小助手WORDWord文档下载推荐.docx
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此后按设置好的快捷键（如Alt+M），WordXP任务窗格即可快速打开，再按一次即可将其关闭。
2.快速选中多处文本
WordXP增加了选中多处文本的两种方法：
一是可以选中具有相同格式的多处文本，操作方法是打开“样式和格式”任务窗格，选中作为样本的文字。
任务窗格的“所选文字的格式”下即可显示当前文本的格式，鼠标将其选中后其右边显示一个下拉按钮。
用它打开菜单单击其中的“选择所有XX实例”，则文档中应用这种格式的文本均被选中。
也可以用鼠标右键单击所选中的文本，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命令，则文档中使用该格式的文本全部被选中。
二是可以选中具有相同内容的多处文本，它的操作方法是：
选中作为内容样本的文字，按Ctrl+C将其放入剪贴板。
单击“编辑”菜单中的“查找”命令打开对话框，选中“查找”选项卡中的“突出显示所有在该范围找到的项目”。
然后用鼠标单击“查找内容”框，按Ctrl+V将内容样本放入其中。
单击“查找全部”按钮，选项卡中显示“找到XX个与此条件匹配的项”（XX是数字），并将所有符合条件的内容选中。
3.字数统计
WordXP中新增了一个“字数统计”工具栏，它可以快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。
如果您需要控制文档的长度，它可以为您提供很多帮助。
打开“字数统计”工具栏的方法是：
鼠标右键单击工具栏，选择快捷菜单中的“字数统计”即可。
如果您要对文档中的某项指标（如“行”）进行统计，可以单击工具栏中间的下拉箭头，从菜单中选择“行”或字符、页、段落等。
稍等片刻，工具栏就会显示出文档的行数。
如果单击工具栏中的“重新计数”按钮，再打开下列表，可以查看文档中所有指标的具体数目。
如果您对文档进行了修改，只要“字数统计”工具栏是打开的，按Alt+C（“重新计数”按钮的快捷键），新的统计结果就会显示在工具栏中。
4.快速关闭WordXP
如果您用WordXP打开了多个文档，一旦有急事需要离开，逐个关闭文档就显得非常麻烦。
此时您可以采用以下技巧快速关闭WordXP：
如果您的文档全部在任务栏显示，可以按住Shift键单击“文件”菜单中的“退出”命令，则打开的全部文档连同Word会全部关闭。
就是说按住Shift键以后，“文件”菜单中的“退出”命令变成了“全部退出”命令。
您也可以让多个WordXP文档占用一个任务栏图标，这样可以利用任务栏图标快速关闭文档和程序。
具体操作方法是：
单击“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，取消“视图”选项卡中的“任务栏中的窗口”复选项。
“确定”以后，多个文档只占用一个任务栏图标。
此时您只要用鼠标右键单击任务栏上的WordXP图标，选择快捷菜单中的“关闭”命令；
或者单击WordXP“文件”菜单中的“退出”命令，就可以快速关闭所有文档和程序了。
5.恢复WordXP
WordXP能在发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。
如果正在使用的WordXP停止响应，应该立即打开“开始→程序→MicrosoftOffice工具”菜单，单击其中的“MicrosoftOffice应用程序恢复”命令。
选中对话框中停止响应的WordXP，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。
如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击“结束应用程序”按钮。
6.修复文档
为了挽救因死机、停电等故障丢失的文档，WordXP新增了修复文档功能。
如果发生了死机、停电等故障，下一次打开程序时，当时处理的文档会显示在“文档恢复”任务窗格中。
用户可以按以下原则保留文件：
假如文件标题中含有红色的“已修复”字样，则该文件要比含有“原始文件”字样的文件包含更多有用信息。
如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中“文档恢复”窗格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的“显示修复”命令即可。
您可以选择菜单中的“另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。
如果您选择“关闭”，则弹出一个对话框，让您选择“删除”还是“保存”。
7.比较合并文档
合并文档可以将多个文档快速合成为一个，它是WordXP提供的一个崭新功能，其使用方法是：
