形成文件的信息管理程序质量环境安全三体系Word下载.docx
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4.4表单：
用以记录与质量环境活动有关之信息的表格。
4.5记录：
指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
如无特殊说明，本程序中所引用的“记录”指的是质量、环境等记录。
4.6受控文件：
文件按本程序规定发行和控制时，即称为受控文件。
受控文件加盖红色“受控文件副本章”印章，签署的日期为发行日期，纸质文件还加盖“受控发行”章。
4.7非受控文件：
当质量环境文件修改时要求使用单位更换并撤离（作废）的文件，必要时加盖“参考文件”印章。
4.8临时文件：
指试产等临时急需使用的SOP类作业指导性文件，工程部盖“临时使用章”章登记管制。
4.9外来文件：
指来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，本公司用来作为质量环境管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
理论上外部供方所提供的外来文件不在此管制范畴，当有必要时，亦可依本文件进行管制。
外来文件通常分为以下几类：
4.9.1与管理体系有关的当地政府机关行政管理文件，如“广东省人民政府颁布的《广东省社会工伤保险条例实施细则》”等。
4.9.2国家法律法规文件，如《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国环境保护法》、《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国消防法》、《中华人民共和国未成年人保护法》等。
4.9.3国际标准文件，如ISO9001、TL9000、ISO14001、IECQQC080000、RoHS指令、WEEE指令、REACH指令等。
4.9.4国家标准文件，如电子信息产品中有毒有害物质的限量要求、电子电气产品有害物质限制使用标识要求、环境空气质量标准、CCC标志认证工厂质量保证能力要求等。
4.9.5客供规范、标准，如某客户提供的《有害物质控制管理规定》、与客户签署的《环保质量保证书》、《产品承认书》等。
4.9.6客供图档，如某客户提供的XXX产品2D或3DE图档、模具3D图档等
4.9.7其他与产品有关的重要外来文件，如客户的ECN通知、PCN通知单等正式行文资料。
4.10管理体系：
是公司建立方针和目标并实现这些目标的体系。
如无特殊说明，本程序中所引用的“管理体系”包括质量管理、危害物质过程管理、环境管理体系。
4.11体系简称代码：
一般使用管理体系对应的英文首写字母缩写表示。
如QMS（质量管理体系）、EMS（环境管理体系）.
4.12相关方：
可影响决策或活动、被决策或活动所影响、或自认为被决策或活动影响的个人或组织。
本程序中相关方主要指供应商、内外承包商、客户、政府机构等。
5、运作程序（OperatingProcedure）
5.1文件拟制（DocumentPreparation）
5.1.1所有部门对自己部门拟制的文件准确性和适用性负责，文件拟制者在拟制文件时必须遵守已建立的文件格式和要求。
5.1.2文件编写基本格式和要求（适用于二级程序文件和通用三级文件，一级文件的格式见《质量手册》，如客户或政府行政部门等有特殊要求的，则按其要求格式执行）
5.1.2.1文件的首页为封面页（参见本文件的第1页），文件封面的作用是识别不同的文件，须列出以下各项：
a）公司名称（Companyname）b）文件类型（Filetype）
c）文件名称（Filename）d）文件编号（Filenumber）
e）文件版本（Fileversion）
f）文件拟制者、审核者和批准的姓名、签名和日期
g）文件页码和总页数
h）文件修订履历（多次修订时至少需记录最近三次的修改说明）
5.1.2.2文件第2页起为内容页，文件拟制者必须确保内容页具有准确、适用和完整的信息，不致误导文件使用者，所有内容必须具有下列各项：
a）公司名称（Companyname）
b）文件类型（Filetype）
c）文件名称（Filename）
d）文件编号（FileNo.）
f）文件页码和总页数（Filepagenumberandtotalnumberofpages）
g）文件内容（Filecontents）
5.1.2.3文件内容页日期为文件拟制日期，文件的字体、内容及步骤必须清晰。
5.1.2.4一份内容完整且信息充分的文件应包括以下九部分：
