整理云南省公文交换平台用户使用手册Word下载.docx
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1.登录及首页
1.1登录
1.公文交换的登陆地址是:
http:
//10.10.13.16,即只需在浏览器的地址栏中输入该地址,然后回车就可以进入公文交换的登陆页面。
2.登录时,可以使用单位名称和单位编号两种方式来登录,即在用户名中输入单位名称或单位编号,登录密码默认为123456,给单位在正式使用时,必须更改密码。
1.2首页
1.普通用户登录以后可以看到收文管理、发文管理、通知信息、人事管理四个模块的导航栏。
a)收文管理:
是接受其他单位来文的模块;
b)发文管理:
用于给其他单位发文的模块;
c)通知信息:
接受或发布通知信息的模块;
d)人事管理:
修改密码和设置群组的模块。
同时我们也可以看到首页的右面区域分成了四个栏目,包括:
待办公文:
等待处理的公文;
通知:
显示通知信息;
最新发文:
最近签发的文件;
最新收文:
最近收到的文件。
2.在这个系统中,云南省教育厅是超级管理员,他有最高的管理权限,所以登录后,可以看到处理日常办公用的普通用模块,和一个系统管理模块。
2.收文管理
收文管理模块中包涵两个模块公文接收和已收公文,同时还有一个公文查询的功能。
2.1公文接受
1.点击收文管理下的公文接受模块,就可以在右面的工作区域看到,其他大为发来的文件,在公文接收目录下可以看到,接收公文的文件编号、文件类型、标题、拟稿单位等信息,而且状态时未签收。
(如下图所示)
2.点击所示文件们可以打开该文件:
3.如果要查看正文和附件,首先要下载,即点击下载把正文和附件下载到本地计算机上就可以查看了,而且,正文都会转化为pdf格式的文件,需要用安装pdf阅读器才可以打开。
4.在签收文件时,需要点击签收按钮,那么这个文件就是已签收文件,之后此文件就会转到已接收公文中。
(注意:
如果收文需要转到OA里,就不可以在这里签收,即不可以点击签收按钮,如果在这里签收了文件,该文件就不会自动导入OA系统)
2.2已收公文
1.所有在公文接收模块中签收过的文件,都会在已收公文中显示出来,同样目录下可以看到
已接收公文的文件编号、文件类型、标题、拟稿单位等信息,文件状态现在是已签收。
(如下图所示)。
2.同样,点击目录中显示的文件,就可以打开此文件,查看文件信息。
同样的要查看文件还是需要先把文件下载到本地计算机,才可以查看内容。
2.3公文查询
随着时间的增长,公文接收和已发公文中的文件也会慢慢增多,那时用翻页的方法在很多文件中找到一个文件就会很吃力了,所以为了方便使用,我们定制了公文查询这个模块,当然这个模块,可以查找所以的收文,包括已签收的和未签收的。
而且在查找是可以实现精确查找和模糊查找,即可以根据文件标题和文件编号文件类型拟稿日期这些信息来实现,不需要全部输入,只需要部分信息就可以了。
比如我在标题中输入“收文”,点击查询后就会看到,标题中含有收文两个字的文件。
同样也可以用编号和拟稿时间来进行查询:
比如在编号中输入2,就可以检索出所有文号含有2的文件:
3.发文管理
3.1查看发文
1)打开发文管理时可以直接看到所有的发文。
2)点击可以打开公文,查看公文信息。
3)删除公文
当需要删除某个公文时,在该公文的序号钱的方框内打上勾,然后点击删除按钮就可以了。
3.2登记公文
1)填写表单
