分企业办事处工作规章制度1doc文档格式.docx
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由总公司负责人批准后报销,每月末由总公司财务部处理;
③采购费用:
小批量元件采购费用管理,采购人员按获总部批准的额度
填写资金使用申请单,由总公司会计审批,并支付货款即可
当地执行;
b 物流监控:
做到“严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须无一
遗漏,货物进出仓库必须凭有效的单据,做到“货到有单,货走单
随“。
①本公司产品(详见仓管员职责)
向总部申请发货或通知收货;
发货:
销售发货;
样品发货;
退货:
客户退货回分公司或总公司;
办事处退货回总公司;
②当地外购物品
办公用品:
集中统一购买,归仓库保管,领用时填写领用单;
生产用货物品:
原则上是需要时购买。
17.1.3业务管理
a销售业务
市场人员:
严格业务作风,培养技术型销售工程师,控制业务费用,
每位业务必须掌握3~5个长期客户;
市场巩固及开拓:
对原有市场的巩固和分析,开拓新的市
场;
市场信息收集及反馈:
建立客户源库,做到行业资源共享,
分析行业特点,便于市场定位,并及时反馈总部;
建立权威杂志档库,同行业商家情报文档库,技术支持文
样库;
业务研讨会,总结业务经验,对暴露出问题应及时反馈并
解决,制定计划(日、周、月);
业务每日晚汇报当天工作情况,集体参考,并作出下一步
计划,由经理安排下日的工作;
对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部,总部产品
部参考后作出方案,指导业务员的下一步行动。
b执行《XXX科技销售人员职责》。
17.1.4内务管理
a、宿舍管理:
见宿舍管理规定;
b、考勤管理及人事考核,详见办事处工作规章制度。
17.1.5表格管理:
因为管理和统计的需要,制订以下一套表格,各有关人员按要求填写;
a、每月财务部会计要完成各种表格的填写,包括对外报送的各种税务报
表和内部统计表格(月度费用统计报表、销售回款情况统计表);
;
b、出纳员要填写:
存货日报表、现金日报表(每日填写)、进销存表、
物料仓库差异清单(每月末填写);
c、业务人员填写:
——业务员销售、回款情况统计表(每月)、一周工
作总结样品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。
17.1.6 驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。
17.2驻外机构仓库职责
17.2.1对库存物进行妥善保管,保证物料堆放整齐,不混杂、不变质,有明
确的名称、存放地和记录物量的收发卡;
17.2.2对物料实施“先进先出”式的管理方法,入库颜色按春夏秋冬四种颜
色警示。
超过三个月的物品应重新检测,重新将当季颜色贴在盒子上,
有问题的应及时返回总公司;
17.2.3区分不同出入库方式,向总部申请收货,销售发货、样品发货、客户
退货回办事处,办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录出入
库凭证,保证凭单据出入库,按凭证入帐。
具体操作:
a、以总部标准品的安全量为参照,实行安全库存量(各地根据具体情
况制定)调度管理,具体样例附后;
b、财务部出纳兼仓管员,出入库单据实行电脑管理,电脑打单,会计
负责打单。
c、中小客户货品物流控制:
业务员递交正规合同财务部审批 分公司经理审 财
务部开具出库单 业务员或客户签单 出库
d大宗货品物流控制:
业务员递交正规合同 财务部审批 分
公司经理审批总部审批 财务部开具出库单 业务员
或客户签单 出库
e、新产品(OEM )及库虚产品物流控制:
客户
业务员分公司经理审批 总部产品部审批转
业务员或客户签单 出库
f、当地采购物流控制:
采购申请单 分公司经理审批 总部采购部审批 总公司
财务审批
