浅谈如何提高行政公文写作水平Word下载.docx
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所谓规范公文，就是从内容到形式均符合国家规定标准的公文。
公文规范化，就是使公文写作达到规定的标准。
它主要包括文种选用规范、公文格式规范、内容结构规范、语言运用规范、行文程序规范等等。
规范，也是相对而言的。
公文的体式，包括公文的构成（整体结构）和格式安排，是一个不断完善、提高的过程，因此，它既有相对的稳定性，又有一定的可变性。
对公文规范化，各个时期有着不同的要求。
因此公文写作应与时俱进，不断学习，不断提高。
三、锤炼思维，加强文字表达能力
一篇公文的好坏，应该十分重视思考过程在整个写作过程中的作用。
正确的思维方法，不但能使我们的思考沿着一条正确的轨道进行，避免走弯路，而且能使文思敏捷，在较短的时间内思考较多的问题。
文字表达能力就是写作能力，是秘书的基本功。
公文写作是一件很严肃、很重要的事情。
魏文帝曹丕在《典论?
论文》中说：
“盖文章，经国之大业，不朽之盛世。
”锤炼思维，推敲语言是中国文人墨客的优良传统。
特别是公文的语言其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，还要简洁和通俗。
因此要反复推敲琢磨，有没有废话、错字、病句等，语言表达是否准确，是否符合文体要求，以追求妥帖完美。
1、精准。
文学类文章讲究“人贵直，文贵曲”，形象思维，但是，行政公文切不可雾里看花，水中望月。
公文的作者一定要把所阐述的事物和所表达的观点尽快交代清楚，并要做到一针见血、一语中的，准确、到位。
2、精炼。
精炼是智慧的灵魂。
叙述、列举、阐明道理、请示、报告等，都要简单明了，有话则长，无话则短，切忌东拉西扯、滥竽充数，要做到语言精炼、利索。
3、精彩。
公文之中，不乏精彩妙文。
例如《出师表》，此文是诸葛亮向皇帝、向全体朝臣宣示北伐原因、北伐的内外安排（主要是人事安排）的政策宣言，亮位居冢宰，亦师亦父，表文胸怀天下，于绵密处见真情，其忠其劳可见，“鞠躬尽瘁、死而后已”，千古铭之。
当今社会的公文，同样可以精彩。
比如写好精彩的段落或者精彩的语句，注意高度、新意、热点，注意深层次的研究，启迪思路，引发共鸣。
四、要善于借鉴，勤于实践，积累经验
1、多阅读，广积累，善借鉴。
古人说过：
读书破万卷，下笔犹有神。
鲁迅也曾这样说：
只看一人的著作，结果是不大好的，你就得不到多方面的优点；
必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才能酿出蜜来，倘若叮在一处，所得就非常有限、枯燥了。
这都是前人的经验之谈，道理深刻。
广泛阅读可以使我们博采众长，多方面地学习、借鉴别人的写作方法和技巧。
同时我们应认真学习各类优秀文稿和材料，仔细把握它们的写作规律，留意学习和借鉴这些优秀稿件在逻辑结构、语言文字、理论素养等方面的长处和经验，消化吸收，争取融入到自己以后的文稿起草工作中去，尽快提高自己的行文能力。
2、开阔视野，勤于实践。
“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。
开阔视野勤实践，功夫到家业自精。
”在办公室读书、看报、上网学习积累固然重要，但是走出去，深入基层，深入群众同样是一种锻炼和提高自己写作能力的途径。
3、勤于笔耕，熟能生巧。
多练笔，是提高公文写作水平最关键的一环。
谚云“读十篇不如做一篇”。
经常进行认真的练习，这样才能逐渐摸索出方法，开辟出写好公文的路径。
五、要重视修改文章
多多练笔固然是关键的一环，但每次练习之后，还应该进行认真的修改，这对公文写作水平的提高，也相当重要。
写行政公文只有反复思考，不断修改，才能使文章逐步接近完善，才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。
修改文章应该从以下两个方面来进行：
1、自我修改。
契诃夫说：
“写的好的本领就是删掉写的不好的地方的本领。
”每写一份公文，最好自己要念几遍，可以先默读，在默读中，毫不留情的删去文章多余的字词句、换去不当的词语、增补内容不充分的段落，使作品的语言更准确简洁，主题更突出。
在基本定稿后，还要捧着稿子把文章从头到尾朗读一遍。
思索哪些地方拗口，那些句子不通顺，有无错别字，然后再仔细推敲斟酌做认真的润色修改，以臻完善。
2、虚心求教。
“当局者迷，旁观者清。
”自己的思想认识、知识文功都有限度，很难发现自己的弊病，然而，别人一看就能点出你的缺点错误，所以切忌夜郎自大，要恭敬求教，虚心采纳别人特别是同行和领导的意见。
“三人行，必有吾师。
”只有开门纳谏，才能集思广益，博采众长，酿造出精品佳作。
综上所述，公文办理人员只要掌握必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识，将理论联系到实际当中，勤学苦练，就能切实提高公文写作的质量和行文效率。
浅谈提高公文写作能力的途径
作者：
刘鸣霁 张冠英来源：
应用写作杂志社
尽快提高公文写作能力，以更好地适应工作的需要，这是众多基层文秘人员对自身的迫切希望。
笔者在近几年来应邀为一些机关、企事业单位的有关工作人员进行公文写作培训时很强烈地感受到了这一点。
这里尝试谈一谈提高公文写作能力的途径问题，供有志于从事文秘工作的朋友们参考。
据考察，在提高公文写作能力方面，一些基层文秘人员往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。
试析如下。
唯格式是重。
从实际情况看，很多基层文秘人员极为看重公文格式，甚至把它当成公文写作能力中的根本性因素。
诚然，准确掌握公文格式，并在实际公文运作中规范地体现出来，这确实是很必要的。
但从公文写作的角度看，达到这一要求，只是浅层次的能力，并不难做到。
因为公文格式是极为程式化的规定，完全属于记问之学。
如果把格式放在提高公文写作能力的首要位置上，就势必一定程度地忽视公文内容方面的深入学习和训练。
