WK集团总部费用管理制度Word文件下载.docx

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4.方法和过程控制

4.1总则

4.1.1总部费用本着以下原则进行管理：

从严控制原则。

从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低；

责任明确原则。

总部各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明；

受益者承担费用原则。

如果费用申请人同时是费用的受益者，但经办人并非受益人，则此项费用归属于受益人名下。

此项原则适用于总部与下属公司之间、总部职能部门之间。

4．2总部费用管理方式

4.2.1分项核算、总体考核。

4.2.1.1总部按年度考核每个部门的职能运行总费用。

职能运行总费用包括：

直接行政费用、职能分管费用两部分。

4.2.1.2各部门的直接行政费用包括：

工资及补贴、社会保险金、交际费、差旅费、市内交通费、通讯费、车辆费、折旧费、办公费、培训费、报刊资料费、其他。

总部财务部在该等费用发生时，即直接归属在受益部门名下。

4.2.1.3总部每项费用均有一个职能部门负责统筹管理，各部门的职能分管费用项目详见附表，当某项费用发生时，如不能直接确定到受益单位，则归属在该分管部门的职能分管费用内。

4.2.2年度预算计划

年初各职能部门编制本部门直接行政费用、职能分管费用支出计划，经财务管理部审核，总经理办公会讨论通过。

部门职能总费用应控制在预算费用之内，如果突破年度预算，部门应报专题费用报告经总经理办公会审批确定。

部门预算总费用中的非例常项目，于预算报批时应附专项说明，于实际发生时仍应事前具专题报告，按程序报批。

4.2.3费用控制方法：

限额控制：

确定明确的单项费用报销标准，如差旅费、通讯费，单项费用的发生不得超出规定的标准；

程序控制：

根据费用项目和费用发生额，确定相应的审批程序；

非例常控制：

非例常费用应具专题报告，按审批程序审批完成后，方可实施。

4.

2.4及时通报制度。

财务管理部每月将各部门“职能运行总费用明细表”（详见附表）通报至该部门职员全体，并将总部“各部门职能费用支出汇总表”通报各部门总经理及集团副总以上。

4.3费用报销标准和程序

3.1交际应酬费

4.3.1.1

一次报销2000元以下的由部门总经理审批；

一次报销2000元以上的（含）由部门总经理签字、报集团分管费用的领导审批

4.3.1.2部门总经理本人发生的交际费经部门第二负责人签字，报集团分管副总审批；

集团副总级以上人员的交际费用由总办主任签字确认；

4.3.1.3分别设置各部门、集团副总级以上人员的交际应酬费台帐，各项交际应酬费报销之前，须按真实原则逐笔记录交际时间、地点和具体内容，报销单据时一并送交财务部费用会计审核无误后签字。

