Microsoft Project Portfolio Server GuideWord文档格式.docx

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绘制反映项目组合投资潜力的图表18

设置竞争性投资优先级并对其进行评估——场景18

优化预算并使投资可以符合业务战略21

选择最符合业务战略和财务目标的投资组合21

在预算和业务约束下制定最优项目组合21

利用高级的分析功能来提升对项目组合的选择22

打破阻止项目组合接近有效边界的限制22

模拟采用不同战略的场景24

动态评估项目组合与业务战略的符合程度24

利用决策仪表板实现项目组合的选择25

优化与协调场景26

与OfficeProjectServer2007的紧密集成28

与OfficeProjectServer2007的紧密集成29

与其他业务线（LOB）系统进行数据交换30

OfficeProjectPortfolioServer2007优势32

系统需求34

OfficeProjectPortfolioServer200734

服务器需求：

34

某些功能需要附加的程序：

OfficeProjectPortfolioWebAccess34

客户端需求：

附加资源36

MicrosoftOfficeProjectPortfolioServer

2007概述

Microsoft®

OfficeProjectPortfolioServer2007是一个结构严谨的投资组合分析管理解决方案，通过识别、选择、管理和提供符合战略需求的项目组合帮助企业实现自身的潜力。

OfficeProjectPortfolioServer2007是MicrosoftOfficeEnterpriseProjectManagement（EPM）解决方案的一个关键组件，可帮助企业决策人员获得对项目、程序和应用程序组合的全面、深入的了解和控制。

OfficeProjectPortfolioServer2007可以帮助企业实现：

∙通过对管理流程的自动化、标准化，来获取对项目的适当控制。

∙将所有用于业务和IT投资的数据和信息合并到集中管理的企业资源库中，从而提升可见度和洞察力。

∙从多个角度客观地评价竞争性投资，及对其进行优先级设置。

∙优化预算并使所选投资符合企业业务战略。

∙与OfficeProjectServer2007进行紧密集成跟踪投资绩效的整个生命期，从业务阶段到实现收益。

OfficeProjectPortfolioServer2007为企业和大型机构提供了最佳的项目组合分析工具，以提升决策制定并帮助企业确认所选择项目组合符合企业的战略优先级。

该解决方案预期的用户群体包括：

∙高层管理人员和业务决策人员

∙项目组合分析人员和项目管理人员

∙策划主管和项目经理

∙应用程序管理员

获取可见度和控制力

借助自动化管理流程、标准化和简化的数据收集技术、跟踪项目组合绩效来获取对整个项目、工作计划和应用项目组合分析的可见度和控制力，从而最大化投资回报率（ROI）并改进商业运营的效率。

∙将所有业务和IT投资的基本数据收集到集中管理的企业资源库中。

∙定义多个工作流来标准化、传播和强制项目组合的管理框架。

∙创建个性化的记分卡来跟踪生命周期中内的投资行为。

客观评价竞争性投资，并对其进行优先级设置

您可以使用改进的最佳时间技术来客观地评估企业未来业务战略的优先级。

自动从多个维度获取评价积分，以便评估项目、工作计划和应用项目组合。

∙使用成对比较矩阵定义和评估业务策略的优先级，并统一执行人员的观点。

∙自动获得优先级得分，例如，战略值、财务值、风险、体系结构是否适合以及运营绩效，从而客观地评估项目、计划和应用程序。

∙利用生成的图表有效分析项目组合中的潜在投资。

优化预算并使投资可以符合业务战略

嵌入式最佳实践方法，包括BusinessAlignmentFramework，用于优化和推荐符合企业业务战略的最佳项目组合。

该目标流程将确保使用合理的而非情绪化的方法实现项目组合的选择，被选择的投资方式将最大化商业价值。

∙您可以使用完善的最优算法来确定在改变预算和业务约束的情况下之后获取最佳的项目投资组合。

∙利用高级项目组合分析技术，包括前瞻性分析，识别并打破阻止项目组合接近有效边界的限制。

∙利用业务协调性评估，确保被选择的项目组合确实符合业务决策的要求。

与OfficeProjectServer2007的紧密集成

OfficeProjectPortfolioServer2007与OfficeProjectServer2007的紧密集成为企业提供了一种端到端的项目组合分析管理解决方案。