打开合并前的源文档，单击“工具”菜单中的“比较并合并文档”命令。
在对话框中找到要合并的目标文档，单击“合并”旁边的下拉按钮，可以在菜单中选择即将执行的操作。
假如您要在原始文档中显示比较结果，可以单击“合并”命令；
若要在当前打开的文档中显示比较结果，应当单击“合并到当前文档”命令；
要想在新文档中显示比较结果，就要选择“合并到新文档”命令。
8.快速寻找文档
对于经常编辑Word文档的用户来说，从大量文件中找到要编辑的对象并不容易。
此时可以使用下面几种方法：
（1）增大“文件”菜单容量。
WordXP“文件”菜单可列出最近使用的文档（默认4个），要想让“文件”菜单容纳更多的内容。
单击“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“常规”页。
将“列出最近所用文件”复选项选中，然后将它的数值调到9（最大）。
此后，只要打开“文件”菜单，从中找到要编辑的文件名单击，即可快速将其打开。
（2）设置工作文档菜单。
如果您编辑或打开过的文档较多，某些定期使用的文档会被其他文件挤出菜单。
此时可以定义一个“工作文档”菜单，将一些经常使用的文档放入其中。
单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。
选中“类别”框下面的“内置菜单”项，将“命令”下的“工作”拖到菜单栏，插入您喜欢的任何位置。
最后将“自定义”对话框关闭，菜单栏就多出了一个“工作”菜单。
此后，只要打开经常使用的某个文档，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”命令，就可以将这个文档加入其中。
“工作”菜单中不再需要的文档可用以下方法删除：
同时按Ctrl＋Alt＋“－（减号）”键，光标会变成一个粗“减号”。
打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档即可。
打开“工作”菜单中的文档很简单，您只要打开“工作”菜单，单击其中需要打开的文档名即可。
（3）使用历史纪录。
WordXP可以保存您打开文档的历史纪录，利用这一功能可以快速打开您使用过的文档。
打开WordXP的“打开”对话框，单击其中的“历史”按钮，最近使用过的文件快捷方式就会显示出来。
选中您要打开的文件快捷方式，单击“打开”按钮即可。
9.快速发送文档
WordXP的“常用”工具栏均带有一个“电子邮件”按钮（其他组件也有）。
单击它可以在当前窗口显示“发送副本”工具栏，其界面与OutlookExpress很相似，您只要输入收件人的E-mail地址和主题等，就可以将当前文档作为E-mail正文发送，单击“附件”按钮还可以添加更多的文件。
10.页面自动滚屏
如果您没有安装滚轮鼠标，阅读长文档频繁翻页很麻烦。
此时您可以给WordXP添加一个“自动滚屏”功能，方法是：
单击WordXP“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。
选中选项卡“类别”下的“工具”，然后在右边的“命令”下找到“自动滚动”按钮，将其拖入工具栏插入竖线指示的位置。
此后只要在文档窗口中单击您添加的“自动滚动”按钮，鼠标指针就会进入竖直滚动条。
若将三角形指针放在滚动条上半部，页面自动向上滚动。
若将倒三角形指针放在滚动条下半部，页面自动向下滚动，单击鼠标就可以将自动滚屏功能关闭。
如果您想停止页面滚动，只需将指针放到滚动条中部（成为双向指针）即可。
上述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节，指针越靠近滚动条两端速度越快，反之越慢。
11.快速预览文件
预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开正确的文件。
WordXP“打开”对话框预览文件的方法是：
选中要查看预览的文件。
选中“视图”菜单中的“属性”命令，则被选中的文件的内容可在右窗格中显示，如WordXP文档可以看到它的正文，BMP等图片可以看到它的缩略图。
如果被选中的文件无法预览，则会在预览窗格中给出“无法预览”的提示。
12.全部保存文件
WordXP提供了保存全部文件的功能，使用方法是：
按住Shift键打开“文件”菜单，其中会出现一个“全部保存”命令，单击它将保存所有打开的文档和模板。
如果某个打开的文档从未保存过，则会弹出“另存为”对话框，供用户输入文件名后保存。
13.双击窗口元素
WordXP窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标尺和状态栏等。
您可能没有想到，鼠标双击它们能执行许多操作：
