经管营销航星综合档案管理系统v41网络版 系统员 操作手册Word文件下载.docx
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访问用户:
该系统访问系统数据库的用户名称,系统默认为ArchMis;
访问密码:
该系统访问系统数据库的用户密码。
输入上述信息后,点击“测试登录”按钮:
如果连接不成功,弹出如图2-1-2提示。
图2-1-2数据连接提示
如果连接成功:
1、登陆系统的时候进行连接(例如“系统初始化”部分):
直接弹出如图1-1登陆界面;
2、进入系统重新连接的时候:
弹出图提示。
图2-1-3连接成功提示
点击“确定”退出系统。
2、参数设置
点击“参数设置”弹出如图2-2-1窗口。
图2-2-1档案正文–参数设置
1、这里显示的是“档案正文”选项卡,这里可以设置原文存放的服务器名、上传原文的端口号和存放路径;
2、点击“TRS服务器”选项卡,显示如图2-2-2窗口:
图2-2-2档案正文–参数设置
这里可以设置TRS服务器的IP地址、TRS服务器的端口号。
3、密码修改
点击“密码修改”,弹出如图2-3-1的窗口。
图2-3-1更改密码窗口
这里可以修改系统管理员账号的密码,输入正确的“原始口令”并在“新密码”、“确认新密码”中输入相同的新密码,点击“确定”,系统员的口令被修改。
4、退出
点击“退出”按钮,弹出如图2-4-1对话框。
图2-4-1退出询问
点击“确定”退出系统管理员程序,点击“取消”退出该询问模块。
第三章“档案管理”菜单
点击“档案管理”,弹出如图3-1菜单。
图3-1“档案管理”菜单
1、人员管理
点击“人员管理”,弹出如图3-1-1窗口。
图3-1-1“人员管理”模块
上面一排功能按钮,左侧显示所有用户组及组内用户,右面针对某一个用户进行设置相关信息。
“添加组”:
点击“添加组”,在左边书结构显示一个新的处于编辑状态的组;
“删除组”:
选中一个组,点击“删除组”,弹出图3-1-2询问,
图3-1-2删除用户组询问
点击“确定”,选中的组被删除;
点击“取消”,关闭该询问窗口;
“添加用户”:
选中一个用户组,点击“添加用户”,弹出如图3-1-3提示窗口,
图3-1-3建立新用户窗口
这里可以选择你要建立人员的种类:
点击“确定”,一个新的人员被建立在所选择的用户组中;
点击“取消”,退出该窗口;
“删除用户”:
选中一个人员,点击“删除”,弹出如图3-1-4窗口,
图3-1-4删除用户询问
点击“确定”,所选中人员被删除;
点击“取消”,退出该询问;
“批量权限”:
选择一个档案管理人员,点击“批量权限”,弹出如图3-1-5对话框,
图3-1-5批量设置权限
这里可以对所有的档案目录夹和档案数据库初始化分配权限。
“权限设置”:
选择一个档案管理员,点击“权限设置”,右侧显示如图3-1-6界面,
图3-1-6设置用户权限界面
这里可以针对该人员选择档案数据库进行设置权限,
“保存修改”:
设置权限之后,点击“保存修改”,修改后的权限被保存。
“人员信息”:
选择一个用户,点击“人员信息”,显示如图3-1-1的界面,在该界面中可以修改人员的基本信息,点击“保存”,修改保存后的信息,点击“取消”,取消修改。
“关闭”:
点击“关闭”,关闭该模块。
点击打开“档案系统使用用户:
”后面的下拉框,如图3-1-7,
图3-1-7选择用户类别
选择“档案员”:
目录树中显示所有的档案员;
选择“查询人员”:
目录树中显示所有的查询人员;
选择“所有人员”:
目录树中显示所有人员;
鼠标放在人员目录树上点击右键,弹出如图3-1-8界面,
图3-1-8查找用户
这里是一个查找人员的功能,输入您要查找人员的正确名字,点击回车键,则系统自动定位到该人员。
2、目录夹
点击“目录夹”,弹出如图3-2-1窗口。
图3-2-1目录夹维护
上面一排功能按钮,左侧显示档案资料夹的目录树,左下显示所选择目录夹下所具有的档案数据库,右侧是给档案管理员分配档案库权限的模块。
“添加”:
选择一个资料夹节点,点击“添加”,弹出如图3-2-2对话框,
图3-2-2新建目录
在这里输入你要建立的目录夹的名字,并选择所建立的文件夹所选择目录夹的同级目录还是下级目录,如果您所选中的是目录夹节点是“我的档案资料夹”,则只能建立它的下级目录;
“确定”:
输入相关信息后,点击“确定”,一个新的资料夹被建立;
“取消”:
点击“取消”,关闭该窗口。
“编辑”:
选中一个档案资料夹,点击“编辑”或点击鼠标右键点击“修改”,所选择的资料夹处于可编辑状态,可以重命名;
“删除”:
选择一个有库的目录夹,点击“删除”,弹出如图3-2-3提示,
图3-2-3删除目录夹提示
选择一个没有库的目录夹,点击“删除”,弹出如图3-2-4询问,
图3-2-4删除目录夹询问
点击“确定”,所选中的档案资料夹被删除;
点击“取消”,关闭该询问模块;
“刷新”:
点击刷新,档案资料夹被刷新;
“新建档案库”:
选中一个目录夹,点击“新建档案库”弹出如图3-2-5窗口,
图3-2-5新建档案库
“档案库名称”:
创建的档案数据库的名称。
“档案门类”:
创建的数据库属于哪种门类,系统自定义了七种,分别是:
公文类、文书类、科技类、会计类、实物类、照片类、声像类。
如果还有别的门类请参阅“门类维护”一节内容。
档案门类右侧显示了当前门类的档案的目录种类,请根据档案的实际管理,选择创建数据库中需要包含的种类。
一般分为文件目录和案卷目录两种。
“所属年度”:
公文、文书类、科技类、会计类档案所属的年度,其他门类不用设置年度。
“所属项目”:
对于科技档案,应该所属的项目,请参阅“科技项目维护”章节。
“特别说明”:
用以描述创建的档案库中的文字说明,可以用简要的文字概括说明即可。
“分类规则”:
档案库中文件的分类,请参阅“分类维护”章节。
输入相关信息后,点击“确定”,一个新的档案库被建立在所选目录夹下;
退出该窗口。
“删除档案库”:
选择一个档案库,点击“删除档案库”,弹出如图3-2-6询问,
图3-2-6删除档案库询问
点击“确定”,所选中档案库被删除;
点击“取消”,关闭该询问;
“档案库属性”:
选择一个档案库,点击“档案库属性”,弹出如图3-2-7窗口,
图3-2-7档案库属性
这里可查看相关的数据库属性;
点击“关闭”,退出该模块。
右下角档案数据库中,选择一个档案数据库,点击右键,弹出如图3-2-8菜单,
图3-2-8档案库右键菜单
(参看“新建档案库”按钮)
(参看“删除档案库”按钮)
“档案库改名”:
选中一个档案库,点击“档案库改名”,该档案库名字处于可编辑状态。
“属性”:
(参看“数据库属性”按钮)
“拖放”:
选中一个档案库,点击“拖放”,可以将该档案库拖放到上面任意一个档案目录夹中。
这里的另外一个功能是设置目录夹与档案库的权限:
选中一个目录夹,右侧显示所有档案管理员名单,这里可以设置任意一个档案管理员是否可以浏览某一目录夹;
选中,任意一个档案数据库,右侧显示所有档案管理员名单,这里可以设置任意一个档案管理员对某一档案库的权限。
右侧档案管理员列表中,点击鼠标右键,弹出如图3-2-9菜单,
图3-2-9人员分配权限右键菜按
点击“全部允许访问”,所有人员允许访问该目录夹;
点击“全部禁止访问”,所有人员不允许访问该目录夹;
3、门类维护
点击“门类维护”,弹出如图3-3-1窗口。
图3-3-1门类维护界面
上面一排功能键,左侧是档案目录夹,右侧是所有档案目录以及档案门类下的数据目录种类,右侧为数据著录得各个字段。
“新建模版”:
点击“新建模版”弹出如图3-3-2窗口,
图3-3-2新建门类第一步
输入新门类的名称,点击“下一步”,弹出如图3-3-3窗口,
图3-3-3新建门类第二步
点击“上一步”返回第一步窗口重新命名门类;
在选择一个文件的“分类规则”窗口中,双击一个分类规则,右侧将显示当前的分类项。
如果所选择的分类规则符合要求,将“现在就设置”打上对勾。
如果不存在,可以不选择“现在就设置”单选框。
单击“下一步”弹出如图3-3-4窗口,
图3-3-4新建门类第三步