首先点击登记公文,就可以打开发文登记的表单,在表单中填写先关信息,主要是标题、文号、审核人、签发人、主送单位等信息
2)添加主送单位
其中主送单位需要点击后面的
图标,然后在从人员选择框中选择单位,如下图所示
3)添加附件
添加正文和附件,首先点击新增附件按钮,点击“选择附件”
然后点击浏览从本地计算机把编辑好的正文上传到系统中
再点击保存按钮,之后就可以看到刚才登记的公文,状态时草稿,再打开是就会看到附件信息中有一个刚才上传的文件。
4)编辑附件
点击打开,下面就会以word的形式打开附件,在这里还可以对该文件进行编辑
同时,打开文件的最下面,我们就可以看到有多出一些按钮按钮:
a)保存附件:
保存对附件的编辑和修改;
b)关闭附件:
把打开的附件关闭,关闭前若要保存修改,需点击保存附加;
c)网络印章:
选择系统中保存的印章给文件加盖;
d)本地印章:
选择本地计算机里处理好的印章文件,给文件盖章;
5)盖章签发
a)需要盖章时,直接点击网络印章按钮,就可以把印章加盖到文件里,然后点击保存附件按钮把,保存一下,如果要签发,可以直接点击签发按钮。
只可以签发一次,所以一定要确定主送单位已经选好,最好在签发前再核对一下)。
b)当然,如果系统中没有上传所需印章,也可以从本地计算机选择处好的印章图片,格式要求为esp格式。
3.3已发公文
a)点击公文管理下的已发公文模块,右面的工作区域就会列出所有的本单位已经发文出去的公文,在这里他直接显示出公文的一下信息:
文件编号、文件类型文件标题、拟稿人、拟稿单位和签发日期。
b)点击所示文件,可以打开文件查看公文信息和签收情况,既可以看到该公文那些单位已经签收,那些单位还没有签收。
3.4公文签收
a)此模块的功能是可以很直观的看到已发公文的签收情况。
在这个模块可以看到几个主要的信息:
文件编号、文件标题、签收数量、未签收单位以及签发日期。
b)如果还需要看文件的详细信息,也可以直接点击文件,就可以直接打开查看了。
4.
通知信息
这个模块主要是实现对非正式的通知类文件进行管理的,包括两个模块:
通知和通知管理,后者只有教育厅可以使用。
4.1查看通知
打开通知信息下的通知模块,各单位就可以看到由教育厅发下来的通知信息:
点击栏目中通知标题,就可以打开此通知,如下图所示:
4.2搜索通知
通知搜索功能可以根据通知的标题、内容关键字、和发布时间范围来对其进行精确或模糊查找,即不需要输入绝对精确的内容,比如标题只需要含有标题的一部分,不过必须是里连续的,即可以是前面的几个字、中间的几个字或是后面的几个字,内容需连续;
内容和关键字也是一样,至于时间,可以选择一个范围栏进行搜索。
比如我选择从6月1日开始搜索,我们就可以找到6月1日和以后的所有通知。
4.3新增通知(只适用于教育厅)
点击通知新增,我们可以打开通知编辑页面,在这里就可以新建通知了,输入文件标题、作者、来源和关键字,然后编辑通知内容,在提交之前还要选一下发不范围,如果是要给所有人看就点完全公开,如果是知识大为内部通知就选内部发布,之后点击提交按钮就可以把通知发出去了;
4.4管理通知(只适用于教育厅)
在对通知进行管理时可以有两种操作:
1)删除通知:
如有的通知发出已经很长时间了,就可以删除了,那么先在该通知前打勾,然后点击删除按钮就可以删除了;
2)编辑通知:
我们看到通知检索栏的最后一栏显示出一个编辑按钮,如果需要在就通知的内容进行修改就可以点击此按钮,之后就可以进入编辑页面对其进行修改了,修改完点提交就可以了。
5.
