推荐清华紫光电子档案管理软件 精品文档格式.docx
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并形成了从单机产品到局域网络产品，直至远程网络产品；
从C/S结构产品到全B/S结构产品的完整系列产品线。
公司代理的清华紫光电子档案管理软件在全省已拥有江淮汽车、安徽省电力全系统、合肥卷烟厂及合肥市人事局等60余家单位。
2.方案简介
2.1为什么档案应采用信息化网络化管理
1）现行档案管理存在如下不足:
（1）占用极大的存储空间
基本上每个企、事业单位都有自己单独的档案室，各种档案信息浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体，投资巨大。
（2）手工管理费时费力
档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用的是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低，费时费力。
（3）检索查询不方便
传统的检索方式是这样的——档案人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房里去找出来，相当费时、费力。
（4）二次利用不方便、利用率低
一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；
同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。
（5）档案损坏、丢失现象时有发生。
完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。
（6）不能形成信息网络
纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。
大大降低了企业的工作效率。
（7）办公自动化系统里的档案管理功能很少或没有，从文、档一体化方案来看，专业的档案管理系统是对整体办公系统的必需补充。
2）电子档案管理能够给我们带来很好的利用效果
（1）从大的环境上来说，计算机技术及网络技术的发展使得电子化办公成为趋势，这种趋势客观存在，以后的工作方式必然是电子化的。
电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。
（2）单位档案管理的水平及相关办公环节的效率将提高上来。
分散收集：
用户可以以部门为单位收集需要归档的文件，通过网络在不同的终端上将数据录入到服务器里，可实现多点实时归档。
集中管理：
档案数据库和相对应的电子档案文件集中在服务器端由专人管理。
用户权限、数系统维护等全局性的工作集中在服务器端。
统计自动化：
档案管理所需的各种报表均可由系统自动打印出来，完全代表手工。
网络查询：
网络上的赋权用户可以直接通过微软公司的IE浏览器登录服务器访问自已有权限观看的文件目录和档案原文，有权限的用户还可以下载打印。
大大节省了查档时间。
对外交流：
可将各种档案制作成光盘，该光盘可以脱离开系统使用，并可查询检索。
（3）综合档案管理系统必然会促使相关工作人员提高自身的素质，以适应高效的办公。
（4）高管理水平、高效率工作、高素质员工带来的唯一结果就是提高企业的核心竞争力。
2.2电子化、网络化环境下档案的收集
在使用清华紫光电子档案管理系统后，档案室和其它部门人员有了良好的接口，使数据从各个处室直接流入档案系统，在档案管理系统加工整理后的数据再次提供给各部门利用，提高了档案数据的利用率。
如文、档一体化系统数据收集图所示：
在电子档案管理模式下，文件、档案档案信息的收集均可从各司局开始，各司局通过相应模块在权限的控制下自行收集、归档本司局的文件。
库存的实体档案可以主要采取扫描数字化的方式进行管理，办公自动化系统中需要归档的文件可以通过办公自动化系统和电子档案管理系统的接口程序直接转入利用。
2.3电子化、网络化环境下档案室内部管理
档案人员的工作职能随着档案管理方式的变化也发生了很大变化，档案人员可以借助先进的档案管理系统对档案信息进行综合管理，为下一步提供局域网所有用户利用档案信息资源打下良好的基础，包括：
综合档案信息著录、扫描电子化、打印规范报表、进行档案统计、档案保管以及辅助进行库房实体设备管理等。
如下图：
文档一体化系统档案管理图例所示：
2.4电子化、网络化环境下档案的利用
通过文、档一体化项目的实施，文、档信息资源已经有效的从实体手工管理逐步转入到电子化网络化管理，在电子化、网络化管理下，档案系统维护员通过严密的权限控制对电子档案提供网上查、借阅、档案实体网上查、借阅预约、形成编研专题、可脱离系统浏览查询的光盘档案等利用手段，充分进行信息挖掘，从而提高了档案的利用率。
以下为文、档一体化系统档案利用图例所示：
3.系统功能模块的划分和各模块的设计
3.1总体功能设计
如图所示：
档案信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据档案管理工作的分工不同分为：
信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。
其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户档案信息管理的主要业务内容，实现了档案信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。
信息采集主要负责档案信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成档案信息的收集、录入和数字化工作。
日常管理部分主要完成电子档案的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成档案的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。
信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的档案信息服务。
