会议管理系统设计说明书.docx

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会议管理系统设计说明书

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实践教学

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兰州理工大学

计算机与通信学院

2008年春季学期

软件开发综合训练课程设计

题目：

会议管理系统—与会代表和会议设备安排子模块

专业班级：

计算机科学与技术05级4班

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学号：

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成绩：

摘要

本设计说明书主要包括会议管理系统与会代表管理和会议设备管理子系统的可行性分析、需求性分析、设计方案、以及测试过程等，本系统是一个典型的信息管理系统（MIS）,其开发主要包括后台数据库（Access2000）的建立和维护以及前端应用程序（Delphiv7.0）的开发两个方面。

对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的数据库。

而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

会议管理系统主要是以企业，商业作为使用对象而开发的，之所以对该系统定位如此小，主要是考虑作为学生的课程设计题目不宜过大，但考虑系统的完整性，仍然把它作为一个典型的信息管理系统而设计。

其系统开发的任务主要包括数据库的设计与维护、客户端应用程序的开发等两个方面。

对于前者要求建立起的数据库具有完整性和一致性，且具有一定的数据安全性如用户需要密码才能使用等，而对于后者则要求程序界面友好、功能完备等特点。

利用其提供的集成开发环境及各种控件，尤其是对DAO的支持完成对数据库的各种操作，达到对图书资料管理的目的。

设计时首先建立系统应用原型，然后对原型系统进行需求迭代，不断修正和改进，直到形成用户满意的实际可行系统。

本系统可以方便的与会代表管理、会议室设备管理的功能。

关键词：

与会代表，会议设备管理，数据库，会议管理系统。

序言

数据库是从60年代初发展起来的计算机技术。

经过四十多年的发展，数据库技术己经趋于成熟。

就数据应用而言呈现出多样化的空间，如数字图书馆、电子出版物、电子商务、远程教育系统等的出现，给数据库技术提出了更多、更高的要求。

同时，随着国内高校校园网的建设，基于互联网的应用系统的开发正在蓬勃发展并发挥着较大的作用。

随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业、学校等中应用的普及，不管在公司还是高校，都存在会议管理的问题，而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态，效率很低，而且容易出错，不便于管理，还不排除有不真实的现象。

会议管理的内部管理、自我完善不容忽视，我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。

利用DELPHI7作为开发工具、Accesss2000作为数据库开发出来的单机版中小型会议管理系统。

整个系统各操作窗口清新、大方，操作方便，包含了管理员登录、会议信息的建立、会议信息的修改、会议信息删除、会议信息查询（又分成：

会议时间查询、会议地点查询、会议主持查询、参加人数查询、会议名称查询等）数据库恢复备份、报表打印等功能。

本设计说明书主要介绍了会议管理系统的开发背景，所要完成的功能和开发的过程。

重点的说明了系统设计的重点、设计思想、难点技术和解决方案。

1、可行性分析

1.1问题描述

会议管理系统的与会人员管理和会议室设备管理子系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统，中小型会议管理系统，使整个会议从时间到地点，从会议名称到主办单位，会议内容到会议结果联为一体，形成一个积极、互动、有效的不管在公司还是高校，都存在会议管理的问题，而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态，效率很低，而且容易出错，不便于管理，还不排除有不真实的现象。

会议管理的内部管理、自我完善不容忽视，我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。

整体实现信息共享，更好地为公司，用人单位服务

运用计算机来管理会议信息具有公正、严格和高效等诸多优点，从而取代了人工管理模式下由于各种原因出现管理漏洞的可能性，因而增强了参会人员工作的积极性，提高了参会人员的工作效率，确保会议能够正常地举行。

我们在现行系统初步调查的基础上提出了新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。

1.2可行性分析研究

当接受一个软件开发任务，就进入软件生命的第一个阶段，即进行可行性的研究。

并不是所有问题具有简单的解决办法，许多问题不能在预定的规模之内解决。

因此通过可行性的研究分析可以知道问题。

有无可行性的解决方法，进而避免人力、物力和才力的浪费。

在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。

系统目标应充分体现，直接为会议管理系统服务，并且，程序可以分期分批实现。

但是，需要指出的是，系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。

以达到更加出色的程序系统。

可是，目标的提法不尽相同，例如：

·提高会议管理效率，减轻劳动强度。

·提高信息处理速度和准确性。

·为管理者提供更方便、科学的服务项目。

1.2.1技术可行性

技术上的可行性分析主要分析现有技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发者需要等。

目前每个公司都建有局域网，各办公室均采用PC机作为工作台，其容量、速度能满足系统要求。

根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目

标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。

同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。

1.2.2经济可行性

主要是对开发会议管理系统与会代表和会议室设备安排的经济效益进行评价，一方面是估算开发它的支出费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。

另一方面是估算会议管理这个软件可能取得的收益中可以用钱来衡量的那部分。

并对目前的软件市场进行调查,所做软件是否有很大的销售市场和相当规模的用户群。

所做软件的开发成本与客户提出的要求是否可达到双方都满意。

并且，分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。

经过对上述几个方面的调查研究和分析，我们得出会议管理系统这个软件的市场前景是相当客观的，在经济角度来说，开发会议管理系统是可行的。

1.2.3操作可行性

主要是了解会议管理的相关人员对开发信息系统是否支持，现有会议管理制度和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。

