新怡集团ERP管理系统初步实施方案Word文件下载.docx

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四、客户编码：

类别号+电话区号+流水号

五、供应商类别：

1．国外供应商：

2．国内供应商

1）主料供应商

2）辅料供应商

3）其他供应商

六、供应商编码；

七、帐套管理图示：

品牌销售公司

出口贸易公司

分公司

专卖店

办事处

集团本部

广东新怡内衣集团

4个工厂模块

第二部分业务公与工厂协同业务流程图

产品定额

价格管理（原料、产品）

业务公司

销售订单

采购订单

采购价格传递

产品定额修正

物料需求计划

采购入仓

生产领料

生产过程

产品入仓

应收款管理

应付款管理

产值计算

工厂

总帐报表

库存管理

存货核算

销售出库

销售发货

第三部分出口贸易公司业务操作流程

一、组织结构图：

董事会

总经理

拓展部

业务部

技术部

人事行政部

财务部

二、外贸公司业务主流程图：

产品设计开发（制版管理）

1．材料名称、规格型号、颜色、供应商确定

2．材料用量确定

3．工艺和加工费确定

产品款号名称确定

（销售部）

采购退货

采购开票

采购付款

采购应付款

质检

产品材料开发（BOM编制）

（技术部）

（合同评审）

（时间管理）

外部采购订单审批

发货通知单

（正贸产品通知单击）

内部采购订单评审

（销售发票）

销售收款

销售开票

销售退货

销售应收款

三、销售类型：

（数据统计需要）

1．负责部门：

销售部

2．类型：

1）国内销售

a）普通销售：

b）促销：

c）其他

2）出口销售

四、客户资料管理：

2．客户信贷控制：

信贷额和信贷期控制、客户报价折扣或扣点控制。

五、基础部分：

1.模块按帐套（公司）或集团制定业务流程控制。

即需要统一的流程控制就统一，需要按公司的流程控制就按公司。

2.模块中字段可以实现流程审批控制。

3.模块中字段可以任意增加或减少，并且可以任意设定“必须编辑”控制功能。

4.模块可以设定不同岗位编辑的模版或打印模版。

5.模块的编号可以任意制定。

初步方案单号为12位数。

如：

销售订单“SO”，销售发货单“S”，采购报价单“PM”，销售报价单“PS”，采购订单“PU”，采购入仓单“RP”，生产领料单为“PR”，一般入库“OR”，一般出库“OT”等为开关字母，中间用年月日8位数，剩下2位用流水号。

