毕业论文word技巧文档格式.docx
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5.交叉引用
当你在文档中第N（N&
gt;
=2）次引用前面文档曾经引用过的文献时
这时宜采用"
交叉引用"
方法：
插入/引用/交叉引用"
在引用类型中选择"
引用内容为"
尾注编号"
这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注
选择你需要的
按钮即完成交叉引用了
（注：
若你后来又在前面的文档中插入新的尾注
这时后继的尾注会自动更新编号
但交叉引用不会自动更新
怎么办？
ctrl+A"
选择所有内容后
F9"
键就可以完成手动更新
）
1、两栏文档的页码插入
2、另有妙用的Ctrl+Z
3、将样式传给其他文档
4、巧用Alt键实现图片的精确定位
5、去除Word页眉下横线
6、设置上下标注
7、选择合适的粘贴格式
8、斜线表头的处理
9、自动标注汉字拼音
大家是否注意到
在Word中将文档分成两栏
然后再插入页码时
每页两栏只有一个页码
然而
在实际应用中
我们需要两栏各有一个页码
例如在打试卷、文件等时
一般都是将纸张大小设置成8开纸
然后在文档中分成两栏
我们要求左右两栏各有一个页码
而且页码是连续的
那么用传统的调入页码方法将不能实现
其实
Word可以自动在两栏中都插入页码
（1）将文档的栏数设置成一栏
点击菜单"
格式"
-&
分栏"
在弹出的对话框中如果显示的不是一栏
那么把它设置成一栏
（2）接下来进行页面设置
文件"
页面设置"
将纸张大小设置成所希望的大小
例如8开纸设置成：
宽38cm
高26.5cm
然后把"
方向"
设置成横向
点击"
页边距"
标签
将上、下、左、右各自设置好
在将"
拼页"
选中
（3）选择"
页码"
在"
对话框中设置好页码的"
位置"
对齐方式"
确认"
首页显示页码"
被选中
再点击"
设置好"
数字格式"
和"
起始页码"
两次点击"
确定"
即可
大家都知道
Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作
能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作
或是恢复到以前的某一步
但你知道吗
Ctrl+Z还有特殊的作用：
先举个例子
在没有改变Word缺省设置的情况下
Word会自主的加入项目编号
比如在空行中输入：
1、Word写论文"
系统会自动加功能其变为项目编号的形式
回车后
在下一行添加了"
2、"
字样
这时如果按BackSpace健
可以删除第二段中的项目编号
并不能消除第一段中的项目编号形式
也就是说第一行中的"
1、"
已经变成项目编号了
不可选
这时
Ctrl+Z就发挥作用了
在输入"
敲回车后
顺手按一下Ctrl+Z
一切都OK了
第一行还是原来的样子
一点都没变
原因：
Word有"
自动更正"
的功能
可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正
比如我们输入"
并敲回车后
Word做了两件事
显示换到下一行
然后将这两行变为自动编号的形式
我们按了一下Ctrl+Z
刚好取消了第二个操作
就像什么事都没发生过一样
的内容可以在"
工具"
菜单下的"
选项下更改
便写论文时
一般都会按照学校或导师的要求
创建几种样式
如果想在其他文档中也使用这几个样式
可以用下面的方法
打开一个包含这些样式的文档
菜单中的"
样式"
命令
对话框中选择"
管理器"
对话框中
打开的文档中的一列样式会显示在左边
Normal.dot模板中的样式显示在右边
选择左边的样式
单击"
复制"
就将其添加到了右侧的列表中
关闭"
下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了
在Word文档中放置图片
它会自动也一个可见的网格对齐
以确保所有内容整齐的排列
双击该图片并在"
版式"
选项卡中选择某种环绕方式确定后
会发现位置往往不太如人意
如果需要精确的控制图片的放置位置
可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置
这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的
从而达到精确定位图片对象的目的
（1）无尾注的参考文献的排序
snowyzlj介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献
虫友们非常欢迎
我再介绍一个没有使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题
1、将预排序的参考文献全选
复制
2、新建文档
粘贴
全选
表格菜单下拉后转换中选"
将文本转换成表格"
3、表格菜单中选排序
4、再次将表格转换成文本
回原文档粘贴
ok
（2）如何自动生成英文目录
用word写学位论文可以自动生成中文目录（当然是指中文文档）
但不会自动生成英文目录
虫们只好手工一条一条敲入
格式也不统一
很痛苦吧
这里给各位介绍一个word自动生成英文目录的方法
请各位尝试
别忘了回帖啊
1、中文目录生成无误后
将论文取名另存一个新名