双击Word水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面设置”对话框；
双击水平标尺两端的某个缩进标记，可以打开“段落”对话框；
如果您在水平标尺上设定了制表符，只要用鼠标双击它，就可以打开“制表位”对话框；
鼠标双击状态栏上的任意位置，可以打开“查找和替换”对话框，执行“查找”、“替换”和“定位”操作；
鼠标双击工具栏右端的空白处，可以打开“自定义”对话框，供您调整工具栏或增减其中的按钮。
14.快速关闭智能标记
智能标记给许多操作带来了方便，不过有时也会带来不便，例如遮挡文本、影响光标插入等。
如果您不需要智能标记按钮显示，也不想将它永久性关闭，可以在它们显示以后按Esc键，智能标记立刻被关闭。
二、文档打印技巧
1.缩放打印
WordXP针对逻辑页面与物理页面不同的情况，提供了打印缩放功能。
您只需打开“打印”对话框中的“按纸型缩放”下拉列表，选择打印所使用的纸张（其中列出的类型与您的打印机有关）。
如果当前页面设置为A4，而您想使用B5纸进行打印。
就可以在下拉列表中选择B5，WordXP通过缩小字体和图形的尺寸，将文档打印到B5纸上。
反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小页面的文档打印到较大的纸张，完全不用重新排版，具有复印机那样的放大/缩小功能。
按照上述原理，如果您编辑文档设置的页面与打印纸大小不同。
无需在打印前修改页面，只要在“打印”对话框中正确选择打印纸即可。
注意：
上述缩放打印设置仅对本次打印有效。
如果每次打印都要进行缩放，应单击对话框中的“选项”按钮，将“打印”选项卡中的“允许重调A4/Letter纸型”项选中。
2.多版打印
机关单位使用的“红头文件”需要在一页纸上打印两页文档，WordXP非常容易满足这种要求。
它的操作方法是：
录入文档前，单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“纸张”选项卡中将逻辑页面大小设为打印纸的一半大，然后按常规方法插入页码等内容。
文档录入结束后，用“文件”菜单下的“打印”命令打开“打印”对话框，在“每页的版数”下拉列表中选择“2版”。
最后单击“打印”对话框中的“属性”按钮，打开“打印机设置”对话框。
选择打印纸尺寸（物理页面）为逻辑页面的二倍（两者的打印方向要一致）。
确定后回到“打印”对话框，再次“确定”后即可开始打印。
这种方法最多可以在1张纸上打印16个逻辑页面，可满足宣传册制作等场合的需要。
3.打印部分页面
选中“页面范围”下的“页码范围”项，然后在“页码范围”框内输入下面的指令，可以打印指定部分的文档：
如果打印不连续的若干页，可输入用逗号分隔的页码。
例如打印第1、第3和第6页，可在“页码范围”框内输入“1，3，6”；
若打印某几页，可按“起始页码-终止页码”的格式输入指令。
例如要打印第2至6页，可输入“2-6”。
如果连续页中间有间断，可用逗号进行分隔。
如打印第6至9页和第12至16页，可输入“6-9，12-16”；
对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“s2，s6”表示打印第2节和第6节；
若打印一节内的某页，可输入“p页码s节号”，例如“p5s3”表示打印第3节的第5页，“p3s2-p4s5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页；
如果仅仅打印文档的某一部分，可以将其选中。
然后将“页面范围”下的“选定的内容”项选中。
4.打印顺序选择
在对话框“副本”下的“份数”框内输入（或选择）要打印的份数。
如果同时选中“逐份打印”项，则第一份副本打印结束后，再打印第二份副本的第一页。
如果该项未选中，则会将所有副本的第一页打印完，再开始打印其他后续页。
通常情况下文档均采用顺序打印（即从第1页打印到最后一页）。
如果选中“打印选项”下的“逆页序打印”，即可实现逆序打印（从最后一页打印到第1页），能减少后期整理工作。
5.输出整数页
文档编辑结束打印时，往往发现最后一页只有两三行文字。
使用手工调整费时费力，此时可以进入打印预览状窗口，单击工具栏中的“缩小字体填充”按钮。
WordXP就会减小文档所用的字号，将最后一页的文字分配到其他页。
此后，如果要取消上述功能，单击“编辑”菜单中的“撤消缩至整页”命令即可。
6.“预览”编辑
WordXP的“预览”窗口可以观察文档的版面效果。
如果您在预览过程中发现了问题，可以在“预览”窗口直接进行修改。
单击工具栏中的“放大镜”按钮，使其从选中状态变为非选中状态（页面上的“放大镜”图标消失），您就可以按常规进行编辑操作了。
7.双面打印
为了节约纸张，许多用户都有双面打印的要求。
正确的操作方法是：
单击“文件”菜单中的“打印”命令，打开“打印”对话框。