6.模块的显示可以任意设置。

7.模块的授权可以按字段授权。

可以只授权看数量但不能查看金额。

8.模块的字段默认可以按用户、类别设定。

9.模块输入内容和打印内容完全满足管理者要求。

10.所有物料出库必须在库存大于零（有批号管理按批号）条件下才能出库。

六、产品设计开发（临时BOM或制版管理）：

1．产品设计开发中产品款号、材料等临时代码管理。

2．审批流：

1）负责部门/组：

2）临时定义产品、工艺、加工费、及设定材料规格型号、供应商或加工商、用量、价格。

3）控制要求：

出现以前或相关公司已开发材料，预警提示。

4）审批流程：

部门负责人

编制（申请）

七、产品版样选择和确定：

1．目的：

客户正式下单后，产品版样名称、款号正式命名和编码确定。

2．负责部门：

3．审批流程图：

八、产品BOM（单位产品的材料清单）管理：

1.目的：

客户正式下单后，产品BOM的材料的编码、名称、规格、颜色、供应商或加工商等确定。

2.负责部门：

3.产品BOM的内容和要求：

1）产品的BOM按产品的款号编制。

即一个款号一个产品BOM

2）产品BOM可以包含二层BOM。

即：

产品材料清单中应包括原料外发加工的材料清单。

产品BOM的材料为外发加工的“捆条”，而“捆条”的材料构成才为外购。

3）材料外发或自行生产确定。

4.审批流程

5.工厂已下的采购订单的产品BOM修改，工厂采购部门参与审批流程。

工厂采购部门负责人

九、材料报价管理：

2．要求：

1）工厂采购部门提取材料采购报价只能提取最新的采购报价，并提供材料报价审批单号。

2）材料采购报价只能是一个价格，并确定深浅色或颜色。

3）工厂采购部门下达采购订单必须按材料报价单价格下达，并且采购价格不能修改。

4）工厂修改材料采购价格必须通过业务公司修改材料报价单才能修改。

3．审批流程：

单位负责人审批

财务部审核

一十、材料采购报价询价和议价过程管理：

登记每次向供应商询价信息。

一十一、产品报价管理：

业务部。

1）产品报价类型：

A．内部报价：

内部转移价。

B．外部报价：

a零售价报价。

b客户售价

c价格调整：

a）零售价调整

b）折扣调价。

c）促销调价。

2）产品报价政策在系统中设定，并不能修改。

产品报价=（材料成本+加工费）*（1+加成率）。

3）产品报价包括对外零售价（吊牌价）和内部转移价的报价审批流程。

4）可以提供完全按产品报价政策的报价，集团可以不参与审批的功能，集团只审批不按产品报价政策的产品报价。

5）产品对外（客户）结算价的政策在系统中的设定。

6）产品对外（客户）结算价的折扣审批流程控制。

7）可以提供完全按产品对外（客户）结算价政策的报价不需要集团参与审批，集团只审批不按产品对外（客户）结算价报价政策的报价审批的功能。

8）折扣或促销价可以按零售价比例定价。

9）客户售价按零售价比例定价，有最低比例控制（打折）。

10）价格控制有效期限按服务器时间控制。

1）客户售价审批流程：

2）内部转移价审批流程：

工厂负责人审批

一十二、销售管理：

1.负责部门：

2.控制要求：

销售类型这义为“出口销售”、“国内销售”、“其他销售”。

3.销售订单评审：

时间计划和质量确认。

财务审核

（）

4.

相关部门确认

实际完成时间确认：

5.