各部门交际费台帐将每月提交部门分管副总、总经理审阅。

4.3.2差旅费

4.3.2.1部门职员的差旅费由部门总经理批准，财务管理部审核会计复核无误后据实报销。

但一次报销一万元以上的（含）差旅费用另须报集团分管总部费用领导审批，财务管理部审核会计复核后报销。

部门总经理本人发生的差旅费经部门第二负责人签字，报集团分管副总审批；

4.3.2.2能明确服务于下属公司的差旅费，应由受益对象承担交通费、住宿费等费用，但出差补助由总部承担。

4.3.2.3外埠差旅费

A．往返交通费：

公司职员公务出差可乘坐除飞机头等舱、公务舱以外的任何交通工具，凭票实报实销。

集团总监级以上（含）人员可按实报销。

B．住宿费在下列规定的标准内或规定星级酒店标准房内实报实销

职别

最高住宿标准

集团总监级以上（含）

按实报销

部门总经理助理级以上

500元/晚/人或四星级宾馆

业务经理级以上（含）

400元/晚/人或三星级宾馆

其他职员

300元/晚/人或三星级宾馆

两人以上同行出差，可与职级最高者住同一酒店。

对于出差地统一安排住宿或为了工作便利就近住宿的，按实报销。

入住酒店最好为集团办公室公共事务部指定酒店，超出规定金额的，应提供酒店星级证明。

C．对于自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚补贴150元；

由对方单位提供住宿或住在集团所属公司招待所的，不计发补贴。

D．出差补助费不分职级，在同一地逗留十日内，按200元/天的标准计付，自十一天起减半计付。

E．不带明确工作任务的国内外研讨会议或外部培训等出差，出差补助按100元/天计付。

F．出差地市内交通车费包干到出差补助费中,不另再报销；

机场、车站、码头至住宿地或工作地的往返交通费实报实销。

如特殊情况确需报销出差地市内交通费的，请列专项说明，并经部门总经理签批、财务管理部总经理审核后方可报销。

G、因公长途电话费、行李费、票务费等实报实销。

H、事前经人力资源部批准,出差期间就近返家探亲的，个人承担其绕道交通费，不发绕道及在家期间的出差补助费。

4.3.2.4市内交通费

A.职员需要自行乘车上下班的，在月定额300元内凭交通费票据，

有效的交通费票据为：

大巴、小巴、的士票、IC卡发票；

部门经理助理、业务经理级职员自行购车作为上下班交通工具并兼用于个人市内公务，可在月定额1000元以内凭据报销，有效的车辆费用票据为：

保险费、养路费、停车费、汽油费及修理费等；

B.职员初次报销上下班交通费程序如下：

本人申请...部门经理签字...由车队队长确认...报财务存档，以后凭据在定额内经部门经理签字后报销。

C.乘坐公司班车的职员一般不予报销上下班交通费，但下列情况除外：

因公耽误下班时间，在5.40分之后至8.30分之前离开公司返家的；

星期六、日及其它休息时间来公司听课、培训等其它未及事项；

可报销大小巴车票。

D.参加公司车辆使用改革的高层经理级职员按集团人力资源部有关批准文件，按以下标准、凭合法有效车辆费用票据、出租车票据报销车改费用。

E.高层经理个人自行购车：

◆集团总监级以上（含）：

所购车发动机排气量2.0以上（含）6000元/月；

2.0以下4000元/月；

◆所购车发动机排气量1.6以上，部门总经理4000元/月；

部门副总经理3000元/月；

F.高层经理租车或乘坐的士：

部门总经理3500元/月；

部门副总经理2500元/月；

G、车改费用标准由高层经理包干使用，超支自负，节余部分可以现金方式领取，但须按20%的比例代扣个人所得税。

H.周休日加班或晚加班（9时后）、公司职员到市内公干而没有使用公司车辆的，如乘坐出租车，须于次日填妥“出租车费用汇总表”，经部门总经理批准，过期报审无效；

由各部门专人负责于每周五报销时间内，统一办理汇总报销及付款手续。

I.市内上下班交通费用每月报销一次，一般在下旬时间。

4.3.2.5职员休假

A.根据人事管理规定享受探亲假期或公休假期的职员，公司一次性发放300元交通费补贴，不再报销任何费用。

B.职员直系亲属（指父母、配偶之父母、配偶、子女）死亡，公司致以1000元慰问金，其他费用自理。

4.3.2.6职员调动、搬迁

职员办理由外地外单位调入本公司的调动手续，凭调令一次性发放路费、行李托运费等500元。

4.3.2.7临时赴港澳和出国人员的差旅费

A、出差港、澳地区

住宿费不分职级，二人共同出差在HKD500元/人/晚的标准内实报实销；

一人出差在HKD800元/晚的标准内实报实销。

对自行安排住宿而不报销住宿费者，每晚补贴HKD300元。

其他费用不分职级,实行包干,具体标准如下：

项目标准

往返交通费HKD100元

市内交通费HKD50元/天

伙食费、公杂费HKD180元/天

乘坐公司两地车公出香港，不再报销往返交通费。

B.出差其他国家

公司派出临时出国人员（不含派出培训或留学人员）实行费用包干，按财政部财外字（1995）第250号文规定的预算标准借支外币,完成任务后,填单报销。

4.3.2.8外派人员的补助费：

按《异地调动薪酬福利管理办法》的规定办理。

4.3.2.9双向交流人员补助费

A.异地双向交流人员按50元／天的标淮计发补助费；

同地双向交流

不计发补助费，可报销上下班大中小巴交通费。

B.补助费由派出单位计发。

4.3.2.10高校毕业生实习补助费

A.报销学校到公司的来回火车硬座车票费；

B.按实际工作日支付临时就餐卡；

C.以30元/日的标准发放实习补助费；

D.免费为实习生安排住宿。

4.3.3机动车费

4.3.3.1油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，由经手人填制“付款申请书”，经车队长确认、物业管理部总经理审批,报财务管理部审核后实报实销。