点击“上一步”返回第二步,重新设置分类规则;
“一般性文件”即还没有归档整理的日常文件,如公文类可以选择此项。
“文档管理形式”是经过整理的文件,已经编制档号、序号等档案基本要素。
选择档案组织形式,点击“下一步”,弹出如图3-3-5图片,
图3-3-5新建门类第四步
点击“上一步”返回第三步,重新设置档案组织形式;
此步中,选择左侧列表中的一条目录项,右侧显示该目录项的著录项列表;
选择一个目录项,点击“添加”,探出如图3-3-6窗口,
图3-3-6字段属性窗口
输入相关字段属性后,点击“确定”一个新的字段项被建立;
点击“取消”,关闭该窗口;
选择一个字段,点击“删除”,该字段被删除;
选择一个字段,点击“编辑”,打开如图3-3-6窗口,修改字段信息;
“完成”:
点击“完成”,一个新的门类被建立;
点击“取消”,退出“档案种类定义向导”窗口;
“删除模版”:
选中一个门类,点击“删除模版”,弹出如图3-3-7询问,
图3-3-7删除门类询问
点击“确定”,所选择的门类被删除;
点击“取消”,退出该询问。
点击“刷新”,所有门类信息被刷新;
“添加项”:
选中一个目录项,点击“添加项”,弹出如图3-3-6窗口,输入相关字段属性后,点击“确定”一个新的字段项被建立,点击“取消”,关闭该窗口;
“删除项”:
选择一个字段,点击“删除项”,该项被删除;
“上移”:
选择一个字段,点击“上移”,该项目所在位置向上移动一个位置;
“下移”:
选择一个字段,点击“下移”,该项目所在位置向下移动一个位置;
“保存”:
修改后点击保存,修改后的信息被保存;
点击“关闭”,退出该模块;
4、分类维护
点击“分类维护”,弹出如图3-4-1窗口。
图3-4-1分类维护
上面是一排功能键,左侧是档案的各个分类,右侧显示的是所选中分类中的项与子项;
“添加分类”:
点击“添加分类”,弹出如图3-4-2窗口,
图3-4-2新建分类
输入分类规则的名称与所使用的门类,点击“确定”,一个新的分类被建立,点击“取消”,关闭该窗口;
“删除分类”:
选择一个分类,点击“删除分类”,弹出如图3-4-3询问,
图3-4-3删除分类询问
点击“确定”,所选择分类被删除,点击“取消”,该询问窗口被关闭;
选中一个项项,点击“添加项”,弹出如图3-4-4窗口,
3-4-4编辑分类
输入相应项的属性,点击“确定”一个所选择项的同级项被建立;
点击“取消”退出该窗口;
“加子项”:
选择一个项,点击“加子项”,弹出如图3-4-4图,输入相应项的属性,点击“确定”一个所选择项的下级项被建立,点击“取消”退出该窗口;
选择一个项点击“删除项”,弹出如图3-4-5询问,
图3-4-5删除分类询问
点击“确定”,所选择项被删除,点击“取消”,退出该询问;
分类树被修改之后,点击“保存”,就会保存您的修改;
“关闭”点击“关闭”,关闭该模块。
5、报表管理
点击“报表管理”,弹出如图3-5-1窗口。
图3-5-1报表管理
上面的是一排功能按钮,左边是档案门类的目录树,档案门类下列举该门类下的目录种类,选中一个目录种类,右侧将显示出该目录种类中的所有报表。
“新建报表”:
选中一个目录种类,点击“新建报表”,一个新的报表在右侧背建立;
“删除报表”:
选中一个报表,点击“删除报表”,探出如图3-5-2询问,
图3-5-2删除报表询问
点击“确定”,所选择的报表被删除;
选择一个报表,点击“属性”,探出如图3-5-3窗口,
图3-5-3报表属性窗口
在这里可以修改报表的一些基本属性,点击“确定”,修改得报表属性被修改,点击“取消”退出该窗口;
选择一个报表点击“编辑”,探出如图3-5-4窗口,
图3-5-4报表编辑窗口
该部分为绘制报表部分,由专门的说明文档进行讲解;
“导入”:
选择一个报表,点击“导入”,探出如图3-5-5窗口,
图3-5-5导入报表
选择一个frf格式的报表文件,点击“打开”该文件被到所选择报表中,点击“取消”,关闭该窗口;
“导出”:
选择一个报表,点击“导出”,弹出如图3-5-6窗口,
图3-5-6导出报表