退货审批流程：

一十三、采购管理：

1）采购订单（合同）依据销售订单生成，但可以修改。

2）采购订单（合同）评审在系统中完全按管理者需求进行。

3）采购订单（合同）价格依据采购价格审批单，并附带价格审批单号。

4）采购订单在下达到工厂过程中，可以有选择性下达。

即不必要工厂了解的信息，不能让工厂知道。

5）外购采购入仓依据采购订单（合同）自动生成。

6）内部采购的采购入仓由工厂的销售发货单自动生成。

相互确认表示双方交易核对一致。

7）采购入仓单由财务部门最终审核。

并作为财务部门制作会计凭证的原始凭证。

8）采购入仓单反映的金额为向供应商付款的金额。

9）不需要向供应商付款的入仓，不能编辑采购入仓单。

3.采购订单评审：

1）类别：

外部采购订单审批、内部采购订单的评审。

2）目的：

3）外部采购订单的审批：

相关部门负责人

4）内部采购订单的评审：

时间计划和质量要求确认，内部采购订单不需要价格，但在采购入仓之前必须确定价格。

相关部门负责人评审

工厂负责人审核

5）内部采购订单实际完成时间确认：

工厂确认

4.采购入仓：

1）负责部门：

2）外部采购入仓直接按采购订单入仓。

3）内部采购入仓按工厂的销售出库单入仓。

一十四、发货通知单（正贸成品出厂通知书）：

1）发货通知单由业务部签发。

2）船务部确认车辆、装箱要求。

3）财务部审核合同条款、收款条款。

4）工厂按发货通知单要求发货。

3.审批流程（不逐级审核，但可以后补）：

负责人审批

业务部负责人审核

船务部审核

一十五、

工厂签收

销售发货单（销售发票）：

1）销售发货单由业务部依据发货通知单生成。

2）销售发票作为与客户计算结算的依据。

3）打印销售发票格式按客户设置。

3.审批流程：

一十六、采购入仓单：

1）采购入仓单由业务部依据发货通知单生成。

2）采购入仓单作为与供应商对帐的依据。

一十七、其他出仓单（样品）：

2.内容：

非收款的货品出仓。

财务部登记

一十八、预警设置：

1.销售或采购订单评审过程中的时间预警。

2.信用证到期预警。

3.采购交货到期预警。

一十九、关键报表：

1.销售订单进度表（见附表）。

2.销售分析表（包括订单、客户、业务员利润表）。

第四部分品牌公司业务操作流程

一、组织架构（只考虑操作业务部门架构，以依曼丽为例）：

集团副总裁/总裁

营销总监

销售中心

研发中心

技术经理

设计经理

商品管理部

代理销售部

行政人事部

自营销售部

办理处或分公司

物流组

代理商/经销商

总部财务

驻外财务

跟单组

物料组

品控组

设计组

纸样组

版房组

核算组

材料开发组

二、品牌公司业务主流程图（拟定）：

（一）内部采购：

BOM编制

确定商品名称、规格型号

（商品管理部）

产品设计开发（技术部）

1．材料名称、规格型号、颜色、供应商确定。

2．材料用量、工艺、加工费确定

商品零售价审批

材料价格审批

内部采购订单

（开发部）

内部转移价审批

质检验收入仓

发货通知单（配货单）

（二）商品外购（国内采购）：

商品外部采购价审批

外部采购订单评审

外部采购订单

商品管理部。

四、采购内型：

1）内部采购。

2）国内采购。

a）正常采购

b）特批采购

c）担保采购

3）国外采购

五、客户资料管理：

3．客户折扣上、下限控制。

4．客户退货控制：

发货期限控制。

5．客户信贷管理、退货管理审批流程图：

（每季度调整一次，有效期为一季度）

主要研讨调整的依据或指标：

单位负责人

集团总裁

6．退货期限控制审批流程图：

（控制在60天以内的发货）

六、基础部分：

七、确定商品款号：

2．内容：

新增或修改商品的编码、名称、规格型号、款号、颜色等内容。

八、产品BOM编制：

1）材料编码、名称、规格型号、供应商、价格确定。

2）材料用量、产品工艺、加工费确定。

3．要求：

4．审批流程

5．产品BOM变更：

1）工厂没有向供应商下达采购订单的产品BOM变更，直接修改BOM资料并可以保存另外一个版本。

2）工厂已经向供应商下达采购订单的产品BOM变更，

A．编制产品BOM变更单。

B．计算采购损失金额。

a）由于产品BOM材料用量减少而多采购采购的材料金额。

b）由于产品BOM材料用量增加而减少生产量，产生多采购的材料用量金额。

C．审批流程：

九、材料报价管理（限内部采购商品）：

技术部。

2）材料采购报价只能是一个价格，不能象现在报浅色和深色各一个价，可以要求提供深色上浮比例。

4）工厂修改材料采购价格必须通过修改材料报价单才能修改。

一十、材料采购报价询价和议价过程管理。

一十一、产品（商品）采购报价管理：

2．报价类型：

1）外部采购价。

2）内部转移价。

1）在计算采购应付款或编制采购发票提取的采购价格一定是最新（最近）的产品（商品）采购报价。

