U8总帐报表操作手册.docx
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U8总帐报表操作手册
操作手册
手册名称：
总帐、报表操作手册
适用部门：
财务部门
编写人员：
版本号
8.52
编写日期
目录
1、部门岗位：
2
2、岗位职责：
2
3、日常业务处理流程：
3
4、日常业务操作：
3
5、月未业务操作：
8
6、UFO报表编制：
11
1、部门岗位：
财务部门工作岗位职责：
Ø进行日常财务核算工作。
Ø进行各费用报销处理；
Ø进行企业日常经营活动的会计反映与核算；
Ø进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。
2、岗位职责：
出纳：
出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。
主管会计：
录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。
记账：
记帐（取消记帐）、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐）。
报表人员：
在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。
财务经理：
审核会计凭证、审核财务报表。
3、日常业务处理流程：
4、日常业务操作：
✧日常工作描述：
1．主管会计录入凭证（制单）。
2．出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。
3．财务经理审核记帐凭证。
4．记帐人员对审核后的凭证记帐。
✧初始设置
⏹会计科目设置（编码4-2-2-2-2-2）
单击“设置”下“会计科目”，系统进入“会计科目”界面：
●如果增加科目：
单击[增加]，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击[确认],单击[关闭];
●如果删除科目：
选中要删除的科目，单击[删除]，点击“确认”；
●如果修改科目：
选中要修改的科目，单击[修改]或双击该科目，点击[修改]修改相应内容，点击[确定];
●指定科目：
单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目→点击“”选入→单击[确认]
备注
●科目编码及名称必须唯一；
●在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记；
●指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。
⏹外币及汇率定义
单击“设置”下“外币及汇率”，单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，→单击[确认]在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出”
备注：
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
⏹录入期初余额
单击“设置”下“期初余额”，系统进入“期初余额”界面：
●将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。
●如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
●录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致
备注：
●无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。
●〖清零〗：
当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。
存在已记账凭证时此按钮置灰。
●则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。
●如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。
但必须先录入本币余额，再录入外币余额
●若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。
●在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。
⏹设置凭证类别
单击“设置”下“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。
⏹设置结算方式
单击[设置]→选择[结算方式]→单击[增加]，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“√”标记；单击[确认]，单击[退出]。
备注
●结算方式编码：
用以标识某结算方式。
用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。
结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。
●结算方式名称：
用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。
结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）
⏹录入部门档案（编码1-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击“保存”，录入下一部门档案录完后单击“退出”。
⏹录入职员档案
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”，录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”。
备注
●职员编号：
必须录入，必须唯一。
●职员名称：
必须录入，可以重复。
●部门名称：
输入该职员所属的部门。
您只能选定末级部门。
●职员属性：
填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
●信用信息：
包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。
如果要在"销售管理系统—信用控制"中选择"业务员信用控制"，建议在这里输入职员信用权限。
⏹录入客户档案（编码1-2-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。
备注：
其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。
⏹录入供应商档案（编码2-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“供应商档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。
备注：
其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入
⏹录入项目目录
单击[编码档案]下[项目目录]
建立项目档案的操作流程如图：
备注：
●核算科目：
在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。
●项目分类定义：
为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。
●项目结构：
一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。
●项目目录：
列出所选项目大类下的所有项目
⏹银行对帐期初录入
●单击[银行对帐]下[银行对帐期初]选择“银行存款”科目，单击[确定]，在启用日期窗口中录入启用日期，在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额；
●单击“方向”可调整对帐单的余额方向；
●若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项；
备注:
●第一次使用银行对帐功能前，系统要求录入日记帐及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用；
●在录入完单位日记帐，银行对账单期初未达帐项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐；
✧日常财务工作：
⏹增加凭证
单击[填制凭证]单击[增加]录入凭证分录录完凭证，单击[保存]单击[退出]。
凭证表头部分的录入
备注:
●凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
●采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号
●采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。
●凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。
输入凭证正文部分
备注:
●摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行
●会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
●科目编码必须是未级的科目编码。
●金额不能为零，红字以“-”号表示。
●在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。
●在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
●录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；
◆辅助核算信息
●如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
备注：
●在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：
单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]
⏹修改凭证
单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。
备注：
●未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改
●已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。
●若您在【选项】中设置了"制单序时"的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
●若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证"，则不能修改他人填制的凭证。
●外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
⏹冲销凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。
备注：
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。
⏹删除凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
单击[制单]菜单下[整理凭证]选择整理凭证期间单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。
备注：
●如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。
●如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。
●只能对未记帐的凭证作凭证整理。
●已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。
●若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理，请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。
⏹会计凭证审核
更换操作员：
在企业门户中单击菜单[重注册]，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击[确认]；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认]；
审核：
单击[审核凭证]下的[审核凭证]设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，点击“确定”点击单击“审核”或[审核]菜单下的［成批审核凭证］；
取消审核：
如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或[审核]菜单下的［成批取消审核］；
标识错误：
如上进入审核凭证窗口，可单击[标错]，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；
审核完毕，单击[退出]。
备注：
●制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；
●凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；
●取消复核只能由复核人自已进行。
⏹会计凭证记帐
在”凭证”菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：
1-20或1,3,5,7-10）→单击[下一步]，核对记帐报告无误后，单击[下一步]，单击[记帐]，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。
备注
●第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统
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