Word常用操作正确使用方法Word文件下载.docx
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当按下Alt键不放，再同时按与该字母键时，即打开该菜单。
与单击菜单效果一样。
常用工具栏
常用工具栏位于菜单栏下方，其中包含许多按钮，用鼠标单击某一按钮，便执行该按钮所对应的功能。
例如，要打开一个文档，只需用鼠标单击“打开”按钮（
），选择指定的文档即可打开。
使用工具栏命令按钮，可以使操作更便捷。
格式工具栏
格式工具栏位于常用工具栏下方，利用格式工具栏中的按钮，可以设置字符的字体、大小及其修饰，设置段落的对齐格式，建立项目符号和编号等。
格式工具栏中按钮的用法同常用工具栏。
标尺
有垂直标尺和水平标尺，位于“格式”工具栏下方的是水平标尺。
利用标尺可快速设置段落缩进、调整页边距及设置制表位等。
标尺既可以显示在屏幕上，也可以被隐藏，其方法是选择菜单项：
视图|标尺。
文本区
窗口中间大部分的空白区域叫做文本区，用户创建文档、编辑文档和查看文档，都是在文本区中完成的。
文本区中有一个闪烁的垂直线称为插入点，插入点表明当前输入字符的位置，即当前输入的字符出现在插入点位置。
选定栏
选定栏是位于文本区左端的一个隐含栏，即不可见的栏。
鼠标指针在该区时变为指向右上方的箭头。
利用选定栏可对文本进行大范围的选择。
滚动条
在窗口的右边沿和下边沿各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条，滚动条上的矩形块称为滚动块。
通过拖动滚动条内的滚动块或单击箭头按钮，可以浏览查看整个文档内容。
状态栏
状态栏位于屏幕底部，状态栏显示插入点所在的节号、页号，行号、列号、文档中总页数、操作步骤等信息。
创建新文档
创建创建文档是使用Word2000开始工作的第一步。
Word2000中文版可以用不同的创建方各种各样的文档。
1．创建一个空白文档
在刚启动Word2000中文版时，系统会自动建立一个空文档让你输入文本，并自动以“文档1”作为此文档的文件名。
此时若需要再建立一个新文档，可使用如下操作：
∙选择菜单项：
文件|新建，打开如图4-2所示的新建对话框。
∙选择“常用”选项卡。
∙在列表框中双击“空白文档”图标，或先选中空白文档图标，再单击“确定”按钮。
图4-2新建对话框
还可以单击常用工具栏中“新建空白文档”按钮（）或按Ctrl+N组合键可快速创建一个新文档。
2．使用模板创建文档
Word2000还提供了一些预先设计的模板供选用。
模板就是文档的基本框架和套用的样板。
使用模板可以快速地生成一种类型文档的基本框架。
在Word中，把模板按照不同的类别分放在相应的标签中。
这些模板可以用来创建信件，还可以快速地创建标准的传真、简历等专业文档。
我们只需将精力集中于文档中的内容，而不必在文档的设计方案或格式上花费太多的时间。
保存文档
建立文档之后，应将文档保存到磁盘上供以后使用。
1．保存新文档
当第一次保存某个文档时，（即文档名暂被命名为“文档1”、“文档2”等），我们至少要考虑两件事情：
一件是给这个新文档起名字，另一件是把这个文档存放在某个位置，以便以后查找。
选择菜单项：
文件|保存，或者单击常用工具栏中的“保存”按钮。
打开“另存为”对话框。
（如图4-3）。
图4-3另存为对话框
在“文件名”文本框中，Word根据文档第一行的内容，自动给出文件名。
我们可以输入一个便于记忆的新名字来取代它。
比如：
example
单击“保存位置”列表框的下箭头，从下拉列表中选择所需驱动器，比如C：
盘，该驱动器中的所有文件夹和Word2000文档名会显示在列表框中。
双击文档列表框中要使用的文件夹图标，比如：
Mydocuments，然后单击“保存”按钮，该文档就以example为文件名，被保存在C:
盘的Mydocuments文件夹中。
2．保存已有文档
对于已命名并保存过的文档，只需要随时单击常用工具栏中的“保存”按钮，或单击文件菜单中的保存命令来保存当前文档。
系统将自动将当前文档的内容保存在同名的文档中。
不再显示“另存为”对话框。
视图介绍
用户是通过屏幕查看文档中的文本及其格式效果的。