a）目的、适用范围、职责、定义、运作程序、流程图、记录、附件、参考文件
b）如程序中以上项目不适用时，不能删除此内容，只在该项目处注明“无”
文件内容页格式Filecontentpageformat：
5.1.2.5文件同级段落的编号应纵向对齐，不同级段落的编号应阶梯性缩进一位字符，文件内容页格式所示。
5.1.3文件编号格式要求
5.1.3.1每一份文件均有一个指定的编号，以便归档和识别。
文件编号由文控中心提供给文件制订部门。
5.1.3.2文件编号及版本格式如下：
1）体系文件编号格式（适用于二、三级文件，一级文件统一以文控名义发布，按Q5编号）
□□-□-□□□
注1:
部门代码（1位大写字母+1位数字）
部门（单位）名称
部门代码
总经理室
G0
注塑车间
P3
生管部
G1
引线车间
P4
财务部
G2
品保部
Q6
管理部
D0
IQC
Q1
生管物控
D1
IPQC
Q2
采购部
D2
QA
Q3
仓储
D3
QE
Q4
制造部
P0
文控中心
Q7
变压器车间
P1
工程部
P5
冲压车间
P2
外部单位
00
注2:
文件分级（Note2:
FileLevels）
文件分级
手册
程序文件
工作指令等
记录/表格
分级号
1
2
3
4
2）表单/表格编号格式（Form/SheetNumberingFormat）
□□-□-□□□-□□
注1：
如非特殊情况，表单编号应置于表单右下角
注2：
表单编号的部门代码、文件分级、文件流水号应与所属文件相同
注3：
一个编号之表单在2页（含）以上的，在表单右上角编页次，页次=P页号/总页数
3）图档编号格式（NumberingFormatofDrawingFile）
TD-□□-物料编号（MaterialNumber）
注（Note）:
图纸类型表示（DrawingFileType）:
BC－包材图（Packaging）,MB－铭板图（Nameplate）,BQ-标签图（label）,BT－变压器标贴图（Transformerlabel）,JK－胶壳图面（PlasticCase）,SJ－塑胶类图（PlasticParts）,DL－电路图（CircuitDiagram）,DG－电感图（Inductor）,BY－变压器图（Transformer）,WJ－五金图（Hardware）,PB－PCB图（PCB）,XC－线材图（LeadWire）,MJ2－2D模具图（2DMould）,MJ3－3D模具图（3DMould）
4）零件承认编号格式（NumberingFormatofPartsQualification）
CR-□□-物料编号-□□□□（MaterialNumber）
零件类型表示（PartsType）:
DZ-电子类（Electronic）,JY-绝缘类（Insulation）,DG-电感变压器类（InductorTransformer）,SJ-塑胶五金类（Plastic&
Hardware）,TO-铜线类（CopperWire）,TI-铁芯类（MagneticCore）,XC-线材类（LeadWire）,BC-包材类（Package）,FL-辅料类（IndirectMaterials）
5）产品BOM表编号格式（NumberingFormatofProductBOM）
a）主产品以“产编”编号
b）变压器、引线、胶壳等以“物料编号”编号
6）ECN编号格式（ECNNumberingFormat）
EC□□□□□□□□
7）ECR编号格式（ECRNumberingFormat）
ECR□□□□□□□□
8）工程注意事项编号格式（NumberingFormatofEngineeringPrecautions）
EI□□□□□□□□
9）SOP编号格式（SOPNumberingFormat）
SOP-□□□-□□□□W-□□□
注1.引线工序代码全用"
TY"
表示,4位功率规格码通用全用"
0000"
表示
注2.对于诸如品保部操作规范类的SOP，取消功率代码，按下格式进行编号：
SOP-□□□-□□□
10）测试规格编号格式（NumberingFormatofTestSpecifications）
TE－产编（ProductCode）
11）客户规格书编号格式（NumberingFormatofCustomerSpecificationSheet）
GG－产编－□□
12）生产工令编号格式（NumberingFormatofManufacturingOrder）
□□－□□□□□□□□□
13）合约变更审查编号格式（NumberingFormatofContractChangeReview）
CG－生产工令（ManufacturingOrder）
