Word技巧篇文档格式.docx

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单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选择“窗口内自动换行”复选框即可。

方法二，还可以改变显示比例，使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。

首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令，然后单击“页宽”即可。

此外，还可以将视图切换为Web版式，这样文件中的文字就会实现自动换行。

1.5.8让Word文件动起来

通常编辑的Word文件都是千篇一律，没有动感。

请问有什么办法让Word文件像网页那样能滚动吗？

通常的Word文件都是差不多的。

使Word文件能够像网页那样实现滚动文字也不是很难的，可以执行如下操作来实现。

首先打开或者新建一个Word文件，将光标定位于想要插入滚动文字的行。

然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，再单击“Web工具箱”选项。

这样就会在编辑窗口显示Web工具栏。

在显示的“Web工具箱”控件面板上单击“滚动文字”按钮，如图1-31所示，这时会弹出一个滚动文字设置窗口，在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字，在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式，在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。

此外还可以设置“背景颜色”和“循环次数”。

通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的滚动速度。

最后单击“确定”按钮即可。

1.5.9让Word自动断字

在给Word文件排版时，一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。

可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长，而在这一行又放不下时，系统就会自带将它移至到下一行，这样就会导致该行的文字间距过大，这样看起来很不协调。

请问有什么方法解决吗？

这种情况可以通过断字来解决，也就是把这个长单词断开成两部分，中间通过连字符连接起来。

具体操作如下：

选择“工具”菜单栏中的“语言”选项，单击“断字”命令，在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框，为了不至于因为断字而有损版面美观，还可以在“断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。

在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。

当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。

单击“手动”按钮，系统会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。

光标闪烁的地方是系统默认的断字位置，单击“是”按钮，表示接受Word默认的断字位置。

如果不接受，可将光标移动到合适的位置，再单击“是”按钮。

如果有哪个段落不想设置断字，可将光标定位于该段落中，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段落”选项，再在弹出的对话框中选择“换行和分页”选项卡，选择“取消断字”复选框，最后单击“确定”按钮即可取消该段落的断字设置。

1.5.10美化工具栏按钮

在拖入一些后加入的工具钮后，系统默认会以文字表示，这样有损界面美观，请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？

这确实令追求完美的用户感到不美观，比如在工具栏上添加一个“自动滚动”工具后，它的名称就为“自动滚动”，没有图标，放在工具栏中文字不仅难看而且占地方。

但我们可以采用这种方法来修改：

单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”），并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系统提供的42个图标中任意一个，将原来的文字图标换掉即可。

如果对Word工具栏中的其他图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。

1.5.11添加和删除“工作”菜单

有些用户在别人的计算机Word中看到菜单栏上有“工作”这个菜单选项，里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式，请问我的Word里面为什么没有？

该怎么添加？

“工作”选项不是菜单栏中的默认显示选项。

如果想使用就得先对它进行添加，往菜单栏上添加工作菜单的方法如下：

单击“工具”栏中的“自定义”命令，然后在弹出的对话框中单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“内置菜单”项，再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放，然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该选项的位置再放开。

这样我们就可以把任何Word文件添加到这个工作菜单的列表中以方便以后的访问了。

如果要删除该选项，可以执行以上的逆操作。

在最后一步时用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单”的“命令”框中即可。

以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里，只需单击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”选项；

而要想打开工作菜单上的文件，只需在工作菜单上单击想要打开的文件。

如果要把一个文件从工作菜单中移走，则先按“Ctrl+Alt+－”组合键，这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线，然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了。

1.5.12取消Office助手自动响应

在使用Word时总有些不太明白的地方，一般是通过从“帮助”菜单中执行“MicrosoftWord帮助”命令来寻求帮助，可是弹出的Office助手却要输入关键词通过“搜索”来获得要帮助的内容。