通过听培训课以提高公文写作能力。
笔者在与接受培训的一些文秘人员的交流中感到，他们对这种培训课十分渴望，并为能参加听课而格外兴奋。
应当肯定，这种积极性是极为可贵的，而且通过听课也确实可以开阔视野，更多、更准确地了解公文写作的各项要求，从而有效地避免一些不规范现象的产生。
但如果认为听了课即可以使自己的公文写作能力自然获得提升，就未免有些不切实际了。
因为能力是无法直接传授的，而必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。
公文写作能力亦然。
过于依赖听课而忽视有意识地进行写作实践，就难以使公文写作能力获得扎实的提高。
完全依赖遵循本单位发文惯例进行模仿以提高能力。
应当承认，这样做对熟悉公文运作实际，了解一些公文文种模式是有相当直接的作用的，因之，它不失为提高自身公文写作能力的一个有效方法。
但有必要指出，一些基层公文运作状况，往往难以与相关法规、规章的调整、变化同步，因而出现明显的滞后性。
如国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）撤销了“报告”中“向上级机关提出意见和建议”的适用内容，而由新增加的法定公文文种“意见”（“适用于对重要问题提出见解和处理办法”——《办法》）来承担这一功能。
但有一些行政机关向上级提出建议时仍使用“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”——《办法》）。
再如一些基层机关单位尽管文秘人员几经变动，但仍几十年一贯制地将转发上级机关“通知”的公文“通知”的标题拟成“关于转发……关于转发……的通知的通知”。
这与《办法》中关于“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”的要求很不相符。
又如1994年1月1日起国务院办公厅修订、施行的《国家行政机关公文处理办法》在“函”中增加了适用于“不相隶属机关之间”的全指限定，从而使行政公文“函”不能再用于上下级机关之间，《办法》保留了这一要求，规定“函”“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。
但时至今日，一些基层行政机关和单位仍将“函”用于上下级之间。
凡此种种，都充分说明，不了解相关法规、规章的规范性要求，完全依赖遵循本单位发文惯例进行公文运作，是很容易出现不规范状况的。
前已谈及，能力是无法直接传授的。
公文写作能力只有通过自身的不断实践，才能逐渐形成并得以提高。
这是根本性因素。
公文写作的实际练习，可以考虑从以下几个方面来进行。
1.表达方式的单项及综合练习
公文的主要表达方式，包括叙述、说明和议论。
这些表达方式，与语文教育写作训练中较普遍存在的偏于文学化的状况相比，体现出很强的应用性。
对于这一点，进行实际练习时应有明确的认识，从而力避文学化。
通过写作实践，切实体会公文写作对表达方式的基本要求——叙述简洁庄重，不曲折、不修饰；
说明平实确切，不失真、不渲染；
议论精当凝练，不繁琐，不铺展。
如针对本单位出现的错误现象，可以有意识地进行属于公文“通报”（“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精种或者情况”——《办法》）所含内容的多个单项练习：
叙述错误情况，议论分析原因，说明处理结果，总结归纳教训，提出希望要求。
进行这样的单项练习时力求符合、体现上述对表达方式的基本要求。
嗣后即可以进行综合，从而形成一篇段落清晰的完整公文。
这样的写作实践，可以说完全摆脱了粗放式，而是进入了集约化。
坚持这样的集约化练习，对公文写作能力的形成与提高，无疑有事半功倍之效。
2.锤炼反复修改的写作习惯
好文章是改出来的，公文写作亦不例外。
尽管许多文秘高手写作一般规模的公文常常可以一挥而就，但这是有多年文章修改经验积淀在其中的，而且是迅速打腹稿的体现。
袖手于前，方能疾书于后。
应当坦率指出，在各层次的语文教育中，“修改”这一极为重要的写作训练环节常被严重忽视，以致为数不少的文秘人员在刚走上工作岗位时，并没有形成善于修改所拟文稿的良好习惯，往往是写成后即送审，这自然很不成熟，也难以顺利通过。
这里有一个很能说明问题的例子，笔者在为某机关文秘人员进行公文写作培训时，曾布置了一道针对某镇政府文教办主任×
×
为庆贺其父八十寿诞大摆酒席、广收礼金问题写作批评性“通报”的练习题。
多数练习者写作时将“大摆酒席、广收礼金问题”作为内容的重点，详尽铺叙，诸如宴会时盛况、酒席规格、会后安排的一些活动等，悉数写入，读后使人如身临其境，可谓具体生动。
但由于忽视了批评性“通报”必须体现“剖析根源，归纳教训”的核心之点，因而削弱了“通报”应有的教育意义和警示作用。
笔者在强调了“通报”的有关写作要求后，布置练习者有针对性地进行修改。
最后基本达到了目的。
由此，参加培训的人员切实认识到公文写作反复修改的必要性。
这一例子告诉我们，进行公文文稿的修改，最主要的，除检查是否符合国家的法律、法规及其他有关规定外，就是按所用文种的内容要求来检查文稿，其前提是必须明确各文种在内容上的要求。
这样修改起来才有依据和针对性，而不致盲目进行。
这里不妨再举一例，×
县教育局向其上级×
县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提出核拨校舍维修专项经费的请求，以“报告”行文。
该公文被×
县人民政府办公室退回，要求重新制发。
有关文秘人员按“报告”的写作要求来检查这一公文，才发现“‘报告’不得夹带请示事项”（《办法》），于是删去了原公文中“请求核拨校舍维修专项经费”的内容，改为单纯地汇报情况，而另以“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准”——《办法》）行文呈请核拨有关经费。
试想，如果该文件的起草者熟悉“报告”的内容要求，并在文稿形成后再检查、修改，这样不规范的情况就不会出现了。