4.3.3.2司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；

因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。

。

4.3.3.3司机长途行车，视同出差，住宿费在规定的标准内实报实销，行车补助按出差补助费的标准计付。

4.3.3.4司机加班可领取加班补助，加班补助为6.00元/小时；

专车司机按600～800元/月的标准按月计付补贴,不再领取加班补助。

4.3.3.5司机市内行车，出全勤并能完成分配任务的，每月补助150元，缺勤一天扣6.5元。

4.3.3.6以上各项行车补助，由车队长汇总后按月制表，经物业管理部总经理批准，报人力资源部、财务管理部审核后支付。

4.3.3.7集团各部门和集团所属公司使用公司车辆的，费用归属于用车单位，非集团内单位使用公司车辆，应即时进行款项结算，具体办法参见《关于进一步明确车辆使用费用的通知》。

4.3.4职员培训费用

4.3.4.1职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生的有关费用按照人力资源部的有关规定执行，其中交纳的培训费用记录在培训项下，补助费、住宿费、交通费按职员所在部门核算在差旅费项目；

4.3.4.2职员到专门机构作短期培训，需经本部门总经理签署，超过5000元以上的培训费用应经部门分管副总签署，再报人力资源部审批同意；

4.3.4.3培训费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，费用归属在申请部门、申请公司项下；

4.3.5书报资料及周刊费用

4.3.5.1书报资料费按部门发生额进行核算。

由于工作需要购置的专业用书，经本部门总经理批准后购买、凭发票到周刊图书保管员处办理验收登记、借阅手续后，凭发票报销。

但一次购置在1000元以上的另报分管总部费用的集团副总审批。

4.3.5.2年度报刊杂志由周刊统一办理订阅，费用按部门核算。

4.3.5.3职员生日用书购置由总办主任审批，凭据经财务审核后报销。

4.3.5.4周刊费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，总部各部门、集团各所属公司应承担供职员阅读周刊、申请赠阅周刊的工本费用、邮寄费用；