个人事务
各人事务模块,包括两个功能,就是修改个人密码和建立个人群组。
5.1修改密码
用户密码在注册时是设为默认密码:
123456,为了防止他人盗用账号,用户在使用时需要对密码进行修改。
需要修改密码时,打开个人事务下修改密码就可以看到下面的界面,然后在旧密码处输入123456,在新密码处输入新密码,再在确认密码处输入性密码然后点确定即可,如果需要重新填写就点击重填,重新填写后再点确定按钮。
5.2群组管理
群组管理模块有两个功能一是新建群组,二是管理群组,即删除或修改群组。
1)新建群组
新建群组时,打开个人事务离得群组管理模块,点击新建群组,就可以打开新建群组的界面,然后输入群组名称,选择群组人员。
选择人员时,要点击人员选择框后面的
按钮,然后从人员选择框中选择好人员,点击确认就可以了。
1
其中,1号框中显示的是组织机构信息,点击各科组织机构名,可以在2号框中显示出该机构中的人员信息,而在选择人员的时候就可以点击2号框中的人员或单位名,点击
按钮,就可以把被选中的人员或单位添加到3号框中,或者点击
按钮,可选择2号框中的所有人员和单位,点击
可以删除3号框中的某个人员,如果要全部删除,点击
即可,点击确定按钮就可以,把需要的人员和单位名加到3号框后,点击确认就可以把人员信息加到人言选择框中了。
然后,点击保存就可完成群组的创建。
2)管理群组
a)如果需要删除群组,在群组前面的小框内打勾,然后点击删除即可。
b)如果要对群组的内容进行修改,直接点击群组名,打开配置单进行重行设定,保存就可以了。
6.
系统维护(只是适用于管理员)
6.1组织机构
公文交换的组织机构的创建是以gwjh为根目录,在此根目录下按类型,在创建再创建子目录,子目录下还可以在创建子目录,然后用户信息就可以添加到这些相应的目录下(如下图所示)。
现在公文交换的组织结构总的分类是按教育厅、州市教育局、高中、中职和州属学校来分类的。
1)组织机构的建立
在“组织机构”缺省主界面,单击“新增”按钮,显示如下界面:
首先创建最高一级部门机构,如上图所示的“云南省教育厅”,就可以在这个机构下创建子机构,创建时先输入机构名称,然后在选择上级机构,上传“打开似的图标”和“关闭时的图标”,然后还可以填写组织结构简介,这些都完成后就可以点击“添加”按钮,就可以了。
2)组织机构调整
我们看到在每个机构的后面都会有5个按钮,编辑、置顶、上移、下移、置地这几个按钮。
编辑:
即可以重新设置该机构的性质,操作与新建是相同;
置顶:
将该机构调整到目录顶端;
置底:
将该机构调整到目录地段:
上移:
点一次上移一行;
下移:
点一次下移一行;
6.2角色管理
1)添加角色时直接在添加前的框里输入角色名,点击添加就可以了;
2)如果要删除角色,直接点击删除即可;
3)如果要更改角色名称,点击编辑按钮,修改好了点击修改即可;
4)不同的觉色对应着不同的用户,在这里点击用户管理可以调整用户的角色;
5)编辑角色权限按钮,可以根据角色来设定他在系统中可以查看管理的模块;
6.3用户管理
用户管理包括添加、修改、查询和删除用户这些功能。
1)添加用户
点击“添加用户”按钮,然后就可以看到下图所示的界面,在这里可以设置用户信息,包括单位名称、用户名称、所属机构、编码、密码(默认为123456)、用户角色等信息,如果有印章,还可以上传印章,信息都填写完了,就可以点击保存,这样添加人员就完成了。
2)查询用户
需要查询用户时,可以用户查询目录下,输入人员名称(或单位名称),点击查询即可找到该用户,也可以点击组织机构里的下拉框,同机构来查询,查询内容都会在用户了表中显示出来。
3)修改用户信息
如果要修改用户信息,点击“编辑”按钮既可以进入修改页面,和添加界面一样,在这里可以就用户的所有信息进行修改。
4)删除用户
删除用户时,直接点击用户后面的“删除”按钮即可。
6.4目录管理
系统目录就是进入系统后侧导航栏中列出的各个模块和子模块,那么在目录管理下,就可以对这些模块进行添加、删除、修改的操作。
1)添加目录
点击添加系统目录,然后设置目录名称、上级目录、打开关闭图标等信息,然后点击保存即可。
2)修改目录
修改目录是点击编辑按钮,就可以对目录的信息重新设定。
3)删除目录
删除目录,直接点击,目录后面的“删除”按钮即可。
除了上述功能外,这里可以对目录进行位置调整,可以进行置顶、置地、上移、下移这些操作。