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软件开发技术文档

病案无纸化管理系统

目录：

一、系统简介

二、组织框架

三、物流与功能流程

一、系统简介

二、组织框架

1．机构

1.1、层次

共分三级：

公司级、分店部门级和班组织。

如图1-1

公司

公司职能部门

分店

配送中心

班组

图1-1

行政关系

业务联系

1.2、现有机构组成

公司级：

总经理室；

部门级：

分布在具体地区的连锁店（加盟店、特许店），公司各职能部门（人事行政部，财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等）、配送中心

班组级：

分店和配送中心的管理班组；

1.3、职能与权限

下面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述（按层次说明）：

公司级：

1.3.1、总经理室

1.3.1.1、制定公司整体发展策略；

1.3.1.2、批准销售计划；协调公司内各部门的工作；

1.3.1.3、管理监督和指导下属各分店（部门）的工作；

1.3.1.4、决定公司高层人事的变动；

1.3.1.5、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况；

1.3.1.6、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格政策

公司部门级：

1.3.2、人事行政部

1.3.2.1、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、奖惩和解聘；

1.3.2.2、管理全公司的固定资产以及办公用品

1.3.3、财务部

1.3.3.1、处理公司日常财务事宜；

1.3.3.2、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款，并记录货款流水；

1.3.3.3、根据合同（协议）制定出财务付款计划；对进出发票进行管理；

1.3.3.4、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调价、优惠、损益、报残、盘点数据，对公司进、销、存按进价和售价进行核算；