再单击其中的“选项”按钮，将对话框“双面大因选项”下的“纸张正面”和“纸张被面”选中。
WordXP会首先打印纸张正面（奇数页）的内容，当全部奇数页打印完毕，就会通知用户打印纸张背面（偶数页）。
8.异地打印文件
如果您的计算机没有连接打印机，装有打印机的电脑又没有安装Word，这时可以用WordXP的“打印到文件”功能完成任务。
具体实现操作方法是：
单击“文件”菜单中的“打印”命令打开对话框，选中其中的“打印到文件”复选项，“确定”后弹出“打印输出到文件”对话框，在其中输入文件名并选择保存位置（如A:
\sq.prn）后确定。
再将该软盘插入带有打印机的电脑中，在MS-DOS窗口提示符后输入命令“c:
\copya:
\sq.prnprn/b，即可将编辑好的sq.doc打印出来。
三、文档编辑技巧
1.文字变图片
大家都知道“艺术字”工具能生成图片格式的文字，殊不知“选择性粘贴”也有这种功能，具体操作方法是：
将需要做成图片的文字放入剪贴板，新建一个空白文档后打开“选择性粘贴”对话框。
选中其中的“图片”或“图片（增强型图元文件）”，单击“确定”按钮。
粘贴至Word文档的文字即成为图片，可以像普通图片那样进行放大等加工。
2.中外文字互译
WordXP的翻译功能有了很大的进步，不仅提供了更加方便的“翻译”任务窗格，而且翻译词语的准确大大提高，并且能通过Web进行翻译。
以英文翻译成中文为例，您只要打开“翻译”任务窗格。
选中“翻译内容”下的“当前选择范围”，再打开“词典”选择“英语（美国）到中文（中国）”，最后单击“浏览”按钮，就可以在结果列表框中看到所有词义。
选中其中比较合适的翻译结果，单击“替换”按钮，就可以文档中的中文替换为英文。
3.输入注音汉字
WordXP在微软拼音输入法2.0及更高版本的配合下，可以为30个以内的汉字加注带声调的拼音，它的操作方法是：
选中需要加注拼音的汉字（可以多选，但是只能给前30个汉字加注拼音），单击“格式→中文版式”子菜单下的“拼音指南”命令，打开对话框以后即可在“预览”框中看到已注音的汉字。
如果您感觉汉字上面的拼音字母太小，可以打开对话框中的“字号”下拉列表，从中选择合适的值。
如果您想调整拼音与汉字的对齐方式，可以打开“对齐方式”下拉列表，从五种对齐方式中任选一种。
如果您想改变汉字的字体和字号，只需将汉字和拼音全部选中，按通常的格式设置方法修改即可。
4.更改英文大小写
如果您想改变WordXP文档中的英文大小写，可以按以下方法操作：
选中要改变大小的字母或单词，按下Shift键以后按F3。
按一次F3，字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
5.快速绘制水平线
如果您的WordXP文档需要绘制水平线，可以采用下面的技巧：
在段落开头连续输入三个特殊字符，然后回车，就可以画出漂亮的水平线。
例如连续输入三个“=”（等号）回车，可以画出一条双实线；
连续输入三个“*”（乘号）回车，可以画出一条点划线；
连续输入三个“-”（减号）回车，可以画出一条单实线。
如果上述技巧不能生效，请您单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令打开对话框，将“单击键入时自动套用格式”选项卡中“键入时自动应用”下的“框线”项选中即可。
6.重复查找字符
在长文档中查找某个重复字符时，如果找到的字符位置不合适，需要连续单击“查找”选项卡中的“查找下一个”按钮。
下面这个技巧可以提高重复查找的效率：
第一次单击“查找下一个”按钮以后，如果需要继续查找，单击垂直滚动条下端的“前一次查找/定位”或“下一次查找/定位”按钮即可。
这两个按钮不仅可以向前或向后查找，甚至在“查找”对话框关闭以后也能查找，使用起来非常方便。
7.节约页面空间
Word用户都喜欢在页面视图中编辑文档，可惜页与页之间的空白会浪费显示空间。
WordXP对此了作了一点改进，如果将光标放到两页文档交界的空白处，可以显示“隐藏空白”的提示。
单击鼠标即可将空白去掉，显示一条黑线，鼠标再次单击该处即可恢复原有的空白。
8.插入文档水印
WordXP可以在文档中插入图片或文字两种水印，您只要单击“格式→背景”子菜单下的“水印”命令，就可以在对话框中执行添加水印的操作。
如果您要将一幅图片作为水印插入，可以选中对话框内的“图片水印”项，根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”。
然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”即可。
如果您要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本。
再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到水印效果。