周刊汇编之《白领》费用也同等办理；

4.3.6通讯费用

4.3.6.1总部各项通讯费用归口物业管理部管理。

总级通迅费用归入物业部核算，其它的按职员所在部门进行核算。

享受通讯费用报销的为业务经理级以上（含）人员及经批准的外勤职员，通讯费用报销标准及报销范围见下表：

职级

报销标准（月）

范围

手机、住宅电话、上网费

部门总经理助理级以上（含）

500元

部门业务经理级以上（含）

300元

手机、BB机台费、上网费

在岗外勤人员

200元

手机、BB机台费

4.3.6.2通讯费用每月或季度凭发票报销一次，超过标准部分由个人承担，低于标准按实际发生额报销；

通讯费用标准额度当月有效，不能累积。

传呼机台费报销每次不超过三个月，长话卡及其他单据均无效。

4.3.6.3享受通讯费用报销的人员，因其出差期间手机长途漫游费用超出通讯费用定额标准，应作专项说明，经部门总经理确认。

总部有关人员的通讯费用报销标准，由所在部门总经理签署意见后，报人力资源部审批确定。

各项通讯费用具体报销时，应报物业管理部审批、财务管理部审核后支付。

4.3.7加班餐费

　　经部门总经理批准需要加班的职员，加班餐费规定如下：

4.3.7.1周一至周五晚上加班的职员，可使用部门加班就餐卡，在公司食堂用餐；

4.3.7.2周六及周日及其它假日加班的职员，按30元/餐的标准凭据经部门总经理审批后办理报销。

加班餐费并入“交际应酬费”作为部门直接费用考核。

4.3.8医药费

4.3.8.1公司已为深圳市户籍的职员购买综合医疗保险，可凭医疗卡到医院就医，不再报销医药费用。

4.3.8.2公司已为暂住户籍的职员购买住院医疗保险，其门诊就医费用凭区一级以上医院发票每月限额报销100元，限额不得跨年度使用。

4.3.8.3独生子女医疗费用按公司有关规定执行。

4.3.9其他福利补贴

4.3.9.1职员子女入学、升学，公司一次性发放贺礼。

小学、初中、高中、中专为300元；

高等院校为1000元。

4.3.9.2职员晚婚，公司赠新婚贺礼300元。

4.3.9.3领取《独生子女证》的职员，公司致贺礼300元。

4.3.9.4各种贺礼均凭人事部门的证明领取。

4.3.10行政后勤费用

4.3.10.1行政后勤费用归口物业管理部管理。

两千元以下的小额维修、环境美化与保护，水电、通讯、以及文具、物料等低值易耗品的购买等，由物业管理部总经理审批后,经财务管理部审核后凭据报销。

4.3.10.2两千元以上的维修、改造、环保性质的费用均需提交专题报告,报分管费用副总批准后执行；

超出5万元（含）另报集团总经理审批。

4.3.11党、团组织活动费：

党、团组织活动费用在党、团员缴纳的会费中列支，不够支出时，报党委书记及总经理授权分管费用副总批准后列支。

4.3.12其他费用

其他费用如上市公司费、公司活动费等，分别由归口部门管理。

由公司负担费用的每次公司活动，承办者均应事先列示预算，报部门分管副总和授权分管费用副总批准后执行。

每次能明确服务对象的公司活动费用等应由受益对象承担。

4．4．资产及物料用品购置：

4．4.1各部门需购置固定资产（指单价在2000元以上的物品），应按物业管理部下发的文件执行。

4．4.3各部门需购置一般办公用品、办公家俱、其它用品等，单位价值在2000元以下时，由使用部门填写“物料用品采购申请单”，报本部门总经理批准，送物业管理部审批、经办；

如同意购置，物业管理部经办人填写“付款申请单”，随“物料用品采购申请单”一同交由财务部审核后付款或凭据办理报销手续，费用归属在申请部门项下；

4．4.2各部门需购置单位价值在2000元以上的电脑、相关设备等资产，应填妥“物料用品采购申请单”，报本部门总经理批准后，送信息中心审批和经办；

信息中心审定同意购置时，应填写“付款申请单”，随“物料用品采购申请单”分别报集团分管信息中心的副总和总经理授权分管总部费用副总审批，财务部总经理审核签字后办理付款或报销手续；

如需购置资产的单位价值超过10,000元时，应具专题报告，经上述相关人员审批后，报集团总经理审批；

4、4.3各部门使用的固定资产所产生的折旧费用归属在各部门名下；

4．5非例常费用

各部门对于在正常费用项目之外、非经常性发生、或虽经常发生但个性差异很大的非例常费用，不论该项费用是否已经列入年度预算，均应事先具专题报告报批，单项费用总额10，000元以下，经部门总经理签字、分管部门副总批准，报财务部存查备案后执行；

单项费用总额10，000元以上，应事先具专题报告、经分管副总批准后，经财务管理部签署意见后，报总经理授权分管费用副总审批；

超出50，000元的非例常费用，尚应报总经理批准后执行。

4．6借款

4．6.1备用金借支：

借支金额在10，000万元以内的，部门总经理批准后，经财务部总经理审批后办理付款手续；

10，000万元以上至50，000以内的需报总经理授权分管费用副总审批；

如超出50，000万元时，报集团总经理审批。

学习及培训借款先经人力资源部负责人签批。

4．6.2差旅费借款：

填写“差旅费借款单”，金额可包括往返交通费、住宿费和伙食补助费，如办理其它事项需要借支的应说明事由。

审批程序和备用金借支相同；

4．6.3上述差旅费和备用金借支单据在当月归还结清的，原借据退还借款人；

当月不能归还或不能结清的，财务据此借条入帐，不再退还个人；

如个人在入帐后归还的，财务部开出收据，注明还款事项。

4．6.4任务完成后应在一周内到财务部办理报销还款手续。

对借款未还清者，不得再借支备用金；

对报销后超过一个月不归还的借款，通知人力资源部从该职员下月工资中扣还。

4．7外驻机构的费用报销

总部在深圳以外地区办公的职能部门其费用报销在当地分支机构的财务部办理，具体操作程序如下：

4.7.1总部在深圳以外地区办公的职能部门执行总部费用报销标准，如有特殊地域因素，可专项报告要求作单项调整；

4.7.2分支机构财务部负责接单，按总部费用报销标准审核报销金额并签批，并于付款前填制“报销凭证汇总审批表”传真至总部财务管理部审核会计签字确认；

4.7.3分支机构财务部按总部财务管理部审核签字后的金额付款；

4.7.4分支机构财务部月初将上月外驻机构已报销的全部原始单据邮寄总部财务管理部进行事后审核；

如有不符合总部费用报销标准或超标准的报销事项，总部将要求当地分支机构财务部向报销人收回。

5.表格

vkcw03-02-f1总部费用运行明细表

vkcw03-02-f2职能分管费用项目一览表

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