1.3.4、财务部市场营销采购部

1.3.4.1、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰；

1.3.4.2、制定价格政策（调价和优惠）和促销计划（方案）并付诸实施；

1.3.4.3、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据；

1.3.4.4、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施；

1.3.4.5、处理大宗销售合同（批发销售）

1.3.4.6、统一制定商品的基本信息；

1.3.4.7、制定配送和退库指令。

1.3.5、配送中心

1.3.5.1、负责商品的进、退、换、配、运输；

1.3.5.2、负责验收和保管商品；

1.3.5.3、制定商品配送计划；

1.3.5.4、接受分店要货数据，并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数据。

1.3.6、信息管理中心

1.3.6.1、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。

确保公司信息系统的安全，保证其能正常运转；

1.3.6.2、管理系统维护和资料录入人员，依据各分店（部门）的管理职能和权限制订权限方案。

1.3.7、企划管理部

1.3.7.1、审批和核对分店（配送中心）的盘点、损益、报残及价格政策；

1.3.8、分店（加盟店、特许店）

1.3.8.1、管理本店的日常事务；

1.3.8.2、执行公司指令和政策，及时反馈市场行情和走势（指令是指配送、退货、调价等；政策是指商品的促销、优惠、让利等）；

1.3.8.3、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格；

1.3.8.4、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等；

1.3.8.5、确定商品的摆放位置。

1.3.9、班组

1.3.9.1、管理所属班组的人和事；

1.3.9.2、管理班组的进、退、损、溢、残，以及商品的保管和放置工作。

1.4、职务

1.4.1、层次

总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。

1.4.2、职权范围

同级别职务存在的共性职权，也存在个性的职权。

1.4.2.1、职权共性：

下面我分四个级别分别说明。

副总经理级：

对总经理负责，管理总经理委托管理的事务，代总经理听取部门的工作汇报和计划，批复相关报告（如；批准盘点、损益报告等）。

经理（经理助理）级：

他是本部门的首长，对上向总经理负责，对下管理日常工作，组织和管理所属部门的员工，建议对部门员工的奖惩、任免和调动。

制定本部门的工作计划。

主任（组长）级：

他对部门经理负责，管理经理委托处理的事务。

其他级别：

对主任或组长负责，在干好本职工作的同时，完成主任或组长交与的任务。

1.4.2.2、总经理

1.4.2.2.1、查询、统计、和分析核心进、销、存报表；

1.4.2.2.2、批准货款以及大额商品的损益和残损；

1.4.2.2.3、确定公司中长期营销方针和销售计划。

1.4.2.2.4、决定公司重要植物的任免和调动；

1.4.2.2.5、批准必备商品目录和商品配置单；

1.4.2.2.6、批准价格政策。

市场营销采购部

1.4.2.3、经理或经理助理

1.4.2.3.1、制定本部门的营销方案和销售计划；

1.4.2.3.2、根据市场情况，会同企划管理部经理适时调整价格政策；

1.4.2.3.3、审批商品引进和淘汰，确定商品价格政策；

1.4.2.3.4、初审必备商品目录和商品配置单。

1.4.2.4、业务员

1.4.2.4.1`引进厂家，拟订销售合同，引进新商品，初定商品价格；

1.4.2.4.2根据补货数据及时制定采购计划，并草拟付款计划；

1.4.2.4.3及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录；

1.4.2.4.4负责与厂家协调商品的退和换；

1.4.2.4.5拟定必备商品的目录和商品配置单；

配送中心

1.4.2.5、经理或经理助理

1.4.2.5.1制定物流配送计划，管理配送车辆；

1.4.2.5.2监督检查实际配送情况；

1.4.2.5.3审核商品的损益、盘点报告；

1.4.2.5.4建议人员的岗位和奖金设置。

1.4.2.6、仓库主任

1.4.2.6.1动态掌握商品库存情况，及时发布货源补货；

1.4.2.6.2根据定货单和合同，检查验收商品入库，确保商品保质保量的配送到分店；

1.4.2.6.3按要求分装商品并及时调整商品资料；

1.4.2.7、仓库保管员

1.4.2.7.1负责商品入库和出库，对商品进行日常保管；

1.4.2.7.2为仓库主任提供商品库存的情况；

1.4.2.7.3在商品入库时负责实物与送货单的核对，按提货单内容出库

1.4.2.8、配货员

1.4.2.8.1根据提货单内容到仓库保管员处提货，并保证商品出库是完好；

1.4.2.8.2根据配送计划，按时把商品提到指定地点。

1.4.2.9、押运员

1.4.2.9.1根据送货单查点实物，与该单位进行交接

1.4.2.10、验收员

1.4.2.10.1根据定单内容验收商品入库

企划管理部

1.4.2.10经理或经理助理

1.4.2.10.1制定销售计划报总经理批准，及时向人事行政部提供计划完成情况的报告；

1.4.2.10.2审批分店（配送中心）的盘点、损益和残损报告；

1.4.2.10.3、与市场营销采购部经理共同制定价格政策

人事行政部

1.4.2.11、经理或经理助理

1.4.2.11、1掌握公司的人事档案，制定公司的各项规章制度；

1.4.2.11、初核重大的人事变动，批准对各类人员奖励和处罚决定；

1.4.2.11.3、初核公司考勤、工资、奖金的方案；

1.4.2.12、管理人员

1.4.2.12.1、处理公司员工的资料；

1.4.2.12.2、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案；

信息管理部

1.4.2.13、经理或经理助理

1.4.2.13.1制定与信息系统相关的规章制度，并负责监督和实施；

1.4.2.13.2处理做出对信息系统构成威胁的人，并根据规定提出处罚意见视情况报总经理批准。

1.4.2.13.3制定核规划不同时期的信息系统解决方案，依据各部门的管理只能与权限制定系统访问权限方案。

1.4.2.14、维护人员

1.4.2.14.1维护系统软硬件核网络，保证系统正常运转。

1.4.2.14.2培训新员工，根据公司需要编写一些小系统。

财务部

1.4.2.15、经理或经理助理

1.4.2.15.1制定付款计划，审批货款

1.4.2.16、管理人员

1.4.2.16.1记录付款流水，管理进出发票

分店

1.4.2.17、经理（店长）

1.4.2.17.1、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管理；

1.4.2.17.2、建议员工的调动核任免

1.4.2.18、班组长

1.4.2.18.1负责商品的日常管理包括：

商品价格的调整、商品的放置位置、

商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。

1.5内容组成

1.5.1机构层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、部门性质、销售计划、IP地址；

1.5.2人员人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简历、职位等、社会关系、照片、所属部门。

1.6编码原则

1.6.1.级别编码位溢位

1.6.2.机构编码由两个部分组成，前三位部门编号，后二位班组号。

1.6.3.人员编码由五位流水号组成

2.商品

2.1层次

我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类；

2.2内容组成

编码、名称、税率、特征、货位；

2.3编码原则

类别编码原则上为六位，大类二位，小类二位和分类二位

三、物流与功能流程

1、引进新商品与定价

1.1涉及部门和职位

部门：

公司、市场营销采购部、配送中心

职位：

市场营销采购部经理（A）、市场营销部业务员（B）、配送中心仓库保管员（C）

1.2流程图

1.2.1物流（见图2-1）

公司

B引进新商品并拟定零售价和批发价

A审批同意进场并决定零售价和批发价

配送中心

1.接受分店的商品资料

2.接收配送中心对商品资料的补充和修改

3.向配送中心通报商品资料

配送中心

1.接受公司的新商品资料

2.上报对商品信息的补充

3.通知分店商品信息

C以商品资料位蓝本核对实物，更新商品

分店

接受配送中心资料

图2-

1.2.2功能流程图

公司

B填写商品引进单

提请申请

A批准

1.系统自动编码，增加商品信息单数据，生成新商品单

2.增加商品条码单数据

3.更新商品信息单数据

4.增加商品信息单

通讯

服务

器

1.发送新商品至配送中心

2.接受配送中心对商品信息的

修改以及品条码单

配送中心

通讯

服务

器

1.接受公司的新商品信息单

2.发送商品信息单和商品条码单到公司、分店

1.增加新商品信息单数据

2.更新与增加商品信息单和商品条码单数据

C核对新商品信息单，并输入商品条码信息

分店

修改与增加商品信息单和商品条码单数据

通讯

服务

器

图2-2

接受配

中心的商品信息单和商品条码单

1.3注意事项

1.3.1新品的定义：

满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。

第一、商品信息单