excel技巧文档格式.docx
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列标就是工作表中每一列顶端的字母。
一般在打印时都不会打印出来。
要使行号和列标能打印机出来，按以下步骤操作：
1、请单击相应的工作表。
2、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。
3、选中“行号列标”复选框。
按指定的页数打印
有时在打印一个工作表时，可能会出现打印超过一页，但另一页的数据又比较少，这样，我们可以调为一页打印，其操作步骤是：
1、单击相应的工作表。
2、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，然后单击“页面”选项卡。
3、单击“调整为”选项。
4、键入打印工作表内容所需要的页数。
这样，打印的数据不会超出指定的页数范围。
注意：
Excel不会为了填满所有的页而放大数据。
在将工作表以指定的页数打印时，Excel将忽略人工设置的分页符。
使工作表打印在纸张的正中
当需要打印的数据较少时，如果直接打印，就会使打印的数据在一页的顶端而影响美观，可以通过设置使打印的数据在纸张的正中。
具体操作步骤是：
1、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，再单击“页边距”选项卡。
2、如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，请在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。
如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，请在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。
成绩处理
建立原始工作表
由于大家早已熟悉在Excel中对学生考试成绩进行录入、统计、排名等常规操作，在此就不再赘述了。
假设您已经建立了一个名为abc．xls文件。
报表设计
如果要将Excel中的数据以记录为单位分别打印出来，最简单的方法就是利用Word2000的“邮件合并”功能。
1、启动Word2000，单击“工具”菜单下的“邮件合并”，在弹出的“邮件合并帮助器”窗口中选择“1主文档”下“创建”中的“套用信函”。
2、在之后弹出的询问是使用活动窗口还是新建一个文档的对话框中，可单击［活动窗口］按钮。
3、在“邮件合并帮助器”窗口中选择“2数据源”下的“获取数据”中的“打开数据源”。
4、在弹出的“打开”窗口中选中您在第一步建立的名为abc．xls的文件，再单击［打开］。
5、在主文档中进行编辑。
注意该文档的工具栏中多了［插入合并域］等一排与邮件合并相关的按钮。
6、现在又可以在您非常熟悉的Word中来编辑成绩报告单，在需要用到的学生姓名、各科成绩及总分等地方使用邮件合并工具栏上的［插入合并域］按钮插入相应的域，并根据各自学校所印制的成绩报告单样式调整好各域的位置，同时您还可以为各域设置好合适的字型、字号等格式。
7、按下［查看合并数据］按钮，就可以看到第一位学生的具体数据，使用［记录切换］按钮就可以看到班上任何一位学生的成绩了。
8、此时该文档只能逐条地显示记录和打印记录，若想把所有的记录都保存在一个文档中，可以单击工具栏上的［合并至新文档］按钮，自动生成一个名为“套用信函1”的新文档，在这个新文档中每个学生以一页来显示，如图5所示。
至此您就可以将空白的学生成绩报告单放入打印机中进行试打了，如果您发现不能将姓名与成绩等数据准确地套入报告单的表格中，那就要进一步地调整各域的位置，直到“珠联璧合”为止。
用Excel打分
数据背景
全校教师85人，相互评测，每个教师有80组数据，每组有“德、能、勤、绩”四项，打分时采用a、b、c三个档次，计分时分别为10、8、6，四项满分为40分（例如下表所示）。
德
能
勤
绩
得分
李小华
a
b
34
秋文东
c
36
季为国
38
季冰
王勇
32
魏真
30
徐爽
40
数学模型
这是一组多维数据，如果在Excel中直接输入，则工作表有85×
4=340列，85行，一格一格地输入，速度将很慢；
分成多个的工作表，又会给后期统计带来困难。
因此必须把“德、能、勤、绩”四项得分并入一个单元格，如aabb，输入工作量减少接近3/4。
从数学角度看，“德、能、勤、绩”四项得分的可能性有81种，排列出每一个可能，以数值代替aabb等代码,既减少输入工作量，又不增加后期数据处理难度。
数据处理
1、建立数据替换表：
81种abc的排列，手工编写不容易写全。
四位数中第一位为a、b、c的各有27种；
以a开头第二位为a、b、c有9种；
以aa开头的第三位为a、b、c的有3种；
以aaa开头的第四位有3种……
用Excel输入，就很简单了：
第一列为首位，在A1单元格中输入a,用鼠标填充至A27；
在A28单元格中输入b,用鼠标填充至A54；
在A55单元格中输入c,用鼠标填充至A81；
第二列为第二位，以a为首位的第二位B1单元格内输入a,用鼠标填充至B18……
图1
依次类推，以后采用复制形式填满各个单元格。
一个数学上很难的排列组合，就轻而易举地完成了。
下一步用a=10,b=8,c=6替代，就可以找到各代码对应的数值了（如图1）。
2、全面进行数据处理
