈人们的交谈是按照一定的顺序进行的，人们的交谈是按照一定的顺序进行的，不是想说什么就说什么，想什么时候说不是想说什么就说什么，想什么时候说就什么时候说。

交谈时谈者和听者双方就什么时候说。

交谈时谈者和听者双方互相配合才能使谈话顺利进行下去互相配合才能使谈话顺利进行下去33让说话具有说服力使用简单的词汇和简短的句子使用简单的词汇和简短的句子避免使用不必要的词汇和说一些没有用的事避免使用不必要的词汇和说一些没有用的事说话要直截了当而且中肯说话要直截了当而且中肯不要夸口不要夸口对待听众不可盛气凌人对待听众不可盛气凌人要为你的交谈对象提出最好地建议，不要为你要为你的交谈对象提出最好地建议，不要为你自己提出最好地建议自己提出最好地建议要坦率而开诚布公地回答所有问题要坦率而开诚布公地回答所有问题34纠正不好的交谈习惯交谈时左顾右盼，显得注意力不集中交谈时左顾右盼，显得注意力不集中对交谈另一方的话语不能很好地回应对交谈另一方的话语不能很好地回应边想边说，在句子中间出现了不应有的停顿边想边说，在句子中间出现了不应有的停顿不停地讲，不出现任何停顿不停地讲，不出现任何停顿一边听一边想或演习该自己讲话时怎么说一边听一边想或演习该自己讲话时怎么说在交谈中抢话在交谈中抢话拼命写下谈话者所说的每一句话拼命写下谈话者所说的每一句话35做一个成功的交谈者的原则注意秘书形象注意秘书形象态度不卑不亢态度不卑不亢求同存异求同存异36谢谢您的参与！

谢谢您的参与！

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