OfficeProjectPortfolioServer2007是MicrosoftEPM解决方案中的一个关键性组件，带来的优势如下：

∙帮助客户与合作者部署EPM解决方案中一流的项目组合分析技术和工具。

∙通过常规同步事件，维护两个环境之间的数据完整性。

∙允许项目组合分析人员将联合的ProjectServer2007链接到ProjectPortfolioServer2007，并将项目合并到企业资源库中。

∙为企业提供了一个可扩展的端到端项目组合分析管理解决方案。

OfficeProjectPortfolioServer2007对数据采集工作实行了标准化和流程化，通过将数据整合到统一的企业系统中，使用户可以获取对项目、程序和应用项目组合的可见度。

自动化企业的管理流程，使每个项目在其整个生命周期中都受到适当的管理控制。

评测和跟踪项目组合绩效，确保对项目组合进行有效的管理并实现预期收益。

定义工作流并实现管理控制的自动化

可以通过OfficeProjectPortfolioServer2007定义、传送、标准化多个工作流，以使项目在其整个生命周期中都受到适当的管理，同时还强制企业执行项目组合的管理框架。

使企业的管理流程实现自动化

OfficeProjectPortfolioServer2007提供了直观的工作流设计工具使管理员可以很容易地判定和创建管理阶段和工作流，以使项目在其整个生命周期中都可以受到适当的管理。

如图1所示，整个的生命周期由多个独立的工作流阶段组合而成（如方案设计阶段、最初的审阅阶段、申请阶段、审阅申请、选择项目组合、确定项目组合管理方案），这些工作流都映射到了管理阶段中。

各管理阶段通常会将与该阶段相关的工作流进行汇总并统一管理。

阶段和工作流为企业的管理框架构建了一个统一的蓝图，帮助您在进入到下一个阶段之前确认所有的项目是否已完成所需的交付成果，是否接收到了相关管理人员的签署。

这样的审计功能可以使管理人员能够全面了解项目从方案创建到最后实施的每一个阶段，同时也可以清楚地划分人员的责任。

图1：

OfficeProjectPortfolioServer2007的管理工作流示例

简化项目组合数据的收集并对其进行统一管理

OfficeProjectPortfolioServer2007使用户可以从企业资源库中快速获取所有项目、计划和应用投资信息，简单易用的可定制模板和灵活的表单可以帮助用户实现数据收集的标准化和流程化。

获取所有的项目、程序和应用程序投资

利用OfficeProjectPortfolioServer2007，您可以在PortfolioBuilder模块中捕获整个项目、工作计划以及应用投资组合，从而为您提供一个包含所有项目投资组合的整体视图，以便集中进行记录系统的管理工作。

PortfolioBuilder中灵活的打分卡使您能够快速在多个项目组合之间分配和应用投资，以创建直观化和信息化的报表（例如，通过业务线、工作计划要或项目组合）。

利用模板简化数据和规格的汇总

通过利用OfficeProjectPortfolioServer2007的PortfolioBuilder模块为每种投资类型（例如，项目、项目实施纲要以及具体实施细节）定义模板和表单，就可以在整个企业范围内实现数据收集的标准化和高效化。