14）表单文件编号格式（NumberingFormatofFormFile）
表单类型FormType
编码规则
采购部－MRB评审报告
"
MRB"
YYMM****
生管部－样单登记表
YD"
采购部－直接材料采购单
PO"
生管部－客户报价单
QT"
采购部－供应商建档
VK"
生管部－销售报价单
SC"
采购部－供应商评分表
VDM"
YMM****
生管部－用车申请单
RC"
采购部－直接材料报价单
PC"
工程部－异常工时单
FT"
采购部－间接材料请购单
PR"
工程部－标准工时
BG-两位产品类型码—料号
采购部－间接材料报价单
ZP"
制造部－制程异常单
YC"
采购部－间接材料采购单
PU"
制造部－材料报废单
WR"
采购部－月度采购计划单
PL"
管理部－超时加班申请单
HD"
生管部－不良管制表
CR"
管理部－任务单
TK"
生管部－客户建档
客户编码
管理部－每月工时总额申请
HM"
注：
YY：
2位年份MM：
2位月份****：
4位流水号
15）非体系文件（行政文件等）编号格式
a）通知公告（Announcement）:
XZ-TZ-YY***
b）会议记录（Minutesofmeeting）:
XZ-HY-YY***
c）规章制度（RulesandRegulations）:
XZ-GZ-YY***
2位年份***：
3位流水号
5.1.3.3四级记录文件编号及版本格式如下
1）四级记录文件编号格式（NumberingFormatofLevelIVrecordfile）
FM-□-□□-□□□
如：
FM-EHS-Q0-001、FM-HSF-B2-001等
2）四级记录文件版本格式（VersionFormatofLevelIVrecordfile）
四级文件版本格式与一、二、三级文件相同，从1.0开始，每次改版加0.1，第10次
改版后版本号从2.0开始。
5.1.4文件版本格式要求（Fileversionformatrequirements）
5.1.4.1文件拟制者有责任确保文件的版本正确，文件版本用数字0~9表示，起始版本为
A/0，每次改版加1，第10次改版后版本号从2.0开始。
5.1.4.2表单/表格的版本用直接数字1~9表示，每次改版加1。
5.1.4.3图纸版本用数字0~9表示，起始版本号为1.0，每次改版加0.1，第10次改版后
版本从2.0开始。
图纸页码版本＝文件版本+“-”+修改次数，修改次数从1开始，
修改时依次递增。
如1-2，表示整份文件物版本为1，本页已修改2次。
5.1.4.4作业SOP版本格式要求及管理，参考《标准操作程序（SOP）管理办法》执行。
5.1.5文件页码格式要求（FilePageFormatRequirements）
5.1.5.1页码表示方式:
P[页号]/[总页数]或[页号]OF[总页数]或第[页号]共[总页数]。
起始页号为1，一份文件只有一个总页数。
对于独立封面（无实际内容）和附件不编页号,不计总页数。
5.1.5.2如不采用上述页码编码方法，需在相应的文件予以前面说明。
5.1.6文件名称（FileName）
一份文件只能有一个统一的文件名称。
5.1.7文件类型（FileType）
根据文件分级对文件区分文件类型，如手册、程序文件、工作指令、行政文件、零件
承认书、外来文件、管理制度、管理办法、应急响应、规章制度等。
5.1.9SOP类文件编写基本格式和要求
5.1.9.1组装&
包装SOP页面格式（表格编号：
xxx）
5.1.9.2插件SOP页面格式（表格编号：
5.1.9.3品保SOP页面格式（表格编号：
xxx）,其文件编号按5.1.3.2执行
5.1.9.4SIP页面格式（表格编号：
5.1.9.5QC工程图页面格式（表格编号：
5.1.9.6变压器SOP页面格式（表格编号：
5.1.9.7引线SOP页面格式（表格编号：
5.2文件审核、会签和批准（Review,countersigningandapprovalofdocuments）
公司建立并保持本程序以对所有体系要求的文件和资料进行有效的控制。
这些控制应确保：
a）发布前和更改应由授权人批准，以确保其适宜性
b）文件的修改和修订状态得到识别，防止作废文件的非预期使用
c）确保在使用处可获得相应文件的有效版本
5.2.1提交申请（ApplicationSubmission）
文件拟制后由编制部门在OA系统上提交申请，按“文件操作申请表”规定申请确认其编号、版本等内容，同时选择文件会签部门及人员，然后将文件提交审批。
文件提交申请后系统在文件“拟制”位置加盖拟制人姓名印章。
5.2.2部门审核（DepartmentReview）
手册、程序文件由管理者代表或对应部门经理审核，指导书、规范性文件若无相关
