9电子文件档案管理规定Word文件下载.docx

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试行

2014.04.01

2015.04.01

赵彩侠

郭恩山

姜柏卿

谢林

无

此次修订改动内容：

本标准监督实施及完善负责人

本标准监督实施及完善执行人

职务：

工程技术部经理

工程技术部档案主管

签字：

第一章总则

第一条为了加强神华国华寿电电子文件档案的管理工作，明确档案各形成部门（单位）的工作职责，以便更好地指导电子文件的整理工作，特制定本规定。

第二条适用范围

本标准适用于神华国华寿电各部门、各参建单位电子文件档案的管理工作。

第三条引用标准及关联文件

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008

第二章组织与职责

第四条部门职责

（一）管理职责

1．寿电工程技术部档案室是电子档案的归口管理部门。

档案室负责寿电电子档案存储载体（光盘、磁盘）的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；

负责监督、检查、指导寿电相关业务部门的电子档案形成、积累和移交等工作。

2．相关业务部门的兼职档案员，负责本部门电子档案的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按《电子文件归档与管理规范》，完成电子文件存储载体的整理归档与移交工作。

3．各参建单位的档案员，负责本单位的电子档案的形成、积累和管理，按《电子文件归档与管理规范》，完成电子文件存储载体的整理归档与移交工作。

（二）管理要求

1．电子文件归档就是将把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘等。

2．寿电工程技术部档案室按《电子文件归档与管理规范》GB/T18894、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38标准，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性。

3．工程技术部信息人员对寿电应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按附表1-3编制归档说明，向档案室移交。

4．电子文件档案的形成部门和单位，按附表1-3编制归档说明，向档案部门移交。

第五条电子文档归档要求

（一）归档范围

电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围

1．领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的视频光盘。

2．本公司在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的视频光盘。

3．为工程创优、公司评级等工作编辑的工程概况、公司概况介绍等视频光盘。

4．生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件刻录的光盘。

5．建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图）等。

6．厂家提供的设备或系统安装调试光盘。

7．本公司所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

8．其他工作形成的应归档的光盘。

（二）归档时间

1．经过编辑整理过的录像光盘，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。

2．建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。

3．生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应与生产档案归档时间相同。

4．厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。

5．本公司应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。

6．本公司办公自动化（OA）形成的电子文件，应实时与电子档案管理系统进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。

（三）归档份数

1．电子文件载体至少应归档2份，需异地保存时归档3份。

一份提供利用，一份封存保管，一份异地保存。

2．本公司信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。

3．厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档（最多三份）。

（四）移交手续

电子档案归档时，由形成部门/单位按编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

（五）质量要求

1．归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。

2．电子文件归档，要提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息

3．电子文件存储载体，要采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。

4．归档的电子文件必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。

5．特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的支持软件。

（六）电子档案移交流程图

第三章电子文件收集、整理与归档

第六条电子文件的收集

档案室按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘档案，按《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38标准,指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。

第七条电子文件的核查

档案室在接收电子归档光盘后，对移交光盘内容的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容、责任者，并填写相应表格。

1．对照移交目录核对移交的数量。

2．检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

3．归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。

4．检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。

第八条电子文件的整理

1．电子文件载体档案应按年度、类型、盘号（排流水号）整理。

类型代码分别用：

光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。

2．归档的光盘应按“张”整理，装“盒”；

录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。

3．归档光盘上应用记号笔标注光盘档号（注：

如有对应的互见号也应标注上）。

4．归档光盘禁止使用粘贴标签。

5．光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。

6．本公司各应用系统数据备份（数据累加型的）保管期限一般设为5年。

7．盘录入卡片设置有：

年度、类型、盘号、档号、载体介质、题名、保管期限、归档份数、归档日期、起止日期、存放地点、电子文件总数、设备环境、归档说明、互见号、备注等。

——档号，采用年度——类型——盘号表示。

——类型，指载体类型，用代码表示。

——载体介质，指光盘是DVD/VCD/CD等，磁盘的型号。

——题名，揭示盘内电子文件的主要内容，参照案卷题名的拟写要求。

——起止日期，指盘内电子文件最早日期至最晚日期。

——电子文件总数，存储介质（盘中）含电子文件总个数。

——设备环境，指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。

——归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。

——互见号，指与该盘内容相同的其他载体档案号。

8．盘内文件录入卡片设置有：

所属卷号、盘内序号、文件档号、题名、责任者、电子文件数、日期、电子文件名、起始时间、终止时间、互见号、备注等项目。

——文件档号，由所属卷号加盘内文件序号构成。

——题名，电子文件的具体名称。

——责任者，电子文件形成的部门或单位名称（全称或规范简称）。

——电子文件数，指该文件档号挂接的电子文件个数。

——起始时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最早时间。

——终止时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最晚时间。

——互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。

第四章电子文件保存与管理

第九条电子文件的保存

存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

——归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

——单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

——存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

——环境温度选定范围：

4℃～20℃；

相对湿度选定范围：

20％～50％。

第十条电子文件的管理

1．存储电子档案的磁性载体每隔（满）2年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2．对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。

原载体同时保留，时间不少于4年。

3．超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。

对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

第五章附则

第十一条本办法由工程技术部（档案室）负责解释。

第十二条本办法自发布之日起施行。

附件：

1．电子文件登记表

2．归档电子文件移交、接受检验登记表

附表1电子文件登记表（首页）

文件

特征

形成部门

完成日期

载体类型

载体编号

通讯地址

电话

联系人

设备环

境特征

硬件环境

（主机、网络服务器型号、制造厂商等）

软件环境

（型号版本等）

操作系统

数据库系统

相关软件（文字处理工作、浏览器、压缩或解密软件等）

文件记

录特征

记录结构

（物理、逻辑）

记录

类型

□定长

□可变长

□其它

记录总数

总字节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式

文件载体

型号：

数量：

备份数：

□一件一盘□多件一盘

□一件多盘□多件多盘

制表审核

填表人（签名）

年月日

审核人（签名）

附表1电子文件登记表（续页）

文件编号

题名

形成

时间

文件稿本代码

文件类别代码

载体

保管

期限

备注

附表2归档电子文件移交、接受检验登记表

检验项目

单位名称

移交单位

接收单位

载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明

登记表、软件、说明资料检验

年月日

单位（印章）