新版因公出国系统使用者建议事项Word文件下载.docx
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A
2.
101/10/8
101/10/9
原分所
變更/撤銷申請時填寫事由及上傳附件，該附件無法於系統中查閱
3.
生活費於系統中是按照日期排序（新增順序），但是紙本資料卻是亂跳，沒有比照系統排序方式呈現
（2）主計室
4.
102/03
生多中心
計算因公出國天數3個月的問題
（大小月計算與3個月計算認定）
（2）人事室
5.
101/10/29
近史所
史語所
參加國際會議無判斷經費來源。
（例如出席會議+研究訪問之申請案，會議經費由邀請單位提供，但系統會斷定為院內經費出國並要求填寫申請院內經費補助出席國際會議達兩次以上之理由。
）
計中說明：
申請表結構限制-會議及活動並無單獨綁定經費來源
主計室
B
6.
101/12
計中
跨年度核銷須先繳交報告才能核銷，造成申請人不便（申請人尚未回國，須由代理人於繳交報告欄位填寫「跨年度核銷」，完成報告繳交作業後才能核銷當年度帳款，申請人回國後須由中心再手動開放繳交報告功能）
院方未針對跨年度繳交報告問題有明確規範
（2）學務組
（3）各所處
7.
101/06
多視窗編輯案件內容會互相影響
8.
102/01
已繳交報告（上傳檔）內容無法於繳交報告專區查閱（資料匯入核准案中亦無法順利讀取）
9.
化學所
撤銷案件沒有經過會計、主管核示亦可送出
2、需求及建議清單
預計排程：
101/11/21
101/12/27
101/12/12
101/12/25
101/11/26
分生所
生醫所
寄送mail功能是否可以除了案件編號增加案件申請人
申請案核准－請明確標示主旨（請標示申請人姓名，而非僅標示案件編號）
是否可以系統通知時，將因公出國的案號及主旨都帶入，像以前那樣讓我們可以很清楚是誰的出國案件及說明，對我們來說真的是很好。
、學務組、人事室
101/6/27
101/9/4
101/12/11
基因體
1.已新增的經費來源可以修改內容，不需刪除重新拉取
計算中心說明：
本項將優先處理
2.經費核銷時單位預算識別號碼/出國計畫名稱不宜鎖死,應開放讓兼辦會計人員修正,請協調會計室修改系統
本項將與主計室確認
3.同經費來源別但分支計畫帶錯是否可開放會計修改，不要每次都要變更，浪費人力與時間，請中心協助向上反映
1.A
2.B
3.A/B
101/6/28
101/12/05
線上簽核時，主管會辦和一般會辦無法瀏覽案件附加檔案，須由單位兼辦人事要重複列印附件，浪費紙張。
101/7/27
101/11/08
101/11/09
近史所*2
申請變更事由欄位：
請開放可重複編輯修改。
（農生中心，申請事由如錯誤要刪除案件退件會再通知老師，造成老師困擾）
101/7/13
101/10/4
核准案可以依不同需求（如:
經費別/職務別/出國性質/...等）,提供查詢功能。
查詢已核准案：
查詢條件只有期間。
看不到所方核准文號,如此承辦人得另外記錄每一筆核准文號,才不會重複編號或漏號
增設搜尋條件，如：
人員。
能條列個人之公假情形。
在系統條列清單中，沒有顯示核准日期時間。
查詢畫面未列出經費來源,需逐筆點選查詢,但查詢的又速度很慢,耗費很多時間
101/10/25
資訊所
會議期間可能會比出國時間長（提前回國沒有全程參與），是否能取消此欄位與出國時間欄位的查驗。
建議改欄位為參加會議時間
天文所
希望新版OBTS在"
流程"
已跑到"
核銷已審核"
案件是否可以拉到另一個區塊，不要與未核銷的案件放在同一區塊
希望會計核銷時可以有功能直接查閱還沒核銷的案件
102/1/8
所方核准文號非必填欄位，漏填需通知中心補填，建議設定為必填欄位，或加入提醒視窗
編輯送出功能中如果是申請變更案件，請於畫面直接呈現-1（2、3）資料
10.
紙本功能可否改名為預覽或預覽列印?
可否直接開啟，不要再顯示pdf檔，再點選開啟檔案。
11.
會計會辦是否能在系統中直接看到假別資料，不要另外列印紙本
12.
102/1/3
決算表設定好列印格式以節省人工調整時間
決算表要有填表人簽名主管蓋章的欄位（舊版系統有此欄位）
13.