下列示例模板可用于捕获重要项目数据：

∙项目请求表单：

填写项目请求表单，可以针对每个新的请求来捕获高级信息，例如业务描述、开始与结束日期以及发起者。

∙商业案例模板（参见图2）：

依据公司管理流程，为每个项目请求开发一个详细的商业案例，具体包括：

✓一般性项目信息：

捕获一般性项目信息。

✓成本估价：

捕获详细的成本估价信息。

✓资源估价：

依据当前技术等级，捕获详细的组员估价信息。

✓收益估价：

捕获财务和非财务收益估价信息。

✓战略效果：

评估每个项目对企业战略的支持度。

✓风险评估调查表：

通过可配置的风险点查表，获取每个项目的风险打分。

✓时间管理：

捕获阶段性信息和主要里程碑。

✓问题与风险管理：

记录项目生命周期过程中所有问题和风险。

图2：

OfficeProjectPortfolioServer2007中的详细商业案例模板示例。

∙应用投资组合模板（参见图3）：

定义模板，来捕获基本标准，而这些标准由对于获取项目组合实施提案的洞察力必要。

✓一般性提案信息：

捕获有关应用投资组合的一般性属性。

捕获应用投资组合的成本，并计算年成本拥有量（ACO）和总成本拥有量（TCO）。

✓战略影响：

评估每个提应用投资组合对企业战略的支持度。

✓框架匹配度：

评估每个应用投资组合对企业架构标准和战略的支持度。

✓业务流程：

评估每个应用投资组合支持的业务流程，并为其保存相应的记录。

✓风险评估：

通过某个可配置的风险调查表，评估某个应用投资组合的风险。

✓运作效率：

通过某个可配置的运作效率调查表，评估某个应用投资组合的效率。

图3：

OfficeProjectPortfolioServer2007中应用投资组合记录示例。

评测、跟踪项目组合绩效

利用OfficeProjectPortfolioServer2007中的PortfolioDashboard模块，您可以衡量和跟踪整个项目、工作计划以及应用投资组合的整个生命周期，以便赋予您预先发现潜在问题、制定决策的能力，从而确保项目组合发挥出最大化的商业价值。

图4：

OfficeProjectPortfolioServer2007中跟踪打分卡示例

利用个性化记分卡和状态报表跟踪投资

利用OfficeProjectPortfolioServer2007中的报表和监视功能，您可以随时创建和浏览有关投资的报表。

∙MyScorecard：

分析人员、管理人员和行政人员可以创建个性化打分卡，来跟踪项目组合投资，并从企业级别钻取信息，以查看整个项目、工作计划以及应用投资组合级别的状态报表。

∙状态报表：

快照报表机制是整个项目、工作计划和应用投资组合的管理人员能够定期生成状态报表，来衡量每项投资在其生命周期内的整体健康状况。

▪成本管理：

通过评估项目实际成本与预算之间的差异，来对财政实施控制。

▪资源管理：

评估资源分配情况与利用情况。

▪变更请求：

提交待审批的变更请求，并自动更新原始预算，以确保收支平衡。

∙灵活的报表框架：

利用OfficeProjectPortfolioServer2007报表生成器来定制和发布报表模板，因此您可以对整个企业的报表处理流程进行标准化和精简化。

管理——场景

ProjectPortfolioManagement（PPM）应用实例：

JeffChia是BlueYonderAirlines公司的预订处理总监，他相信公司有必要引进一套联机客户预订系统。

Jeff意识到只有适用的管理框架才能对任何项目进行审批、编制预算，乃至最终落实。

Jeff填写完一份项目请求表单，其中概述了该项目的目标及其运作原理。

该工作流定义了如何自动化BlueYonderAirlines公司的管理来框架，它将通知ChristinaLee（高级营运副总裁）和AxelDelgado（电子商务部总经理）有关项目请求完成的情况。

在审阅该提案之后，他们二人均批准这项请求，并让Jeff完成详细的商业案例来对此项目的可行性加以证实。

接下来，Jeff完成了一份详细的商业案例，其中包括捕获成本预算评估、资源预算评估和收益评估，就BlueYonderAirlines公司的业务主导因素进行战略影响评估，以及填写风险调查表。

当该商业案例完成时，Christina和Axel再次得到通知，该项目已被通过，并考虑作为接下来的项目组合。

ApplicationPortfolioManagement（APM）应用实例：

SidneyHiga作为WideWorldImporters公司的CIO,迫切需要对应用投资组合具有更深入的了解。

每年超过70%的IT预算都被花费在整个企业中现有应用投资组合的支持上，因此Sidney需要更好地了解这笔开支的具体使用途径。

Sidney想合理化她的项目组合，但她不知道已部署在WideWorldImporters公司的应用投资组合的数量，以及它们用于提供哪些商业价值。

她已了解不同应用投资组合覆盖了业务线哪些部分和那些地域，而且希望了解是否存在应被合并或完全放弃的多余应用投资组合。

首先，Sidney命令她的团队在OfficeProjectPortfolioServer2007的PortfolioBuilder模块中创建一个包含所有WideWorldImporters公司应用投资组合的目录。