难道就不能像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件，如果有该怎么实现这种操作呢？

Office助手的这种自认为很人性化的帮助方式让很多人不适应，我们可以通过以下两种方式来调出Word的整个帮助文件。

方法一：

这种方法也是最笨的方法。

只要在弹出的Office助手给出的提示问题上单击，这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框，这是在这个提示框上面有一排按钮，其中最左边的一个是“显示”按钮，单击它，Word的整个帮助文件就出来了。

方法二：

可以用鼠标右键单击Office助手（如果桌面上没有Office助手，可以单击“帮助”菜单栏上的“显示Office助手”项），在弹出的菜单中选择“选项”，再取消选择“响应F1键”复选框。

取消该功能，这样就能在Word中直接按下“F1”键打开整个帮助文件了。

1.5.13在Word2002中创建自动图文集

在编辑文件是常常要用的一些同样的却又比较特殊的文字、俗语，常常用复制张贴的方法有觉得很麻烦，请问什么好方法吗？

其实可以把这些经常使用的文字或图片创建到“自动图文集”中去，这样就不要每次都输入后再复制、粘贴了。

创建自己的“自动图文集“的方法如下：

首先，如果要使用自动图文集，必须先打开“记忆式键入”功能。

先单击“插入→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项，将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。

选择好需要存储在自动图文集中的文字（或图片），再依次选择“插入→自动图文集→新建”选项，这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框，输入要建立的自动图文集的名字，再单击“确定”按钮。

这时WordXP将存储该“自动图文集”词条。

创建完毕后，以后想使用这个词条，只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。

这时Word会自动提示完整的“自动图文集”词条，按下回车键或“F3”键即可完全输入该词条了。

1.5.14自定义扩展名

如果想给Word更换扩展名，请问在Word中是否能一次完成？

可以，虽然Word文件默认的扩展名为“.doc”，但如果想使用指定的扩展名，可以进行如下操作：

单击菜单栏“文件”，选择其下的“另存为”选项打开对话框，将文件名用双引号引起来（注意为英文输入法下的双引号），如：

”自定义.elong”，如图1-32所示，然后单击“保存”按钮，Word就会接受你输入的文件名，而不再添加另外的扩展名进行保存。

1.5.15定制用户模板路径和工作组

模板路径

为了保存及安全的需要而想改变Word的用户模板路径和工作组模板路径，请问应当如何去进行操作？

若想改变用户模板路径和工作组模板路径，只要执行如下操作即可：

在“工具“菜单中单击“选项”命令，再选择“文件位置”选项卡。

单击“修改”按钮，在弹出的对话框中输入相应路径即可。

如果想得到更多关于Word模板的信息，可以单击“帮助”菜单中的“MicrosoftWord帮助”命令，在Office助手或回答向导中输入“模板概览”，然后单击“搜索”就能看到相应主题了。

1.5.16快速恢复Word的工作环境

对于Word初学者来说，常由于不小心把Word的环境给弄乱了，请问该怎么才能恢复其默认设置？

可以按如下操作：

首先关闭Word。

然后选择“开始→运行”选项，输入Regedit进入注册表编辑环境。

找到如下键值“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Data”，再把Data改为其他名字，如可以改为Data1，最后关闭注册表编辑器再重新启动Word即可。

1.5.17设置任务栏快捷键

对于一些命令常有键盘快捷方式进行操作，请问是否能对Word中任务栏中的工具按钮也设置快捷键呢？

可以，Word任务栏通常采用自动或工具栏按钮打开，如果给它指定一个快捷键，将能够大大提高操作速度。

具体做法是：

单击Word“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。

在左边的分类列表中选择“编辑”，然后在右边的“命令”列表中找到“Office剪贴板”。

将其选中后单击对话框中的“键盘”按钮，打开“自定义键盘”对话框。

选中其左边“命令”列表中的“编辑”，然后在右边找到“Editofficeclipboard”，用鼠标单击“选择新的快捷键”框，根据需要选择键盘上的键或其组合键（如“Ctrl+B”组合键）。