101/6/1
101/6/4
101/6/8
101/7/29
針對紙本印出的部份綜合建議：
1.新增「請新增申請人、會辦單位、主管簽章欄位」
2.將不必要的欄位隱藏，精簡版面。
3.會辦意見建議不要另起一頁，直接附在經費預算表之下，節省紙張印出
4.精簡出國報告列印版面
版面格式：
不論線上預覽或列印紙本，欄位區隔不清楚，不能一目暸然，不易辨識。
（請參閱舊系統樣式）
牽涉公文列印版面須由人事室規範
（2）人事
14.
101/6/11
101/9/7
101/11/1
101/12/20
102/1/15
101/12/26
101/11/28
102/1/7
101/12/5
物理所/近史所
1.人名輸入關鍵字查詢（單位人很多，下拉選單要找很久，展開也不是很方便）
2.新增單位同仁清單沒有按照姓名筆劃排序，遇到重複人名時也沒有相關資料可以判斷*3/5已完成
3.管理單位同仁代理關係，無法展開，同名同姓也不容易判斷點選，是否可輸入關鍵字*3/5已完成
4.檔案櫃無法查其他單位同仁（院外）案件，建議開放輸入姓名查詢
5.繳交報告和檔案櫃無法輸入人名查詢，他所人員不方便查詢
6.查詢報銷申請區人名開放直接打字來搜尋，因為院外人士不在名單內，且名單也很長不好選取
15.
101/11~102/03
各所處
有關e-mail通知建議（詳見附件）
16.
101/9/5
101/11/02
院方意見時間與實際核准時間不符
（核准案欄位，未顯示且無法看出院方核回所方或所方收件時間。
建議請增列實際所方收件時間。
17.
101/12/28
舊版系統有可以產出報表的功能（18.所內出國訪問、講學、研究紙本報表、19.所內出席國際會議紙本報表）**因應主計室或學務組每年兩季蒐集研究成果資料，如無統計功能需要人工計算
（2）與需求業務單位確認欄位，視情況提前
18.
101/11/15
101/12/24
102/1/4
101/6/18
102/1/31
植微所
民族所
政治所
繳交報告日期由系統自動產生。
萬一申請人自行完成報告繳交流程，還要另外通知單位兼辦人事新增報告繳交日期（植微所、民族所→報告繳交流程完全不會經過單位兼辦人事）
（已回覆物理所：
目前作業方式將採用至年底決算表完成，明年度將會請學務組、會計室了解所方繳交報告行為模式後，訂定符合大眾需求之繳交報告流程。
「出國報告表上傳流程」之「5.上傳已（審閱）簽章之出國報告表,成果表及審核表（PDF格式）」：
建議將此權限
只開放給所/中心之承辦人，以避免出國申請人尚未經過主管審核後，自行上傳會後報告至系統上，並送院。
繳交報告是否可以先到單位兼辦人事再送學務組
繳交報告送件至學務組後，返台意見表無法上傳
主計室
19.
101/6/7
101/6/12
101/6/13
101/10/26
102/1/24
語言所
差勤系統與OBTS結合
單位內研究人員建議，如新版因公出國系統假別表單未與差勤資料結合，是否能在假別表單增加提示說明，以免遺漏相關請假作業。
可配合先增加提示
20.
會辦案件不能編輯案件或補傳資料，都要在單位兼辦人事作業，加重負擔，是否可以開放會辦人員編輯案件內容。
開放編輯功能給一般會辦的同事/老師，以利會辦時能夠進行修改與查詢檔案，避免會辦但無法實質修改有錯誤的內容，又得退件由承辦人修改後，再次會辦，影響整個作業時程。
21.
101/11/27
社會所
出現眾多已不在職人員，造成每次要找現任人員都很不方便
員離職及退休，email仍會發出信件，無法在系統中刪除同仁清單。
obts申請人選單要接很長，裡面有不少是離職人員名單，建議計中要改善
目前因決算表需要保留一年內離職同仁名單
22.
101/07
跨單位代理機制或擔任承辦人
（副院長出國由其他副院長代理）
（某單位職員要擔任其他單位會計）
23.
101/7/10
建議新版因公出國系統，於送院前印出之紙本，表頭應修正為｢中央研究院因公出國申請表｣，而非目前送院前和送院核准後，表頭皆為｢中央研究院因公出國核准表｣。
另外，院方核准後，核准表之院方意見欄可否加註｢同意｣字眼。
24.