选择一个存放报表文件的路径,点击“保存”,该报表文件被保存,点击
“取消”,退出该窗口;
“预览”:
点击“关闭”,关闭该模块;
6、全宗列表
点击“全宗列表”,弹出如图3-6-1窗口。
图3-6-1全宗列表
“增加”:
点击增加,左侧列表中新增加一条记录;
选择一个记录,点击“删除”,列表中该记录被删除;
选择一个记录,点击“编辑”,该条记录处于可编辑状态;
增加或修改一条记录,点击“保存”,修改后的信息被保存;
第四章“数据管理”菜单
点击“数据管理”,弹出如图4-0-1菜单。
图4-0-1“数据管理”菜单
1、数据库备份与恢复
点击“数据库备份于恢复”,弹出如图4-1-1窗口。
图4-1-1
此为“数据备份”部分,其中“本系统SQL数据库属性”中描述了当前系统数据库的基本属性;
点击“设定”,弹出如图4-1-2对话框,
图4-1-2
再次选择存放备份文件的路径,点击“确定”,所选择路径被添加到图4-1-1中“备份到”后面的输入框中,点击“确定”,开始备份,备份完毕,在说明后面会给出相应提示;
点击“退出”该模块被关闭;
点击“数据恢复”,弹出如图4-1-3窗口,
图4-1-3
此为数据恢复模块,点击“选择”,弹出如图4-1-4对话框,
图4-1-4
选择您要恢复数据库的备份文件,点击“打开”,恢复数据库的备份文件被打开;
选择备份文件之后,点击“恢复”按钮,开始还原数据库,恢复完成,会弹出如图4-1-5提示,
图4-1-5
2、备份恢复历史记录
点击“备份恢复历史记录”,弹出如图4-2-1窗口。
图4-2-1备份与恢复历史纪录
这个模块是查看系统数据备份与恢复记录,“备份恢复记录”表中显示每一条备份或恢复的记录,选中一条记录,“备份说明”中显示针对该条记录的备份说明。
“清除”:
选中一条记录,点击“清除”,该条记录将被清除掉;
“返回”:
点击“返回”按钮,关闭该模块。
3、日志查询
点击“日志查询”,弹出如图4-3-1窗口。
图4-3-1日志管理
“搜索条件”中,选择“全部日志”,则上面列表中显示所有人员的日志;
“搜索条件”中,选择“符合下列条件的日志”,并且选择相应条件,点击“搜索”,上面列表中显示相应条件的日志,
鼠标选中一条记录,点击“删除”,探出如图4-3-2询问,
图4-3-2删除一条日至记录询问
点击“是”,所选中的日志被删除;
点击“否”,询问窗口被关闭。
点击“导出”弹出如图4-3-3窗口,
图4-3-3导出日志窗口
选择一个存放路径,输入被文件的文件名,点击“保存”,一个log格式的文件被保存;
点击“取消”该窗口被关闭;
“全部清空”:
点击“全部清空”,弹出如图4-3-4窗口,
图4-3-4删除全部日志询问
点击“是”,全部日志被删除;
点击“否”,退出该询问;
“退出”:
点击“退出”,关闭日志管理该模块。
4、科技项目维护
点击“科技项目维护”,弹出如图4-4-1窗口。
图4-4-1科技档案项目维护
右侧列表中新增加一条记录;
选择一条记录,点击“删除”,所选中记录被删除;
新增或修改后,点击“保存”,修改后的信息被保存;
5、部门列表维护
点击“部门列表维护”,弹出如图4-5-1提示。
图4-5-1部门列表维护
点击向上向下按钮,浏览上一年度或者下一年度的部门信息,
“
”:
点击该按钮,下面列表中,增加一条新的纪录;
选中一条记录,点击该按钮,该记录被删除;
增加或修改后,点击该按钮修改后的信息被保存;
修改部门信息之后,未保存之前,点击该按钮,取消所有修改;
点击该按钮,所有部门按照部门顺序重新排列;
第五章“帮助”菜单
点击“帮助”,弹出如图5-1菜单。
图5-1“帮助”菜单
1、目录
点击“目录”,弹出系统的帮助文档,用户可以根据此帮助文档来了解软件的功能。
2、关于
点击“关于”,弹出如图5-2-1窗口。
图5-2-1关于对话框
此模块中可以查看系统的版本信息,软件注册号,以及可以浏览“北京航星永志科技有限公司”的网站。
北京航星永志科技有限公司技术部
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