栢悦中心大厦物业管理相关规定DOC 19页文档格式.docx
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4.2.2.4收费员按《缴费通知单》存根收取、催缴各用户应交费用，提供相
4.2.3其它按月收费项目；
4.2.3.1根据市场物价局批准的收费项目，管理员认真填写《缴费通知单》
并及时送达用户；
4.2.3.2收费员按单收费并向用户开具相应票据；
4.2.4一次性收费项目；
4.24.1各管理处根据实际，在用户办理入住手续时，向用户收取；
4.2.4.2需退还用户的收费项目，如符合退还条件应及时办理退款手续，退还用
户费用；
4.2.6各管理处收费员负责本小区所有收费工作，正确使用、填开各种收费票
据，及时登记收费明细台账，保证票款相符，票账相符，及时准确地向
公司财务部上缴所收款项，不允许其他人代收任何费用；
4.2.7管理处收费员及时准确地提供各用户费用收缴情况，按公司规定时间准
时上报各种收费报表；
4.2.8收费员对业主的服务应礼貌、热情、坚持“微笑服务”，耐心解答业主疑
问。
4.2.9对于欠费的业主（住户），收费员详细了解欠费的具体原因，分类处理。
根据具体情况，向欠费户发出一、二、三次《欠费催缴单》。
4.3财务部对各管理处的财务管理；
4.3.1公司财务部按月清缴各管理处应上缴费用，检查、核对各管理处按月上
报的各种收费报表，保证票款相符；
4.3.2财务部按《财务考核制度》检查、监督、考核各管理处收费员的工作；
发现重大财务问题，及时采取措施，并编写相关报告，报呈总经理审批；
4.4财务部每年按计划时间向总经理汇报本年度财务工作，并呈交工作报告；
5.0相关文件和记录
a）《缴费通知单》QR—C
房屋管理规定
1.0目的
通过对房屋的管理，保证各类用房处于完好状态，使物业本身保值增值，实
现顾客满意。
2.0适用范围
公司所辖的所有物业。
3.1公司综合办负责制定各类用房的管理规程，维护保养规程，并进行定期检查
和不定期抽查，且做相应的记录予以持续改进。
3.2各管理处负责执行公司的有关房屋管理的规定，进行日常管理和维养,并做
好记录,及时向公司综合办汇报。
4.1房屋管理包括但不限于以下内容：
房屋本体维护保养，室外公共设施维护保
养，钥匙管理，室内装修管理、空置用房管理、出租用房管理等。
4.2房屋本体维修保养由综合办制定《房屋本体维修保养工作一览表》，管理处
按照此表进行日常保养及巡查工作，并将记录上报公司综合办。
4.3综合办制定《室外公共设施维修保养工作一览表》管理处按此表进行室外公
共设施的日常维修保养及巡查工作填写《房屋本体及公共设施日巡查记录》，
并将记录上报公司综合办，综合办每季度对管理处的记录进行检查。
4.4空置用房管理见《空置用房管理规程》。
4.5出租用房管理见《出租用房管理规程》。
4.6室内装修管理见《装修管理规程》。
4.7钥匙管理见《钥匙管理工作规程》。
5.0相关文件
a）、《房屋本体维修保养工作一览表》QR—C
b）、《室外公共设施维修保养工作一览表》QR—C
c）、《空置用房管理规程》
d）、《出租用房管理规程》
e）、《装修管理规定》
f）、《钥匙管理工作规程》
g）、《房屋本体及公共设施日巡查记录》QR—C
服务及服务过程的管理规定
确保服务过程的能力和服务质量满足顾客的要求。
适用于本公司提供的各项服务。
3.1各管理处负责人负责落实对各项服务的监视和测量。
3.2公司管理部负责人负责组织有关人员对各管理处进行考核。
3.3公司管理部负责人负责组织有关人员对顾客满意度进行调查。
4.1本公司提供的服务包括但不限于：
a）物业交付或交用；
b）供水或停水，供电或停电，供暖或停暖；
c）装修监管；
d）收费（物业管理费、车位费、水、电、气费及房屋租赁费等）；
e）便民服务（安装电器，送物品上楼等）；
f）绿化、清洁卫生；
g）治安、消防；
h）停车场和电梯的管理服务；
i）维修服务；
j）顾问及社区文化服务。
k）受开发商或其它机构委托的服务：
如空房的看管、房屋租赁等。
4.2服务及服务过程的监视和测量原则
a）便于测量和监视,且以监视（检查、巡查、验证等）为主,必要时测量;
b）便于观察和收集数据及信息资料。
4.3监视和测量的内容包括：
4.3.1竣工验收后，公司管理部应组织管理处负责人及工程技术人员对物业的隐
蔽工程，房屋及分户（层）设施，房屋本体，公共设施进行验收，确保日
常管理服务的顺利进行；
4.3.2各管理处每周应对辖区的以下工作进行全面检查：
a）检查所提供的各项服务是否符合有关标准，具体的考核标准见作业指导
书；
b）检查监视和测量装置，以保证装置的准确度和过程的测量能力；
c）检查辖区内的机电设备、公共设施、电梯及其它用于服务的设备、设施
的维护保养情况，以保证持续的过程能力；
4.3.3公司管理部每周对各管理处4.3.2中a）、b）、c）三项检查内容的关键点或关