规定，则由部门主管或经理负责审核，有文件规定按规定要求执行。
审核时对文件
的程序、作业步骤、作业方法及要求等进行核对。
文件通过部门审核后，系统在文
件“审核”位置加盖审核人姓名印章。
未通过审核，审核人员填写原因后将文件回
退给拟制人进行修改。
5.2.3文控审核（DocumentControlReview）
为了确保文件的类型、格式、编码原则等符合文件管理要求及内容一致性，文件经
部门审核后由文控中心确认其格式内容的符合性。
不符合时，填入不符合内容回退
给拟制人进行修改。
5.2.4部门会签（DepartmentCountersigning）
为了保证文件的适宜性、充分性和有效性，在确保文件的内容、格式符合文件管理
要求后相关责任部门主管或经理需对文件作出会签。
会签时，部门主管/部门经理各
自给出会签通过或需修改的建议和要求，拟制人根据建议和要求对文件做出修改。
5.2.5文件批准（DocumentApproval）
5.2.5.1为了确保文件会签后各部门的建议及要求能得到充分考虑及落实，会签后的文
件需经体系经理进行签核，签核后才提交文控中心生效发行。
5.2.5.2对于公司层次的文件，如一级手册、二级程序文件等，除了体系经理签核后还
需公司总经理批准方可生效发行。
5.2.5.3部门内的文件经体系经理签核后，系统在文件“批准”位置加盖部门审核人员的姓名印章。
而公司层次的文件经总经理批准后，系统在文件“批准”位置加盖总经理的姓名印章。
5.3文件受控发行（ControlledReleaseofDocuments）
5.3.1经审批后的文件由文控中心进行预览确认，并根据“文件操作申请表”的发行要求发放，发放时系统在文件电子文档每页上加盖红色的“受控文件副本章”印章，文件保存到OA系统服务器上。
5.3.2通常情况OA系统根据“文件属性管理表”将每页盖有红色“受控文件副本章”的文件电子文档发行给默认的发行部门。
如“文件操作申请表”要求发行部门与默认发行部门不一致，文控中心按“文件操作申请表”的“发行到指定部门”要求进行更正。
文控中心将文件发行后，系统通知对应部门进行文件签收。
5.3.3如“文件操作申请表”有要求发行纸质文件到指定部门的，如SOP文件、零件承认书等，文控中心需对此类文件发放进行有效控制，避免文件误用。
发放时要求如下：
A）如要求彩色文件（现场SOP等），文件编制部门按“文件操作申请表”的发行要求到有彩色打印机的部门打印OA系统上经审批的该份文件，打印数量与申请表要求发行纸质文件数量相同。
文件打印后送交文控受控发行，文控对送交的文件与OA系统进行核对，无误后在文件每页手工加盖红色的“受控文件”印章，并在《受控文件纸质文档管理表》上记录发放情况，然后将纸质文件发放到使用部门使用。
B）对于要求彩色的纸质受控文件，现场使用的受控状态标识上必须有两个红色的受控印章，一个是电子的“受控文件副本章”，另一个是文控中心手工盖上的“受控文件”。
如与受控状态标识不符的文件，不允许现场使用及作为审核判定依据。
C）如不要求彩色文件，由文控中心按“文件操作申请表”的发行要求打印OA系统上审经批的该份文件，打印数量与申请表要求发行纸质文件数量相同。
文件打印后，文控在文件的每页手式加盖红色的“受控文件”印章，并在《受控文件纸质文档管理表》上记录发放情况，然后将纸质文件发放到使用部门使用。
D）对于非彩色要求的纸质受控文件,现场使用的受控状态标识上必须有两个受控印章,一个是打印黑色的电子“受控文件副本章”，一个是文控中心手工盖上红色的“受控文件”印章。
如与受控状态标识不符的文件，不允许现场使用及作为审核依据。
E）对于试产等急需使用的SOP等现场作业指导性文件，参考《标准操作程序（SOP）管理办法》执行。
。
5.3.4升版或修改文件的受控发行
A）如果受控发行文件的操作类型为升版，文件按5.3.1至5.3.3规定发行后，OA系统自动在上一位版本的文件文档上盖红色的“作废”印章，并保存到相应的“查看版本”中。
同时，系统自动通知上一位版本的文件签收部门，该文件已升版本，旧版本文件已被新升版文件替代，旧版本文件未经特殊许可（如总经理或管理者代表批准等），禁止在现场继续使用。
B）对于受控发行文件为升版操作类型的，上一位版本有发行纸质文件的，文件签收部门收到升版通知后，需将旧版本文件退回文控中心进行以旧换新，文控中心对纸质文件的回收结果进行确认，并记录在《受控文件纸质文档管理表》上。
C）如果受控发行的操作类型为修改（没有版本要求的受控文件，如生产工令等）文件，文
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