公文管理制度Word文档格式.docx

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适用于向公司内外宣布重要事项。

　　（五）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（六）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（七）通知。

适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（八）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（九）报告。

适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。

　　（十）请示。

适用于向上级请求指示、批准。

　　（十一）批复。

适用于答复下级请示事项。

　　（十二）函。

适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十三）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章　公文格式

第九条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。

公文页数顺序号。

　　第十条　公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（详见附件7、附件8）。

　　第十一条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　第十二条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章　公文拟制

第十三条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十四条　公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致，并填附会签表。

　　（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　第十五条　公司发文,应由公文发起部门按照上级指示或工作实际负责草拟初稿;

涉及公司重大事项或问题比较复杂的，发起部门负责人应亲自草拟，或经公司研究提出方案后，指定专人草拟。

第十六条　公文文稿签发前，应当由综合办公室进行审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；

是否完整准确体现发文意图；

是否同现行有关公文相衔接；

所提政策措施和办法是否切实可行。

　　（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　（四）文种是否正确，格式是否规范，相关要素是否齐全（正文、附件PDF版1份、附件纸质版2份等）。

　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　第十七条　经审核不宜发文的公文文稿，综合办公室应退回起草部门并说明理由；

符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。

内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。

第十八条　发起部门应填附发文稿纸详细写明文件标题、附件、拟稿部门与拟稿人,综合办公室配合明确发送范围与印制分数，经发起部门签字确认后，逐级上报公司领导审批签发。

第十九条　公文文稿须经公司董事长审批签发（党群团组织的发文，由各组织负责人审批签发）。

公司综合办公室应根据公文所涉及事项报有关分管领导审批。

签发人以及分管领导签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；

圈阅或者签名的，视为同意。

为保证文件办理时效，原则上一般性文件，审批和签发人员应在文件流转人员报审后半小时内审签完毕，重要文件应当天内审签完毕。

第二十条　领导审批签发过程中提出的修改意见，若修改内容较少，仅是相关字符、章节的修改，由综合办公室负责修订后重新审签，若修改幅度较大，由拟稿部门修改后重新审签。

第二十一条　公司主导的对外联合发文，由综合办公室负责将初稿报联合发文单位提出修改意见，达成一致意见后，填附联合发文稿报所有联署单位负责人会签。

公司内部涉及多个部门的行文，由文稿发起部门负责协商其他部门，达成一致意见后，填附会签单报综合办公室进行初审。

第五章　公文办理

第二十二条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第二十三条　收文办理主要程序是：

（一）签收。

对收到的公文应当逐件清点，认真检查核对，检查有无错收、缺页等现象。

外来文件的签收由综合办公室行政专员负责，各部门发文拟稿的签收由综合办公室文书专员负责。

（二）登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，签收人员应在文件登记簿中清楚填写交接事项，并填附文件阅办单报审。

公司人员外出开会、出差、学习、培训等带回的重要文件及资料应及时报送综合办公室进行登记保管，不得个人保存。

　　（三）初审。

对收到的公文应当进行初审。

文件初审由综合办公室负责人负责，初审的重点是：

来文内容是否属实，是否应由公司办理，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）阅批。

外来收文，综合办公室应结合来文所述内容提出拟办意见和审批权限；

为避免文件积压误事，文件流转人员应在当天阅签完毕，紧急文件要即阅即办。

文件流转过程中，除文件流转人员外，其他人员不得随意经手流转文件（特殊情况除外，例如：

文件流转人员请休假，此项工作可由工作代理人完成;

领导将文件交特定某人流转，此人应该及时向文件流转人员报备文件状态）。

（五）承办。

紧急公文应当明确办理时限。

承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

需两个以上部门办理的，应当明确主办部门，办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；

如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能达成一致，可报请公司协调或裁定。

　　（六）传阅。

根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。

公文传阅办理人员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　（七）催办。

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（八）答复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。

　　第二十四条　发文办理主要程序是：

（一）复核。

已经公司负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；

需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　（三）印制。

公文印制必须确保质量和时效。

涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　（四）用章。

公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。

　　（五）核发。

公文印制、盖章完毕后，应当再次对公文的文字和印刷质量进行检查后分发，公司内部分发或对外发文，文件流转人员应详细做好文件签收记录，以便备查。

　　第二十六条　公司对上级公司公文报送，由综合办公室行政主管负责（含上级公司OA系统报送）；

与公司业务往来单位的报送分发，由业务承办部门指定专人负责。

公文报送及分发人员应做到及时报送分发，不得积压、延误。

　　第二十七条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司《档案管理制度》，及时收集齐全、整理归档。

由公司主导与外单位联合办理的公文，应将原件进行归档保存。

第六章　公文管理

第二十八条　公司各部门要严格按照本制度加强公文管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　　第二十九条　公文的印发传达范围应当按照公司的要求执行；

需要变更的，应当经签发人批准。

　　第三十条　复制、汇编公文，应当经公司负责人批准，复制、汇编的公文视同原件管理。

　　第三十一条　公文的撤销和废止，由公司根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；

公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第三十二条　不具备归档和保存价值的公文，经公司审核批准后可以销毁。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第三十三条　部门合并时，全部公文应当随之合并管理；

部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案室。

　　第三十四条　工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章　附　则

第三十五条　公司公文含电子公文，包括上级公司OA系统文件等。

第三十六条　法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第三十七条　本制度由公司负责解释。