为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word2000提供了多种显示模式，也称为视图。
1．普通现图
普通视图是用户进行文字输入、编辑及格式编排时，Word2000所默认的视图。
普通视图简化了版面布局，以方便用户输入、编辑文字及进行格式编排，但是用户看不到页边距、页眉、页脚等效果。
如果用户已在其它视图下操作，要回到普通视图，可采用下列两种方法中的一种：
⑴选择菜单项：
视图|普通。
⑵单击水平滚动条左边的“普通视图”按钮，即左边的第一个按钮（
）。
2．页面视图
在页面视图下，用户可以看到文档的真实打印效果，包括页边距、页眉、页脚及脚注等在页面上的位置及图文框中各项目的确切位置，如不满意可及时修改。
单击水平滚动条左边的“页面视图”按钮（
），可切换到页面视图。
3．大纲视图
在大纲视图下，用户可以创建或修改文档的大纲，组织文档结构。
可以只显示标题，将标题下的文本内容隐藏，也可以将标题的层次提升或降低。
单击水平滚动条左边的“大纲视图”按钮（
），可切换到大纲视图。
4．主控文档视图
在主控文档视图下，可方便地将长文档分成若干个子文档进行编辑，也可将多个Word文档组合成一个文档，然后可对该文档进行更改（例如添加索引或目录）而不用打开单个的文档。
这样就解决了因文件过大而工作速度慢的问题，同时又能将多个文档当作一个文件进行目录制作。
要切换到主控文档视图，首先将视图方式切换到大纲视图方式下，然后在“大纲”工具栏上单击“主控文档视图”按钮（
）。
5．全屏视图
全屏视图将屏幕上的标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条及状态栏全部隐藏，用整个屏幕显示文档内容。
要进入全屏视图，只需选择菜单项：
视图|全屏视图。
在全屏视图下，屏幕上出现一个“全屏显示”菜单，单击“关闭全屏显示”按钮，便返回到全屏视图前的视图。
6．Web版式视图
Web版式视图的最大优点是：
在屏幕上阅读和显示文档时效果极佳，它的正文显示得更大，并且自动换行以适应窗口，而不是显示实际打印的形式。
也就是说，不管Word的窗口大小如何改变，在文档编辑区中，每一行文本都会随着窗口缩小而适当地自动换行以适应窗口的大小，始终显示文档的所有文本内容。
此外，在Web版式视图方式下，还可以设置文档的背景颜色，进行浏览和制作网页等。
单击水平滚动条左边的“Web版式视图”按钮，即左边的第二个按钮（
在文档中输入文本
1．输入文字
Word2000可以支持五笔、标准、区位、郑码、全拼和双拼等多种汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift可以在不同的输入法之间切换。
在文档中输入文字时，文本将在一行的最右端自动换行。
如果要结束一个段落，按回车键即可。
可以选择在插入或者改写状态下输入文本。
在插入状态下，字符在插入点处写入，其后的字符顺序后移；
在改写状态下，输入的字符将替换鼠标指针所到处的字符。
切换插入或改写状态的方法有两种，一种是按Insert键，一种是用鼠标双击状态栏上的“插入/改写”按钮（
2．即点即输
使用即点即输功能可以在文档的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其它容。
在页面视图和Web版视图下，文档中的大部分空白区域都可以插入内容。
例如，可用即点即输功能在文档未尾的下面插入图形，而不必先按Enter键添加空行，或者在图片右边输入文字，而不必手动加入制表位。
在使用即点即输功能时，不能在以下区域内使用：
多栏、项目符号和编号列表、浮动对象旁边、具有上下型文字环绕方式的图片左边或右边、缩进的左边或右边。
要使用即点即输功能插入文本，必须首先确认已经启用了即点即输功能：
工具|选项菜单项→打开“选项”对话框→选择“编辑”选项卡→选中“启用即点即输”复选框，然后单击“确定”按钮。
设置完毕，切换到页面视图或Web版式视图。
在文档中，将鼠标指针移到要插入文本的位置，然后单击页面，以启用即点即输指针。
指针的形状表明了对要插入的内容将对应哪种格式。
例如，如果指向页面中间，指针形状为I，表示内容将居中放置。
双击页面，然后照常输入文本或插入内容。