会议管理人员积极支持该系统开发，使新系统能够充分的发挥作用；系统操作简单，易于理解，操作者经过短时间的培训就可以使用会议管理系统。

1.3结论意见

经过认真地可行性研究，系统基本上做到了在技术、经济、运行、法律上的可行。

因此，相信在按照计划上实施的前提下，全系统的设计将会按时、高质量完成。

所以，系统研制和开发是可以马上进行的。

2、项目开发计划

2.1编写目的

随着社会的发展，社会信息化也是社会发展的必然趋势，会议管理系统也以方便、快捷、费用低的优点正慢慢地进入人们的生活。

从传统的会议管理方式彻底的解脱出来，将减轻管理人员以往繁忙的工作，减小出错的概率，提高其管理效率，使人们有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

当今时代是飞速发展的信息时代。

在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛应用于信息管理系统的环境。

尤其对于复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。

本系统是为了方便对会议管理人员对会议信息进行高效的管理而编写的，面对会议信息处理中出现的各种情况，该会议管理信息系统在实施后应基本达到以下目标：

（1）系统界面友好美观，操作简单易行，查询灵活方便。

（2）系统运行可靠，维护方便，灵活通用。

2.2项目背景

项目分析单位在接到项目分析员给出的项目可行性分析报告后，在本系统，即图书馆管理系统开发主管部门的统一下制定用于软件实质开发的软件项目计划，以使软件开发单位理解软件开发要求，进行开发。

2.3项目概述

1、工作内容

让计算机对会议信息进行管理，用户可以直接在计算机上实现各种会议的信息管理，并能在一定程度上实现自动化。

2、条件与限制

开发该软件的条件比较简单，以开发单位目前的经济与技术条件已完全具备开发的条件。

该系统可在用户要求的期限内完成。

3、产品

1）程序

该项目因开发时间较短，这里只给出设计思想，具体程序没写。

2）文档

文档内容包括：

（1）封面

（2）目录

（3）中文摘要100字左右；关键词3-5个

（4）序言

（5）可行性分析

（6）项目开发计划

（7）需求规格说明（包含需要的系统流程图、数据流程图、数据字典、E-R图）

（8）概要设计（包含总体软件结构图、总体数据结构）

（9）详细设计（对概要设计内容进行详细设计）

（10）设计总结、参考文献、致谢等

4、验收标准

软件的验收标准完全由用户提出的软件需求制定，能保证软件的基本符合用户的要求。

2.4项目开发计划

1、任务分解

分三个大的阶段进行开发第一阶段完成本系统的数据流图跟E-R图。

第二阶段完成概要设计跟详细设计。

第三阶段书写文档。

2、预算

软件资金投入较少，具体预算分配简略。

3、关键问题

各模块之间的联系和后台数据库的完成。

使用目前的设备与现有开发技术完全可以开发出该系统，总的来说该项目没有较大的技术难点与其他的一些风险因素。

对于出现的一些小难点总都能得到解决。

2.5交付期限

所要开发的系统较简单，所有开发工作用户要求要在1个月内完成，完成项目的最迟时间为2008年7月5日。

3、需求分析

3.1任务需求分析

整个软件生命周期中，开发所占的费用和时间都很小。

后期维护工作一般要占整个软件生命周期的80%以上。

所以系统分析很重要，一个好的系统分析可以减少很多后期维护工作。

需求性分析是软件定义时期的最后一个阶段,它的基本任务是准确的回答:

系统必须做什么!

需求性分析通常提出对系统的功能需求、性能需求、可靠性和可用性需求等多种需求.

本设计中将对我们设计的“会议管理系统之与会人员管理和会议室设备管理”的进行需求性分析.一个好的会议管理系统，应该有对各种会议信息的处理，包括会议室的安排，会议设备的安排，以及会议人员的安排等信息的处理，还有对本次会议主题的描述等，这些都是一个好的会议系统必备的。

当要举行一个会议的时候，首先，要对会议室管理部门下个开会的定单，以免会议室没有空闲。

然后再由该部门进行会议所需要的设备的管理和与会人员的管理，当通过审核人审核后，该会议就可以举行

3.2数据流图、数据字典及实体联系图

3.2.1数据流图

设备编号

设备名称

负责人

使用时间

联系电话

摆放位置

备注

姓名

年龄

性别

所属科室

联系电话

备注

用户登录

主界面

会议设备安排

与会代表

图3.2系统数据流程图

数据流图由四种基本的元素构成：

数据流（DataFlow），处理（Process），数据存储和数据源（数据终点）。

数据流（DataFlow）：

为具有名称且有流向的数据，用标有名称的箭头表示，一个数据可以是记录、组合项或基本项。

处理（Process）：

表示对数据所进行的加工和变换，在图中用矩形框表示。

指向处理数据流为该处理的输入数据，离开处理的数据为处理的输出数据。

数据存储：

表示用文件方式或数据库形式所存储的数据，堆砌进行的存取分别以指向或离开数据存储的箭头表示。

数据源及数据终点：

表示数据的来源或数据的去向，可以是一个组织或人员，它处于系统范围之外，所以又称它为外部实体，它是为了帮助理解系统界面而引入的，一般只出现在数据流图的起点和终点

3.2.2数据字典

数据字典是关于数据的信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定义的集