完成后单击对话框中的“指定”按钮，将打开的对话框全部关闭。

此后再按前面设置的组合键（如“Ctrl+B”组合键），剪贴板任务窗格就会快速打开。

1.5.18巧改Word度量单位

在Word使用中，有时需要用到的度量单位是“厘米”、“英寸”、“毫米”等，而Word默认的是“磅”，请问有什么方法可以随意的改变度量单位吗？

方法其实很简单。

只需要单击“工具→选项→常规”命令，找到“度量单位”，单击文本框的下拉按钮（形状为“▼”），再在随之出现的下拉列表中根据需要选择适合的度量单位即可。

1.5.19找回丢失的菜单

对于Word中一些丢失的菜单能不能找回，比如利用Word“文件→发送→邮件收件人”功能把Word文件作为邮件发出，但我的“文件”菜单下没有“发送→邮件收件人”这一命令项，有什么办法可以把它找出来吗？

大多数功能已经在菜单中列出，如果发现某个功能不在相应的菜单中，找到它的方法其实很简单，这就以你这种情况为例来介绍一下如何找回丢失的菜单：

首先用鼠标右键单击工具栏任意处，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项，然后选择“命令”选项卡，并在左栏类别下选择“文件”类别，在右边的“命令”框中找到“邮件收件人”，用鼠标把“邮件收件人”命令拖到文件菜单中即可，此方法也适用于找到其他菜单功能，在“命令”选项卡上依次列出了“编辑”、“视图”等类别，操作方法同上。

1.5.20保存工具栏个人风格

在使用Office过程中，很多用户喜欢根据自己的个人习惯来给Word、Excel等定义工具栏，如果重新安装Office时，原来定义的工具栏风格将全部丢失，用户必须重新定义。

有没有办法避开这一重复操作呢？

其实用户自己定义的工具栏风格保存在扩展名为“.xlb”的文件（可能为隐藏文件）中。

因此只要搜索这一类文件并进行备份即可。

当Office重新安装后，恢复该风格的方法就很简单，只需找到已备份的“.xlb”的文件，直接用鼠标左键双击对应的文件名就可恢复用户所喜欢的工具栏风格。

1.5.21打造个性菜单栏和工具栏

对于工具栏中的工具可进行个性化调整设置，那么对于菜单栏又是如何进行调整设置呢？

由于习惯不一样，有些用户希望根据个人的特点，复制或移动菜单栏和工具栏。

要想实现复制菜单栏或工具栏操作，只需按住“Ctrl+Alt”组合键不放，用鼠标单击任一菜单项或工具栏上某工具按钮，并按住左键不放在菜单栏或工具栏位置进行拖动（鼠标指针为“+”），当松开鼠标左键，即完成复制操作，新的菜单项或工具按钮也就放到了此刻鼠标所在位置。

如果只按住“Alt”键，进行同样操作，则可把任一菜单项移到工具栏或把工具按钮移到任一菜单项中。

1.5.22拼写检查的修改

若想对自己计算机上的Word拼写检查要跳过的字或词进行自定义，请问该如何去做，另外如果以后准备重新安装系统或Word程序，请问该备份哪个文件？

如果在Word中定义了许多需要拼写检查跳过的字或词，那么最好经常备份C:

\WINDOWS\APPLICATIONDATA\Microsoft\Proof中的CUSTOM.DIC文件，这样以后重装系统或Word时可以将其恢复到原来的位置，从而节省大量时间。

另外，如果在定制的字典中加入了错误的词，也可以用记事本打开这个文件，将其从中删除掉即可。

1.6.1快速打印Office文件

做好很多Office文件给领导审查后，要再进行重新打印，通常一般是先打开这个文件，然后再选择打印，如果有很多的话，这样一个个打开进行打印确实很麻烦，有没有更好的办法呢？

有，在找到这个文件所在的地方后，然后用鼠标右键单击该文件图标，在弹出菜单中会看到有个打印选项，然后选它就可以直接打印了，如果有很多文件需要同时打印，可以按住“Shift”或“Ctrl”键选取批量文件，然后单击鼠标右键打印，可以省去很多时间，在Excel中也可使用。