2）在计算采购应付款或编制采购发票提取的采购价格中提示价格审批单号。

4．外部采购价报价审批流程：

5．内部转移价审批流程：

1）报价政策维护：

财务中心。

2）报价政策内容：

内部转移价=（材料成本+加工费）*（1+加成率）。

3）正常审批流程：

4）非正常报价审批流程：

财务中心审批

一十二、产品（商品）零售价报价管理：

a）零售价调整

b）折扣调价。

c）促销调价。

3）可以提供完全按产品报价政策的报价，集团可以不参与审批的功能，集团只审批不按产品报价政策的产品报价。

4）产品对外（客户）结算价的政策在系统中的设定。

5）产品对外（客户）结算价的折扣审批流程控制。

6）可以提供完全按产品对外（客户）结算价政策的报价不需要集团参与审批，集团只审批不按产品对外（客户）结算价报价政策的报价审批的功能。

7）折扣或促销价可以按零售价比例定价。

8）客户售价按产品大类零售价比例定价，有最低比例控制（打折）。

9）价格控制有效期限按服务器时间控制。

1）吊牌价（零售价）审批流程：

副总裁/总裁审批

2）促销价、折扣价审批流程：

3）客户售价审批流程：

一十三、发货通知单（配货单）管理：

1）发货通知单（配货单）实行信货额控制。

2）发货通知单（配货单）按不同的仓库配货。

暂分为：

自营仓库和代理仓库。

一十四、办事处管理：

2．控制要求：

1）办事处将作为一个仓库管理。

公司总部向办事处发货，属于调拨性质。

每季度至少盘点一次，盘点结果与办事处仓库帐面库存进行核对，并出具盘盈盘亏报表。

2）办事处负责直接编辑销售发货单。

3）系统对办事处销售发货单控制采取双信控制：

a）办事处向客户发货必须在不超过库存和双信控制条件下，才能正常发货。

b）客户超过信贷额度（应收款余额）不能发货；

只能该客户货款收到后，财务部门编辑了收款单，使应收款金额和发货金额合计数降低到符合信贷额控制水平以下，才能发货。

c）即使没有超过客户信贷额度，但超过了办事处信贷额度（应收款余额）也不能发货。

只能该收到其他客户货款后，财务部门编辑了收款单，使应收款金额和发货金额合计数降低到符合信贷额控制水平以下，才能发货。

d）如果不符合信贷政策一定要发货，则通过特别审批流程，获批后，系统才可以通过向该客户发货。

4）办事处库存总额控制。

超过库存货总额，办事处不能向总仓要求发货。

5）办事处费用预算控制。

超费用预算的财务报销不能通过审批流。

只能通过预算外审批流才能报销。

6）办事处收到货款后可以要求财务部门编辑应收款收款单，并提供收到的货款与发货单号对应关系，否则财务部门不能核销，只能当作预收款处理。

7）办理处需要由公司总部代向客户，首先必编辑销售订单并进入审批流程。

由公司总部向办事处发货按上面的双信控制要求执行。

3．办事处发货控制：

发货单编制

4．办理处超信贷发货控制：

自营销售部负责人

5．办事处收款确认：

财务负责人审批

总部出纳确认审批

驻外财务编制收款单

6．办事处财务报销在预算内审批流程：

财务会计

财务负责人

副总裁/总裁审批（超权限）

7．办事处超预算财务报销控制：

财务总监

一十五、经销商/代理商、终端客户、分公司管理：

1．经销商/代理商订单负责部门：

代理销售部。

2．终端客户、分公司订单负责部门：

自营销售部。

3．发货通知单负责部门：

4．控制要求：

1）经销商/代理商、终端客户、分公司发货过程必须经过销售订单、发货通知单和销售发货单等过程。

2）销售订单、发货通知单和销售发货单编辑过程中提示当前库存信息。

库存信息扣除了没有发货的发货通知单的库存。

3）销售订单、发货通知单在编辑过程中提示该客户的应收帐款余额。

4）发货通知单通过销售订单生成，并必须经过信贷控制。

即超过信贷额的发货通知单不能发货。

如果一定要求发货，必须通过特别审批流程，或者客户付款，财务部门编辑了收款单，且符合冲减后应收款余额和发货额之和不能超过信贷额度，才能发货。

5）经销商/代理商、终端客户、分公司费用按预算控制，超过预算不能报销。

否则，只能通过超预算审批流才能报销。

5．经销商/代理商、终端客户、分公司订单审批流程：

销售订单编制

6．发货通知单审批流程：

发货通知单编制

7．客户收款审批流程确认：

往来会计编制收款单

出纳编制收款记录

8．超信贷额发货控制审批流程

一十六、分公司管理：

1.分公司将作为在品牌公司属下的一个独立帐套运作。

2.分公司的采购订单就是品牌公司的销售订单。

3.分公司的销售发货完全按品牌公司要求控制。

4.分公司费用控制完全按品牌公司预算控制要求。

5.分公司有独立的财务报表和管理报表。

6.分公司经营管理层可以在授权条件下，具有获取相帐套各种信息的功能。

一十七、专卖店管理：

1）专卖店将作为仓库进行管理。

系统即时提供库存报表和销售报表。

2）专卖店POS机作为销售发货单编辑的功能。

3）专卖店在POS机操作过程中，如果没有库存