教训不可谓不深刻。
至于公文语言上的修改，将在下面与语感的培养一并谈及。
3.努力培养对事务语体的感悟及运用能力
公文所用语言，基本属于书面语体中的“事务语体”（又称“公文语体”），也兼及“政论语体”和“科报语体”，而一般不用“文艺语体”。
但十几年的语文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文艺语体，以致语言运用偏于文学化，语感畸形化，很难适应社会对实用性语言能力的需求。
这一点，已为众多有识之士所诟病。
因之，培养对事务语体的感悟能力，恰当、得体地运用公文语言，就成为公文写作能力的重要组成部分。
这种能力，并不是了解了事务语体的特点和要求后就能自然形成的，同样需要在写作实践中反复锻炼才能逐渐具备。
进行这种实际锻炼，可以说与上面谈到的表达方式的单项练习及写作后的反复修改紧密相连，相辅相成。
如讲述某单位未按财务要求逐月上交有关款项时用“有关款项迄今犹未缴足”这样的语句，说明下发有关文件的目的时用“为迅速落实会议精神，特作如下要求”这样的语句，议论发文件的缘起时用“……传销活动……严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一系列社会问题，成为社会治安的巨大隐患”这样的语句。
凡此种种事务性语体特点明显的公文语言，都只有在反复的写作实践中才能对其形成感悟能力并进而熟练运用。
练习使用公文语言时，还应注意按《办法》的要求“直述不曲”，即不能使用曲笔。
如有的文秘人员在起草向上级请求为本单位增加人员编制的“请示”时写道：
“恳请上级机关体恤我单位人员极为紧张之情。
”这就是不适宜地在公文中使用了“曲笔”，有委婉批评上级存在官僚主义之嫌，后经修改，将这一违反“直述不曲”要求的语句予以删除。
语言运用上同时要注意避免口语化和文学性。
如某乡政府向所在县财政局请求增拨校舍修建经费时发“请示”（该乡政府与县财政局是不相隶属的平级关系，所以不应使用“请示”而应用“函”行文。
但为数不少的基层机关单位在向无隶属关系的职能部门请求批准某一事项时常用“请示”而弃用“函”，意在表示对收文者的“尊重”，避免引起误解和反感，这是很不规范的文种误用。
这里附带论及，同时也再次强调依循本单位发文惯例来进行公文运作容易出现的偏差。
）中说：
“这次山洪将在建的乡中学一侧围墙及相邻的厕所和建材仓库冲倒，造成约15万元的经济损失，原已下拨的款项不够用了。
由于受灾，我乡财政捉襟见肘，雪上加霜。
”这段文字语体明显失当。
“不够用了”是口语，应改为“不敷使用”；
“捉襟见肘，雪上加霜”是文学性的描述语句，应改为“十分紧张”。
公文写作能力的提高，离不开自身写作实践这一要素。
基层文秘人员应牢固树立“写作实践永远是第一位的”这一理念，在诸如参加培训、阅读指导书等辅助条件之下，积极地、有针对性地进行公文写作实践，在不断的实践过程中去体会各类文种的写作要求，熟悉运用恰当的表达方式，感悟事务语体的特点，同时将公文格式、文种适用范围等易记、易用的程式化规定融入其中，这样就能逐渐适应工作的需要。
提高公文写作能力的途径在于自身的反复实践。
这一实践不应是简单地循环往复的过程，而应循序渐进，不断有所收获。
当然，这种收获绝非能立竿见影般地迅速体现，而须日积月累。
希望毕其功于一役的急迫想法是不切实际的。
笔者这里所谈及的进行反复写作实践的“途径”，卑之无甚高论，但提高自身公文写作能力，除此别无他径。
注：
本文为吉林省教育厅人文社科项目《吉林省公文写作现状调查与研究》阶段成果（吉教科文合字〔2007〕42号）。
（作者单位：
吉林师范大学管理学院长春理工大学文学院）
（《应用写作》2010年第4期）
勤学多练厚积善悟──谈谈怎样提高公文写作水平
公文写作是指公务文书的撰写。
在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。
无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。
文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。
提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。
而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，当“苦行僧”，做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。
一、勤学是提高公文写作水平的前提
“言之无文，行而不远。
”一篇公文如果没有思想性，肯定寸步难行。
做到公文的文意深远，起草者的理论水平、思想修养和知识储备起着至关重要的作用，而综合素质的提高只能靠勤奋学习。
学习公文写作要注意从以下几个方面努力：
一是要学习公文写作的基本知识。
公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。
二是要学习范文。
模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。
三是观察体会经验丰富同志的写作过程。
学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。
二、多练是提高公文写作水平的有效途径
清代唐彪曾说过这样一段话：
“谚云：
‘读十篇不如做一篇’。
盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；
不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难……”意思是说：
常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；
不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。