1.6.2使Word打印更清晰

对于使用的针式打印机的用户，在打印Word中图片时，常发现效果不清晰，请问有没有办法增强清晰度呢？

在Word中，可以对插入的图片进行属性设置，使其以灰度方式打印，这样可以把图片中纯白色部分去除，从而使得打印效果更加清晰。

具体操作方法为：

单击“插入→图片→来自文件”命令，将图片文件插入后会出现“图片属性”窗口，单击“属性”工具栏的第二个按钮，选择“灰度”，或者在图片上单击鼠标右键，选择“设置图片格式”选项，再在“设置图片格式”窗中选择“图片”选项卡，在颜色栏选择“灰度”即可。

小提示：

如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。

1.6.3轻松进行缩放打印

有些用户需要利用Word来制作一些文件，但有时为了只打印一个大致效果，为了节约成本而想进行缩放打印，请问在Word中可否实现？

在Word2000以前的版本中，文件编辑与打印使用的“纸型”必须相同。

而在Word2000及WordXP中，只需单击菜单栏“文件→打印”命令，在“打印”对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表，从中选择打印所使用的纸张。

如果当前页面设置为A4，而想使用B5纸进行打印，可以在下拉列表中选择B5，Word会通过缩小字体和图形的尺寸，将A4纸型的文件打印到B5纸上。

反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小纸型的文件打印到较大的纸张，同时不会发生版式变化。

在Word使用过程中，有没有碰到这种尴尬，即按某种纸张大小设置好了版面，却发现要打印纸张大小不一致，此时该怎么办呢？

难道按新纸张大小重新更改版面设置吗？

其实此时也完全不必，同样可利用上面讲方法在“按纸型缩放”下拉列表中选定新打印纸型即可。

1.6.4在Word中进行多版打印

按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新问题：

有没有办法在一张纸上打印多个页面，以更好地节省纸张及观看效果呢？

可以，打开欲打印的文件，单击“文件→打印”命令打开“打印”对话框，在对话框中单击“每页版数”下拉列表，选择每张纸打印的版数。

对于A4之类的小规格纸张，可选择“2版”或“4版”。

使用8开纸时选择“2版”，可以打印“公文”格式的两分栏文件（即在一张8开纸上打印两页16开文件）。

只要打印机的分辨率足够高，甚至可以在1张纸上打印16版，从而节约大量纸张。

Word2000以前的版本没有提供多页文件打印到一张纸上的功能，如果有这类打印需要，可以借助Fineprint虚拟打印软件完成。

1.6.5轻松实现文件异地打印

有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进行打印，但单位的机器没有安装Word，请问有没有办法在单位机上不安装Word的前提下完成打印任务呢？

可以，首先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机，方法是：

进入“控制面板”，打开“打印机”进行添加，然后按提示放入打印机安装盘进行安装即可。

接下来再打开要带到单位打印的Word文件，再单击“文件→打印”命令打开对话框，选中其中的“打印到文件”复选框，按“确定”按钮后弹出“打印输出到文件”对话框，在其中输入文件名并选择保存位置，如D:

\文件.prn，完成后再单击“确定”按钮。

接下来把该文件拷贝到单位计算机上（如C:

盘根目录下），再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copyc:

文件名.prnprn/B，即可将编辑好的Word文件打印出来。

1.6.6轻松进行选择打印

在Word中，可以根据页码范围进行打印，但究竟是如何操作呢？

打开要选择打印的文件文件，再单击“文件→打印”命令，在“打印”窗口“页面范围”下便可进行打印页面选择，如只打印该文件第1页及第5页，则可在“页面范围”栏直接输入“1.5”，再单击“确定”按钮便可打印第1页及第5页。

而利用短横线可起到起始页至终止页的作用，如输入“2-10”，则会打印第2页至第10页；

并且可对多个连续页中用逗号进行分隔，如打印第3～7页和第9～11页，可输入“3-7，9-11”。

如果只要打印某节文件，则可按“S节号”的格式输入指令，例如“S3”表示打印第3节。

对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“S2，S6”表示打印第2节和第6节。

若打印一节内的某页，可输入“P页码S节号”，例如“P5S3”表示打印第3节的第5页，“P3S2-P4S5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。

