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◆鼓舞士气

年终或年底的会议通常具有这一目的性。

这种会议是为了使公司上下勾搭一心，朝着一个方向共同努力。

◆稳固主管位置

经理或主管为了表达自身的存在价值，更为了稳固自己的位置，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的位置。

会议的种类

会议可以依照人数、休会方式和休会目的停止分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实践需求、社会的不时开展亲密相关。

表1-1会议的种类

按人数分类

按休会方式分类

按休会目的分类

●集团会议

●一对一会议

●面对面会议

●会议

●视频会议

●宣布人事布置、解说政策的会议

●当众表扬或批判他人的会议

●暂时处置突发事情的会议

●固定的团队会议

●群策群力的会议

会议的频率

每种会议都有其合理的发作频率，只要掌握了合理的会议发作频率，才干更高效地应用各种会议处置效果、到达目的。

1.固定的部门会议

2.全体会议

3.处置突发事情的会议

4.一对一会议

3．预防性管理

所谓预防性管理，其实就是防患于已然，将祸患扼杀于摇篮之中。

关于会议来说，做预防性管理，实践上就是在休会之前，针对能够招致会议效率低下的各种缘由，逐一做好预防任务，从而保证会议的高效停止。

【举例】

以会议为例，为了预防出现效率不高的状况，下面针对7种致使会议效率低下的缘由，做一个片面的预防性管理。

会议

效率不高的缘由

预防性管理措施

时间

会议普通应布置在周二至周四上午或是下午两点半之后，防止布置在周一或周五。

地点

地点尽量设置在一个封锁的会议室内，而且最好围着圆桌停止。

休会对象的选择

事前通知必需列席会议的人，将列席会议的人分为必需参与者、可以旁听者和可选择参与者几类。

掌管人的技艺

选择具有亲和力、影响力的人担任掌管人一职。

参会者的技艺

参会者一定要具有倾听才干。

会议的预备任务

一定要提早做好详细的预备任务。

休会的缘由、目的和结果

在会议举行之前将休会的缘由、目的和结果通知一切的参会者。

【自检】

请依据自身状况完成以下表格。

（1）你所在公司能否存在会议效率不高的效果？

□是□否

（2）假设存在，请从以下选项中选出契合你所在公司实践状况的选项，并提出改良意见。

存在效果

能否存在

改良意见

掌管人毫无影响力

□是□否

会议地点的规划让人很有压榨感

会前预备缺乏，会议议题让人不明所以

会议总是选在午饭时间停止

高效会议的八大特征

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充沛克制了致使会议效率不高的种种不利要素。

高效会议具有8大特征。

建议在正式召休会议之前，将高效会议的8大特征逐一列出，并随时检验，充沛做好预防性管理，使行将召开的会议可以成为真正意义上的高效会议。

会议规范

会议规范包括3个局部：

会议时间布置的规范、固定的会议流程规范以及会议规范自身。

1．会议时间布置的规范

◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，预备末尾一天任务的时分。

这个时分的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才干进入任务形状。

因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或停止业务剖析，从人的生理和心思角度来看，是不理想的。

◆上午9-10点之间，员工曾经末尾进入任务形状。

在这个时间段最适宜停止一对一的谈判，异样也是停止业务谈判的最正确机遇。

◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适宜调发开工群策群力。

大家应用头脑风暴，不时想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间，最好不要布置会议。

这个时段的员工末尾进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事半功倍。

2．会议规范自身

会议规范是指大家达成共识的会议守那么。

会议规范主要包括以下条款：

◆一切与会者将每周任务布置时间表交给会议布置人，以找出最适宜一切参会人的休会时间。

◆超越1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆一切与会者都要预备在会上发言。

◆准时末尾，准时完毕。

◆各业务单位担任人对决议能否达成负直接责任。

◆一切与会者应知道维护他人的尊严，不在会中欺侮他人，这条规那么最重要，需特别留意。

◆意见不同是坏事，议论才干面面俱到，甚至有人扮〝黑脸〞。

◆会议完毕2-3天后，一切与会者应拿到会议记载。

◆一切与会者应承当起对会议质量停止反应的职责。

◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3．固定的会议流程规范

图2-1固定的会议规范流程

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

〔1〕一个中心

一个中心是指整个会议的议程。

一个中心包括：

■会议的末尾，详细包括：

致欢迎词；

说明会议目的；

交流会议议程；

引见时间布置、相关规章制度；

指定会议记载人。

■停止会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。

详细包括：

分享话题和目的；

交流信息；

发生主意、做决议、确认举动；

总结。

■完毕会议，详细包括：

总结；

布置下次会议。

〔2〕两个基本点

两个基本点是指会议的一头一尾，即会议末尾前的预备和会议完毕后的跟踪，这两个基本点是最容易被无视的。

但是，它们却是保证会议成败的关键。

所以，一个规范的会议流程必需包括会前的预备任务与会后的跟踪任务。

会前的预备任务与会后的跟踪任务详细包括写、发备忘录，制定跟踪方案，以及布置下次做汇报的人选等。

【本讲总结】

会议效率不高是以后许多会议的现状。

因此，找出会议效率低下的缘由就显得格外重要。

通常有7大要素致使会议效率低下，针对这些要素，应在会前充沛做好预防性管理。

与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只要掌握了这些，才干从正面引导我们如何提高会议的效率。