键活动进行抽查，每月底对本月份各周的检查情况进行汇总，作为公司对
各小区及大厦的月考核。
4.3.4公司管理部负责公司各部门采购前的供方评审；
采购后，各部门仓管员负
责所采购物品、设备的检验；
并评审供方供货（具体请见《采购管理规定》）
4.3.5公司办公室负责人及工程主管在员工招聘时应对电工，电梯工、电焊工等
特殊岗位或特殊过程的操作人员应进行资格鉴定，合格方能上岗；
4.3.6客户服务部每半年对辖区内的顾客满意度进行一次调查，具体请见《顾客
沟通及顾客满意度测量管理规定》；
4.3.7每年接受市、区政府有关部门的检查或参加有关评比；
4.4通过监程和测量所获得的信息和资料要进行统计，当服务过程及服务质量符
合要求时应予以记录，并指明有权放行的人员，不合格时，按《不合格品的控制程序》或《纠正和预防措施控制程序》执行。
5.0相关文件和记录
a）《机电设备维护办法》
采购管理规定
保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的最终实现提供优质保障；
适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理；
3.1管理部根据实际情况，选择物资供应商和供方，并进行供方评审确定物资供
应商和供方名单；
3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购，管理部负责其它物资的采购；
并分别制定《物资采购计划单》；
；
3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制；
3.4各仓库由各部门（管理处）负责管理，仓管员负责各类已采购物资的质量、
数量、验收及采购物资的保存；
3.5总经理负责审批《物资采购计划单》；
4.1供方评审
4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方，选择依据包括但不
限于：
a）公司现状及发展目标；
b）供方基本情况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求；
4.1.2管理部组织人员进行供方评审，评审内容包括但不限于：
a）营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书；
b）顾客满意率及行业中的声誉和口碑；
c）有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格；
d）评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格；
e）在保证质量的前提下考虑价格；
f）评审完毕，管理部填写《供方评审报告》；
4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记，合格服务供方
在《合格供方名单》中登记。
不合格者，由管理部填写《不合格报告》不
予登记，《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总
经理审批；
4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评，填写《物资供应商
评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评
不合格者，应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。
4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：
a）提供服务的范围、期限、质量要求；
b）公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施；
c）双方的权利和义务；
d）违约责任，赔偿等事项；
4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时，各责任部门应会同采购人员采取以下措施，以保证产品、服务符合要求：
a）与供应商或供方沟通，要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至
最低，必要时向其提供一定的帮助。
b）严密采购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。
c）根据合同限制或停止物资供应商供货／供方的服务，并从《合格物资供应
商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。
4.4采购
4.4.1每月底各部门（管理处）制定下月《物资需求计划》交综合办；
