科研经费使用指南Word下载.docx
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翡翠湖校区财务室电话68381103
科研经费管理办公室业务电话:
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财务系统使用业务电话：
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工资管理业务电话：
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国资系统使用业务电话：
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1科研经费管理“放管服”改革介绍
1.1学校相关配套文件
自中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）（简称50号文）文件发出后，学校根据文件精神，并结合实际情况，从财务、国有资产、采购、出国等各个方面制定及修订相关制度文件，其中与经费使用相关的文件主要有以下十个：
（1）《合肥工业大学差旅费管理办法》合工大政发【2016】118号
（2）《合肥工业大学会议费管理办法》合工大政发【2016】117号
（3）《合肥工业大学会议管理办法》合工大政发【2016】120号
（4）《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》合工大政发【2016】223号
（5）《合肥工业大学科研经费管理办法》合工大政发【2016】199号
（6）《合肥工业大学科研经费管理管理办法实施细则》合工大政发【2016】201号
（7）《合肥工业大学科研财务助理岗位管理办法》合工大政发【2016】200号
（8）《合肥工业大学社科项目经费管理规定（试行）》合工大政发【2017】45号
（9）《合肥工业大学因公临时出国（境）管理办法（2016年修订）》
（10）《合肥工业大学科研仪器设备采购管理实施细则》合工大政发【2016】213号
1.2学校科研“放管服”配套措施一
1.2.1差旅费
（1）尊重客观事实，规范出差特殊事项的报销流程
Ø
放宽自驾车、租车经费使用范围：
科研经费出差可自驾车或者租车，据实报销汽油费。
___超标准乘坐交通工具问题：
科研经费出差因健康原因及其他突发事项等，可按上一级人员选择乘坐交通工具，经项目负责人审批同意后方可报销。
同时在专业技术岗位和管理岗位任职的人员，可以按照就高的原则选择差旅费标准。
超标准住宿问题：
科研活动中确因特殊情况超标准住宿的，报销时做书面说明，经单位负责人审批同意后方可报销。
增加市内交通费使用方式：
出差时对市内交通费可以选择包干制或者据实报销。
解决出差当天往返休息问题：
出差当天往返，可根据需要安排午休房。
解决出差票据不完整的报销问题：
城市间交通费票据齐全而无住宿费，由出差人据实写出情况说明，并经项目负责人审核同意，根据实际出差天数标准发放伙食补助费和市内交通费；
虽然合作单位提供住宿，但是无法取得合作方盖章的住宿证明时，可由出差人员据实写出情况说明，并经项目负责人审核同意，按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。
（2）根据教学科研活动特点，修订差旅费报销标准
出差市内交通补贴不包括机场到市内的交通费：
机场到市内的出租车票和机场大巴等凭据报销，不影响发放出差市内交通补助费。
校外人员的差旅费问题：
校外人员发生的差旅费，可以参照校内人员标准报销。
解决出差参加会议期间的交通费问题：
出差参加会议，举办方承担伙食时，不得领取伙食补贴，但是可以领取市内交通费补助。
简化机票报销手续：
报销机票时不再要求同时提供登机牌。
简化车票丢失时的报销手续：
采用网上订单方式购票，以网上订单作为丢失原始票据附件，经项目负责人审核同意后据实报销；
未采用网上订单，有同行人员，出具同行人员证明，按照同行人员票价报销；
无同行人员，当事人写出详细说明并提供票价依据，经项目负责人审核同意后报销。
1.2.2会议费
（1）提高了会议费综合定额标准。
根据会议类别，综合定额标准从原先的450元/人/天，分别提高至550元/人/天（国内管理会议），650元/人/天（国内业务会议）和760元/人/天（有三位及以上外籍人士、港澳台地区人士参加的国际双边及港澳台会议）。
