秘书学教案Word下载.docx
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是具有特殊样式的公文，它是按照国家统一规定的公文体式，以专用的文件版头和规定的公文用纸印制颁发的。
办文在秘书工作中指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。
有时人们管秘书叫做文秘，指的就是办文职能。
因为文字产生以后，国家行使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载体并以文书为重要依据。
即使在高度集权的封建君主时代，君权的行使也需要秘书官吏的辅助和操办。
清朝名相张廷玉，是康熙、雍正、乾隆三朝的大臣，他写诏书“文不加点”，当然他一是靠文笔好还有就是足智多谋。
他提的建议三朝皇帝不说是欣然接受吧，但总是非常重视。
随着社会的发展，文书应用的范围越来越广，数量和要求也不断提高。
因此，办文已成为秘书的主要工作。
现在有了微机，秘书依靠计算机为主要工具来办文，更是时代的需要。
（一）文书运行
包括发文和收文两个程序化运行过程。
发文的环节有：
授意－拟稿－审核－签发－复核－缮印－校对－用印－登记－封发等。
文稿撰拟
1、秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。
撰拟文稿要注意以下几个方面，
（1）位置要摆正：
要明确自己代笔者的地位。
秘书必须认真集会和准确表达组织和领导者的意图，不允许掺杂个人利益取向而与领导和管理目标相悖。
组织和领导是立意者，是文稿内容的确定者、相关权责的承担者，是文稿的作者。
秘书只是领导和组织意图的表达者、代笔者，承担的是忠实、准确、规范、按时限表达之责。
（2）文种要规范：
要准确使用规范的文种。
要根据行文目的、对象、内容、行文关系的行文规范，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟公文，这我们在一年级就讲过。
（3）语言要准确：
语言得体、周密、简明、通畅，要合乎语法逻辑。
得体：
公文的语言、语气符合作者的职权范围及发言目的，符合特定文种表达的需要。
一般讲，上行文不得使用命令性词语，做到恭而不卑，下行文不能使用祈求性词语，而应做到威而不猛，平行文应做到不卑不亢，谦而有度。
不致产生失礼或失当之处。
公文用语要符合发文目的，也就是要针对不同的发文目的而选用不同的公文用语，应使二者和谐一致，如：
发布规章应选用庄严的词语；
商洽事宜应选用谦和的词语；
祝捷贺喜应选用欢欣的词语；
制发唁函应选用深沉悲痛的词语。
一般不采用夸张、虚拟描摹、感叹等方式。
周密：
语言确切，不生歧义，没有错漏、失当之处。
不能产生歧义，即不可使人既可以这样理解，又不可以那样理解，也不能褒贬失当，事实不明，是非不清不能出现，影响公文的准确性，否则就会造成思想上的混乱和行动上的偏差，难以实现行文意图。
甚至给贯于钻空子、找“对策”的不逞之徒以可乘之际，产生相反作用。
要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达。
就是我们语法上讲的歧义句病句绝不能在公文中出现。
稍有偏差产生的消极后果是难以估量的。
简明：
陈言务去，言简意赅，加快阅文，办事的速度，提高工作效率。
领导人的讲话稿的草拟，不仅要忠实于领导者的授意，而且在语言运用上还要充分考虑到领导者个人风格、听众的特征及场合、气氛渲染及感召力等。
首先要使照稿演说的领导者演讲时感到自然流畅，是自己的思想，便于自己的情感表达，其次要使听众感受到领导人真实思想的流露和领导人人格的魅力；
第三要使演讲者与听众产生情感的交融进而形成共识。
这就需要两方面的才能：
一是高超的文字表达水平，二是对领导的全面透彻的理解。
（4）要反复修改。
公务文稿的修改过程是领导与其秘书主辅配合、紧密合作的过程。
领导提出修改的意见和要求，在关键和提法上可能亲笔修改；
秘书则应在篇章、结构、文字语言上反复仔细修改，既要使领导满意，又要符合规范要求。
修改可能是一遍，也可能是几十遍，不能怕麻烦。
（5）依据要可靠。
即要真实，公文必须以国家法律、法规及有关规章制度为依据，与相关方针政策保持一致，要遵从行业管理规范、公文规范、保密规范等。
秘书必须有可靠的信息依据，特别对有关数据、事实、人物、地点、时间、绩效等，要反复核对做到准确无误。
务实求真是有效进行管理和领导工作的关键，也是秘书准确草拟文稿的关键性要求。