4.4.2综合办根据各部门（管理处）的《物资需求计划》制定公司下月，
《物资采购计划单》，《物资采购计划单》应包括：
采购物资的名称、型号、
规格、数量及所购物资的质量等级和要求；
4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购，
如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时，采购人员应上报综合办经
理，由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审，临时评审
准则根据实际情况而定，至少应包括供方评审内容中的“a、d”项；
4.4.4各部门（管理处）每月初按本部门（管理处）本月《物资需求计划》到公
司仓库领取本月所需物资，如遇突发事件需另外购买时，部门（管理处）
负责人可决定临时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可决
定单价在200元（含200元）以下物资的采购，大厦管理处主任可决定单
价在500元（含500元）以下物资的采购；
4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审，并填写《服务分包申
请计划》、《服务分包申请计划单》包括：
服务项目范围、质量要求、期限等，
经授权人审批后报管理部。
4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。
4.5物资的验证与接收。
4.5.1所有采购的物资，由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性
和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证，并记录验证结果，及
时通知仓管员进行检验和入库，仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。
4.5.2如果有必要在供方现场检验时，应检验合格后进行记录才给予放行。
4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不
定期检查，其中属一次性分包服务项目如：
外墙清洗，管理处必须加强过
程的连续监控和采取竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。
a）《合格物资供应商名单》QR—C
b）《合格供方名单》QR—C
c）《服务分包合同》
d）《物资供应商评价报告》QR—C
社区文化服务规定
通过开展各种形式的社区文化活动，丰富公司所辖物业区域内业主（住户）
的业余文化生活，加强业主（住户）之间的交流和沟通，形成安全、和谐、
温馨的社区环境，促进社区精神文明建设。
适用于公司所管辖物业范围的社区文化活动。
3.1各管理处负责所辖物业范围内的社区文化活动工作的策划、组织、实施，以
及社区文化活动场所的管理。
3.2管理部负责公司组织的社区文化活动的策划、组织，以及对公司所辖物业区
域进行宣传，并协助各管理处搞好各项社区文化活动。
3.3管理部负责宣传资料内容的审批。
4.1计划
4.1.1根据公司所辖物业的实际情况和业主（住户）的意见要求，以及其它相关
的调查，管理部每年初制定本年度社区文化活动计划，并填写《社区文化
活动年度计划表》，报总经理审批，并备案。
4.1.2各管理处社区文化活动负责人根据所管辖物业区域的实际情况和业主（住
户）的意见要求及上度社区文化活动实施情况制定本年度社区文化工作计
划，并填写《社区文化活动年度计划表》，报管理部审批并备案。
4.2申报、审批
4.2.1管理处策划、组织的大型社区文化活动，须向综合办申报，并填写《社区文化活动申报表》，由综合办审批。
4.2.2综合办策划、组织的社区文化活动，须将《社区文化活动申报表》报总经理
审批。
4.3实施
4.3.1审批同意后的活动，由活动策划人负责按《社区文化活动规程》具体实施。
4.3.2对可能因活动而造成影响的相关方，活动策划人应提前采取有效方式告知
相关方，以征得相关方的谅解和支持，确保活动按计划进行。
4.4专题社区文化活动
4.4.1综合办负责公司报纸的采编、排版、印刷、发行工作，各管理处负责报
纸的发放工作；
4.4.2综合办负责定期业主（住户）问卷调查及咨询活动，以了解业主（住户）
对其所在小区管理处各项服务的满意程度。
4.4.3综合办及各管理处负责与广大业主（住户）有关的政策法规的宣传工作。
4.4.4各管理处负责人负责组织每年底的业主代表座谈会。
4.5社区文化活动负责人负责填写《社区文化活动记录表》。
4.6各管理处根据所辖物业区域的实际情况开展日常社区文化活动，如每月公司
《亚新人》报纸的发放及宣传栏内容的更新等。
4.7各管理处根据所辖物业范围内社区文化活动场所的实际情况制定《社区文化