分公司 采购验收 入库
保存完整的出库凭证;
17.2.4 对出入库的物料进行数量和品质上的核查;
17.2.5进行每月一次的月底盘存工作,核查帐、卡、物是否相符,发现问题及
时向财务部汇报并查明原因;
17.2.6 对仓库进行定期清理,针对死库存、库存过大或少的情况向分公司经理
及时的反映,使库存趋于合理。
根据周转时间,设臵合理间段,采用经黄牌报警。
(红牌返回总公司,黄牌抓紧出售);
17.2.7每月末配合总部财务部进行盘点,盘盈盘亏及时查明原因,并拿出处理
意见交审计;
17.2.8对出入库单的记录要求有明确的物料来源(供应商)、去向(用户)及需求 加工意向60%定金、全额
其他标注,并保存完整的出库凭证;
17.2.9外借样品返回时,须检查配件说明书是否齐全,是否有损坏等不良情况,
产品配件说明书不齐全者,存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。
外借
或外购产品无技术部签字时,不得办理正式入库手续(可停放暂存区);
17.2.10 设立样品专柜,每种产品至少需保存样品一块,贴“样品”标签,并
有技术部人员加贴的“合格”标志。
17.2.11对出入库的物品须做全面的开箱检查;
17.2.12对元器件的存放应注意同一品种的单件包装数量要一致;
17.2.13物品出入库必须有书面凭证,内部领用填写借货单,销售人员借货必
须有财务部的单据,退货时必须有合同;
17.2.14 出货单处理:
a送货上门的业务情况
分公司会计据经审批的销售合同打印一式五联出货单,并由分公司经理据合同验单签名后将单据交给仓管员,仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可,一联返回财务存根,四联随货交付发货员,发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单签字认可,其中一联返还仓管,三联随货同行,要求客户签名盖章后,一联返回财务做帐,一联发货员留存,一联给客户。
b 通过货运公司的业务
办事处经理据经审批的销售合同打印一式五联出货单,并由分公司以理据合同验单签名后将单据交给仓管员,仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可,二联返回财务(其中一联为存根,一联做帐),三联随货交付发
货员,发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单上签字认可,其中
一联返回给仓管员,自己留存一联,一联随货同行。
随货同行联要求客户签字盖章后传真回公司。
若在发货10天内还没收到由客户签名盖章的出货单传真件,由发货员打电话确认客户是否已收到货物,发货员在电话确
认客户收到货物后,在出货单上写明何时打电话确认并签字认可,将此单复印交财务。
若客户未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。
17.2.15对于无入库单的货物不得入库,禁止仓管员不允许私自存放任何物品。
17.2.16货物发运时要保单价的80%以上,否则后果谁办谁负责。
17.3 办公区域划分和职能机构设臵外人员组成
17.3.1办公区域划分
a接待区、展示区(内墙贴装公司形象灯片;
设立展示架)
b业务区、办公室
c经理室
dOQC区
e仓库区
17.3.2职能机构设臵及人员组成(见职能机构图)
17.4分公司办事处经理职责
17.4.1对公司的发展方向,以经营方针进行分析总结并交公司总经理过行决策;
17.4.2推行公司制定的政策及相关的制度,使之落到实处;
17.4.3每日晚听取各部门人员的工作汇报,每周六上午召开市场会议,中午
12:
00将情况传回总部,并保持对他们工作的指派和监察;
17.4.4具有对公司人员的考察权,可把人事任免计划提交总经理批示;
17.4.5对辖区范围的市场环境分析并提出开拓方案;
17.4.6 主管办事处的重大外交事务;
17.4.7协调各部门的运作关系;