所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。
我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。
量变才能产生质变。
提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简易的文体、文种开始。
先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者甚至单位全体同志参与意见的公文。
多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作水平的提高也是很有帮助的。
写文章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。
只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。
俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。
三、厚积是提高公文写作水平的基础
“巧妇难为无米之炊”。
积累是公文写作的基础。
学习靠积累，积累也是一种学习。
公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。
构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。
把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。
积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。
“手中有粮，心里不慌。
”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。
在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。
第一类：
政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规；
第二类：
本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；
第三类：
本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；
第四类：
行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。
第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公文是否有硬伤的问题；
第二类材料主要用来吃透上情，决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；
第三类材料主要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外行话；
第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。
四、善悟是提高公文写作水平的关键
“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。
”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是：
无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。
对于公文写作来说，悟性也同样重要。
同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。
这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。
悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。
在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。
鲁迅先生是这么写的：
“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。
只是读者很不容易看出，也就不能领悟。
因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。
这‘不应该那么写’，如何知道呢？
惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这问题——‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。
那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。
’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。
对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。
我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。
用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。
公文写作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。
提高公文写作能力需要一个过程，唯有艰苦付出、勤学多练、厚积善悟，才能训练有素，达到文思似泉奔涌、文种运用自如、材料信手拈来、文字通顺流畅的境界。
提高公文写作能力是一个永
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