系统安全则充分保证了档案系统和数据的安全性，使对电子档案信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。
软件接口部分实现了清华紫光电子档案管理系统和OA及案件管理系统的接口，从而很好地完成了文档的一体化管理。
系统设置部分为用户搭建符合自身档案信息管理需要的档案管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的档案管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。
档案信息自动化管理系统主要以TH-AMS20XX清华紫光电子档案管理系统（网络版）为基础进行开发。
同时与已有的OA办公系统提供接口。
清华紫光电子档案管理系统是一个平台化的档案管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。
同时具有如下优势特点：
1.电子档案管理平台技术
●档案类型可以自由定制
●档案管理的层次可以自由定制
●档案录入的信息（数据库结构）可以自由定制
●用户的录入及检索界面可以自由定制
●录入方式可以自由定制
●档案的分类表可以自由定制
●档案的统计报表可以自由定制
●用户对档案的操作和使用权限可以自由定制
●内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段
●通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子档案管理系统
2.多文件浏览技术：
支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览
3.标准化程度高
●符合国家《CAD文件归档规范》和《档案管理软件功能要求》
●符合国家档案局归档和分类规范
●通过国家档案局评测，结果为：
“优”
●通过国家档案局技术鉴定
●通过国家“863”项目鉴定
●是国家档案局首选推荐的档案管理软件
●国家科技部全国重点推广计划和国家级新产品
4.功能丰富
●六大部分十一个子系统，包含了基本档案管理工作业务
●WEB方式的检索查询、档案管理网站
5.网络功能强大
●C/S、B/S混合架构
●不受用户站点限制
●模块化结构，适合网上应用
6.可与OA等系统接口形成文档、科档的一体化管理
●OA系统接口
●其它业务系统接口
7.光盘制作和数据转换子系统
●制作符合国家电子档案归档规范的光盘，用于数据交换
●可自动转换老数据库中的档案目录信息
●可将档案的目录转换成标准的DBF、文本或其他标准格式，以便于数据交换
8.安全性高
●多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件
●文件安全利用技术，可防止网上对档案的非法使用
9.清华紫光电子档案管理系统为用户提供了未归档库，专门用于档案的收集、整理工作。
未归档库提供自动组卷、拆卷、案卷和文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式档案。
可以随时将未归档库中整理好的档案编目进入已归档库，形成正式档案。
同时未归档也可以进行检索查询和利用。
可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。
10.上述针对未归档库的收集整编功能可以提供各部门使用，使档案的收集整理工作分散到部门，也可以由档案中心统一进行整理。
同时可以接受OA中的公文，进行整理归档工作。
11.我们在档案的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以将整理好的档案目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。
12.档案的信息服务通过紫光的档案管理网站实现，在很多用户单位都实现了档案网站的信息服务。
用户就象上网一样方便地访问和利用档案信息。
档案编研成果、政策、法规、制度、通知等信息都可以通过网站随时发布。
档案网站还解决了各种格式档案的浏览问题（包括多媒体档案），同时受到各种权限的控制，能充分保证档案的安全性。
13.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高档案的查询速度和检索能力。
同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。
14.我们提供了条件组合检索、卡片检索、分类检索等多种检索手段，可以进行各种模糊的检索查询对查全率、查准率能够提供可靠保证。
对档案可以按项目、案卷和文件进行方便地检索。
15.网上借阅是很方便的借阅纸介质档案的手段，为用户利用档案的实体和档案人员对借阅的管理提供了极大方便。
16.统计报表功能可以对档案数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。
17.光盘制作可以随时将需要的档案信息制作成标准格式（国标）的光盘档案，用于数据交换等工作，而该档案无须依赖任何环境。
18.自动、批处理功能
●自动立卷
●主题词自动标引
●电子文件批量挂接
●档号的自动生成
●扫描图象的自动上载
注：
为符合铜陵有色金属（集团）公司对档案信息管理的要求，我们将根据实际需求在现有清华紫光电子档案管理系统基础上进行修改和开发。
3.2信息采集
信息采集部分功能示意图
如上图所示，信息采集部分包含三个子系统：
数据录入、数据转换和收集整编。
它们分别完成不同来源的各类档案的信息采集录入工作，是检查档案信息自动化管理系统项目档案电子化的入口。
图示中“信息采集”与“数字化工作管理”和“OA接口”相配合，可以最终形成数字化的档案信息。
其中信息采集部分：
数据录入、数据转换和收集整编主要用来形成电子档案的目录信息，并提供多种与原文对应挂接的手段；
而“数字化工作管理”和OA接口则通过扫描和网上归档的方式形成最终的电子档案原文。
用户所需的各单位所形成的各种类型的档案都可以通过信息采集部分，形成最终的数字档案。
下面我们分别介绍信息采集部分的三个子系统：
数字化工作管理和OA接口部分在本方案的后续部分再进行介绍。
