商务接待手册Word文档格式.docx
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分工如下:
①公关部:
提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台秘书或总裁秘书:
负责来客引入及会议室的环境保持。
③商务接待秘书:
提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
④商务接口部门:
负责接待洽谈并陪同始终。
3、公关部主任对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。
主要划分为4个级别:
普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
1、普通接待
项目名称
说明
适合人群
普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理者以下人员等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
餐饮标准
简餐消费控制在?
20元/人以下,宴请消费控制在?
50元/人以下;
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管;
接待车辆
商务车或出租车;
其他接待
1、公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、茶、咖啡);
2、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在?
50元/人以下。
备注
2、中级接待
适合人员
企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等;
按对方人员要求,公司不负担费用;
50元/人以下,宴请消费控制在?
100元/人以下;
接口业务人员、部门主管、主管副总;
公司轿车、商务车或出租车;
1、必要时制作来宾接待手册;
2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(信笺纸、笔)、饮品(饮用水、茶、咖啡)、香烟、烟具;
3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
4、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在?
500元/人以下。
3、高级接待
合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等;
按对方人员要求订购,公司不负担费用;
住宿标准三星级以上酒店,公司负担费用;
简餐便消费控制在?
100元/人以下,宴请消费控制在?
200元/人以下;
接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁;
必要时安排董事长、股东;
公司轿车或租用专车;
1、制作来宾接待手册,必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;
2、公司显着位置布置迎宾条幅等;
3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具等;
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框;
必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在?
4、特殊接待
主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等;
按对方人员要求订购,公司可负担费用;
住宿标准四星级以上酒店,公司负担费用;
不设定具体标准;
接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长
;
公司高级轿车或租用高级专车;
1、制作来宾接待手册,酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;
3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(根据来宾喜好安排)、鲜花、水果、香烟、烟具等;
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框,全程安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6、于来宾临行时赠送纪念品,不设定具体标准。
六、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,主管副总裁审批后,报管理中心商务接待秘书申请安排接待;
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
③公司高层领导的商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接待负责人;
④商务接待秘书接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批,审批层级如下:
接待标准
管理中心主任
审核
分管副总
审批
执行副总裁
总裁审批
普通接待
√
中级接待
高级接待
特殊接待
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批;
⑦商务接待秘书将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2、商务接待的实施
①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品置办;
②商务接待秘书将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人,以及接待活动相关领导,以便合理安排时间;
③商务接待秘书依据接待行程安排,协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排;
④商务接待秘书依据接待行程安排,制作《来宾接待手册》,交由接待负责人,送至来宾;
⑤接待负责人或公司,应根据接待行程安排,前往车站、机场接送来宾,并陪同来宾办理入住、结算手续;
⑥如接待负责人无法陪同,可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责;
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排,保证各项接待活动的有序衔接;
⑧公司领导与来宾合影后,由商务接待秘书将照片制成相框,交由接待负责人送达来宾,留作纪念;
⑨来宾送行后,接待负责人应适时致电来宾,在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见,以及对公司接待安排的满意度,并及时填写《商务接待总结报告》,以便公司进行改进。
3、商务接待行程的变更
①商务接待过程,如来宾要求对行程安排进行调整,现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知商务接待秘书;
②商务接待秘书收到行程调整意见后,应立即对《接待行程安排表》进行调整;
③如行程调整仅限时间安排调整,商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》报管理中心主任审批后执行,并将《接待行程安排表》副本发至相关人员;
④如行程调整导致预算增加,商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行,并替换原《接待行程安排表》正、副本;
⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排,重新制作《来宾接待手册》,并送至来宾。
七、费用报销
1、商务接待结束后,参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书,统一办理报销手续,无故超过30天未提供票据的,不再予以报销,由财务部由责任人的工资中扣回预支费用;
2、实际发生费用在已获批预算额度内的,由商务接待秘书持发票至财务部报销;
3、实际发生费用超出获批预算额度的,由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因,按照商务接待审批权限进行审批,获批后方可报销;
八、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生;
2、商务接待秘书于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工作,保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜,须婉言解释。
4、接待环境标准
①物品摆放整齐,且表面无灰尘;
②地面干净无脏物,空气流通清新;
③室温适度,灯光合适,电视调好;
④备品齐全。
5、公司参观规定
①安排来宾参观公司,须报公关部主任批准;
②参观介绍以商务接待秘书为主,接待部门配合;
③参观过程中,原则上介绍者在来宾前,接待负责人在来宾后;
④参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不许与参观人员交谈,如有必要可礼貌示意。
6、接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装,举止礼貌;
②接待人员到车站、机场迎接来宾,应提前10~20分钟到达,恭候来宾到达,对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌,注明单位名称和来宾称谓;
③接到来宾后,接待人员应主动向来宾致以问候,并主动帮助来宾提取行李;
④到达住宿地点后,接待人员应主动协助来宾办理入住手续,并提行李送至房间;
⑤接待人员到车站、机场送行,应根据航班、列车时刻合理提前到达,主动帮助来宾拿取、托运行李,办理相关手续;
九、附则
1、本手册为公司商务接待的规范性文件,各部门应严格参照执行;
2、各子公司应参照本手册开展商务接待活动;
3、本手册由公关部依据实际情况变化,不定期进行修订;
4、本手册由公关部附则最终解释;
5、本手册于2010年2月25日起执行。
十、备注
除有特殊说明外,本制度适用范围为集团各部门,子公司可参照执行。
子公司与集团公司发生业务关系时,以尊重集团公司制度为执行原则。
某公司
几年几月
申请部门:
负责人:
1、客人信息:
姓名
单位
职务
电话
2、接待时间:
年月日至年月日共日
3、接待事由:
4、洽谈参加人员:
5、陪同人员:
6、招待项目:
□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它:
7、其它要求:
部门主管
签字:
日期:
分管副总裁
接待行程安排表
接待部门:
接待负责人:
制表人:
日期/时间
接待事项
主讲/陪同
其它参加部门
地点
第一天(月日)
第二天(月日)
第三天(月日)
配合内容清单:
配合项目
时间
配合内容
责任人
部门
招待费用预算:
□交通:
□住宿:
□宴请:
□娱乐等:
合计:
接待部门确认
公关部主任
主管副总裁
公司总裁
商务招待费用超额审批表
1、招待对象:
2、招待时间:
年月日至年月日
3、招待事由:
4、获批招待费用预算:
5、实际招待费用情况:
超额:
超额原因说明:
接待部门
接待项目:
一、来访目的:
□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它()
二、接待总结:
1、接待情况:
2、效果总结:
3、后续工作:
4、费用总结:
预算
实际
超标*
交通费
住宿费
餐饮费
游览费
其它
合计
情况说明
注:
超标是指超预算、超项目、超时间
接待负责人(签字):
年月日
部门负责人(签字):
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容:
问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司(单位)简介、公司(单位)领导简介。
具体形式应由专业美术人员进行设计。
住宿安排
姓 名
职 务
房间号
通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。
房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。
日程安排
日期
内容
联络人
联系方式
天气情况