【心得体会】

____________________________________________________________

第3讲休会前的预备任务

【本讲重点】

能否要休会

预备任务的作用

1H5W

预备任务核对单

掌管人的预备任务

〝机遇只偏爱那些有预备的头脑〞。

对一团体而言，无论做任何事，假设事前没有做好充沛的预备，那么等候他的肯定是一个注定的失败。

对一次会议而言，高效的会议其真实正式宣布末尾之前就末尾了！

一次高效会议的第一步预备任务是确定能否真的有休会的必要性。

这个确定任务看似多余，实践上必不可少。

这一步确定任务的作用相当于一个〝挑选器〞，它使那些基本不契合发作条件的〝会议〞提早落选，从而为高效会议的发生把好第一关。

会议预备任务核对单

会议的详细预备任务相当于会议的硬件，因此必需要面面俱到。

将这些详细的任务逐一列出就是一张会议预备任务核对单。

这张核对单虽然数目单一，但是却是会议成功的有效保证。

1、了解会议的目的

3、确定会议的方式

5、决议会议的时间

7、决议会议的地点

9、确定列席人数

11、能否预备会议名签

13、能否布置与会者住宿

15、确定视听教材

17、预备会场周边位置图

19、确定自己人的相关资料

2、能否一定要休会

4、布置会议的议程

6、确定会议的掌管人

8、研讨会场如何布置

10、布置列席者座位

12、能否布置交通工具

14、能否收回了会议通知

16、确定辅佐教材

18、能否要求与会者预备资料

20、能否布置会后文娱项目并做坏事前通知

以上20个条款是普通会议都应该留意的一些硬性要素，还有一些要素很容易被无视，一定要特别留意：

会场的布置需求特别留意：

◆假设与会人员超越10个，会场最好布置成〝Ｕ〞字型，掌管人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;