單位兼辦人事會送案件前，應該要有輸入會辦意見的地方（提醒被會辦人案件重點）
（5）各所處
25.
101/8/17
余天心
希望提供院外沒有SSO同仁填寫機制，再設法由院內同仁進行驗證，因為所內有很多同仁沒有SSO帳號，申請不便利。
**TIGP學生亦有此情況
26.
101/6/20
2012/2/6
單位兼辦會計查詢單位兼辦人事將案件會送給那些人
建議讓會辦人員也知道會辦案件情形！
建議obts能如papago，單位兼辦人事會辦給多名兼辦會計時，可以讓彼此都知道會辦了哪些兼辦會計
27.
101/7/27
新增統計功能：
個人年度公假情形天數
28.
101/07/20
希望能比照papago送報告及報銷流程，現在改由申請人自行上傳主管核定的出國報告，還要送交學務組收件才能報銷，作業時間容易延誤。
29.
101/07/16
仿照舊系統，將申請時已上傳的"
論文摘要"
檔，連接到出國報告上傳流程（備註：
將會同學務組進行評估）
30.
101/8/10
建議出國報告及審核表字體放大並保留裝訂邊以利單位內長官閱讀與歸檔。
31.
101/8/23
有關新版因公出國系統出國三個月以上是否留職停薪、留職留薪選項是否能在申請人填表時就點選，不要等到單位兼辦人事送院時才填（比照papago）。
32.
資創
第二次使用院內經費出國事由是否能顯現於紙本
33.
人事室
請於「新版因公出國系統」內「核准送院之申請案」項下之首頁出國期間在「3個月以上」者院方承辦人可以看到所有
（1）待處理
（2）已分層（3）已印出之出國人員資料，並可在該畫面逕行辦理。
B-
34.
101/6/14
101/7/17
生化所
李隆安
申請表的子表格提示新增（PI輸入完子表格沒新增，就直接主表送出，導致子表資料沒儲存）
新的因公出國系統似乎很不易暫存檔案，請改變系統使之更friendly些。
配合教育訓練或FAQ加強宣導
C
35.
101/8/6
舊的因公出國系統之前有請負責的先生幫忙把資料透過帳號ascc1寫進我們的資料表（abroad_record）以便讓我們所內的行政處室或秘書查詢,但是改為新的因公出國系統之後再也沒寫入資料表.可否繼續這個功能?
現行系統不提供此功能
36.
編輯會辦單位：
係規劃會辦人員清單，不可於規劃之同時即進入流程。
「編輯會辦單位」名詞應不等同於「送出會辦」。
編輯後執行隨即送出會辦，請謹慎規劃使用
37.
進入申請表後，無法返回待辦條列清單：
未有返回上頁選項。
直接點選功能選單可至各功能頁面
38.
101/8/9
新版因公出國系統案件申請撤銷無費用時，未產生新的案號，容易會造成混淆，-0為核准文號，只要有異動或撤銷，應該都要產出新的案件編號（-1、-2），如此才不會同樣的案件編號有兩種狀態（核准、撤銷），建議比照舊版因公出國系統方式改良。
核准案撤銷亦即原案撤銷不另產生編號
*變更：
產生不同資料內容
*撤銷：
原核准案改變流程狀態
39.
101/10/15
建議申請人要將資料填寫完整才可送出，否則人事在會辦陳核作業完成後，系統才告知案件內容有問題，還要退件給申請人作業很複雜。
各所行政作業流程不同無法規範
40.
101/12/3
會辦退件意見是否能讓使用者查閱，否則使用者會覺得單位兼辦人事刁難。
增加退件理由說明。
101/11/19已增加人事退件功能，可視情況將會辦退件意見加入退件說明文
41.
「編輯單位會辦」內的「顯示會辦記錄」，直接顯示在「管理未送核准（待辦）之申請單」的「查詢結果」一覽表的畫面上。
（強調：
有時必需打電話去提醒會辦人員進去系統上會辦：
想表達的僅僅是「『目前』會辦流程的狀態」）
考量系統頁面呈現不修改
42.
希望也能開放『查詢』與『瀏覽』「繳交出國報告表」之功能給「會計」，以利他們在做計畫結案作業時，能夠查詢到老師們是否有確實繳交了報告。
會計功能核准案報銷申請區狀態欄位已有呈現繳交報告情況
43.
人事的「管理未送核准（待辦）之申請表」名詞是否能比照舊PAPAGO寫成未送代辦等字眼？
評估後不修改
Ｃ
44.
建議主管核示，「確認」按鈕，可否改成「同意」？
或是多設「同意」欄位？
45.
