集团企业集中采购管理解决方案Word格式文档下载.docx

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5.3.具体解决方案

3。

建立集团企业有效的集中采购管理模式

1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨

主要应用场景：

主要特点：

1）总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单;

2）供应商统一送货到总部，总部收货质检,与供应商的物流在总部完成；

3）总部收货后,根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况,向各公司调拨物资；

4）总部与供应商统一结算；

5）总部和下级公司进行内部结算。

1）各工厂提出物资需求申请；

2）公司计划员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向集团总部提出采购申请；

3）总部计划员汇总各公司需求申请后,在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；

4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；

5）采购员向供应商发出询价,供应商报价后,确定集采价格；

如果与供应商签订有采购合同,则执行合同价格。

6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部;

7）采购到货需要质检时，在总部进行质检收货,不需要到货环节时，总部直接收货入库;

8）总部录入采购发票；

9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款;

10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单,执行调拨；

11）下级公司调拨收货入库；

12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。

3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付

主要应用场景:

1）总部负责统一向供应商下达采购订单；

2）下级公司分别进行收货质检与入库业务；

3）集团总部与供应商统一结算；

4）总部与下级公司内部结算。

2）公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购;

3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；

4）采购计划审批后,生成采购订单，下达采购订单给采购员；

5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；

如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格.

6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司;

7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；

8）总部录入采购发票;

9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；

10）总部与下级公司进行内部结算。

1.3。

集中采购、分散收货、分别结算、各自使用

1）总部负责统一向供应商下达订单任务；

2）下级公司各自进行收货质检与入库业务；

3）下级公司分别与供应商结算。

2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请,在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；

3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存,根据库存缺口生成采购计划;

4）采购计划审批后，生成采购订单,下达采购订单给采购员；

如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。

6）总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；

8）下级公司录入采购发票；

9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款.

1.4.统签合同集采模式

总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。

1）总部统一与供应商签订采购合同；

2）下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单.

2）下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；

3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。

如何建立集采业务组织和集采业务规则

建立集采采购组织:

定义集采规则：

确定物资由哪个公司负责集采。

集采调拨关系定义：

确定集采调拨业务规则及价格规则.

3.2.建立企业采购管理模式，规范采购业务流程

2.1.普通销售的商品采购

1）请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；

2）采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；

3）根据采购订单进行到货签收，生成到货单；

4）库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；

5）结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；

结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。

3.2。

2.受托代销方式的采购业务

受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。

1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；

2）采购结算：

查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；

3）根据采购发票确认应付,向厂家付款。

3.2.3。

直运销售方式的采购业务

企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户;

结算时，由购销双方分别与企业结算,开具购销发票，进行资金的划转。

1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；

2）请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；

3）直运采购无须入库,货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；

4）可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本;

直运采购的采购发票审核后,会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；

5）直运销售业务发票结算,销售成本取自采购发票成本.

2。

4。

多配送中心收货方式的采购业务

跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心,支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；

企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排,安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。

1）多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；

2）企业级的集中采购；

3）集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；

4）总部统一进行采购结算。

1）通常销售部门根据销售计划制定采购计划；

2）采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；

采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；

3）采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；

4）配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；

5）供应商统一开票,系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算,确认应付，并依据应付进行付款.

3.如何对供应商进行统一规范、准确评估

1）建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；

2）设置供应商评估标准，以标准评估供应商；

3）查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；

4）冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；

5）供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。

如何获得合理采购价格，有效控制采购成本

1）计划员提出请购申请；

2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时,也可以自制询报价单；

3）选择询价供应商，供应商报价后,协商最终采购价格，形成价格审批单；

4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；

5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；

6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程.

5.如何掌控集团全局库存，合理控制库存水平；

为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

现存量查询：

动态库存查询:

多物料属性库存管理，包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等:

3.6。

如何有效地规范和控制集中采购业务流程

规范流程:

建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。

流程可控:

企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制。

流程可调：

根据企业业务发展需要,实现业务流程及时调整.

7。

如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况

为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

集采平台构建

主要功能：

1）合同管理：

反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况,并可实现对具体采购业务的控制;

2）供应商管理:

建立供应商的考核、评估体系,对供应商进行合理的评估；

3）采购计划：

制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；

4）采购价格:

通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；

5）采购管理：

以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报表；

6）内部交易：

处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实时反映；

7）库存管理：

从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；

8）存货核算：

从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本;

9）发运管理：

通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；

10）质量管理：

定义的合格品范围，对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结果对货物进行处理。

5.5。

方案优势分析

5.1提供集团供应商管理平台

集团统一管理供应商:

评估供应商：

2支持集收集结管理模式

由总部完成收货入库和收票结算：

5.3.支持分收集结管理模式

由提出需求申请公司收货入库,总部完成收票结算：

4.支持分收分结管理模式

提出需求申请公司完成收货入库和收票结算：

支持统签合同采购模式

总部统一签订采购合同，分配到下级公司，控制下级公司采购业务：

5.6.支持优质优价采购

确定优质优价标准：

根据检验结果计算实际入库数量：

根据检验结果,按照优质优价标准计算采购价格:

5.7。

实现多配送中心收货

在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。

5.8.支持公司间业务单据的协同

由总部触发的公司间调拨业务：

由销售订单生触发的公司间调拨业务：

9.提供较完整的采购价格管理体系

确定询价物资：

生成价格审批单：

依据审批后的价格下达采购订单：

10.基于角色的权限分配

用户权限分配涉及到三个方面：

1）设置角色关联公司：

2）为角色分配权限:

3）为用户分配角色：

5.11.实时的例外事件管理，支持多种预警功能

保质期临近预警：

库龄预警：

采购到货预警:

5.12。

支持审批流，满足集团管理要求

采购订单支持集团采购员审批的流程；

当采购金额超过10000万元时,转由总部采购员审批。

5.6。

价值分析

●协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；

●充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；

●通过集中掌控主要物资的库存,使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；

●实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；

●采购业务处理流程更加规范、合理,采购漏洞逐渐减少.