（2）扩大了会议费开支范围：
增加了会议代表的国际旅费、工作人员（非本校在职在编人员）的劳务费等。
（3）业务会议因特殊情况需超支的，报销时规定如下：
在会议费预算中予以披露，经会议管理部门审批同意后予以报销。
1.2.3出国
因公临时出国（境）人员应通过因公渠道办理审批手续，持因公护照出国（境），教学科研人员出国（境）开展学术交流合作，遇特殊情况需持普通护照出国（境），应说明理由并按组织人事管理权限报组织部或人事部批准。
1.2.4科研经费管理
（1）差旅费、会议费、国际合作交流费打通使用：
将差旅费、会议费、国际合作交流费由科研人员根据科研活动需要编制并按规定统筹使用。
（2）简化横向科研预算编制：
横向科研的预算分为技术交易额和非技术交易额。
非技术交易额为设备费和材料费，其他费用均包含在技术交易额内。
两类费用内各科目之间可以打通使用，合同无明确要求的无需填写所有科目，也无需进行预算调剂。
（3）直接费用各科目无比例限制：
项目负责人可根据项目研究需要据实填报，劳务费、专家咨询费、科研津贴按预算据实发放。
（4）明确劳务费开支范围：
可以支付给研究生、访问学者、博士后、项目聘用的研究人员、科研辅助人员等，且其社会保险补助纳入劳务费科目列支。
（5）简化审批流程：
预算申报和调整、科研绩效支出无需再到学院审核。
（6）自主规范管理横向经费：
横向课题按照委托方要求或合同约定管理使用。
（7）结余经费学校统筹分配给项目负责人用于科研活动。
纵向结余2年仍未用完，按规定收回。
横向结余可以提取不超过结余经费80%绩效支出。
1.2.5其他
修改发票报销期限：
发票报销期限自开具之日起一年内报销。
1.3学校科研“放管服”配套措施二
1.3.1强化行为规范，加强事前审批管理
（1）出差审批制：
进一步加强差旅费预算及出差审批管理，出差前（科研项目除外）须填写出差审批单并经单位负责人批准；
处级及以上领导干部出差不分经费来源均需办理出差审批流程，具体按照《合肥工业大学中层及以上领导干部公务外出管理规定（试行）》的规定执行。
（2）租车、自驾车审批：
自驾或租车出差的，应事先办理审批手续。
由于考虑到安全问题，学校不鼓励自驾车出差，确需自驾车出差还须与相关单位签订交通安全承诺书。
（3）会议审批制：
各类会议在召开前，须按照学校会议管理办法的规定，提前申报备案或审批；
还应预先编制会议费预算表，经项目负责人审批。
哲学、社会科学类的会议必须一会一报。
（4）出国审批：
三个月以下（含）报国际事务部审批；
三个月以上报人事部审批。
（5）外宾来访审批：
外籍人士、港澳台人士来访，需事先报国际事务部审批或备案。
科研项目中需承担外宾国际旅费，由项目负责人审批。
（6）采购审批：
购买货物或服务，需事先按照国家及学校相关采购管理办法执行。
（7）所有校内职工经费发放需报人事部门审核或备案。
（8）报销工程款须经审计部门审计或二级单位审核：
5000以上报审计部门，5000以下由本单位审核。
（9）科研外转（拨）经费审批：
科研项目转出经费1万（含）—5万需经学校科研院和财务部科研经费管理办公室（行政楼2号楼213）审批；
5万以上（含）还需经学院审核批准。
（10）科研签订合同审批：
转出金额1万元（含）以上需签订合同。
合同需经过科研院审核，并加盖科技合同专用章。
1.3.2完善内部风险防控机制，规范财务支出行为
（1）规范报销审批权限：
科研经费授权他人审批需事先将书面授权委托书送科研经费管理办公室（行政楼2号楼213）备案。
（2）规范财务结算原则：
非现金结算原则；
属于公务卡结算范围的，按照公务卡管理相关规定执行；
10000元以上（含）需签订合同对公转账。
（3）规范会计基础工作：
启用统一格式的报销情况说明书，明确承诺人及项目负责人的责任。
1.3.3强化监督问责。
科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对财务报销事项的真实性和相关性承担法律责任。
项目负责人要加强项目组成员科研经费使用的管理，项目负责人、经办人须确保票据来源合法、合规、内容真实完整。
1.4学校科研“放管服”配套措施三
1.4.1优化流程、简化手续
（1）大额资金单审批由财务人员负责逐级报送审批；
（2）优化收单业务流程：
采用接单不初审和自助投递机方式，缩短了送单排队等待时间；