通过统计报表设计的各种目录和表格都可以在上述系统中实现随时的打印输出。
信息采集部分的设计特色主要有以下几个方面：
●电子文件的批量挂接：
使得档案目录的录入、原文的扫描加工并行处理，自动对应，形成自动的批处理。
而不需采用工作量大和相对麻烦的条码。
●归档文件的存储分为未归档库和已归档库，未归档库存储未整理的文件，用于文件的收集、整理，提供自动组卷、自动形成档号等自动化功能，整理好后再归入已归档库，已归档库存储整理好的档案信息。
对未归档库的任何调整操作都不会影响已归档库中的档案信息，已归档和未归档库都可以提供检索查询和利用。
对信息的组织和操作安全提供了良好的保障。
●收集整理功能可以实现部门录入整理，解决诉讼档案的部门录入整理、档案整编归档的问题。
通过权限控制案件办理过程中相关人员的录入权限，待结案归档时已经在待归档库中形成较完整的信息，由档案编目归档。
●通用的数据转换技术，不仅可以将过去系统中的档案信息转换进来，还可以将外部标准数据有选择地转换入库（已归档、未归档），方便实用，通用性强。
3.2.1数据录入
数据录入功能示意图
数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成档案管理所需的流水号、案卷号、档案号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录进行复制。
数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。
修改后重归档功能可以使被修改后的电子档案替换掉旧档案，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。
同时，记录了修改信息和旧档案，以备用户对档案修改情况的跟踪。
电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件，并减轻了档案人员的录入工作量。
分类表管理则可以让档案管理人员随时可以建立、编辑和修改档案的分类表，为数据录入创造条件。
系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。
兼容新老立卷方式。
文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。
另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能
3.2.2收集整编
收集整编功能示意图
●收集整编子系完成了电子档案的网上归档流程，使档案的监控、接收、鉴定整理工作通过网络在软件中实现。
各部门的档案可以通过OA接口或直接使用本模块转入或录入未归档库中汇总，档案管理人员可以随时监控未归档库中的待归档文件的录入和整理情况，并利用系统提供的各种整理功能进行整理、鉴定、编目、归档（归入正式电子档案库中）。
●对于档案收集过程中用户需要掌握的档案类型、收集时间、来源、负责人、密级、保管期限、数量、载体等目录信息进行登记管理。
并且可以随用户的需要对于目录项进行增加或删减。
●收集整编子系统实现了未归档的参考资料和OA归档的文书档案的接收和整理功能。
对于在OA公文流转过程中产生的文件，可以由OA接口转入到未归档库中，由档案管理人员进行整理编目，编目后再由未归档库转入正式的档案库中，供检索利用。
●收集整编时能够根据用户的需要自动生成各种排列序号并支持序号自动校验，可以进行序号的修改和重新排序操作。
●档案、文书人员可以利用系统提供的已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对用户提交的文件、资料进行存储和预归档（分类组卷）。
上述未归档文件的所有信息均放在系统的未归档库中，并可以通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。
●档案管理员可以对未归档库中的文件信息进行审查，审查合格的文件和案卷可以通过编目操作进行归档，归档后的档案存入已归档库中。
●另外可以进行案卷的合并,拆分和移动功能、自动组卷功能、文件的批量修改功能（密级、保管期限等）。
●可提供文印室、机要室将打印文件和机要文件即使录入归档。
3.3.3数据转换
数据转换功能示意图
数据转换主要用于外部单位（上级单位或下属单位）报送的电子数据或数据盘向本系统的转换。
如上图所示，数据转换子系统提供了定义数据库字段间的对应关系、定义字段间特殊关系、定义目标字段缺省值和数据转换四个模块。
●定义数据库字段间的对应关系
用户通过该功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让用户自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。
●定义字段间特殊关系
某些特殊字段，如：
转换过去须进行统一的修改。
则可在此功能中实现。
●定义目标字段缺省值
●数据转换
选择需转换的记录进行数据转换。
3.3日常管理
日常管理功能示意图
如上图所示，档案的日常工作通过：
实体管理、借阅管理、鉴定销毁管理和统计报表四个子系统来完成。
实现了用计算机辅助手工管理纸介质档案的功能。
日常管理部分设计特色：
●完善的实体管理功能，可实现档案的征集、接收、移交、借阅、鉴定、销毁等方面的管理
●实现了网上借阅的功能。
●通用的报表生成器，可以用来生成各类目录和统计报表。
下面我们将分别介绍各子系统的功能。
3.3.1借阅管理
借阅管理功能示意图
借阅管理子系统分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。
主要功能如上图所示，包括：
借阅管理、归还管理、催还管理、借阅统计和检索统计。
●借阅管理
主要完成纸介质档案的借阅登记，以便于对用户的借阅进行管理。
档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷还是文件、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅的领导等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。
