工作移交管理办法.docx
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工作移交管理办法
工作移交管理办法
Worktransfermanagementmethod
2017年版(第一版)
中国﹒吉林省长春市朝阳区安达街759号长春建工温馨鸟建筑装饰有限公司
■公司内部文件
■编制时间:
2017-11-29
■发送:
各部门执行
一、总则
二、工作移交内容
三、工作移交流程
四、工程类工作及资料移交
五、财务工作的移交
六、交接要求
七、交接过程中的问题处理
八、《日常文件交接台帐》
九、《重要客户及公共关系联系名单》
十、《员工调职|离职交接单》
十一、《工程项目|工作交接单》
十二、《工程技术现场交接单》
总则
一、目的
为了保持工作的连续性,确保工作的前后衔接,有条不紊地进行,不因人员的变动受影响,特制订本制度。
二、适用条件
各部门的内部人员辞职、自动离职、辞退、调动、岗位轮换、因故离职、职位代理、请长期假(15天以上)、因病暂时离岗的工作交接与公物交接。
辞职:
员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告,以书面形式提出申请。
三、交接人责任。
工作交接的责任主体分别为移交人、接收人、监交人。
1、移交人:
是指将所负责工作和物品移交给接收人的人员。
按照《工作移交清单》逐项进行交接,处理遗留问题,认真整理管理范围内的各项资产,文档资料,保证其它完整性和真实性,同时梳理工作流程和工作关系,准备交接。
2、接收人:
是指接受移交人所移交的工作和物品的人员
必须认真填写《工作移交清单》,认真检查交接人的各种资产、文档资料、保证资产相符,对于特别重要的文件,资料及资产数量及使用状态与实物等,确保真实无误,同时尽快熟悉工作的各项流程和各种工作关系。
3、监交人:
是指监督移交过程的人,一般为文档管理员,
按照移交人的上一任《工作移交清单》与本次《工作移交清单》进行比较,有无缺失。
必须认真审核交接的各类资产数目是否清楚正确,并接过程是否存在问题,并及进解决或上报。
最后由档案专员进行存档。
工作移交内容
一、工作要移交的事项
1、重要客户名单及公共关系名单以及联络方法、管理平台帐号及密码。
2、已完成工作的详细工作报告,包括已完成但需要跟进的工作。
3、未完成工作的各项待办事项的来龙去脉,和相关事宜及关键点。
4、本岗位的岗位职责和分工,。
5、业务流程及日常工作注意事项。
6、其他纸质和电子文件资料。
二、应交接的公司物品
1、资产类:
员工领用的办公设备、办公用品、书籍、计算机软件、钥匙、宿舍、交通工具等公司物品及所使用的固定资产。
2、章证件类:
各类印章、及各类重要证件,还有公司需要发放给员工的各种证件。
3、重要文件类:
包括政府批准证书、企业章程、各类年检批件等。
4、资料类:
档案、单据、帐册、各类台帐、通告、请示批复、制度、业务合同(含电子版)、会议材料、工作计划等纸质资料和电子资料。
4、财务类:
凭证、帐薄、报表、财务分析、银行对帐单。
5、员工接收的其它已离职人员的工作资料(全部)。
6、移交人所涉及金钱类:
备用金、报销、借支等由财务部开具的财务款项结清证明。
7、设计工程类:
设计图纸电子版、设计方案要点、工程文档等,其它重要文件。
工作移交流程
一、工作变动流程
1、辞职:
员工辞职必须提前一个月向公司提辞职报告,以书面形式提出申请。
由部门主管报主管总经理同意后办理手续。
2、辞退:
部门主管提出辞退建议时,应有理有据,并详细填写《员工辞退建议审批报告单》。
主管总经理签署后通知被辞退人办理移交手续。
3、自动离职:
员工未经公司批准而擅自离开岗位三天以上的行为,辞职、辞退员工未在10个工作日内办理完离职手续者,原则上将会转为自动离职。
4、休假:
休假人向部门主管提出休假申请,经主管总经理批准方可休假。
如果休假时间超出15天需办理移交手续后方可休假。
二、工作移交有以下几种流程:
(一)全部工作移交:
是指移交人离职或调岗等不再从事此项工作。
1、辞职的员工到人力资源递交辞职申请,并领取《员工调职|离职交接单》。
2、辞退的员工由部门领导到人力资源递交已签署过的《员工辞退建议审批报告单》。
2、由移交人的主管领导安排工作移交,明确监交人,并安排移交人进行准备移交工作。
3、监交人核实移交人的《员工离任交接清单》,并与上一任员《员工调职|离职交接单》进行核对,确定清单偏差,并填写《监交人记录表》。
4、交接时需有移交人、接收人、监交人在场,共同对照移交清单,核实无误后,三方签字方认可。
接收人、监交人对移交过程的完整性和真实性负责。
5、业务工作的移交,需移交人出具书面的移交报告,并认真回答接收人的相关问题。
6、经三方确认的《员工调职|离职交接单》一式三份,送部门主管领导签字,原件送档案专员存档,复印件分别留存移交人和接收人各一份。
二、半工作移交:
是指移交人休假,短期离岗。
1、到人资源交由负责领导签认的《休假/短期离岗申请》并填写《工程项目|工作交接单》。
2、由移交人的主管领导安排工作移交,只进行主要工作的移交,无需监交人。
3、业务工作的移交,需移交人出具书面的移交报告,并认真回答接收人的相关问题。
4、销假后由主管领导安排移交人回原工作岗位,交接、核对离岗期间的工作及物品的真实性和完整性,并对其接收的内容负责。
三、文件或事项移交:
是指部门与部门之间,或工作人员与工作人员之间进行材料交接。
1、多项文件或多项事宜进行移交,填写《工程项目|工作交接单》,写清文件数量、名称。
移交人及接收人核对文件无误后签字。
移交清单一式两份,移交人、接收人各存档一份。
2、单个或少量文件进行移交,由档案专员做好《日常文件交接台帐》,写清移交部门、移交人、接收人,并由接收人签字确人。
工程类工作及资料移交
一、工程项目在施工进行中的工作移交。
1、工作资料:
移交人所负责的工作资料内容:
如:
工作日志、检验批报验、隐蔽工程验收记录、施工图纸、技术交底资料、施工台帐、计算资料、材料计划、设计变更文件、图纸审核记录、三级安全教育记录、重要会议纪要、施工规范、标准以及与甲方或材料商、清人、分包签订的相关合同文件、安全协议、票据、台帐等。
2、技术移交:
移交人对工地现场所负责的技术工作的移交。
如:
施工技术交底,包括施工工艺、施工注意事项、施工难点要点、施工图纸交底。
还有日常工作的流程、卡控重点、在岗位从事技术工作的相关人员联系方式等。
3、工地情况交接:
针对刚接手的工地与甲方进行的交接单,要详细写清工地现场情况(接手前施工质量和问题)、注意事项、临时水电进入点等。
