办公室管理形考答案.docx

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办公室管理形考答案

第1题:

传真机最好用来传送以下哪种邮件（）（1分）

A、一般的图纸

B、机密文件

C、很长的文件

D、感谢信

第2题:

以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（）（1分）

A、订购

B、制造

C、分配

D、储备

第3题:

在办公室里，（）的位置是上座。

（1分）

A、离入口最远

B、离入口最近

C、靠近门口

D、靠近窗户

第4题:

以下哪些不是办公室事务管理的特征（）（1分）

A、服务性

B、决策性

C、专业性

D、主动性

第5题:

办公室布置要注意（）（1分）

A、上司单独用的办公桌椅靠墙放

B、一般办公室桌椅最好面对面放置

C、.打字、复印间离上司办公室近些

D、各种沟通、保密

第6题:

传真机的使用哪一项是不对的（）（1分）

A、发送前检查原稿质量

B、随时随地可向对方发送

C、不宜发送礼仪性文本

D、不宜发送私人、保密文本

第7题:

以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（）（1分）

A、保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B、让员工们随意领取办公用品

C、通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D、用库存一览表来储备办公用品

第8题:

以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的（）（1分）

A、没有任何设想就应着手从事该项工作

B、文员也应具有适当判断情况，以机智应对的应变能力

C、上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D、上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

第9题:

文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（）（1分）

A、最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

B、作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支

C、采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品

D、限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务

第10题:

文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（）（1分）

A、善于同他人合作，密切配合，步调一致

B、应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C、配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D、公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

第11题:

在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（）（1分）

A、接通电源可立即复印操作

B、选定复印纸后要抖松消除静电

C、选择复印倍率来决定复印纸尺寸

D、复印完毕应取下复印品和原稿

第12题:

现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里（）（1分）

A、现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里

B、把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C、标准的零用现金单据有一个签名

D、不允许任何人从零用现金基金里借钱

第13题:

文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（）（1分）

A、先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B、其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

D、可以按照文员自己的习惯进行工作

第14题:

文员传达上司的指示时，那一项做法是不适宜的（）（1分）

A、传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

B、必要时可形成文字材料，照本宣科

C、不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

第15题:

以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（）（1分）

A、安置窗帘遮挡室外光线

B、与其他设备正确连接

C、应设置电脑的桌面屏幕保护功能

D、

第16题:

文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（）（1分）

A、准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B、办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C、较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

D、下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

第17题:

以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（）（1分）

A、录音时需将监听开关至于“ON”位置

B、想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C、机内话筒录音，注意最佳录音距离为30—150厘米

D、录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

第18题:

文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（）（1分）

A、定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B、尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

C、每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

D、对每一项工作作出安排，定好最后期限

第19题:

以下哪些接打电话的行为是不正确的（）（1分）

A、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B、给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上

C、做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D、中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置

第20题:

以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（）（1分）

A、电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B、文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C、应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D、如果已经回电，但没打通，切记要再联系

第21题:

邮件的寄发不要考虑以下因素（）（1分）

A、时间

B、便利

C、经济

D、爱好

第22题:

以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？

（）（1分）

A、按收件人姓名分拣

B、按收件部门名称分拣

C、按私人公务标准分拣

D、按邮件重要性分拣

第23题:

文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在（）（1分）

A、右下角

B、左上角

C、右上角

D、左下角

第24题:

文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）（1分）

A、国名、地址、部门、姓名

B、姓名、地址、部门、国名

C、姓名、部门、地址、国名

D、姓名、国名、部门、地址

第25题:

文员如果误拆了非本公司的信，应该（）（1分）

A、在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

B、在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去

C、在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去

D、写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

第26题:

邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（）（1分）

A、每天开箱次数与邮局投递次数一致

B、取出邮件立即返回办公室

C、.事先带上包袋装邮件

D、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

窗体底端

判断题

第1题:

办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

（）（1分）

对   错

第2题:

文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。

（）（1分）

对   错

第3题:

文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。

（）（1分）

对   错

第4题:

在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。

（）（1分）

对   错

第5题:

办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。

（）（1分）

对   错

第6题:

小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。

（）（1分）

对   错

第7题:

文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做，（）（1分）

对   错

第8题:

对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。

（）（1分）

对   错

第9题:

无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。

（）（1分）

对   错

第10题:

办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

（）（1分）

对   错

第11题:

如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

（）（1分）

对   错

第12题:

文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。

（）（1分）

对   错

第13题:

文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：

“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。

”（）（1分）

对   错

第14题:

文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

（）（1分）

对   错

第15题:

文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。

（）（1分）

对   错

窗体底端

问答题：

第1题:

什么是受意？

受意有几种？

办公室人员应怎样运用受意方法？

（8分）

答：

答：

1.受意是文员接受和领会一司意图。

2.一种是直接受意，另一种是间接授意。

3.文员要善于领会上司意图，按上司意图办事，但要防止把上司酝酿过程中的意图当中上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。

要做到：

备好记录本，记录下指示要点。

注意倾听，用心判断指示的用意。

必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

如有不同意思，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

按受指示后，要不失时机地贯彻实施。

第2题:

文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

方法和要求是什么？

（8分）答：

1.进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；2.参谋作用；3.补缺作用；4.增进关系作用；5.适事。

紧急的事，重要的事，上司需要道知的事；6.适时。

考虑时机；7.适地。

看场合；8.适度。

要注意掌握分寸。

第3题:

文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？

（8分）

答：

1.不要失去报告的适当时机。

报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。

2.不要弄错报告对象及顺序。

要直接向指示工作的人（上司）报告，报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明的理由及经过。

案例分析题：

第1题:

小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。

小李应该怎么做？

（10分）

答：

电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

第2题:

文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。

孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？

错在哪里？

面对这种情况小曹应该怎么办？

（10分）

答：

1、小曹犯了多头请示的错误。

遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示。

2、在工作上不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