四川省交通重点建设项目竣工文件及档案整理规范.docx

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四川省交通重点建设项目竣工文件及档案整理规范

四川省交通重点建设项目

竣工文件编制及档案整理规范

1总则

1．1为统一四川省交通建设项目（以下简称项目）竣工文件的编制及规范项目档案的整理，制定本规范。

1．2本规范适用于在四川省境内建设的交通重点项目（含重点公路工程、独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收，地方交通建设工程可参照执行。

2依据

2．1交通部交办发[2001]390号《关于印发<公路工程文件材料立卷归档办法>的通知》

2．2GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

2．3DA/T28--2002《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》

2．4国家档案局、国家计委档发字[1997]15号《关于发布<国家重点建设项目档案管理登记办法>的通知》

2．5交通部[87]交办字315号《交通部关于颁发<交通部科学技术档案分类编号办法>的通知》

2．6交通部交财发[2000]207号《关于印发<交通基本建设项目竣工决算报告编制办法的通知》

2．7交通部交公路发[1995]1081号《公路工程竣工验收办法》

2．8JTJ071--98《公路工程质量检验评定标准》

2．9国家计委、国家档寒局国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

2．10国家档案局国档发[1990]17号《关于印发国家计委<关于印发“建设项目（工程）竣工验收办法”的通知>的通知》

2．11国家档案局国档发[1992]8号《基本建设项目（工程）档案验收办法》

2．12国家档案局档发字[1997]20号《关于发布<城市建设档案归属与流向暂行办法>的通知》

3名词解释

3．1项目文件

指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图象、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣工验收文件等。

3．1．1项目前期文件

指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准确过程中形成的文件。

3．1．2项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3．1．3项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。

3．1．4项目竣工图文件

指项目竣工后按照按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

3．1．5项目竣工验收文件

指项目竣工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。

3．2项目档案

指经过鉴定、整理-归档后的项目文件。

3．3归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构（或人员）。

3．4竣工验收

是指建设项目竣工、试运行后，由有关主管部门组织的对项目的全面考核、检查。

3．5建设项目

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工的独立组成的单位。

3．6单位、分部、分项工程

3．6．1单位工程是指在建设项目中，根据签订的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。

3．6．2分部工程

在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。

3．6．3分项工程

在分部工程中，应按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。

单位、分部、分项工程的具体划分，按《公路工程质量检验评定标准》（JTJ071—98）附录A执行。

4建设各方责任

4．1建设项目中建设单位（业主）负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目档案整理，并根据本规范结合各建设项目实情，制定相应的竣工文件编制实施细则。

4．2项目建设各有关单位的编制工作分工按照《交通建设项竣工文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）要求执行。

设计、施工、监理单位在完成各自的立卷、编制工作，经上级有关部门检查验收合格后，移交建设单位。

建设单位应将项目建设各阶段、各单位形成的材料按照项目档案整理的有关要求进行汇总、整理和分类、排列。

4．3建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工文件的套数、费用、时间，以及对项目文件的整理、归档的责任。

4．4项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。

项目交工验收前，应完成文件材料的编制工作。

由项目建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织设计、施工、监理及项目管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收报告。

项目交、竣工验收时，档案行政管理部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出工程项目档案验收意见。

完整、准确、系统的项目档案是建设项目竣工验收的必备条件。

按照国家和省对重志建设项目档案管理要求，在工程项目开工、项目档案预验收、项目正式竣工验收等各阶段，由建设单位向主管部门分别填报《国家（省）重点建设项目档案管理登记表》（附件十）。

5项目文件的收集

5．1建设项目各阶段文件的收集与各方责任

5．1．1建设项目在项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设单位负责收集、积累；勘察设计单位负责勘察设计文件的收集积累，并按规定向建设单位移交有关材料。

5．1．2建设项目在施竣工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。

5．1．3建设项目工程文件的管理应列入项目建设工程计划、有关部门的职责范围和技术人员工作标准和岗位责任制，并有相应的检查、考核措施。

5．2收集范围

凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

其范围见《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》（见附件一）。

5．3收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况吸时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

5．4文件质量要求

5．4．1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

5．4．2归档的文件材料不得用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。

5．4．3对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成210X297mm（A4）规格。

5．4．4不易保存的文件应复制，复制件放在原件后立卷；电传文件也应复印归档，并加以说明。

6项目竣工文件的编制

6．1建设项目竣工后，施工单位应根据工程项目的完成情况以及合同规定的要求，对收集、积累的文件进行编制。

编制要求如下：

6．1．1施工文件由施工单位负责编制。

凡文件未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。

6．1．2根据《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。

6．1．3对施工文件、施工图的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上。

6，2项目竣工图表的编制

项目竣工图表应由施工单位编制。

竣工图的编制应准确、清楚、完整、统一，真实反映工程竣工验收时的实际情况。

（竣工图式样见附件二）

竣工图的套数按附件一中“保管单位”数确定，每个保管单位一套，凡在大中城市规划区范围内的重要基本建设项目，应根据《城市建设档案归属与流向办法》第五条，可与所在城市的城建档案馆协商，如需要可再编制一套与城市建设、规划及其管理有关的竣工图，交所在城市的城建档案馆。

7项目文件的整理与归档

7．1建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、设计、施工及监理等）进行整理。

其组卷要求：

7．1．1建设项目征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。

7．1．2建设项目设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。

7．1．3建设项目施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。

其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。

各项施工原始记录、监理签认的质量保证文件材料等按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。

竣工图的组卷见附件一。

7．1．4建设项目监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函、监理日志等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。

7．l．5组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。

7．1．6卷内没有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

7．2卷内文件的排列

7．2．1管理性文件按问题或重要程度排列。

7．2．2项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定、试验检测、证明材料等排列。

7．2．3设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

7．2．4竣工图按里程、专业、图号排列。

7．2．5卷内文件一般批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

7．3案卷编目

一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

案卷编目包括编写页号，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷封面和案卷目录。

7．3．1编写页号：

卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号；卷内目录、卷内备考表不编写页号。

7．3．2卷内目录的编制

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成；排列在卷内文件材料的首页之前。

（1）序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注。

（2）文件编号，填写文件文号或图样图号。

（3）责任者，填写文井形成部门或主要责任者，可采用通用简称。

（4）文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“[]”括上。

（5）日期，填写文件材料的形成日期。

（6）页号，填写每份文件首页上标注的页号；最终件注起止号。

（7）卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号装订成册，便于卷内文件检索。

7．3．3卷内备考表的编制

（1）卷内备考表排列在文件材料的尾页之后。

（2）说明包括：

卷内材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的问题。

（3）立卷人应由责任立卷人签名，并填写完成立卷的日期。

（4）检查人应由案卷质量审核者签名，并填写审核的日期。

（5）互见号应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形