2、在新文档中将文档中的1、2、3级标题统统改为翻译好的英文标题
3、在生成好的中文目录上点击右键
选更新域
选全部内容更新
4、复制新生成的目录
回原文档中转贴到合适的位置
附带介绍一下如何自动生成目录？
1、首先保证你的论文各级标题都正确使用了样式格式（如"
前言"
为一级标题
选中后在"
窗口内选择"
标题1"
方法"
为二级标题
标题2"
2、使用"
引用"
之"
索引和目录"
目录"
取消"
使用链接而不使用页码"
选中"
显示页码"
页码右对齐"
选择合适的"
制表符前导符"
选择预显示的目录级别
修改"
中选择目录中的字体和字号
确定后即可生成目录
3、每次变更内容引起页码变化
可以直接在目录上点右键
选"
更新页码"
若标题有变化
更新内容"
4、如果生成的目录有很多非标题的内容
可以选择这些内容
清除格式"
5、生成目录前
使用"
视图"
中的"
文档结构图"
在文档的左侧会显示你的文档的大纲结构
所有带格式的标题应该完整地显示
而且与目录的三级标题一致
只有文档结构图完全理想无误
才可以生成目录
文档结构图还可以用来迅速定位编辑部位
使用十分方便
（3）巧用自动更正
写论文时
常常用到英文大小写转换
十分不便
使用自动更正可以轻易解决这个问题
1、菜单"
栏点击"
自动更正选项"
2、选中"
键入时自动替换"
3、在"
替换"
栏内键入全部为小写的英文
如"
cdna"
4、在"
替换为"
栏内键入正确的大小写的英文
如"
cDNA"
5、确定
如此可以非常方便地始终使用小写英文
word自动将其转换成正确格式
可以如此使用的有：
RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA等等
（4）-给图表加上自动排序的题注
这样再改变图表位置或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了
特别是文档中引用图或表时
要逐一更改序号是很麻烦的事
1、选中图或表
点击右键
选题注
标签"
栏内若没有"
表"
图"
标签（通常没有
只有"
图表"
标签）
新建标签"
输入"
或"
3、"
内
如果是表
在所选项目上方"
若是图
在所选项目下方"
4、点击"
编号"
1、2、3......"
格式
包含章节"
5、确定后
在图的下方或表的上方出现"
图？
-？
表？
在其后可以输入标题内容
标题的字体、字号和与图表的间距
可以在样式中加以限定
6、论文中引用到某图或表时
可以在引用处插入"
即"
插入菜单"
-"
在对话框中"
引用类型"
然后在"
引用内容"
中选"
只有标签和编号"
选或不选"
插入为超链接"
引用哪一个题注"
框内选中你要引用的图或表即可
记住论文更改后全选
点右键
更新域"
即可全部更新序号
7、英文题注可以使用"
的方法
然后手工将"
table"
Fig."
8、当然
还可以用在"
标题"
、"
公式"
编号项"
等内容上
使得"
见第几章"
见***公式"
等引用项都可以自动更新
用Word编辑论文的几个建议
由于各方面的原因
大家主要还是用Microsoftword（以下简称Word）编辑论文
Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足
但却提供了非常强大的功能
如果不能充分利用这些功能
可能经常要为不断地调整格式而烦恼
我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下
抛块砖
原则:
内容与表现分离
一篇论文应该包括两个层次的含义：
内容与表现
前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等
而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等
相同的内容可以有不同的表现
例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；
而不同的内容可以使用相同的表现
例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的
这两者的关系不言自明
在排版软件普及之前
作者只需关心文章的内容
文章表现则由出版社的排版工人完成
当然他们之间会有一定交互
word倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式
将编辑和排版集成在一起
使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现
可惜的是很多作者滥用WYSIWYG
将内容与表现混杂在一起
花费了大量的时间在人工排版上
然而效率和效果都很差
本文所强调的"
内容与表现分离"
的原则就是说文章作者只要关心文章的内容
所有与内容无关的排版工作都交给word去完成
作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉word
因为word不仅仅是一个编辑器
还是一个排版软件
不要只拿它当记事本或写字板用
主要建议如下
1.一定要使用样式
除了Word原先所提供的标题、正文等样式外
还可以自定义样式
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的