17.4.8处理内外的重大突发事件;
17.4.9有随时召集召开各部门会议的权力,并作出会议记录;
17.4.10 负责市场人员也差情况的安排并对出差时限审批;
17.4.11负责客户投诉处理;
17.4.12处理一些特殊订单(低价单、大客户、特殊行业用户、特殊行业贸易)
17.4.13质量、防火第一责任人;
17.4.14对公司的人、财、物负全面责任;
17.4.15 负责所有管理表格(月度费用统计表格、销售回款统计表、三天内预
计四项计划、存货日报表、进销存表、业务员销售回款情况统计表、一
周工作总结、新客户业务处理反馈清单、样品外借、收回情况统计表)
的审核和按时传回总公司;
17.4.16每月15、30日检查仓库坏品区,对坏品交加回总部处理。
17.5办事处技术部职责
17.5.1 负责处理公司对客户的技术支持;
a客户购买公司产品后,不会使用;
b 客户使用公司产品时,出现技术问题;
17.5.2 负责处理对办事处内部的技术支持;
a 临时性的整机装配;
b对外购品的入库检测;
c 客户退货品由业务员和技术人员共同判断是否为本公司产品,对属于本
公司的产品进检测。
17.5.3销售业务
分公司报销流程及其财务规章制度11
财务中心
公司报销流程及其财务规章制度
==分公司篇==
2014-4-25
分公司财务管理流程
工商注册及代码证
营业范围与总公司一致
以保证税种一致
公章、证照寄回总部行政部
税务登记
分公司对接人跟进:
确认税种、申报时间、申报方式及专管员联系方法自公司注册日30天内完成否则税务罚款
银行开户(开通网银)
车贷业务或税务要求需开户的,银行预留印鉴章、网银U-Key即日寄回总部财务
资料归档
每月10日前完成遇节假日顺延
纳税申报(网上申报)
报税U-Key立即寄回分公司对接人每月5日前完成税务登记次月申报否则税务罚款
分公司要按规定编制费用预算表(见下图),每项费用预算须有详细的备注说明。
每月25之前上报行政确认后,报财务备案,次月按标准严格执行。
超过预算的各项费用,要追加预算审批手续,在追加预算未得到批准前,财务部不予以办理支出和报销。
费用预算管理原则实行预算限额内据实列支。
即本次超出标准限额的部分不允许报销、本次低于限额的部分不允许延续到下次报销中。
驻点:
________分公司
2013年__月预算表
费用类型对公金额对私金额营销及信审部备注1、公用事业费
1.1 水费电费
1.2物业费
1.3空调能耗费
1.4其他
2、绿化
2.1植物摆放
2.2绿化保养
2.3其他
3.租赁费
3.1房租
3.2复印机租赁费
3.3 其他
4.交通费及差旅费
5、办公费(附清单)
5.1文具及印刷
5.2饮水费
二、报销总则
首先,根据报销内容与支付对象的的不同,填写不同单据。
为了
支款与报销的快捷、顺利,字迹务必工整清晰,以免产生歧义。
整张单据不得有任何涂改,书写有误请自觉重新填写。
《支款凭单》适用于:
公对公付款。
《借款单》适用于:
个人借款及申请。
《费用报销单》适用于:
个人报销及个别先付款后拿发票的款项
销账时,各类垫付款项的报销。
分公司报销流程及其财务规章制度11
==分公司篇==
2014-4-25
车贷业务或税务要求需开户的,银行预留印鉴章、网银U-Key即日寄回总部财务
每月10日前完成遇节假日顺延
报税U-Key立即寄回分公司对接人每月5日前完成税务登记次月申报否则税务罚款
每月25之前上报行政确认后,报财务备案,次月按标准严格执行。
超过预算的各项费用,要追加预算审批手续,在追加预算未得到批准前,财务部不予以办理支出和报销。
________分公司
2013年__月预算表
费用类型对公金额对私金额营销及信审部备注1、公用事业费
1.2物业费
1.3空调能耗费
1.4其他
2.2绿化保养
2.3其他
3.1房租
3.2复印机租赁费
3.3其他
5、办公费(附清单)
5.1文具及印刷
5.2饮水费
首先,根据报销内容与支付对象的的不同,填写不同单据。
整张单据不得有任何涂改,书写有误请自觉重新填写。
销账时,各类垫付款项的报销。