如果不想在双击的位置插入内容，只需双击其它区域，即可撤消插入状态。
3．输入标点符号和特殊符号
可以输入像书名号“《》”和温度单位“℃”之类的标点符号和特殊符号。
在Word2000中，将标点符号和特殊符号分成两大类：
符号和特殊字符。
将符号类又分成标点符号、特殊符号、数学符号、单位符号、希腊字母、旧体拼音、日语符号和俄语等几种。
特殊字符类中包括长划线、短划线、不间断连字符、省略号等字符。
输入符号的操作步骤如下：
插入|符号，出现如图4-5所示的符号对话框。
移动和复制
1．剪贴板
剪贴板是内存中的一块存贮区域。
在进行复制或移动操作时，先把选定的内容“复制”或“剪切”到剪贴板上，然后再将其粘贴到插入点所在位置。
例如：
可以先在MicrosoftExcel中复制一个图形对象，然后切换到MicrosoftPowerPoint中复制项目符号列表，再切换到另一个Word文档复制一段文字，最后切换至正在编辑的Word文档并粘贴复制的内容。
所有被复制或剪切的内容都将自动置于Office剪贴板之中。
收集到的内容将保留在“Office剪贴板”上，直到关闭了计算机上的所有运行程序。
视图|工具栏|剪贴板，即可打开如图4-8所示的“剪贴板”工具栏。
但是，剪贴板工具栏可能会被隐藏。
例如，在切换到其他Office程序时，剪贴板工具栏可见，但在复制、剪切和粘贴命令无效的视图中，或在非Office程序中工作时，工具栏将消失。
Office剪贴板最多可容纳12项内容。
在MicrosoftOffice程序中，当用户试图复制第13项内容时，将会出现一条信息，询问用户是否要放弃Office剪贴板上的第一项内容并将新内容添加到剪贴板的尾部。
用户可以查看Office剪贴板中的前50个文字字符，只需将鼠标指针停留在该项目的图标之上，即可出现一个消息框。
如果项目是图形对象或图片，或不包含文字的项目，Word将显示标签（如“图片2”），表示项目复制的顺序；
对于图形对象和图片的编号标签，只表示图形对象和图片的复制顺序；
对于不包含文字项目的编号标签，则表示所有项目的复制顺序。
与其它的Windows工具栏一样，剪贴板工具栏也是一个活动的工具栏。
它既可以悬浮于窗口中，也可以固定在工具栏区域或者窗口左侧或右侧。
固定剪贴板工具栏的方法很简单，只要用鼠标指向剪贴板工具栏的标题栏，然后将其拖动到合适的位置就可以了。
如果剪贴板中的项目不再有用，可以清空Office剪贴板中的所有项目；
以备容纳新的内容。
清空剪贴板的方法是：
单击剪贴板工具栏上的“清空剪贴板”按钮（
2．移动文本或图形
移动文本或图形。
将文本或图形从一个位置移到另一个位置，可按如下步骤操作：
⑴选定要移动的文本或图形。
⑵选择菜单项。
编辑|剪切，或单击常用工具栏中的“剪切”按钮（
），或按
Ctrl+X组合键将要移动的文本或图形移到剪贴板中。
⑶选择菜单项。
编辑|粘贴，或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮（
），或
按Ctrl+V组合键将要移动的文本或图形移到插入点所在位置，插入点位置处原来内
容向后移动。
也可以用鼠标拖动选定的文本或图形移动文本或图形。
当用鼠标拖动选定的文本或图形时，鼠标指针变成一个带有虚竖直线和虚方框的箭头。
松开鼠标左键时，虚竖直线的位置就是被拖动内容移到的目标位置。
3．复制文本或图形：
要将文本或图形在另一位置进行复制，可按如下步骤操作：
⑴选定要复制的文本或图形。
⑵选择菜单项：
编辑|复制，或单击常用工具栏中的“复制”按钮（
），或按Ctrl+C组合键将要移动的文本或图形复制到剪贴板中。
⑶选择菜单项：
编辑|粘贴，或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮，或按Ctrl+V组合键便将要复制的文本或图形复制到插入点所在位置，插入点位置处原来内容向后移动。
可以用一种十分简便的方式来进行文本的复制，那就是使用鼠标拖动的方法。
在移动或复制文字和图形时，用鼠标右健拖动选定内容，在释放鼠标右键时，将出现一个快捷菜单，其中将显示移动和复制的有效选项。
选择“复制到此位置”命令，即可实现复制操作。
上面介绍的移动或复制的操作，既可以在一个文档中进行，也可以在不同文档之间或不同的应用程序之间进行。