（举新闻报道的例子）
保密性：
比如一个企业要破产，会还没有开，秘书拿着讲话稿去理发了，结果正好一个债主也在，一眼就看到了，于是各债主纷纷找上门来，破产破不成，没有任何保密可言。
秘书草拟文稿必须以组织功利目标为依据，文稿的具体内容必须与组织的整体功利目标保持一致，必须与相关文件内容相协调，这样才能保持组织运转的有序性和整体性。
（6）要有精益求精认真负责的态度。
秘书不能随意宣泄个人感受，要郑重表达领导意图。
要全面、透彻地集会和理解领导的意思，综合收集处理有关资料，准确把握相关依据，是精心构思，认真撰拟的过程。
只要有材料不足，依据不准、立意领会不清等问题，就一定要做事实调查、文献调查、专家咨询或请示领导，不得有半点马虎。
领导信任你，你就要尽到自己的职责。
看书上的案例：
思考
陈书记的8个字好在哪里？
方教师错在哪里？
如何分析文教写作能力？
好：
符合领导的个人风格；
言简意赅，符合听众的特征；
感召力强。
与听众产生情感的交融。
错也在这几个方面，还要加上摆不正位置。
2、审核：
当发文的草稿撰写出来，需要审核，又叫核稿，是对将要送交领导人签发的公文草稿所做的全面审查工作，目的是对机关发文的控制和管理，保证发文的质量，节省领导人在审阅、修改公文上花费的时间和精力。
一般由发文机关的秘书部门负责（办公室主任）。
如果是部门代领导机关拟制的文稿，或是部门请示领导机关批转的公文，一般要由该部门的主要负责人签署意见或加盖公章，然后送领导机关的秘书部门审核。
对于部门代拟的将要直接提交领导或集体讨论的文稿，如人事任免等，可由起草部门自己核稿。
对于联合发文的文稿，一般由牵头机关组织审核。
审核要把好“五关”：
行文关：
是否要行文，名义和种类是否恰当。
内容关：
与方针政策、法律法规及有关规定是否一致；
提出的措施和要求是具体切实可行，查看依据的事实是否充分、确实。
文字关：
表达是否准确简练、通顺明了、合乎语法和逻辑，标点符号是否正确。
尤其是时间、数字、人名、地名、引言和有关专用名词有无错误。
手续关：
检查文稿审批手续是否完备。
如是否需要提交一定的会议进行讨论；
是否经有关机关会签或报上级机关批准；
要求批转的来文，有无来文单位领导人的签发和加盖公章等。
体式关：
是否准确体现了发文机关与收文机关的关系，格式是否符合规定。
文种、语气是否得体，主送抄送是否正确；
密级和时限是否恰当。
3、签发：
文稿经过审核以后送交领导批准发文就是签发。
这是对发文进行最后的具有决策性一个环节。
领导对发文核查同意后，签署意见准予发文并亲笔签署姓名与日期。
从而具有了法定效力。
一经签发，就成为正式定稿，可以根据它印制正式文本。
签发有两种方式：
一是在原稿上签字，表示此文已定稿，同意外发。
二是在发文的落款处亲笔签名，代表发文机关。
这是生效、凭证、也是表示负责。
注意不能越权签发。
4、缮印：
经过领导人签发的文稿，由秘书部门缮写誊清或打印、印刷，制成正式文本。
这是发文程序的最后成品的环节。
编排要注意美观大方，装订要整齐牢固。
5、校对要有登记制度，注明校对人的姓名，使责任明确，要一丝不苟。
6、用印：
印制成的公文需加盖发文机关的印章，然后才能发送收文机关。
盖印是证实公文效力的一种标志，表示发文机关对公文生效负责。
位置我们就不讲了。
以前讲公文讲过。
7、登记和分发：
最后要做好发文登记和分发工作。
这是责任问题。
收文的主要环节有：
签收－登记－分办－传阅－拟办－批办－承办－催办－注办等。
1、签收：
就是在发文薄上签字。
表明已领取。
2、登记：
收文后要先登记，一般是公文的来源、内容、编号、投送去向、签收人等。
以便以全保护管理、查找、统计，以及做为交接核对的凭证。
3、分办：
收文登记后，由秘书人员附上文件处理单，根据来文的内容分送给有关部门、有关领导人员或承办人员阅办。
分办是收文程序中的中间转动环节，关系重大。
收到的文件是否能及时准确地兼而有之收文部门或有关承办人，是否能迅速地实现发文机关的意图，及时贯彻精神和处理有关工作，就看分办工作做得如何。
分办首先是分类：
一般分为办件和阅件两类。
其次是将来文分送给有关领导人、有关部门和承办人员处理。
同时办理签收手续。
传阅就不讲了。
传阅给谁谁签字。
拟办就是先由办公室主任或负责人拟写办理意见，然后按拟定意见交给领导。
4、批办：
领导或部门负责人收到送来的文件后，就该文件如何处理，对有关承办部门或承办人所作的批示意见，就叫批办。
批办的内容一是处理该文件所述事项的原则和方法，以及注意的问题。
二是指明该文的承办部门或承办人，及承办期限。
