公务卡系统使用详细说明书文档格式.docx

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第二部分：

运行公务卡系统

1.创建快捷方式

将解压释放出的文件夹打开，选择文件点右键发送至“桌面快捷方式”。

2.运行公务卡系统

双击桌面的公务卡快捷方式，在弹出的界面点击左下角的【网络设置】如下图；

图1-1快捷方式打开界面

图1-2网络设置界面

点击【网络设置】后在弹出的以上界面填写“IP地址和数据库名称”其中IP地址为所属县区国库集中支付的的数据存储机，数据库名称为国库集中支付的的数据库名称，其他三项不变，点击测试会弹出相应的成功和失败提示，确保成功后方可登陆系统。

第三部分：

基本操作

1.系统功能

进入公务卡系统主界面

1.1系统登录

双击桌面公务卡系统的快捷方式，在打开的登陆界面选择所属预算单位，填写【用户名】和【密码】

（该用户名和密码为国库集中支付系统的用户名和密码）单击【高级】菜单选择需要报销的业务数据帐套，点击【确定】登陆系统。

图1-3用户登陆界面

图1-4公务卡支付系统主界面

下面分别介绍各个菜单的操作

1.2重新登陆

在【文件】主菜单中，单击【重新登录】。

系统会返回登录界面，如下图所示。

图1-5重新登陆

2.基础信息设置

公务卡系统基础信息设置主要由以下内容构成：

公务卡信息维护、汇总还款账户维护、支付账户维护、更新基础数据和Socket服务器连接设置。

2.1公务卡信息维护

在【基础信息设置】的主菜单中，单击【公务卡信息维护】在弹出的界面点击〖增加〗

填写持卡人姓名、卡号、选择公务卡的开卡银行，填写完成后点击〖确定〗，或者根据公务卡信息维护模板编辑完exl表格，点击〖导入〗功能，将个人开户信息导入系统即可。

如下图；

图2-1公务卡信息维护

功能说明；

①、单位根据办卡信息，对公务卡卡信息进行维护；

②、卡基础信息还可编写成EXL文件导入，也可根据需要手工维护。

2.2汇总还款账户维护

在【基础信息设置】的主菜单中，单击【汇总还款账户维护】在弹出的界面点击〖增

加〗填写账户名称、账号、选择汇总还款账户的开户银行，填写完成后点击〖确定〗，如下图；

图2-2汇总还款账户维护

①、该账户由公务卡的开卡行提供；

②、该账户用于预算单位还款的收款账户。

2.3支付账户维护

在【基础信息设置】的主菜单中，单击【支付账户维护】在弹出的界面点击〖增加〗

填写账户名称、账号、非零余额账户的开户银行，填写完成后点击〖确定〗，如下图；

图2-3支付账户维护

①、该账户为单位的非零余额账户；

②、该账户用于预算单位还款的收款账户，单位还款时如果零余额的账户额度不足，可以通过非零户进行还款。

2.4更新基础数据

在【基础信息设置】的主菜单中，单击【基础数据下载】在弹出的界面点击〖增加〗

图2-4基础数据下载

2.5Socket服务器连接设置

在【基础信息设置】的主菜单中，单击【Socket服务器连接设置】在弹出的界面填写

IP地址和端口号，如下图；

图2-5Socket服务器连接设置

①、该IP地址和端口号由公务卡实施人员提供；

②、填写该项主要用于公务卡用户从中间数据平台下载消费明细及上卡信息。

3.公务卡业务

公务卡业务操作模块由以下内容组成：

消费明细管理、消费记录报销、还款明细管理、还款凭证管理、上卡日期下载和非零户还款管理。

3.1消费明细管理

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【消费明细管理】在打开的界面点击〖增加〗

手工录入消费明细或者根据公务卡消费时的小票，在当前界面选择公务卡卡号，填写授权号，从代理银行下载消费明细，对得到的消费明细在此处可以进行修改、删除等操作。

图3-1手工录入消费明细

通过公务卡数据交换平台实现从公务卡开卡行自动下载消费明细。

点击【下载】在弹出的界面选择“消费日期、交易卡号、交易金额”点击确定，如下图；

图3-2自动下载消费明细

图3-3自动下载消费明细

①、该功能用于得到消费明细

②、消费明细提供了两种获取方式，第一手工录入消费明细；

第二根据消费pos小票上的信息在明细管理处选择卡号，输入授权码，点击下载从银行得到消费明细。

