文件编写与管理规范标准文档格式.docx
《文件编写与管理规范标准文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件编写与管理规范标准文档格式.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
编号规则文件的命名编排样式
由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类
采用“编号+文件名”组合的参见附件1。
号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年
方式予以命名，例：
具体明确规定制度文件的内代号”组成。
Q/PRG-MDF-21-2019文件编
容框架、页面设置、字体规例：
本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：
写及管理规范标准。
范等。
Q/PRG-MDF-21-2019。
备注：
1、各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部
存档管理。
2、编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：
①“Q”为企业标准代号；
②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之
间以斜线“/”分开；
③“G”为标准分类号；
④“MD”F为公司标准代号，即“###”（若是“###”的文件，则以“HSH”
表示）；
⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；
⑥“2019”表示本规范标准编制的
批准年代号，即2019年。
5.2财务类文件（制度、规范、手册等）：
5.2.1定义：
1/8
①财务制度：
具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；
②财务规范（总部）：
由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；
③财务规范（门店）：
由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；
④财务操作指南：
根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操
作指南；
⑤专项操作手册：
根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导
性的手册。
5.2.2编号规则等规定：
项目编号规则编号示例文件名规则备注
财务制度参照本标准5.1的规定编号+文件名
财务规范（总部）MZ+CWGF+三位流水号+年份MZCWGF0012019编号+文件名
财务规范（门店）MM+CWGF+三位流水号+年份MMCWGF0012019编号+文件名
流水号：
按照所有规范总
财务操作指南M+CWZN+三位流水号+年份MCWZN0012019编号+文件名
体流程，不按照每年重启
MDF+项目简写+三位流水号+
专项操作手册MDFABKSC0012017编号+文件名
年份
5.3流程/表单类文件：
参见附件3。
以编号“Q/PRG-MDF-21/F01-2019”为例，
采用“编号+##流程/表”方式组合的
流程图须根据具体的操作或管理流程其表示为对应管理制度
方式来命名：
Q/PRG-###-21/F01-2019
绘画流程图。
输出表单是指对应流程中
“Q/PRG-MDF-21-2019”的流程/表单，序
培训管理流程图。
有涉及表单的，需要将表单列出；
备注
号为F01。
说明是指对应流程的补充说明。
1、编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5.1。
5.4任命书类文件：
5.1.3编排样式：
参见附件4，须为红头文件。
5.1.4编制发布：
由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5通知类文件：
5.2.2编排样式：
参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6其它
本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
2/8
7生效
本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
8附则
8.1制度类文件样例：
Q/PRG-MDF21/F01-2019×
×
管理制度
8.2财务类文件样例：
MZCWGF0012019##财#务规范-基础规范
8.3流程/表单类文件样例：
Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图
8.4任命类文件样例：
Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×
任命
8.5通知类文件样例：
Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×
的通知
3/8
附件1：
管理制度1
2
。
2.1×
（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）
2.2
⋯⋯（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离）
（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）
4×
5.6×
（如果还有不整齐地方用
格式刷）
5.7×
5×
6×
7解释权
5.1.5Q/PRG-×
-×
/F01-2012《培训管理流程图》
1标题：
黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。
2正文：
文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。
4
附件2：
1MZCWGF0012019###财务规范-基础规范
文档编号：
MZCWGF0012019
密级：
非保密
3
修订记录
日期版本修订内容修订人批准人发布渠道
3.31.0第一次发布###
5
附件3：
培训管理流程图
培训管理图
各单位人力资源部集团领导输出表单备注说明
每年11月份发放培训
培训需求调查年度培训计划审批同意《培训需求调查表》
需求调查表，12月10
日前完成培训需求调
查。
年度培训计划
归档
月度培训计划
培训氛围营造、培训
执行培训计划场所或工具准备、培
训讲师、培训通知
《培训签到表》
培训实施《培训违纪处罚通知单》
培训效果评估《培训效果评估表》
培训资料
存档
6
附件4：
1
杭州#####服务有限公司
#企字〔2016〕001
3关于###等通知的任命通知
各职能部门、各门店
：
因公司发展需要，通过公开竞聘，经公司管理层研究，决定对以下通知进行人事任
命，现予以公布如下：
1、任命###为杭州#####服务有限公司##分公司经理，全面负责##分公司的经营目
标达成与日常经营管理工作，向门店管理中心负责人汇报工作。
2、任命###为杭州######服务有限公司##部门经理，全面负责##部门的经营管理工
作，向##中心负责人汇报工作。
3、⋯⋯
4、⋯⋯
本任命文件自2019年##月##日起正式生效。
希望以上任命人员认真履行本岗位职
责，出色完成公司赋予使命。
特此通知！
#################公司
2019年11月11日
红头：
黑体红色小初号，段前1行，段后0.5行，单倍行距。
2发文号：
黑体红色四号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。
3标题：
黑体小二号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。
4正文：
文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。
5印章：
红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。
7
附件5：
关于公司####管理不规范的通报1
#总办〔2019〕003号
##中心、##部
经公司总经办审核发现，公司在####管理方面存在较为严重的不规范行为，将对公
司##管理造成严重隐患。
针对此方面的管理不规范行为，现就具体存在问题、公司规定
及整改要求等予以通报如下：
管理规定：
根据公司2018年9月1日发布的《####管理制度》之规定，⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
存在问题：
⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
整改要求：
以上问题，请##中心（部门）关注并责令整顿解决，并在5个工作日内
进行书面回复，具体内容及整改要求如下：
1、出现此漏洞的原因分析（主观因素、客观因素）；
2、如何解决该漏洞缺陷，列出具体执行方法；
3、⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
4、⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
杭州####服务有限公司总经办
####年##月##日
主送：
##中心
抄送：
##中心、##中心、##部、##部、##部、##部、##部
标题：
以“部门缩写”、“年份”、“序号”予以命名。
3正文：
4抄送：
楷体小四号，行间距为1.5倍行距。
8
升级会员 