按鍵設定步驟繁複，沒有在同一介面顯示，以便點選。
如編輯單位會辦、編輯送出（送院）、會辦、退件至申請人等。
46.
負責填寫會計相關項目之內容（如：
單位預算識別碼）者，不論為申請人或會計人員，送出時系統需檢查是否已填寫完成，以達管控機制。
47.
建議問卷調查所/處/中心承辦人，有關新舊系統使用或比較之相關意見。
評估後不進行
48.
希望交通費等經費項目可以比照papago在同一表格中填寫，不要逐筆新增。
過去papago無法在單一表單中新增多筆資料，故現階段改以逐筆新增方式，暫不列入考量
49.
在功能選單，申請人的「主管核示」、「一般會辦」、「繳交出國報告」，可否在單位兼辦人事的選單？
各單位申請案件與主管核示、會辦案件所屬負責人不同，故暫不列入考量
50.
填寫後需按新增，再按執行存檔動作：
可否直接合併這2項功能，如”新增存檔”，簡化流程。
或顯示“更新成功”訊息（即填寫修改部分較重要的內容後，系統自動更新存檔。
參考舊系統）
新增與存檔功能於系統中作用不同，建議不合併維持原狀
51.
核准案申請變更：
應由申請人自行修改後送出。
目前設計是申請人點選申請變更後，無需修改內容，送至承辦人。
惟，承辦人受理眾多案件無法判斷，也未能對修改內容負責。
系統未設定單位兼辦人事包辦變更申請，申請人亦可修改內容
52.
可同時編輯2位會辦：
會辦應是逐層簽核，而非會計與主管平行會辦。
由於各所作業方式不同，系統並未定義流程。
現行會辦功能可逐項執行，單位兼辦人是可俟會計會辦完成後再編輯執行主管核示。
附件：
有關e-mail通知相關建議事項彙整表
序號
問題類別
日期
所別
建議內容摘要
1
1.取消通知申請人
2.代理人通知機制
3.副知（CC）範圍
102/1/10
102/1/11
法律所
會後報告填寫送件（或退件），所方會計核銷帳目，院方會計核准帳目，每一事項都會附知該申請案之研究人員，研究人員反應非常困擾且抗議，能否取消mail通知研究人員，以免承辦人無所適從
本所都是專人代填，老師收到通知都會很困擾，是否能只知會代填人就好，不要送mail給老師
本所出國案件繁多,且外籍同仁出差比例高,因系統為中文,故統一由單一窗口協助出差同仁於系統填寫，現因增加自動通知機制，填表人未收到通知，反而通知出差人,而外籍人士並無法了解該通知內容，反造成作業困擾
建議：
請將相關email回覆給填表人，而非出差人
請問法律所因公出國系統的e-mail通知功能可以取消嗎?
我們有老師在抱怨一天到晚收到這種信...不好意思,再麻煩協助
於新版因公出國系統設定代理人代為處理單位兼辦人事業務，但是送案件出來時，不會通知代理人，是否能增加通知代理人功能
請新增將通知信送給委託人之功能
當承辦人會辦相關業務人員及主管，請不用再副知（CC）承辦人。
請於在會辦完成（主管核可）後，寄發會辦完成通知信即可。
完成會辦後也不要再通知一次被會辦人員，造成困擾
所內案件很多，新功能mail通知上線，除了申請人送件給人事會通知，繳交報告和送所方核准案件也會通知，光是刪信就很耗費時間，詢問是否可取消繳交報告和送所方核准案件的信件通知，只寄送申請人送件通知即可
希望不要收到mail副本通知
（先用郵件篩選功能協助濾除信件）
5
簡化mail通知具體建議
建議僅需保留的系統自動通知：
a.申請案之會計會辦－請明確標示主旨（請標示"
會辦"
與該案申請人姓名，而非僅標示案件編號）
b.院方會計室核准報帳核銷－請明確標示主旨（請標示"
核准"
c.院方會計室退回報帳核銷－請明確標示主旨（請標示"
退回"
d.會後報告完成收件或退件－請明確標示主旨（請標示"
完成"
或"
退件"
與該案申請人姓名，非僅標示案件編號）
6
獨立設定通知對象
102/1/2
信件通知是否能選擇寄給代理人或業務帳號
101/12/14
建議obts系統自動寄信的個人信箱可設定變更
因各所作業可能有所不同,建議：
比照公文系統,由各所設定系統通知信的傳送流程與對象
近
升级会员 