3.2消费记录报销

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【消费记录报销】在打开的界面点击〖查询〗

得到先前得到的消费明细，选中数据点击〖报销〗，在弹出的界面填写报销金额、选择业务类型，完成后点击〖确定〗生成报销数据，如下图；

图3-3消费记录报销

①、该功能用于生成报销明细数据；

②、点击报销后，填写报销金额（可以全额报销也可分次进行报销生成）；

③、业务类型包括“透支还款，现金还款，预借现金”

3.3还款明细管理

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【还款明细管理】在打开的界面点击〖查询〗

得到生成的报销明细，选中报销明细和可用额度点击〖生成凭证〗，在弹出的界面填写用途，选择经济科目，完成后点击〖确定〗生成支付凭证，如下图；

图3-4生成支付凭证

①、该功能用于生成支付凭证；

②、可用一次选择多条报销明细生成一笔支付凭证，也可用单条生成。

3.4还款凭证管理

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【还款凭证管理】在打开的界面点击〖查询〗

得到生成的支付凭证，选中支付凭证打印〖支票和还款明细〗打印完成后点击〖发送〗将数据分别发送到零余额的支付行和公务卡的开卡行，如下图；

图3-5凭证打印和发送

①、该功能用于打印票据和数据的发送；

②、该处需要打印支票和还款明细，还款明细用A4纸打印，打印完成后将数据分别发送至零余额的开户行和公务卡的开卡行。

3.5上卡日期下载

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【上卡日期下载】在弹出的界面选择需要下载的还款记录，点击〖下载〗从银行得到上卡的具体日期和记录，如下图；

图3-6上卡日期下载

①、该功能用于得到公务卡的开卡行上卡的具体明细时间及还款记录；

②、下载时需要对某条还款凭证进行勾选，点击下载。

第四部分：

非零户还款管理

1.非零户还款

在【公务卡业务】的主菜单中，单击【非零户还款管理】在弹出的界面点击〖查询〗得到生成报销但为生成凭证的的明细数据，选择数据点击〖汇总还款〗在弹出的界面选择非零户和收款账户及其他相关信息，选择完成后点击〖确定〗在已还款处查询到该数据进行支票和还款明细打印，如下图；

图4-1非零户还款

图4-2非零户还款凭证打印

①、该功能用于非零余额账户外的账户进行还款；

②、预算单位可以根据实际情况选择零余额账户还款或者非零户进行还款。

第五部分：

公务卡退款业务

1.公务卡退款

已经还款过的公务卡业务，因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时通知单位财务部门，由单位财务部门将资金退回零余额账户。

持卡人退款的财务审核手续按所在单位内部财务制度规定执行；

退款业务分为两种情况；

第一，零余额开户行将公务卡支付业务已经确认，并且资金划拨公务卡汇总还款户，但是公务卡开卡行并未上卡。

第二，零余额开户行支付确认，并且公务卡开卡行已经将资金划拨各个公务卡上。

针对以上两种业务，相应的退款业务流程处理方式不同；

第一种方式，由零余额开户行发起退款，将预算内资金退回国库，具体操作方法；

代理银行用户登陆银行支付系统，在【授权支付】菜单下【-授权支付退款生成】，查询到先前的正向支付数据，选中点击〖退款〗,生成退款凭证，如下图；

图5-1退款凭证生成

图5-2生成的退款凭证

接下来生成〖退款日报〗和〖退划款单〗在授权支付菜单下点击【生成日报】

图5-3生成退款日报

图5-4生成退划款回单

第六部分：

报表管理

1.公务卡消费信息查询

在【公务卡业务】的主菜单中，点击【公务卡消费信息查询】在弹出的界面根据查询条件得到所有已经录入或者从银行下载到的消费明细，如下图；

图6-1公务卡消费明细查询

2.还款申请汇总查询

在【公务卡业务】的主菜单中，点击【还款申请汇总查询】在弹出的界面根据查询条件得到所有报销的明细数据，如下图；

图6-2公务卡还款申请汇总查询

2012-04-06