只要数据输入完成，数据处理工作便很简单啦，用数据替换表中的81组a、b、c与分值之间的关系，将aaaa等81组替换成数值40等，方法为：
选择“替换”命令将所有组数据替换成数值，得到数值后，再加入平均值字段，用函数求平均值得到每位老师的最后得分便大功告成了（如图2）。
图2
共享工作簿功能，可以让用户使用共享工作簿来创建和编辑公式、更改格式乃至添加工作表。
通过在MicrosoftExcel工作簿和外部工作簿或外部文件中的信息之间建立几种链接。
与工作簿链接的文件既可以在本计算机中，也可以在局域网中，还可以在Internet中。
通过这些方法与数据建立链接，而不是复制它们，可以很方便地在这些外部数据被改动时更新工作簿。
在MicrosoftExcel2000中，协同作业更加方便了，因为工作组中的每个成员都可以同时编辑工作簿。
利用突出显示修订、冲突日志和批注可以轻而易举地了解其他用户的工作。
14.1.1设置共享工作簿
1.执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡，如图14-1所示。
2.选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。
3.出现“另存为”对话框然后将共享工作簿保存在其他用户可访问到的一个网络硬盘上。
4.完成后，按下“保存”按钮即可，同时可以看到文件的标题栏上出现“共享”标志。
之后，如果网上有其他用户使用该文件时，再次执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡就可以见到使用它的用户。
14.1.2撤消工作簿的共享状态
如果不再需要其他人对共享工作簿进行更改，可以将自己作为唯一用户打开并操作该工作簿。
一旦撤消了工作簿的共享状态，将中断所有其他用户与共享工作簿的联系、关闭冲突日志，并清除已存储的冲突日志，此后就不能再察看冲突日志，或是将共享工作簿的此备份与其他备份合并。
1.执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现一个对话框，然后单击“编辑”选项卡，如图14-1所示。
2.确认自己是在“正在打开工作簿的用户”框中的唯一的用户，如果还有其他用户，他们都将丢失未保存的工作内容。
3.清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。
4.出现如图14-2的提示信息框，单击“是”按钮即可。
注意：
为了确保其他用户不会丢失工作进度，应在撤消工作簿共享之前确认所有其他用户都已得到通知，这样，他们就能事先保存并关闭共享工作簿。
14.1.3查看工作簿中的修订信息
要查看工作簿中的修订信息的信息，可以执行下列操作：
1.执行“工具”菜单中的“修订”命令，执行“突出显示修订”命令，出现如图14-3的对话框。
3.根据需要设置需要的选项，按下“确定”按钮，可以看到每一个被修改的单元格出现兰色的边框。
之后，当指向这些单元格时，会出现一个信息框，如图14-4所示。
14.1.4完成工作簿中的修订
1.执行“工具”菜单中的“修订”命令,执行“接受或拒绝修订”命令，出现如图14-5的对话框。
3.根据需要设置需要的选项，按下“确定”按钮，可以看到如图14-6的对话框。
在该对话框中可以看到文档的修订信息，如时间、内容和用户。
此外还有五个按钮：
接受、拒绝、全部接受、全部拒绝和关闭。
在该对话框下，我们可以根据需要按下相应的按钮。
例如按下“接受”按钮，后系统自动移到下一个修改的单元格。
选择“全部接受”将确认所有的修改。
按下“拒绝”按钮，系统将工作表修复前的状态。
按下“全部拒绝”按钮，系统将放弃对工作表进行的修改。
Excel数据的汇总
作者：
unknown更新时间：
2005-03-19
对数据清单上的数据进行分析的一种方法是分类汇总。
在“数据”菜单上选择“分类汇总”命令，我们可以在数据清单中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。
同时，在插入分类汇总时，Excel还会自动在数据清单底部插入一个总计行。
分类汇总是一个重要的功能。
例如，我们有一个包含有数百条销售记录的数据清单：
其列分别标记有地区、销售员和产品。
就可以使用分类汇总，自动产生按地区、销售员和产品的小计和总计。
可以用单独的或者组合的方式对这三组销售数据进行汇总。
除了显示一列的分类汇总之外，我们还可以利用自动分类汇总做如下工作：
显示一个分类汇总行，该行有若干列数据的分类汇总。
显示若干列数据的多重、嵌套分类汇总行。
显示多重分类汇总行，这些行有每一分类汇总行的不同计算。
隐藏或显示数据清单中的明细数据。
在进行自动分类汇总之前，我们必须对数据清单进行排序。
数据清单的第一行里必须有列标记。
12.5.1自动分类汇总
自动分类汇总的操作步骤如下：
（1）将数据清单，按要进行分类汇总的列进行排序，如图12-27所示。
在本例中我们按地区进行排序。
（2）在要进行分类汇总的数据清单里，选取一个单元格。
执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在屏幕上我们还看到一个如图12-28所示的对话框。
（3）在“分类字段”框中，选择一列：
它包含要进行分类汇总的那些组或者接受默认选择。
在“汇总方式”列表框中，选择想用来进行汇总数据的函数，默认的选择是“求和”。