如果需要复制的项目在其它程序或文档中，需要切换到该程序或文档，在其中选择需要复制的项目。
然后，单击剪贴板工具栏上的“复制”按钮，如果视图或程序中没有显示剪贴板工具栏，可选择菜单项：
编辑|复制。
重复该操作，直到复制了所有需要复制的项目，但不能超过12项。
复制完毕，切换到要粘贴项目的Word文档中，单击需要粘贴项目的位置。
用户可以选择粘贴全部项目还是只粘贴某些特定项目。
如果需要粘贴所有项目，可单击剪贴板工具栏上的“全部粘贴”按钮：
如果不需要粘贴所有项目，则可以粘贴特定项目。
删除文本
若想删除一段文本，首先要选定这段文本，然后，对这段文本进行剪切操作，将文本暂存在剪贴板中，也可以将该文本永久地删除。
对一段文本进行剪切操作，也就是从当前文档中将该文本删除，只不过暂时还保留在Office剪贴板中，如果没有打开剪贴板工具栏，则在下一次使用剪切操作时，新的剪切内容就会剪贴板中原有内容。
1．除插入点左右的文本
按Backspace键一次，删除插入点左边的一个字符或汉字，插入点及其后边的内容向前移动一个字符或汉字位置。
按Delete键一次，删除插入点右边的一个字符或汉字，插入点不动，其后面内容向前移动一个字符或汉字位置。
2．删除选定的文本
用下面3种方法可以删除选定的文本。
按Delete键或Backspace键；
编辑|清除；
编辑|剪切，或单击常用工具栏中的“剪切”按钮，便将被选定的文本移
入剪贴板，而从原位置删除。
用这3种方法也可以删除选定的公式、图形或其它对象。
字符格式化
Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。
字符格式设置方法：
方法一：
先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式；
方法二：
不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。
1、设置字型、字体和字号等：
使用格式工具栏设置；
或单击鼠标右键，单击快捷菜单中的“字体”命令；
或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“字体”选项卡中设置。
2、设置字符间距：
在“字体对话框”的“字符间距”选项卡可以调整字间距。
3、设置字符效果：
在在“字体对话框”的““文字效果”选项卡中设置。
4、格式刷：
用于快速复制格式。
选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上；
双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。
5、查看字体、字形、字号
选择文字后，格式工具栏上显示这段文字的字体、字形和字号。
如选择了有不同字体或字号格式的文字，则工具栏的对应框不显示任何信息，即为空白。
设置纸张大小、页面方向及纸张来源
在打印文档之前首先需要设置纸张大小、纸张使用的方向及纸张来源。
我们经常使用的纸张大小有A4，A3，B5，16开等。
纸张使用的方向是指纵向打印或横向打印，纵向指纸张的高度大于宽度，横向指高度小于宽度。
纸张来源指打印所用的纸是由手动送纸、送纸盒送纸还是其它方式送纸。
Word2000默认的纸张大小是A4，纸张使用的方向是纵向。
纸张来源依据打印机的不同而有所不同。
设置纸张大小及页面方向的操作步骤如下：
文件|页面设置，出现页面设置对话框，如图4-17所示。
也可以双击水平标尺打开页面设置对话框。
图4-17页面设置对话框
⑵选择“纸型”选项卡，在“纸型”的下拉列表框中选择纸张大小，默认设置为A4纸，也可以在“宽度”和“高度”文本框中键入或选择用户自定义纸张的大小。
通过选择“纵向”或“横向”单选按钮来选择页面打印方向。
⑶选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”和“右”文本框中分别键入或选择上页边距、下页边距、左页边距和右页边距，页眉、页脚与边界的距离。
⑷单击“确定”按钮，完成设置。
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