三是对于急件或重要文件，还应批明限定处理完毕的期限。
批办人姓名和日期。
5、承办：
收文机关对来文中“办件”的办理。
经过领导人批示的公文，可由业务部门执行和办理，也可由秘书部门承办办复性的公文。
我们这里指后者：
对来文的办复、批复或回告，既是收文程序的最后环节，又是发文程序的开端。
形式主要有电话回告、复印批件、文字批复、转发或批转文件、重新发文等。
掌握原则是：
分清轻重缓急，分类放置、对难以按期完成承办任务的文件，要及时报告领导，以调整人力和采取其它措施。
6、催办：
对需要办复的公文，根据其缓急程度和承办时限要求，检查、督促承办情况，以防止拖延积压或漏办。
包括：
对本机关收文的承办情况的督促检查，即对内催办。
向其它机关对本机关发去的公文的办复情况进行督促，即对外催办。
7、注办：
对已经办复的公文，在文件登记本上填写复文的的文号。
据此掌握办理情况。
这些环节不是固定不变的，要根据具体情况可以进行调整，增减其中的某些环节。
但应注意：
1、程序的有序衔接性。
收文和发文程序中的各个环节都要一一紧扣，不能随意颠倒顺序，不能相互脱节，不能任意增删，不能重叠混乱；
要分工明确、责任到人，运行制度化、规范化、要确保无差错运行，做到及时、准确、高效。
2、领导与秘书的主辅协同性。
无论收文还是发文，都是领导与秘书协同完成的。
领导负责收文中的批办和发文中的授意、签发等决定性环节；
秘书负责其他操办性辅助性环节。
要主辅协同，密切配合，才能确保文书运行的时效。
3、程序运作的规范性。
要用规范的制度管理文书的运行，管理包括领导人、秘书、相关管理人员在内的一切参与文书运行人员的批文、阅文、办文行为，特别要强调严格按保密规定办理。
（举例）
4、文书运行中智能辅助的渗透性。
秘书操办文书运行，主要是在文书运行各环节中从事办公事务辅助。
但在收文中的分办、拟办，发文中拟搞、审核等环节，都有不少发挥秘书参谋作用，进行智能辅助的机会和空间。
比如对来自下边的意见反馈，群众的心声，以及领导没有想到的一些细节等。
5、文书运行的反馈性。
发文若需要行文对象回应的必须关注相关收文，告知性文书也要了解发文后对方的反应；
收文对需要回复的必须关注相应的发文。
特别对一定时段的发文量文书流量过多且出现文牍主义偏向时应将此偏向反馈给领导，以使领导文山，提高办公效率。
－－办文无小事。
案例：
张秘书错在哪里。
－－没按制度办事。
（二）文书整理
在收文处理和发文处理中都存在处置办理完毕公文的活动。
这些活动决定着办比公文的归宿（去留存亡）对充分发挥公文的效用有十分重要的影响。
包括清退、销毁、暂存、立卷、归档。
清退：
是经过清理将公文按期退归原发文单位或由
其指定的有关部门。
清退的的意义在于维护柱廊的机密安全。
需要清退的主要有：
绝密公文、仅供征求意见或审阅的公文、
未经本人审阅的讲话稿、有重大错漏的公文、明确规定清退的。
（清退时必须要索取收据）需清退的公文要单独保管，不得摘录、复制、留存。
销毁：
以各种手段对失去留存价值的公文做毁灭处理。
（保密）方式有：
焚烧、重新制成纸浆、粉碎。
程序是：
由秘书部门组织对公文进行鉴定，确认应销毁后逐件公文核定造册，呈请本机关或上级机关领导人签批销毁。
应由两人以上的押运人员将公文护送至销毁地点。
暂存：
具有查考价值的但其中一部分已立卷归档的公文以及受各种因素影响一时不能准确判定是否应销毁的公文，可以暂时留存。
暂存应由秘书部门或人员妥为保管。
要合理排列与编号，简单编目，必要时按主题或查考需要将其汇编装订成册。
同时应定期清理公文，剔除无价值的公文，将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。
文书立卷：
将已经办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。
案卷是有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的新闻公报材料的组合体。
是文书档案的基本保管单位。
凡是需要立卷的文书，必须是办理完毕的，也就是完成了收文和发文程序各环节的文书，正在办理中或未经办理的文书不能立卷。
凡是需要立卷的文书，必须具有一定的查考利用价值；
无查考利用价值的文书，不需整理立卷。
凡需要在立卷中组合在一个案卷的文书，必须在其自然形成过程中有一定联系，并按其一定规律组成案卷。
没有联系不存在一定规律的文书不能组合在一个案卷中。
文书卷组成的案卷是文书档案的基本保管单位，又为文书档案的价值鉴定、数量统计、编制检索工具打下了基础；
