公文管理制度Word文档格式.docx
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适用于向公司内外宣布重要事项。
(五)通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(六)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(七)通知。
适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(八)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(九)报告。
适用于向上级汇报工作、反映情况,回复上级的询问。
(十)请示。
适用于向上级请求指示、批准。
(十一)批复。
适用于答复下级请示事项。
(十二)函。
适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十三)纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(五)发文字号。
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(六)签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
(八)主送机关。
公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(九)正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十三)印章。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十四)附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十七)印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
(十八)页码。
公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行(详见附件7、附件8)。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章 公文拟制
第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十四条 公文起草应当做到:
(一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
(四)文种正确,格式规范。
(五)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致,并填附会签表。
(六)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十五条 公司发文,应由公文发起部门按照上级指示或工作实际负责草拟初稿;
涉及公司重大事项或问题比较复杂的,发起部门负责人应亲自草拟,或经公司研究提出方案后,指定专人草拟。
第十六条 公文文稿签发前,应当由综合办公室进行审核。
审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;
是否完整准确体现发文意图;
是否同现行有关公文相衔接;
所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范,相关要素是否齐全(正文、附件PDF版1份、附件纸质版2份等)。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十七条 经审核不宜发文的公文文稿,综合办公室应退回起草部门并说明理由;
符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
在不改变原意的情况下,审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。
第十八条 发起部门应填附发文稿纸详细写明文件标题、附件、拟稿部门与拟稿人,综合办公室配合明确发送范围与印制分数,经发起部门签字确认后,逐级上报公司领导审批签发。
第十九条 公文文稿须经公司董事长审批签发(党群团组织的发文,由各组织负责人审批签发)。
公司综合办公室应根据公文所涉及事项报有关分管领导审批。
签发人以及分管领导签发公文时,应当签署意见、姓名和完整日期;
圈阅或者签名的,视为同意。
为保证文件办理时效,原则上一般性文件,审批和签发人员应在文件流转人员报审后半小时内审签完毕,重要文件应当天内审签完毕。
第二十条 领导审批签发过程中提出的修改意见,若修改内容较少,仅是相关字符、章节的修改,由综合办公室负责修订后重新审签,若修改幅度较大,由拟稿部门修改后重新审签。
第二十一条 公司主导的对外联合发文,由综合办公室负责将初稿报联合发文单位提出修改意见,达成一致意见后,填附联合发文稿报所有联署单位负责人会签。
公司内部涉及多个部门的行文,由文稿发起部门负责协商其他部门,达成一致意见后,填附会签单报综合办公室进行初审。
第五章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理主要程序是:
(一)签收。
对收到的公文应当逐件清点,认真检查核对,检查有无错收、缺页等现象。
外来文件的签收由综合办公室行政专员负责,各部门发文拟稿的签收由综合办公室文书专员负责。
(二)登记。
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载,签收人员应在文件登记簿中清楚填写交接事项,并填附文件阅办单报审。
公司人员外出开会、出差、学习、培训等带回的重要文件及资料应及时报送综合办公室进行登记保管,不得个人保存。
(三)初审。
对收到的公文应当进行初审。
文件初审由综合办公室负责人负责,初审的重点是:
来文内容是否属实,是否应由公司办理,涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)阅批。
外来收文,综合办公室应结合来文所述内容提出拟办意见和审批权限;
为避免文件积压误事,文件流转人员应在当天阅签完毕,紧急文件要即阅即办。
文件流转过程中,除文件流转人员外,其他人员不得随意经手流转文件(特殊情况除外,例如:
文件流转人员请休假,此项工作可由工作代理人完成;
领导将文件交特定某人流转,此人应该及时向文件流转人员报备文件状态)。
(五)承办。
紧急公文应当明确办理时限。
承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
需两个以上部门办理的,应当明确主办部门,办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;
如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能达成一致,可报请公司协调或裁定。
(六)传阅。
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
公文传阅办理人员应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
(七)催办。
及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(八)答复。
公文的办理结果应当及时答复来文单位(部门),并根据需要告知相关单位(部门)。
第二十四条 发文办理主要程序是:
(一)复核。
已经公司负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;
需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。
公文印制必须确保质量和时效。
涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)用章。
公文盖章只限于发出和存档的公文,留作他用的公文不盖章,印章要盖得端正、清晰,严防错盖、漏盖。
(五)核发。
公文印制、盖章完毕后,应当再次对公文的文字和印刷质量进行检查后分发,公司内部分发或对外发文,文件流转人员应详细做好文件签收记录,以便备查。
第二十六条 公司对上级公司公文报送,由综合办公室行政主管负责(含上级公司OA系统报送);
与公司业务往来单位的报送分发,由业务承办部门指定专人负责。
公文报送及分发人员应做到及时报送分发,不得积压、延误。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及公司《档案管理制度》,及时收集齐全、整理归档。
由公司主导与外单位联合办理的公文,应将原件进行归档保存。
第六章 公文管理
第二十八条 公司各部门要严格按照本制度加强公文管理,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照公司的要求执行;
需要变更的,应当经签发人批准。
第三十条 复制、汇编公文,应当经公司负责人批准,复制、汇编的公文视同原件管理。
第三十一条 公文的撤销和废止,由公司根据职权范围和有关法律法规决定。
公文被撤销的,视为自始无效;
公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文,经公司审核批准后可以销毁。
个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理;
部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案室。
第三十四条 工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第三十五条 公司公文含电子公文,包括上级公司OA系统文件等。
第三十六条 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
第三十七条 本制度由公司负责解释。