（3）不积压报销单据：
财务部根据业务量主动延长工作时间，确保及时处理报销单据；
（4）退单责任制原则：
谨慎退单，要求退单责任到人，简单问题电话沟通，复杂问题，财务人员填写退单通知书一次性告知。
1.4.2加强信息化建设，改进服务手段。
（1）开发网上审批系统：
预借发票、采购申请、预算调整、科研外转（拨）经费审批、科研绩效津贴审批、出差审批、会议审批等业务采用网上审批方式；
（2）不断升级财务信息系统，拓展信息查询功能：
充分利用高级财务管理平台的查询功能，提供实时、全方位的项目资金使用情况；
（3）开发短信管理平台：
方便老师及时了解审批状态，借款情况。
单据处理状况等；
（4）实现财务系统和科研系统的对接：
提高数据的交互和共享。
（5）建立财务风险预警体系：
财务部通过数据分析抓取异动数据，对科研人员的经费使用进行相应的风险提示。
1.4.3加大财经政策宣传力度、丰富宣传方式
（1）财务信息公开：
办事流程、相关文件可在财务部网站查询；
（2）打破时空限制，开设在线宣传栏目：
针对科研人员时间灵活，难以集中的特点，财务部开发了在线宣传栏目，科研人员可以足不出户地参加财务的宣传讲座，并实时互动；
（3）开展多种方式的宣传：
印制宣传手册、与相关单位开展宣讲、座谈；
（4）加强外部监督：
在财务部网站上增添了“凭证复查”通道，科研人员可以对有异议的凭证提出复查申请，中心分管领导将组织科级以上人员复查。
进一步加强对财务人员的监督。
1.5当前科研经费使用中应重视的问题
1.5.1外部环境的几个变化：
（1）真实性和相关性是科研经费使用的前提，项目负责人和经办人员负有直接责任；
（2）外部监督检查常态化；
（3）各类检查、审计追责力度不断加强，整改落实必须到位。
1.5.2经费使用的几个变化：
（1）尽量使用公务卡：
属于公务卡强制结算目录中的事项（如差旅费、会议费等），原则上不予办理借款。
公务卡消费后请及时到财务部门报销并关注是否报销还款成功，以免影响个人信用（公务卡使用手册可到2号行政办公楼119索取）。
（2）加强科研固定资产管理：
科研项目合同中如有约定，须将相关仪器设备移交给委托方，购买时需先办理固定资产入账手续，移交时则要按照项目合同和设备实际移交清单办理固定资产报废手续。
（3）公私要分明：
科研经费不得用于个人和家庭的开支，这是科研经费使用的红线。
（4）票据使用的规范性：
必须按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条规定执行。
且不得笼统开具“办公用品”、“材料一批”等商品名称。
2办事流程
2.1预算审核及项目经费入账流程
2.1.1对外申请项目时预算申报流程
2.1.2项目获得批准后校内立项流程
（1）纵向项目立项流程：
（2）横向项目立项流程：
（3）已立项项目办理到款入账流程
2.2开票业务流程
2.2.1到款后开票流程
（1）纵向项目
（2）横向项目
2.2.2未到款开票流程（预借发票流程）
2.3外转（拨）经费审批流程
注：
通用设备指台式机、笔记本电脑、传真机、一体机、打印机、照相机等。
2.4科研绩效津贴发放流程
2.5科研预算调整流程
2.6项目中期检查、结题决算报表审核流程
2.7科研项目会计档案查询流程
2.8科研经费调账流程
3科研项目预算编制
3.1纵向科研项目预算编制
3.1.1为什么要进行预算编制？
（1）项目（课题）组执行预算的重要依据；
（2）项目（课题）组合理分配和使用资源的基础；
（3）项目（课题）财务验收的依据；
（4）主管部门监督检查的重要依据。
3.1.2预算编制应遵循的哪些原则？
（1）目标相关性；
（2）政策相符性；
（3）经济合理性。
3.1.3预算编制的依据是什么？
（1）项目（课题）组确定的研究任务；
（2）相关政策制度：
申报项目所对应的经费管理办法及国家相关财经制度规定。
3.1.4需要编制哪些经费预算？
（1）经费来源预算，包含：
①专项经费；
②自筹经费。
（2）经费支出预算
①直接费用
包含设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、其他支出。
直接费用预算是编制的重点
②间接费用
包含单位管理费、绩效支出、单位为课题研究提供的现有仪器设备、房屋，水、电、气、暧消耗及项目研究所需但在直接费用中无法开支的费用。
3.1.5直接费用预算编制有哪些注意事项？
（1）预算表编写要注意什么？