单份文书不便于保管，也不是文书档案的基本保管单位。
立卷的范围：
（1）本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文书、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册声像材料；
（2）上级机关发来的与本机关业务有关的决议，决定、命令、重要通知、通报、条例、规定等。
（3）下级机关送报的各种报告及统计报表等。
立卷的原则：
保持文书间的历史联系，区别保存，便于保管和利用。
立卷的方法：
根据这一原则，立卷的方法常用的有按问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征（收发文机关）六种特征进行分类、组合。
立卷的时间：
每年的三月份以后。
为什么？
归档：
经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。
归档能保证机关档案的完整，便于查找利用，为社会积累档案财富。
（邓小平在法国打工时的打卡卡片）在归档之前，整理文书案卷的人员，应按要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷起向机关档案室移交。
－－处理完毕。
归档的时限要求是办理完毕的文书经组合成案卷后，一般 在第二年的上半年向档案部门移交。
归档的质量要求是要维护文书材料的齐全、完整；
按文书的内容的联系合并整理、立卷；
要保持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、阅卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。
在以纸质载体为主的文书朝代，文书立卷归档主要是以手工操作方式。
到了文书档案泰州，借助电子计算机为中心的网络系统，建立了超大容量、运作快捷的文书档案信息为和远程自动化查寻系统，这是文书档案工作的一次划时代的革命。
－－效率提高、空间拓展，资源共享，实体联接。
但是纸质文书仍发挥重要的作用。
文书立卷归档的程序是：
编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、排列卷内次序并编号、填写卷内公文目录和备考表、填写案卷封面、装订、案卷排列、编制案卷目录、归档。
机关档案一般由机关公文档案、人事档案、会计档案和机关技术档案等构成。
档案管理的内容：
收集---整理---鉴定---保管---编目检索---编辑研究---利用----统计。
（三）文献材料的保管和利用
一是给领导参考，二是自己查阅。
文献材料除有关文书档案材料处，主要是经常使用的参考书、工具书、工作手册、年鉴、事典、百科全书，往来单位和人物的电话号码、邮编、住址及相关背景资料，办事指南、业务动态，相关搔到痒处和秘书的要事记录、剪报。
这些与图书管理和档案管理有较大的差异。
它是为领导工作提供辅助和服务的一部分，不是专门化的图书档案工作。
应注重以下几个方面。
（1）要注重针对性。
服务对象是领导工作和秘书处身业务活动有参考价值的文献资料。
（2）要注重前沿性。
要反映有关领域的前沿动态，反映新情况、新经验、新成果，以便启发领导和秘书工作跟上发展潮流，进行创新思维。
（3）要注重系统性。
对所拥有的文献资料要分门别类，系统排列，要制作简明的检索工具，以便查找。
（4）要注重动态性。
去陈纳新。
要“喜新厌旧”
（5）要注重消化应用性。
文献只有在使用中才能体现出它的价值。
在知识经济日益十目所视现实生活的时代，文献资料更是领导和秘书获取知识资源的重要途径。
因此秘书还应为其领导者获取所需要的知识提供服务，其自身也应在提供文献资料工作中坚持学习消化有关新知识。
二、办会
我们每天说的开会，概念是什么呢，一说就是“文山会海”，会议有什么作用呢？
（一）会议是三人以上为了一个共同的目的而进行的正式会晤、讨论或集会。
公众议事的社会活动和管理手段，是沟通、集散信息、形成共识、作出决议、发布决策指令、行使权力、布置或高兴工作、增强组织凝聚力或推进工作实现管理目标的重要形式。
由出席人员（包括列席人员）、主持人员、秘书及服务人员所构成。
（二）会议的类型按会议的不同目的、主持者和与会者的不同作用和要求分为以下四种类型：
1、周知性会议：
目的是传达上级领导机关的方针、政策和指示精神，或生产、工作、学习的任务。
在这类会议中，由会议的主持负责传达或布置，主要作用；