9.快速翻页
使用普通鼠标浏览WordXP长文档可以使用如下技巧：
用鼠标“咬住”（即单击后按住鼠标左键）滚动块上下拖动，滚动块旁边会显示当前页码和标题等信息，页面内容也会随之上下滚动，对根据页码或标题查找文档等场合很适用。
此外，您也可以单击垂直滚动条下端的“上一页”或“下一页”按钮，以页为单位快速翻页。
10.自动切换键盘
如果您编辑的文档经常混合输入中英文，那么人工切换语言和键盘会浪费不少时间。
WordXP的“‘自动键盘’切换”功能能为您带来方便，它的使用的方法是：
单击“工具”菜单下的“选项”命令打开“编辑”选项卡，将其中的“‘自动键盘’切换”项选中。
此后，WordXP就会根据光标插入点的语言自动切换键盘。
假如您正在使用“五笔字型”输入汉字，只要将光标插入数字或英语单词中，键盘就会自动切换到“英语”。
11.对象快速复制或移动
在文档中复制或移动对象，可以使用以下几种方法：
可以选中需要移动的对象，按下F2键。
然后使用↑或↓键将光标移到插入点，敲回车键即可完成插入，此法很适合跨页长距离移动对象。
利用鼠标快速移动或复制对象时，首先选中要移动或复制对象。
将鼠标指针移至对象上面，按住鼠标左键将它拖至竖直虚线指示的位置即为移动。
若按住Ctrl键用鼠标左键将对象拖至竖直虚线指示的新位置则为复制。
此法适用于近距离移动对象。
如果要在长文档相距较远的两个插入点之间移动或复制对象，可将鼠标指针指向垂直滚动条顶部的拆分框处。
当指针变为双向光标时，将拆分栏拖动到所需位置。
滚动上半个窗口找到插入点，然后滚动下半个窗口选定对象，再按上面介绍的方法拖动对象穿过拆分栏到达插入点。
完成后双击拆分栏返回原窗口。
12.清除下划线
当我们输入类似“XP就会自动给它加上下划线。
如果您不喜欢下划线被打印出来，可用以下两种方法清除：
一是用Shift+左右光标键（不能用鼠标，鼠标会将其激活）选中超级链接，再按住Ctrl键连敲两次U键即可。
二是用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单“超级链接”子菜单中的“取消超链接”。
以上两法的区别是：
前者仅去掉了下划线但仍具有超级链接的功能，鼠标单击仍可将其激活。
后者则成为普通文本，鼠标单击后不再被激活。
13.返回编辑位置
WordXP能跟踪输入或编辑过程中的最后三个插入点。
要回到前次的编辑位置，可按Shift+F5组合键。
连续按该组合键，可使光标在最后编辑过的四个插入点之间循环。
14.取消自动编号
WordXP的项目符号或自动编号功能非常有用，但用户不是任何时候都需要这一功能，令这一功能失效又会带来不便。
暂时取消项目符号或自动编号的方法很简单，您只要在新的一行开始前按下Shift键回车即可。
以后只要不按Shift键回车，项目符号或自动编号就会重新出现。
或者连续敲两次回车，WordXP就会知道您不需要项目符号或自动编号，从而取消新行前的项目符号或自动编号。
如果您没有按Shift直接回车，也可以按Ctrl+Z取消项目符号或自动编号。
15.内容重复输入
如果您需要在WordXP重复刚才输入的内容，包括文字、插入的图形等，可以在输入结束后按F4键。
例如，您要输入“好的”，可以在输入“好的”后按下F4即成为“好的好的”。
此外，重复输入也可以使用快捷键Ctrl+Y。
假如您输入“大”后按Ctrl＋Y，即可再次输入一个“大”，显示“大大”。
如果您将光标移到其他位置后按Ctrl＋Y，就会在当前光标处输入一个“大”。
只要输入结束后您没有执行“撤销”操作，就可以用这种方法输入重复内容。
16.选中长文本
用鼠标选中长度超过一页的文本往往难于控制，用下面这种方法可以避免这种局面：
用鼠标单击待选中文本的开始位置，用鼠标拖动竖直滚动块向下（向上）滚动文档，待看到文本的结束部分时停止。
接着按下Shift键用鼠标单击要选中文本的结束位置即可。
17.自定义扩展名
Word文档默认的扩展名为.doc，如果您想使用指定的扩展名，可以使用以下技巧：
打开“另存为”对话框，将文件名用引号引起来（如“服务器购买申请.sq”）后单击“保存”按钮，WordXP就会接受您输入的扩展名报告.sq，不再添加另外的扩展名。
18.删除空行
从其他文件导入Word的文档常常含有多余空行，手工逐个删除实在累人。
这个问题可以采用如下方法解决：
单击WordXP“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换→替换”选项卡。
单击其中的“高级”按钮展开。
鼠标单击“查找内容”框，然后单击“特殊字符”按钮打开菜单，选择“段落标记”即可看到“^p”出现在“查找内容”框中。
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