一定要注意
想想其他地方是否需要相同的格式
如果是的话
最好就定义一个样式
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式
这样做能大大减少工作量和出错机会
如果要对排版格式（文档表现）做调整
只需一次性修改相关样式即可
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引
2.一定不要自己敲编号
一定要使用交叉引用
如果你发现自己打了编号
一定要小心
这极可能给你文章的修改带来无穷的后患
标题的编号可以通过设置标题样式来实现
表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成
在写"
参见第x章、如图x所示"
等字样时
不要自己敲编号
应使用交叉引用
这样做以后
当插入或删除新的内容时
所有的编号和引用都将自动更新
无需人力维护
并且可以自动生成图、表目录
公式的编号虽然也可以通过题注来完成
但我另有建议
见5
3.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的
只有英文单词间才会有空格
中文文档没有空格
所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行
如果发现自己打了空格
一定要谨慎
想想是否可以通过其他方法来避免
同理
一定不要敲回车来调整段落的间距
4.绘图
统计图建议使用Execel生成
框图和流程图建议使用Visio画
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度
还可以试试SmardDraw
功能不比Visio弱
使用不比Visio难
速度却快多了
如果使用Word的绘图工具绘图
最好以插入Word图片的方式
并适当使用组合
5.编辑数学公式建议使用MathType5.0
其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版
安装MathType后
word会增加一个菜单项
其功能一目了然
一定要使用MathType的自动编号和引用功能
这样首先可以有一个良好的对齐
还可以自动更新编号
word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了
很不美观
这部分可以通过固定行距来修正
6.参考文献的编辑和管理
如果你在写论文时才想到要整理参考文献
已经太迟了
但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯
手工整理参考文献是很痛苦的
而且很容易出错
Word没有提供管理参考文献的功能
用插入尾注的方法也很不地道
我建议使用ReferenceManager
它与Word集成得非常好
提供即写即引用（Citewhileyouwrite
简称Cwyw）的功能
你所做的只是像填表格一样地输入相关信息
如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记
它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表
并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的
这除了可以保持格式上的一致、规范
减少出错机会外
更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配
并且从长远来说
本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用
从而一劳永逸
类似软件还有Endnote和Biblioscape
Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式
但功能没有ReferenceManager强大
可惜这两个软件都不支持中文
据说Biblioscape对中文支持的很好
我没有用过
就不加评论了
7.使用节
如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式
可以插入分节符
并设置当前节的格式与上一节不同
上述7点都是关于排版的建议
还是要强调一遍
作者关心的重点是文章的内容
文章的表现就交给Word去处理
如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作
一定要停下来学一下Word的帮助
因为word早已提供了足够强大的功能
我不怀疑Word的功能
但不相信其可靠性和稳定性
经常遇到"
所想非所见"
所见非所得"
的情况让人非常郁闷
如果养成良好的习惯
这些情况也可以尽量避免
即使遇上
也可以将损失降低到最低限度
建议如下：
8.使用子文档
学位论文至少要几十页
且包括大量的图片、公式、表格
比较庞大
如果所有的内容都保存在一个文件里
打开、保存、关闭都需要很长的时间
且不保险
建议论文的每一章保存到桓鲎游牡担谥骺匚牡抵猩柚醚健Ｕ庋扛鑫募×
耍嗉俣瓤欤揖退阄牡邓鸹担仓挥幸徽碌乃鹗В恢劣谌裁稹＝ㄒ橄冉ㄖ骺匚牡担又骺匚牡抵写唇ㄗ游牡担鋈烁芯醣认刃醋游牡翟俨迦氲街骺匚牡狄谩?