活动场所管理办法》。
4.8综合办负责检查各管理处社区文化活动执行情况，将检查情况登记在《社区
文化活动记录表》上。
5.0相关文件和记录
a）《社区文化活动年度计划表》
b）《社区文化活动计划申报表》
c）《社区文化活动规程》
内部沟通规定
确保信息在公司不同的部门和层次间及时有效传递，增进理解，协调行动，
实现过程的有效控制。
适用于公司各部门、各岗位。
3.1各部门收集相关信息并及时传递。
3.2公司任何员工均应及时、有效地将信息反馈到上级部门。
4.1内部沟通的内容包括但不限于：
a）服务要求及服务质量；
b）质量方针、目标的完成情况；
c）服务过程业绩；
d）内部质量审核结果；
e）有关顾客满意度的感知信息；
f）人力资源状况;
g）法律法规及行业市场情况;
4.2各部门间的沟通
4.2.1每周一公司办公室组织召开总经理办公会，各部门负责人参加，汇报上周
工作情况和本周工作计划，由办公室做会议记录并整理会议纪要。
小区间存在的工作困难，资源需求、顾客投诉，内部投诉、阶段性质量目标的完成情况等问题时，应报管理部，由管理部组织召开临时会议研究解决，解决结果以《会议纪要》的形式下发各部门。
4.2.2每周一分别由总经理和管理部经理召开部门负责人例会和管理处主任例会
汇报上周计划完成情况和本周工作安排，并通报周检结果，以便于及时掌
握服务状况及资源需求的情况，管理处每月末应编制当月《月度工作总结》
和《经济指标完成情况表》交管理部。
4.2.3公司各部门通过《内部工作信息单》传递信息，《内部工作信息单》一式
两联，交流双方各执一份。
4.2.4内部质量审核、管理评审、顾客满意调查的输出结果应形成相应的报告，
由管理部及时以通知、会议等形式向内部员工传达，并对相关部门的纠正
措施进行验证，将验证结果及时与员工沟通。
4.2.5公司的任何员工可通过会议纪要、布告栏、内部刊物等渠道获得日常工作
信息，管理部通过一周一收的建议箱收集工作建议及反馈信息。
4.2.6办公室每月出版一期《亚新人》以利于公司内部人员交流，及时了解行业
的发展动态，公司发展状况及有关信息。
a）《会议纪要》
b）《会议签到表》
c）《会议记录》
d）《审核报告》
安全管理规定
1.1贯彻“安全第一”的生产方针，搞好劳动保护，使员工按照安全管理的要求
从事各项活动，确保顾客安全；
1.2建立行之有效的公共秩序维护、消防安全管理体系，保证顾客人身和财产安
全。
适用于公司各项活动中的安全管理及所管辖物业区域内公共秩序维护、消
防管理和在物业维护维养中的生产安全管理。
3.1各部门健全、完善并落实安全生产责任制。
3.2各管理处维修人员按照各类设备的维养规程进行安全操作。
3.3各管理处落实值班巡查制度，发现火灾隐患及时消除并报告公司管理部。
3.4各管理处建立义务消防队，并组织定期培训。
4.1定义
安全管理：
指在公司物业管理活动中涉及人身安全和财产安全的管理。
安全
管理包括治安管理和消防管理。
4.2安全教育与培训
4.2.1新员工岗前培训应包括安全教育培训内容。
4.2.2各部门要定期组织开展各种形式的安全知识和安全意识的教育、宣传工作，不仅使每位员工树立牢固的“安全第一”意识，安全技能不断提高，而且使顾客的安全知识和安全意识得到根本提高，杜绝重大人身伤亡和火灾事故的发生。
4.2.3公司员工在生产活动中，对国家法律、法规及行业法规要求的特殊工种，
如电工、电焊工、驾驶员、电梯维修工等必须持证上岗。
4.2.4公司每年组织一次消防演习和技能培训；
4.3落实安全责任制
4.3.1安全责任制应在每年初公司与各管理处签定的目标责任经营书中明确安全
管理责任和目标。
各管理处负责人应按照《消防管理规定》要求层层落实
安全生产和消防责任制度。
4.3.2各管理处相关人员每周应对管辖范围内的安全情况进行巡查，发现安全隐
患，应在规定时间内消除安全隐患，并跟踪落实，填写《不合格报告》报
管理处负责人，对重大突发事件按《突发事件的处理程序》执行。
4.3.3对外包工程，凡涉及到施工安全的，在合同里都应有明确的安全责任条款，
或单独签定安全责任书，并有专人监督落实。
4.3.4公司管理部每月在周检中对管理处的安全责任制落实情况及安全操作规程
执行情况进行抽查，及时发现安全隐患，立即纠正，下发《整改通知单》，
做到定人、定时、定方案落实整改，并采取适当的纠正和预防措施，防止
类似隐患重新出现。
4.4完善安全档案。
各管理处建立健全管辖范围内大厦、住宅区、出租房屋等安
全档案（档案包括：
消防施工图、安全消防竣工图、消防记录、消防更换清
单、安全检查记录及安全隐患整改通知等）。
4.5突发事件处理
详见《突发事件的处理程序》
a）《消防管理规定》
b）《不合格报告》
c）《整改通知单》
d）《护卫员岗位职责》
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