在“选定汇总项”中，选择包含有要进行汇总的数值的那一列或者接受默认选择。
按下“确定”按钮，我们就可以看到如图12-29所示的结果。
12.5.2多列自动分类汇总
我们也可以对多项指标汇总，例如我们可以对各地区的销售数量和金额两项指标进行汇总。
其操作步骤如下：
（1）将数据清单，按要进行分类汇总的列进行排序。
（2）执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在屏幕上我们还看到分类汇总对话框。
（3）在“选定汇总项”框中，选择包含有要进行汇总的数值的列。
（4）按下“确定”按钮，就可以看到汇总的结果。
注意:
如果我们要保留对数据清单已执行的分类汇总，必须清除“替换当前分类汇总”复选框。
12.5.3自动分类汇总的嵌套
所谓分类汇总的嵌套是指：
我们先对某项指标汇总，然后再对汇总后的数据作进一步的细化。
例如，我们要对每个地区和每种产品的分类汇总，那就先按列进行地区排序，然后再按产品列进行排序。
使用自动分类汇总嵌套的操作步骤如下：
（1）将数据清单按要进行汇总列进行排序。
执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令，在屏幕上出现分类汇总对话框。
在“分类字段”框中，选择要进行分类汇总的第一列。
在“汇总方式”框中，选择用来进行汇总数据的函数，默认的选择是“求和”。
在“选定汇总项”框中，选择包含有要进行汇总的数值的列。
按下“确定”按钮，就可以看到如图12-29所示的结果。
（2）再次执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令。
在“分类字段”框中，选择要进行分类汇总的第二列。
清除“替换当前分类汇总”复选框。
按下“确定”按钮，我们就可以看到如图12-30所示的结果。
12.5.4移去所有自动分类汇总
对于不再需要的或者错误的分类汇总，我们可以将之取消，其操作步骤如下：
（1）在分类汇总数据清单中选择一个单元格。
（2）执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令，在屏幕上看到分类汇总对话框。
（3）按下“全部删除”按钮即可。
使用方案
在Excel中，对于假设分析的更高级应用是使用方案。
所谓方案是指：
我们可以建立产生不同结果的输入值集合，并作为方案保存起来。
方案是一组称为可变单元格的输入值，并按用户指定的名字保存起来。
每个可变单元格的集合代表一组假设分析的前提，我们可以将其用于一个工作簿模型，以便观察它对模型其它部分的影响。
我们可以为每个方案定义多达32个可变单元格，也就是说对一个模型我们可以使用多达32个变量来进行模拟分析。
例如，不同的市场状况、不同的定价策略等,所可能产生的结果，也即利润会怎样变化。
13.3.1建立模型
我们首先建立一个简单的模型，该模型是假设生产不同数量的光盘，所产生对利润的影响。
在该模型中有4个可变量：
单价、数量、推销费率和单片成本。
利润=销售金额－成本－费用*（1+推销费率）
销售=单价*数量
费用=20000
成本=固定成本＋单价*单片成本
固定成本=70000
然后我们建立一个如图13-10的工作表。
我们假设该表是以公司去年的销售为基础的。
在单元格“B7:
B10”中保存要进行模拟的4个变量分别是：
13.3.2建立方案
当我们建立了完整的数据表后，就可以使用“方案”命令对其进行模拟分析了。
其执行步骤如下：
（1）在“工具”菜单中选择“方案”指令，出现一个如图13-11的对话框。
（2）按下“添加”按钮。
出现一个如图13-12所示的“添加方案”对话框。
（3）在“方案名”框中键入方案名。
在“可变单元格”框中键入单元格的引用，在这里我们输入“B7:
B10”。
可以选择保护项“防止更改”。
按下“确定”按钮。
就会进入到图13-13所示的对话框。
（4）编辑每个可变单元格的值，在输入过程中要使用[Tab]键在各输入框中进行切换。
将方案增加到序列中，如果我们再建立附加的方案，可以选择“增加”按钮重新进入到图13-12的对话框中。
重复输入全部的方案。
当输入完所有的方案后，按下“确定”按钮，就会看到图13-14的对话框。
（5）选择“关闭”按钮，完成该项工作。
13.3.3显示方案
设定了各种模拟方案后，我们就可以随时察看模拟的结果。
操作步骤如下：
（1）在“工具”菜单中选择“方案”指令，出现一个如图13-14的对话框。
（2）在“方案”列表框中，选定要显示的方案，例如选定3000片方案。
（3）按下“显示”按钮。
选定方案中可变单元格的值出现在工作表的可变单元格中，同时工作表重新计算，以反映模拟的结果，如图13-15所示。
（4）重复显示其它方案，最后按下“关闭”按钮。
13.3.4建立摘要报告
在“工具”菜单中选择“方案”指令，出现方案管理器对话框。
按下“总结”按钮，出现一个如图13-16所示的对话框。
在“报告类型”框中，选定“方案总结”选项。
在“结果单元格”框中，通过选定单元格或键入单元格引用来指定每个方案中重要的单元格。
这些单元格中应有引用可变单元格的公式。
如果要输入多个引用，每个引用间用逗号隔开。
最后按下“确定”按钮。
Excel就会把方案摘要表放在单独的工作表中，如图13-17所示。
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