该团队需要先对要捕获的主要指标和标准描述性属性认可，才能有效评估这些应用投资组合，这些指标包括年成本、架构匹配度、流程分布、风险以及运营业绩。

然后，该团队就可以开始创建这个目录了。

流程分布评估是一项重要指标，其中包括将每个应用投资组合应用于包含多个企业业务流程的标准库。

该信息被封装到OfficeProjectPortfolioServer2007报表模板中，以使Sidney的团队能够在多个支持相同业务流程的应用投资组合之间发现职能上的重叠，并找到进行更好应用程序整合的机会。

在运行该报表之后，Sidney注意到某些由多个企业资源计划（ERP）应用程序支持的流程，并提出某个职能上的重叠以及合理化这些ERP应用程序的潜在机会。

现在，通过创建应用投资组合资源库，Sidney已经能够深入了解应用投资组合的状态，以及核心数据，并为有效合理化项目组合和制定应用投资组合生命周期决策打下基础。

客观评价竞争性投资并对其进行优先级设置

OfficeProjectPortfolioServer2007提供了已经过印证的技术，用来帮助有针对性地评估企业战略是否允许实施预期的计划，使主要企业主的意见趋同，以及从多个角度评估竞争性投资。

利用嵌入式最佳实践评估方法和工具，行政人员可以为整个项目、工作计划和应用投资组合获取通用记分标准，从而在成百上千项竞争性投资中实现“多对多”的比较。

业务战略优先级

项目组合分析管理流程中的最重要任务之一就是定义和评估企业战略。

OfficeProjectPortfolioServer2007的PortfolioOptimizer模块提供了成对比较矩阵，用来帮助行政人员客观评价企业下一步战略的可行性。

统一高层管理人员的观点

在大多数企业中，不同职能部门的行政人员就哪些商业驱动因素对企业最为重要有不同的观点。

销售副总裁可能会认为“扩大市场份额”和“开发新产品”是最重要的商业驱动因素，而CIO可能会认为“最大化系统正常运行时间”和“企业结构现代化”最为重要。

在行政人员极力争取同等的预算和资源的企业中，很难实现统一的意见。

在企业战略促进研讨会中，行政人员可以协作完成成对比较矩阵，并评估每个业务驱动因素相对于预期计划周期中的其他因素的重要性，以此来使意见趋同，并计算这些业务驱动因素的价值排位。

例如，如图5所示，“将业务拓展到新的市场和客户群”是否比“标准化和精简化跨职能流程”更加重要？

图5：

OfficeProjectPortfolioServer2007中的业务驱动因素成对比较矩阵

如图6所示，我们可以看到某个企业在若干相关指标上取得了最终的一致意见。

值得注意的是，现有的这些业务驱动因素指标是相对记分，而非简单地按照数字1到8进行排序。

图6：

在OfficeProjectPortfolioServer2007中获取业务驱动因素的相对优先级

从多方面设置竞争性投资的优先级

数百个潜在项目、工作计划和应用投资组合在夺取优先的预算和资源的同时，明确给出记分标准就成为有效评估竞争性投资提案的首要条件。

统计战略值、风险和财务收益的得分

利用最佳实践技术来自动获取评估结果分数，例如战略价值、财务价值、风险、架构匹配度以及运作绩效，以便客观评价项目、工作计划和应用投资组合。

项目与工作计划—最佳实践评估分数包括：

∙财务价值：

根据每个商业案例中的成本与收益估价结果，计算项目的财务价值（ROI、净现值（NPV）、内部收益率（IRR））。

∙战略价值：

根据项目对企业战略（如图7所示）的影响力，在PortfolioOptimizer中为每个项目客观获取战略价值分数

∙风险评估：

根据风险评估调查表，为每个项目计算风险分数。

图7：

在OfficeProjectPortfolioServer2007中评估项目对业务驱动因素影响力的示例

项目评估分数中最为重要的一项就是战略价值分数，它用于计算当前项目对企业的价值。

利用OfficeProjectPortfolioServer2007影响力矩阵，如图7所示，每个项目都要根据每个业务驱动因素进行评定，并按照项目对每个业务驱动因素相关的主要业绩指标（KPI）的贡献程度分为5个等级（例如，“无影响力”、“低影响力”、“中等影响力”、“强影响力”和“超强影响力”）。