如果仅仅打印文件的某一部分，可以将该部分先选中，再单击“文件→打印”命令打开“打印”窗口，在“页面范围”下选择“所选内容”复选框，再单击“确定”按钮进行打印即可。

1.6.7任意调整打印Word文件

在打印一些文件的文字内容时为了追求美观需按非常规的方式来打印，比如需要将文字信息旋转一定的角度再打印到纸上，请问该怎么实现？

其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到的。

可以通过把文件信息转换成图片的形式，然后再设置旋转该图片，最后打印的效果是一样的。

首先选择要打印的文件信息，然后单击“复制”按钮，然后再单击“编辑”菜单栏中的“选择性粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”格式，单击“确定”按钮，将内容粘贴到文件中。

这样，刚才选定的文件信息就转换成了一张图片，可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整（当然也包括旋转），设置好后再进行打印即可得到不错的效果。

1.6.8如何实现双面打印

在使用Word编辑打印文件资料时，需要将编辑出的文字资料打印在同一张纸的正反两面上，要求在装订后，不能使反面的资料被遮挡。

请问该如何操作。

要实现在同一张纸上实现双面打印，并且反面内容不会因为装订而被遮挡，这就要求正反两面的宽度不能设为一致，要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。

具体实现步骤如下：

首先单击“文件”菜单栏中的“页面设置”选项，在弹出的设置对话框中，主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置，它决定能否进行双面打印。

对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，内侧、外侧一般可以按默认的，装订线的值一般为1～1.5厘米左右，也可根据纸张和用户的要求来具体设置。

然后选择“对称页边距”复选框。

使其处于启用状态，这样双面打印的页面设置完毕。

接下来还要对打印进行设置。

单击“文件→打印”命令，再单击“设置”按钮进入打印设置窗口，在其中选择双面打印。

需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同，在设置时也要有所区别，如使用打印机为上出纸，要进入“选项”设置，在“双面打印”选项中，将“打印顺序2”选中。

如果使用下出纸，就不要进行该步设置。

通过打印设置后，就可实现上述的双面打印效果了。

1.6.9即时取消后台打印

在使用Word进行打印时，有时刚刚执行完打印命令，突然发现还要修改，想取消打印。

不知道是否有什么好方法取消打印？

一般来说，当执行了打印命令后，系统会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现“打印机”图标，“打印机”图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。

如果突然想要取消该操作的话，只要用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗口，在要取消的打印项上单击鼠标右键，选择“取消打印”选项即可，不过动作得快，要赶在打印机真正开始打印之前才行，一般也就在10秒之内。

另外也可把打印机的联机关闭，使其处于未联机状态，稍等便会弹出一个对话窗口，从中单击“取消”按钮即可取消打印操作。

1.6.10自动按纸张大小调整打印

若在打印时想让Word配合纸张大小，自动进行调整页面大小进行打印，请问这可以做到吗？

是的，可以如下操作：

单击“文件→打印”命令，在“缩放”中选“按纸型缩放”即可把多页文件打印在一张纸上。

1.6.11减少多余页

在编辑好Word文件进行打印多份时，总会在打印完两页后产生一张白页。

查看文件内容，发现空白页（无内容）是由于前一个表格而产生的，请问有没有办法去掉这一张空白页？

对于多出的空页，很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进行，其实在Word中为我们提供了这项功能，单击菜单栏“文件→打印预览”命令，单击工具栏中的“缩至整页”按钮，Word就会通过缩小字号等方法消除孤行，如果不满意，可以单击“编辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。

我们也可尝试采用这种方法来去掉空页，只需要把插入点移到文件的最后一段，把这一段的行间距设置为固定值“1”就可以了。

1.6.12消除Word打印文件时的空白页

在用Word2000打印文件时，最后有时会出现一张空白页，但文件中最后并没有空白页