另外，系统可以设定缺省的借阅时间和缺省的个人借阅份数。
借阅登记后的档案，系统会自动记录下所剩得份数，为以后的借阅、归还、催还和统计提供参考。
●归还管理
归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供了续借功能。
●催还管理
由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。
可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。
●借阅统计
系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。
按借阅人查询：
统计并打印借阅人（档案用户）在某一时间段内借阅档案的次数及档案详细信息。
按时间查询：
统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。
按档案查询：
统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况（包括借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等）。
借阅频率查询：
统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。
按操作者查询：
统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象，该功能可用于统计档案管理人员的工作量。
●检索统计
用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况。
可以将档号、提名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。
并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方式如下：
按检索人统计：
可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝的次数及其详细信息
按时间统计：
可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝的情况
按文件统计：
统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载的次数及其详细信息
浏览/拷贝频率统计：
统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件各自的累计次数,以此可以评测档案利用价值的高低。
●预约管理
用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。
所有用户在网上通过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来，由档案管理人员进行办理，等待用户提取。
档案的利用情况可以根据用户需求，形成标准的数据格式（TXT、DBF等）导出，为别的系统提供利用。
3.3.2鉴定和销毁管理
鉴定和销毁管理功能示意图
如上图所示，用户可根据需要检索到过期的档案，提出鉴定申请，打印鉴定申请单后由领导批示和签字。
提出鉴定申请的档案仍然可以进行检索查询。
●鉴定处理
档案管理员根据收到的相关领导签字审批后的鉴定申请单，可以根据上面的批示进行鉴定处理（更改密级、保管期限、销毁或还原），销毁的档案将放入回收站。
●回收站管理
销毁操作后的档案全部放在回收站内，回收站管理提供给用户对回收站内的档案进行全部清空、删除、还原、打印和检索等功能。
●销毁日志库检索
销毁日志库记录了所有的销毁记录。
用户可对其进行检索和查询。
并打印结果。
3.3.3统计报表
统计报表功能示意图
统计报表子系统可以对电子档案库所有档案类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。
可以打印所有档案管理所需的信息，例如：
卷内目录、案卷目录、背考表等。
该子系统由新建统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。
●提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出。
●新建统计项
可以建立电子档案库中所有字段的统计项目，即从库中选出那些字段需要统计和打印。
由以下步骤来实现：
统计项建立示意图
选统计表：
使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。
例如：
党群关系案卷库、文件库。
定义关联关系：
由于可以选多个库，所以要定义库与库之间的关联关系。
案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。
选统计字段：
在所选库中确定要统计和打印的字段。
排列顺序：
可确定统计报表中记录的排序。
定义检索条件：
用于定义统计报表所打印的记录范围。
●修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性：
可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。
●报表设计
使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用户的各种需求。
该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统计功能，可以输出图文并貌的统计报表。
报表设计的主要特点有：
1）可选多种表格类型，尽管可以自由设计，但系统仍然提供了多种常用的报表格式。
2）可选择是否需要页首、页尾、标题、总结等。
3）可以在任何位置插入图象。
4）可以进行任何字段的统计求和，并可插入算式计算。
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