该流程将为每个项目计算出一个战略价值分数。

应用投资组合—最佳实践评估属性包括：

∙业务重要程度：

为每个应用投资组合客观计算业务重要程度分数。

∙架构匹配度：

依据企业架构战略和标准，规划每个应用投资组合，并计算架构匹配度分数。

利用PortfolioBuilder风险调查表，计算应用投资组合的风险。

∙运作绩效：

根据PortfolioBuilder中的绩效调查表，自动为每个应用投资组合计算运作绩效分数。

值得特别注意的是，应用投资组合的业务重要性将由OfficeProjectPortfolioServer2007使用三步评估流程来计算。

该评估技术使用成对比较矩阵来评价业务驱动因素，然后使用一个影响力矩阵来评估每个业务流程对每个业务驱动因素的积极影响，然后使用另外一个影响力矩阵来评估每个应用投资组合对每个业务流程的支持程度。

这种三步式流程将会为项目组合中的每个应用投资组合计算业务重要性分数。

应用投资组合对业务流程的贡献的最佳表示方式就是应用投资组合进程的自动化百分比程度（如图8所示）。

应用投资组合对具体某个流程的贡献能够达到将近100%。

图8：

在OfficeProjectPortfolioServer2007中评估应用投资组合对业务流程的影响力

绘制反映项目组合投资潜力的图表

利用现有的评估记分标准（例如，战略价值、财务价值、风险、架构匹配度和绩效），创建图表和投资描述图来以可视化方式从多个角度评估竞争性投资的可行性。

如图9所示，应用投资组合已被映射到其中，并可更具它们的运作绩效和架构匹配度进行评估。

图9：

OfficeProjectPortfolioServer2007中泡沫图表示例

设置竞争性投资优先级并对其进行评估——场景

WoodgroveBank公司的CIOJayJamison收到了一份来自Woodgrove公司PMO总监DanaBirkby的电子邮件通知，其中指出针对两个更主要项目的商业案例已被提交：

一个用于联机客户单据系统，另一个用于向销售部门投放无线CRM解决方案。

现有超过100个其他项目提案已被提交，Jay需要客观评价这个项目组合，但他没有足够的预算和资源来满足所有这些项目的要求。

Jay知道无论对哪些项目投资，这些项目都必须能够与WoodgroveBank公司的企业战略相协调。

Jay安排了一次与行政团队之间BusinessDriverPrioritization研讨会，使用OfficeProjectPortfolioServer2007中的成对比较矩阵来客观评价业务驱动因素，并使CEO和其他执行董事之间的意见趋同。

计算结果显示“扩大市场份额”驱动因素要的动摇程度要比“产品供应多样化”高5.5倍，也就是说，向销售部门CRM系统的投资可能性要比新的联机客户单据系统大。

通过客观评价企业战略，Jay现在可以开始评价预期的项目。

每个项目的战略价值及其潜在风险对于Jay来说极为重要。

作为针对预期投资的商业案例的组成部分。

每个项目已在PortfolioBuilder中通过战略影响力分析和风险分析，并针对这两种标准分别给出了分数。

借助战略价值分数和风险分数，Jay可以在多个相互竞争的项目之间做出公正的比较，甚至生成图表来以可视化方式对他们进行对比。

现在，Jay可以利用相对记分的方式对100多个项目进行评价，从而辅助项目组合的选择工作。

SidneyHiga是WideWorldImporters公司的CIO，她要求她的团队在OfficeProjectPortfolioServer2007中编译一份企业应用投资组合目录，用于捕获那些可以帮助她制定应用投资组合生命周期决策得主要指标。

由于70%的预算将被用于现有的应用投资组合，因此当前有必要对项目组合进行合理化，并做出必要的变更。

由于风险等级不明确以及多个应用投资组合之间出现职能重叠现象，Sidney让分析人员运行一组泡沫图表来将风险源联系到业务重要性、用户数量、架构匹配度、平台类型、成本以及现行的不同技术属性。

这些图表生动地展现了潜在的不相关因素，包括识别具