9.及时保存
设置自动保存
还有一有空就ctrl+s
10.多做备份
不但word不可靠
windows也不可靠
每天的工作都要有备份才好
注意分清版本
不要搞混了
Word提供了版本管理的功能
将一个文档的各个版本保存到一个文件里
并提供比较合并等功能
不过保存几个版本后文件就大得不得了
而且一个文件损坏后所有的版本都没了
个人感觉不实用
还是多处备份吧
11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份
否则
哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉
哭都来不及了
其他建议:
12.使用大纲视图写文章的提纲
调整章节顺序比较方便
13.使用文档结构图让你方便的定位章节
14.使用文档保护
方便文章的审阅和修改
15.word表格的排序、公式和转换的功能也是很值得学习的
现在是讲效率的年代
使用Word来进行平时的办公处理也是一样
那么
我们怎样才能够在Word中"
快"
起来呢？
那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧
小编看完后也觉得相当实用
1.快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点
就是当你下次打开一WPS文件时
光标会自动定位到你上一次存盘时的位置
不过
Word却没有直接提供这个功能
但是
当我们在打开Word文件后
如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了
小提示：
其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置
即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置
可以重复按下Shift+F5键
并在三次编辑位置之间循环
当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了
2.快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章
觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间
一般人是通过选择菜单来实现的
其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期
而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间
很快！
3.快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法：
双击格式刷
你可以将选定格式复制到多个位置
再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷
4.快速打印多页表格标题
选中表格的主题行
表格"
标题行重复"
复选框
当你预览或打印文件时
你就会发现每一页的表格都有标题了
当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的
5.快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本
当按Alt+Shift+←键
可把文本提升为标题
且样式为标题1
再连续按Alt+Shift+→键
可将标题1降低为标题2、标题3......标题9
6.Word的字号下拉菜单中
中文字号为八号到初号
英文字号为5磅到72磅
这对于一般的办公人员来说
当然已经绰绰有余了
但在一些特殊情况下
比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体
操作起来就有些麻烦了
我们完全也可以快速改变文本的字号：
先在Word中选中相关汉字
然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框
直接键入数值
即可快速改变您的字体大小
而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用
小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：
（1）选中文字后
按下Ctrl+Shift+&
键
以10磅为一级快速增大所选定文字字号
而按下Ctrl+Shift+&
lt;
则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；
（2）选中文字后
按Ctrl+]键逐磅增大所选文字
按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字
7.快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字
然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标
再按一次又恢复到原始状态；
按Ctrl+=可以将文字设为下标
再按一次也恢复到原始状态
详见本刊前期《WordXP中神奇的Ctrl键》一文
掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义
8.快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大
但是据笔者试用
发现自动编号命令常常出现错乱现象
我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号
（1）当Word为其自动加上编号时
您只要按下Ctrl+Z键反悔操作
此时自动编号会消失
而且再次键入数字时
该功能就会被禁止了；
（2）选择"
→"
在打开的"
键入时自动套用格式"
选项卡
然后取消选择"
自动编号列表"
复选框（如图1）
最后单击"
按钮完成即可；
9.快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的
我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上
首先右击Word工具栏
自定义"
打开"
对话框
命令"
并移动光标条到类别栏中的"
项
看到平时经常使用的字体
把它拖到工具栏成为按钮
以后要快速选择字体
只要先选中文本
再按下工具栏上字体按钮即可
省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦
10.快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：
一是可以将横线颜色设置成"
白色"
；
二是在进入页眉和页脚时
设置表格和边框为"
无"
第三种方法是进入页眉编辑
然后选中段落标记并删除它；
最后一种方法是将"
图标栏里面的"
页眉"
换成"
正文"
就行了
论文格式要求：
1论文名称、作者姓名、作者单位名、单位所在城市名、摘要、关键词、中图分类号
文稿必须包括中英文题名、中英文作者姓名、中英文作者单位名、中英文单位所在城市名及邮政编码；
必须包括中英文摘要、中英文关键词（3~5个）
英文内容单独放在正文之前
中文题名一般不超过20个汉字
避免使用"
...的研究"
等非特定词
不使用副题名
英文题名应与中文题名含义一致
开头不用定冠词
论文摘要尽量写成报道性摘要
即应包括研究目的、方法和过程、结果和结论（中文一般不少于200字）
采用第三人称写法
不要使用"
本文"
作者"
等作为主语
避免图表、公式和参考文献的序号
英文摘要应与中文摘要文意一致
采用被动语态表述
中文关键词选词要规范
应尽量从汉语主题词表中选取
不能采用英文缩写
英文关键词应与中文关键词一一对应
也不能采用英文缩写
2正文
正文篇幅一般在8000字以内
包括简短引言、论述分析、结果和结论等内容
文中出现的外文缩写除公知公用的首次出现一律应标有中文翻译或外文全称
文中图、表应有自明性
且随文出现
并要有相应的英文名
文中图的数量一般不超过6幅
图中文字、符号、坐标中的标值和标值线必须写清
所有出现的数值都应标有明确的量与单位
文中表格一律采用"
三线表"
文中有关量与单位必须符合国家标准和国际标准
用单个斜体外文字母表示（国
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