与会者主要是听取、理解和会后去贯彻执行。
2、显示性会议：
目的是向与会者先进人物的先进思想、先进事迹或历史意义；
或者向社会显示某种观念、情绪和力量。
在这种会议中，由会议的主持中组织活动，起主要作用；
与会者主要是听取或通过行为、口号来显示自己的倾向和情绪，起次要作用。
如各种表彰会，庆祝会、庆功会、纪念会、浒示威集会等。
3、征询性、交流性会议：
目的是听取与会者对中心议题的意见或交流学术研究成果、经验。
在这类会议中主持者中人起组织、听取或中心发言的部分作用；
而每个与会者都要对议题有充分准备，发表自己的意见或研究成果。
如各种形式的座谈会、学术会议等。
4、决策性、权力性会议：
目的是听取与会者对会议中心议题的意见，并通过讨论或表决做出决定。
在这类会议中主持者和每个与会者具有相同作用和同等权力，都必须对中心议题发表深思熟虑的意见，表示明确的态度，通过讨论甚至激烈的争论谋求一致决定，或用表决的方式行使自己的权力。
如各种代表会议、联席会议、工作会议等。
（三）会议的作用：
会议作为一种管理手段和工作文法，各级领导经常利用它来布置任务、贯彻指示、调查研究、统筹协调、推动工作。
不同的会议目的和会议内容具有不同的功能，因此具在十分重要的作用：
取得信息、交换意见、沟通感情、征询意见、集思广益、做出决策、协调矛盾、交流经验、表彰批评等等。
也就是书上讲的决策功能、指挥功能、沟通功能、协调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。
会议固然是一种具在多种功能和效用的管理手段和工作方法，不过滥开会议却容易养成高高在上、发号施令的官僚主义作风。
文山会海，必然废时废力，劳民伤财。
因此秘书人员必须坚持必要、精简、有效、节省的开会原则。
总体讲，召开一个会，首先领导要决定开什么会，解决什么问题，谁组织，谁负责；
其次与会人员努力解决会议所针对的特定问题，优化会议效果；
再次是秘书周密、高效、有序地操办会务工作。
基本上是这三项内容。
涉及到秘书就是办会：
（四）办会：
指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。
（五）会议的构成要素：
十个要素：
会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议参加人、会议的目的和指导思想、会议的议题和议程、会议文件、会议的方式和文法、会议的最终结果等。
不论其中哪个要素出了问题，都会影响会议的成败。
因此，必须认真地做好会前的各项准备工作，严密地组织好会中的各项活动，善始善终的做好会议的结束工作，热情周到地搞好会议期间的服务工作。
这就是会务工作。
一般讲，会议规模越大，规格越高，内容越重要，会务工作也就越多，反之，则少。
如全国人大、全国糖酒会、以及领导机关的某些决策性会议或多方代表的联席会议等，需要精心组织和准备。
大型会议的会务工作需要有专门的大会秘书组或领导小组负责会务工作。
而秘书主要做好以下几项工作：
会前准备、会间服务、会后事务及在会前、会间、会后的大量会议文字工作和文件材料处理事务。
（六）会务工作的原则和任务：
领导者是决定是否召开会议、确定会议议题和内容、确定会议目的、时间、地点、与会者及会议形式等主要问题的决策者；
秘书是会议到期会计补入的操办者、辅助者和提供服务的工作人员。
要遵从以下原则：
1、要与领导者主辅配合。
一切围绕领导转。
2、要周密安排，有序运作。
会议事务头绪很多，时限要求和质量要求都很高。
必须精心组织，周密安排，做到忙而不乱，运作有序，准确无误。
否则就要出事，吃不了兜着走。
3、要热情服务，提高效率。
对与会者要热情周到的服务，有利于营造亲和的会议气氛，强化会议的凝聚力，有利于优化和传播组织形象。
提高信访效率是以精心组织，有序运作、指挥有方、密切配合为前提的。
在时间、人力、物力、财力等方面提高效率。
比如可以列出日程表，分工负责，限时到位。
4、要保证涉密会议的安全、保密。
涉密会议保密工作关系重大。
必须按照国家的保密法规和组织的保密规范，实施相关保密措施，控制涉密范围，向与会人员传达保密法规和纪律，强化保密意识，保证与会人员安全。
对可能发生的社会性事件要做好应对方案。
废文件的粉碎，保密室的进出等等，都要严格检查。
5、发挥参谋建议和拾遗补阙作用。
如收集议题，拟订会议、准备会议、会前调查研究、
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