◆假设是全体会议，可以布置成阶梯教室的方式；

◆5到7人的会议，最好布置成圆桌型，也就是半岛型。

1．掌管人的4个预备任务

2．SWOT剖析

图3-4SWOT剖析

SWOT是以上四个英文单词的缩合方式。

其中，〝S〞和〝W〞代表掌管人自身具有的掌管优势和优势；

而〝O〞和〝T〞那么是指你所停止的这次会议掌管任务对你周围的环境〔也包括你自身〕能够带来的时机或是要挟。

一次成功的会议面前一定是十分充沛的预备任务。

高效会议要求我们墨守成规、墨守成规的做好会前的各项预备任务。

无论是繁复明了的1H5W，还是项目清楚的预备任务核对单，都需求我们对其有一个片面而细致的了解及深入的了解。

好的预备是成功的一半，一定要做好会议的预备任务。

如何掌握议事进度

掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。

控场也就成为一个掌管人最应训练的技巧之一。

掌握议事进度主要包括2种方式：

言语方式与非言语方式。

1．言语方式

言语方式是指掌管人用一些比拟有技巧的话语来控制会议的议事进度。

例如，面对一些十分容易滔滔不绝的发言者，掌管人可以仰仗对其的了解，让其先发言，使其尽量延长发言的时间。

详细做法如：

〝能不能用3分钟的时间给我们复杂的说一下？

〞当他说到5分钟的时分，你可以再说：

〝嗯，曾经5分钟了，你说的正是我们需求的。

〞或许可以采用一带而过的方法，例如〝你刚才说的内容十分好，你对下一效果怎样看？

〞这样就可以把他从一个效果带到另一个效果，或是可以转移说话对象，如〝你说得很好，坐在您旁边的这位怎样看呢？

〞

经过以上这些话语，即言语方式，掌管人可以无看法的、合理的控制议事进度。

2．非言语方式

更有效的掌控议事进度的方式是用非言语性的方式，即经过眼神、手势等面部表情通知发言人说多了或许别说了，或许是说得不够接着说等。

比如掌管人把目光转向他人，就能够是在提示正在说话的人可以中止说话了；

不耐烦的敲桌子，也可以提示完毕发言；

用比拟不礼貌的方式，如不停的看手表，也能到达异样的效果。

言语和非言语这2种方式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时末尾，准时完毕。

如何达成决议——决策方式

彼德·

德鲁克决议法

德鲁克是世界著名的管理巨匠，他经过多年的学习研讨，总结出了达成协议的如下步骤。

经过这些步骤的有效执行，可以顺利达成协议。

4种群体决策

图4-1 

4种群体决策

1．威望决策

威望决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，双方面作出决议时。

适宜运用：

当组织授权团队指导人作最终决策并全权担任时。

不宜运用：

当团队指导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。

特别举动小组向局部指导提交报告并等候最后决策。

经理决议任务日程表，然后通知该小组。

优点：

决策迅速高效；

在急需举动的状况下最适用；

在权利界限清楚的中央最有效。

缺陷：

虽然可迅速做出决策，但实践支持和执行建议也不易；

当复杂性增高时，威望决策的质量会由于思索面不宽而遭到影响。

2．少数听从少数决策

少数听从少数决策出现于少数成员赞同提案时，它以民主原那么为基础。

事先间有限，而决策结果不会对支持者形成消极影响时。

留意：

投票容易招致胜负之争，输方将难以失职和投入。

团队成员投票接受一项新的任务顺序。

团队成员投票选举团队指导。

允许少数人对效果宣布自己的意见。

保证大少数人获胜。

决议可经过复杂唱票，相对迅速和高效做出。

在小集团内，投票一向促进人们分派。

这种竞争会影响一项决议的质量和执行。

3．共识决策

共识决策发生于一切成员都不同水平地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。

共识决策提供一种反映一切成员想法的片面处置方法，可以提高成员实施决策的积极性，表达对等之风。

假设决策时间有限，或团队成员不具有决策的足够技巧，决策就难以构成。

全体任务人员赞同支持新的顺序变化，团队制定了一套任务方针。

保证一切效果和思想失掉地下争辩，每个团队成员无时机宣布意见。

复杂的决议会经过深思熟虑，从而发生高质量决议。

达成分歧需求相对长的时间，并具应战性。

而且需求少量的沟通、耐烦的倾听并了解他人观念；

为确保一切团队成员无时机宣布意见和分享其见地，必需停止有效的推进。

4．无异议决策

无异议决策发生于一切成员对某项决策完全赞同时。

当提案十分重要，要求一切成员达成完全分歧时，团队应作出无异议决策。

无论团队具有什么样的阅历，无异议决策都很难达成。

只要当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有能够作出无异议决策。

一陪审团仔细研讨法庭案子后，呈递一份无异议判决书。

确保团队每团体都以为所达成的决议是最正确的，并地下支持它；

意见和睦和抵触最低。

由于没有哪两团体的思想完全合拍，达成无异议决策也许会破费很长的时间。

无异议决策经常难以做出。

4种团队决策法

如何圆满完毕会议

会议的成功需求拙劣的战略。

从会议的末尾直至会议的完毕，每一步都需求掌握得恰如其分，只要这样才干让会议的高效变得万无一失。

需求特别惹起留意的是达成协议的详细步骤和做好决策的一些迷信方法。

战略是决议会议成败的关键要素之一，一定要深入了解并灵敏运用成功会议的5种战略。

希望你的每一次会议都硕果累累!

第5讲会议中的沟通与反应技巧

会议中的沟通

会议中的反应技巧

3种沟通图画

1．沟通漏斗

图5-1沟通漏斗

沟通漏斗出现的是一种由上至下逐渐增加的趋向，由于漏斗的特性就在于〝漏〞。

对沟通者来说，是指假设一团体心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在休会的场所用言语表达心里100%的东西时，这些东西曾经漏掉了20%，你说出来的只剩80%了。

而当这80%的东西进入他人的耳朵时，由于文明水平、知识背景的关系，只存活了60%。

实践上，真正被他人了解了、消化了的东西大约只要40%。

等到这些人遵照领悟的40%详细举动时，曾经变成20%了。

这就是所谓的沟通漏斗，它的吞并功用可谓弱小。

但是，这样的漏斗现象时时辰刻发作在我们周围，真的十分可怕。

所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。

2．沟通金三角

图5-2沟通金三角

沟通金三角反映的是一种换位思索的思想形式。

由图5-2所示，在三角形的底端，〝自己〞和〝对方〞在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的；

只要在金三角的顶端，只要休会沟通的双方采用换位思索的方式，使说话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方思索，才干真正体会彼此的意思，也才干完成成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思索。

3．沟通的冰山形式

图5-3沟通的冰山形式

沟通的冰山形式反映了两团体或许两组人在说话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山显露水面的局部，而对方真正想表达的东西大局部隐藏在水面以下。

冰山显露水面的局部只占整个冰山体积的5%～20%，隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容那么占到80%～95%。

有效沟通原那么

沟通的成功得益于在沟通时，双方都有明白的沟通目的，并且有明白的时间约束。

在沟经进程中，彼此积极自动，擅长倾听对方，注重双方的每一个细节，并且双方为达成目的而不时努力。

只要掌握了这些沟通原那么，才干促进沟通的顺利停止。

形成沟通困难的要素

如何树立信任

1．反应的两种方式

2．反应的两种类型

图5-4 

反应的两种类型

◆正面指点反应——积极的反应是一种正面的强化指点，即普通意义上的表扬。

成功的正面指点反应一定要具有以下特征：

具有一定行为价值、描画特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐增加。

◆树立性反应是一种劝说指点，即普通意义上的批判。

批判要十分留意方式，既要到达反应的目的，又不能损伤他人的自尊。

下面引见2种效果较好的树立性反应：

3．反应时的特征

4．如何接受反应

高效的会议离不开良好的沟通与反应。

沟通与反应的良性停止是极端重要又极端困难的。

所以，要深入了解沟通的特征，沟通会遇到的阻碍，也要学会如何停止巧妙的表扬和批判，如何理性的接受反应，这样才干有效提高会议的效率。

第6讲 

掌管人的会议管理技巧