河南省新乡医学院医药卫生类查新站规章制度.docx

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河南省新乡医学院医药卫生类查新站规章制度

河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站规章制度

河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新规章制度健全，制定了河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站多项管理制度：

《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新工作实施细则则》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新站职责与义务用户须知》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新站查新人员工作规范》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新站查新咨询专家行为规范》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新站查新用户须知》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新站查新工作审核制度》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新档案管理制度》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新工作保密制度》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新咨询用户反馈制度》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站科技委托制度》、《河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新合同签订制度》等，规范了查新业务管理。

一、查新工作实施细则

科技立项和成果评价等查新工作是推进立项科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要环节，是一项既严肃又具有很强科学性的工作。

为确保查新工作质量，全面贯彻上级有关规定的精神，特制定如下查新工作实施细则，本单位查新工作人员务必遵照执行。

其内容主要有：

（一）委托查新项目的受理

1、原则

（1）委托查新项目由值班人员负责接洽、咨询、正式受理。

（2）受理委托项目时，承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围，判断查新项目所属专业是否属于本查新单位承担查新业务的受理范围。

对于不属本单位查新专业的，应告知委托者可选择的相关专业查新单位。

（3）有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托。

①委托查新项目不属本单位查新专业范围；

②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。

③经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

④查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。

2、委托受理程序

（1）指导查新委托人填写《科技查新委托书》，同时提请委托者认真阅读“委托须知”。

（2）检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、确当。

（3）请委托者提交能较详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完备，是否符合查新要求。

（4）与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。

（5）与查新委托者就有关问题达成共识。

如：

查新要求、查新范围、查新报告提交时间等。

（6）委托者应在完成委托程序后，填写《科技查新合同》。

其内容有：

查新项目名称（中文、英文）；查新目的；查新要求；查新时间范围；查新项目技术创新要点和查新点（即查新比较的具体内容、原理、结构、工艺、方法、用途等技术特征）；查新检索词（主题词、关键词或分类号，化学物质登记号、作者、企业代码等；外文的检索词还包括规范词、同义词、广义词、狭义词、相关词等）；查新委托单位；查新委托单位地址、联系人、电话、电子信箱。

（7）由值班人员填写查新报告委托登记表。

（二）查新检索工作的实施

1、检索前准备

在检索前，查新员要做好以下几项准备工作：

（1）认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术特点。

（2）明确检索目的。

（3）根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度，使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。

（4）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

2、确定检索年限

文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，一般从查新之日前推10年到15年，技术转化和开发及其他类查新，从查新之日前推15年到20年。

3、确定检索范围和检索工具

（1）基本原则

查新员在完成以上检索准备后，应根据委托人提供的使用文献情况，确定检索范围和选择检索工具。

在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：

①检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量。

②检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：

同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。

③检索时，每一国内外（国外）查新项目外文文献部分，均应根据课题要求需经过Dialog国际联机检索。

④中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱，所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，且应放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。

⑤查新检索除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要期刊，以防漏检。

此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。

⑥查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，复印件应作为查新报告的附件。

（三）撰写查新报告

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。

查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求，应如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在“检索结果”中使用定性的词语。

1、查新报告具体内容

（1）查新报告编号，查新项目名称，查新委托人姓名，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

（2）查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论。

（3）查新委托人要求提供的其他内容。

2、查新报告基本要求

（1）查新报告必须采用卫生部和科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。

（2）查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。

（3）查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见。

（4）“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

（5）“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。

检索结果应当包括下列内容：

①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；

②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出；

③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

（6）查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。

查新结论应当包括下列内容：

①相关文献检出情况；

②检索结果与查新项目的各查新点的比较分析；

③对查新项目新颖性的判断结论。

（7）查新员应当根据查新项目的查新点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。

（8）检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。

（9）有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章。

（10）必要时，查新员应就查新项目的文献检索与新颖性等问题向特聘咨询专家咨询。

（四）查新报告的审核

查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后，应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核，审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范；并向查新员提出审查意见，供补充修改。

经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，及时重查；因工作敷衍塞责而造成查新不实的，应给予批评，直至暂停其查新资格。

（五）文件归档与数据库登录

1、查新档案内容

每一查新项目的档案均应包括保存两种形式：

书面材料形式和电子版本形式。

书面材料包括：

查新委托书、查新报告（包括附件）、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录、咨询专家的书面意见等。

电子形式包括：

查新报告和相关检索结果。

2、查新档案管理

每一个查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。

查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员。

电子版本的查新报告及相关文献检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员，由档案保管员登录到本站查新报告数据库，保存在查新服务器上。

二、查新工作站职责与义务

（一）查新工作站职责

　　1、认真执行国家科技部、教育部的有关政策和规定，遵循实事求是、质量第一、科学、公正的原则进行工作。

　　2、根据国家科技部、教育部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法，结合有关细则，制定并认真执行各项规章制度；

3、对本单位查新咨询工作人员进行培训、教育、考核及奖惩；参加授权部门举办的有关会议、业务培训、学术活动，并承担科研及其他有关任务。

　4、查新工作站必须保证查新咨询质量，对其出具的查新报告负责。

如发生查新咨询纠纷时，接受授权部门的质询、调查和处理、或接受法律仲裁。

　5、负责为用户保密（参见保密制度）。

6、查新检索人员因玩忽职守、徇私舞弊，出具错误或不合格查新报告，由查新单位负责，并追究有关人员的责任。

7、查新工作站应建立用户反馈制度，利用多种渠道和办法进行质量跟踪，广泛征求用户意见，不断提高查新工作质量和水平

（二）查新单位义务

1、查新工作站有为委托查新单位或个人保守技术秘密的义务。

2、委托查新单位或个人对所出具的查新检索结论持有异议而理由正当者，查新工作站有复查义务。

3、查新工作站有认真负责，保证查新质量，如实提供证明材料的义务。

三、查新人员工作规范

（一）查新工作人员守则

1、查新人员要有奉献精神，提倡敬业爱岗，兢兢业业地做好每个项目的查新工作；

2、严格遵循《查新规范》，按照查新工作程序和规章制度办事，热情为用户服务；

3、查新人员应详细提问用户，了解查新项目的主要技术特征、参数、指标或发明点、创新点、技术进步点，并索取必要的技术资料，在阅读的基础上确定主题词、检索策略和检索范围以及数据库、检索刊、检索年限等；

4、在检索查新过程中，应根据需要不断修正检索参数、检索范围和检索策略和主题词，直至全面，准确地查到所需的相关对比文献；

5、工作人员对用户提供的技术资料和技术内容负有保密责任，不得对外泄露，如发现有泄露行为，将给予纪律处理；

6、本所对工作人员违反查新工作程序和规章制度，缺乏职业道德，弄虚作假，出具虚假报告，对本所的信誉和用户造成损失者，将承担包括法律在内的一切责任。

（二）查新工作人员职责

　　1、承担国家及教育部科研立题、成果申报和其他重要科技项目立项的查新咨询工作，在认真做好文献情报检索的基础上，着重做好分析对比、新颖性评价、复查审核等项工作。

　　2、熟悉和执行查新咨询工作的有关政策、规定和制度，做好各项查新咨询服务工作。

　　3、具有良好的职业道德（包括为用户保密）、实事求是的科学态度和严谨的工作作风。

　　4、积极参与技术培训、学术会议和