(见附表五)
二、在工程竣工后对项目所有工作内容的移交存档。
1、工程项目在竣工移交前,必须要进行竣工验收。
2、由现场负责人组织移交小组进行移交。
组织编制工程竣工图、竣工资料、及相关的档案。
3、移交档案资料内容:
(1)合约性文件:
招投标文件、中标通知书、合同、协议、清包合同、分包合同、采购合同等。
(2)指导性文件:
技术交底、图纸、施组、进度计划。
(3)记录性文件:
施工日记、验收记录、
(4)施工过程中的的质量保证性文件:
材料合格证、检验报告等。
(5)结论性文件:
分部分项验收报告、隐蔽工程验收、工地竣工验收、工程移交单等。
(6)经济或技术变更协商性文件上:
签证、设计变更、洽商记录等。
(7)技术性文件:
工程全部技术性资料等。
(8)电子文件:
图纸、合同等电子文件。
(9)票据文件:
帐务上的收付款票据、材料的出入库票据、人工费收据、工地用品收据等。
(10)日常文件:
工地内日常文件、台帐等。
财务工作的移交
一、交接前的准备工作
会计人员在办理会计工作交接前,必须做好以下准备工作:
(1)已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。
(2)尚未登记的账目应当登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖经办人印章。
(3)整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
(4)编制移交清册,列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
(5)会计机构负责人(会计主管人员)移交时,应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。
二、移交点收
移交人员离职前,必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内,全部向接管人员移交清楚。
接管人员应认真按照移交清册逐项点收。
具体要求是:
(1)现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交,不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定期限内负责查清处理。
(2)有价证券的数量要与会计账簿记录一致,有价证券面额与发行价不一致时,按照会计账簿余额交接。
(3)会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。
如有短缺,必须查清原因,并在移交清册中加以说明,由移交人负责。
(4)银行存款账户余额要与银行对账单核对相符,如有未达账项,应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额,要与总账有关账户的余额核对相符;对重要实物要实地盘点,对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
(5)公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。
(6)实行会计电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后,方可交接。
三、专人负责监交
为了明确责任,会计人员办理工作交接时,必须有专人负责监交。
通过监交,保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续,防止流于形式,保证会计工作不因人员变动而受影响;保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务,不允许任何一方以大压小,以强凌弱,或采取非法手段进行威胁。
移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章,作为交接双方明确责任的证件。
对监交的具体要求是:
(1)一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人(会计主管人员)监交。
(2)会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。
所谓必要时由主管部门派人会同监交,是指有些交接需要主管单位监交或者主管单位认为需要参与监交。
通常有三种情况:
一是所属单位负责人不能监交,需要由主管单位派人代表主管单位监交。
如因单位撤并而办理交接手续等。
二是所属单位负责人不能尽快监交,需要由主管单位派人督促监交。
如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人(会计主管人员),所属单位负责人却以种种借口拖延不办交接手续时,主管单位就应派人督促会同监交等。
三是不宜由所属单位负责人单独监交,而需要主管单位会同监交。
如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人(会计主管人员)有矛盾,交接时需要主管单位派人会同监交,以防可能发生单位负责人借机刁难等。
此外,主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时,也可派人会同监交。
四、交接后的有关事宜
(1)会计工作交接完毕后,交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章,并应在移交清册上注明:
单位名称,交接日期,交接双方和监交人的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
(2)接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录前后衔接,内容完整。
(3)移交清册一般应填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。
五、特别提示:
会计交接注意事项
第一:
交接表要写清楚。
看交接表上的内容与事实是否相符。
第二:
发票要看仔细。
发票本数与事实相符。
企业账要与银行账相符。
现实和实务往来是否相符。
保管账与实务是否相符。
要清点仓库。
固定资产也要盘点。
第三:
有时间的话,单位往来账要相