供应商档案管理制度.docx

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供应商档案管理制度

第1章总则

第1条目的

为了规范供应商资料和档案管理工作，特制定本制度，具体目的如下。

1.确保各种资料、文件、记录的完整性。

2.更好地了解供应商的制程能力和质量管理能力。

3.更清楚地确认供应商是否有提供符合成本、交期、质量的产品的能力。

第2条适用范围

本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。

第3条管理职责

1.供应商管理专员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。

2.档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事项。

第2章供应商档案的建立

第4条档案分类

供应商管理专员需对档案进行分类，以便进行分类管理，具体的分类方法如下。

1.按档案的时间序列可划分为:

老供应商、新供应商、未来供应商。

新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2.按交易过程可划分为:

曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。

对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类供应商，需逐步充实和完善其档案内容;对于第三类供应商，档案管理的重点是全面收集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3.按供应商性质可划分为:

特殊公司、普通公司等。

因为供应商的性质、供应特点、供应方式、供应量存在不同，对它们所实施的档案管理的特点也不尽相同。

4.按供应数量和市场地位可划分为:

主要供应商、一般供应商。

供应商档案管理的重点应放在主要供应商上。

第5条建立权限

为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。

第6条供应商档案资料的范围

供应商的档案资料主要包括但不限于以下八项内容。

1.供应商调查表。

2.供应商产品价格登记表。

3.供应商采购合同原件及复印件。

4.供应商洽谈登记表原件及复印件。

5.采购谈判与合同签订现场的影像资料。

6.供应商销售业绩分析表。

7.供应商考核评价表。

8.供应商考核结果处理表。

第7条收集供应商资料

1.公司调查、选择和评价供应商后，应在一个月之内，由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

2.公司签订采购合同后，一般应在一个月内或采购事项结束之后一周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

3.因故不能按期整理的，责任人应做出书面说明，并由采购负责主管定期催办。

4.公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。

第8条供应商档案收集方法

1.供应商管理专员需建立供应商档案卡来对供应商档案进行管理，以便于填写、保管和查阅。

2.供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得主要有以下三种渠道。

（1）提供供应商资料卡，由供应商填写。

（2）由采购人员通过平常的业务活动或其他渠道了解、收集供应商的相关资料。

（3）通过本公司和供应商已发生的采购业务的情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）收集相关资料。

3.供应商管理专员根据上述三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实和汇总，并填入供应商档案卡。

4.供应商管理专员也可与供应商沟通相关信息，编制《供应商信息周报》，并加以汇总整理，据此建立综合的供应商档案。

第9条其他入档资料

供应商具有如下情形之一的，由供应商管理专员直接记入档案。

1.提供虚假材料参加采购活动谋取成交的。

2.开标后擅自撤销投标，影响招标继续进行的。

3.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

4.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。

5.成交后无正当理由拒绝签订采购合同的或无正当理由拒绝履行合同的。

6.故意提供假冒伪劣产品或走私物品的。

7.拒绝提供售后服务，给本公司生产经营造成困难或损害的。

第3章供应商档案的保管与查阅

第10条归档要求

1.档案管理人员需依据供应商性质或交易过程等标准对档案进行分类，并按档案的来源、时间、题目、内容、字母顺序等将其分成若干层次。

2.档案管理人员归档的文件材料应齐全完整，并按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。

3.档案管理人员应为卷内文件依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚。

4.案卷装订应整齐结实、厚度适宜。

材料过窄的应加衬边，材料过宽的应折叠整齐，字迹难辨认的应附抄件以便保管和使用。

5.对独立案卷要用打印稿编制案卷目录。

第11条查阅供应商档案

相关人员在查阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请，申请得到批准后方可查阅，查阅完毕后应当及时归还供应商档案。

第12条变更供应商档案

如果供应商经营状况发生重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，档案管理人员应及时要求该供应商向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第13条供应商档案管理应注意问题

1.供应商档案管理应保持动态性。

供应商管理专员需要根据供应商情况的变化不断地对供应商档案加以调整，消除过旧资料，及时补充新资料，并不断地对供应商的变化进行跟踪记录。

2.供应商档案管理的重点除了现有供应商以外还有意向供应商，供应商管理专员应更多地关注意向供应商，为公司选择新供应商和开拓新市场提供资料。

3.供应商档案管理应提倡“用重于管”。

档案管理人员不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时、全面地提供给业务人员和有关人员，同时，应利用供应商档案进行更多的分析，使“死档案”变成“活资料”。

4.借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。

第4章附则

第14条本制度由采购部制定，经总经理审批后生效。

第15条本制度自公布之日起执行。