①经费支出预算中，直接费用各科目均无固定比例限制；
②任务书预算各项开支与申请书相比不能变动过大；
③预算表金额单位为万元，精确到小数点后两位。
（2）预算说明书编写要注意什么？
①列示的每项费用必须充分考虑研究的实际需要，在同领域公允的范围内据实列示，并且需要写出主要用途和测算依据（财务专家据此判断目标相关性、政策相符性、经济合理性）。
差旅费/会议费/国际合作交流费不超过直接费用的10%（社科类项目不超过20%）时，不需填写测算依据；
②各项开支以元为单位，精确到个位，外币按人民银行公布的即期汇率折合成人民币；
③有合作单位的项目必须在预算说明书的最后说明合作单位的名称、资质、主要完成的任务及拟转拨经费的方法，而且项目总预算和各单位分预算表间和表内数据勾稽正确，主要信息一致。
（3）直接费用各科目包含什么内容？
预算编制要注意什么？
1）编制设备费
编制设备费包含购置设备费、试制设备费、设备改造与租赁费
编制时注意事项
关于设备购置费
①设备费预算购置的设备必须同时满足3个条件：
一是使用期限超过1年；
二是单位价值1000元以上（其中：
专用设备单位价值在1500元以上）；
三是在使用过程中保持原有实物形态的资产。
不能同时满足以上三个条件的配品配件，若与专用设备同时购置并与之配套，应纳入设备费预算，单独购置的备品备件，在材料费预算。
②不宜列支该由本单位提供支撑条件的办公设备，确需少量办公设备，一定要在预算说明书中写出具体名称，并明确说明购置该设备的必要性及与项目的相关性，如电脑、打印机等；
③批复的预算中无通用设备明细的项目，设备费原则上只能购置专用设备；
④需要充分考虑涨价、汇率变动及代理费、运输费、损耗等因素，以防这部分费用无法开支；
⑤单笔总额10万元（含）以上的设备费进行单独说明；
⑥单价10万元以下的设备在设备费预算明细表中填写预算总数，并在预算说明书中说明预算依据。
关于设备改造与租赁费
①设备租赁费是指课题研究过程中需要租赁使用承担单位以外的其他单位或单位内部独立核算单位的设备而发生的费用；
②当试制设备为目标产品（即项目的研究任务就是研究该设备）时，应分别列入材料费、测试化验加工费、劳务费预算；
当试制设备为过程产品（为完成任务而研制的零部件或工具产品）时，发生的成本列入设备费预算。
提示：
根据国家科研经费管理相关规定，设备费预算只能调减，不能调增，请按研究需要做足该科目预算。
（2）编制材料费
1）包含内容
在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用。
2）编制时注意事项
①不可列支大量办公耗材，少量的办公耗材列入材料费预算，不要在“其他支出”预算，且不要写“办公用品”“办公材料”字样；
②对量大价高的材料需说明购买的必要性,数量的合理性,价格的公允性。
其他材料可合并说明。
（3）编制测试化验加工费
是指在项目研究过程中支付给外单位（包括依托单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。
①测试化验加工发生的材料费、劳务费等，分别在材料费和劳务费等科目预算，不在测试化验加工费科目列示；
②在校内独立核算的部门进行测试化验加工，可列支测试化验加工费，但只能按成本价进行测算；
③不得以测试的名义分包任务或实为测试但相关资料的形式显示为分解任务。
（4）编制燃料动力费
在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量或合理分摊的水、电、气、燃料消耗费用。
2）编制及使用时注意事项
①不是出差用的燃油费，也不是实验室日常运转使用的水电费；
②有计算过程按分摊依据以分摊方式提取的水、电、气等使用费可作为燃料动力费，以比例方式提取的燃料动力费只能算间接费用；
③以完成本课题研究任务而需要的实际时间和当期水、电、气、燃料等的实际价格为测算依据；
④实验室日常运转使用的水电费列入间接费用预算。
自带车出差所耗燃油费列入差旅费预算。
（5）编制差旅费
在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。
①差旅费/会议费/国际合作交流费不超过直接费用的10%时，不用填写测算理由；
②超过直接费用的10%需要填写测算理由时，测算标准和依据应当遵守国家和学校有关差旅、会议和国际合作交流费的文件规定，城市间的交通费和住宿费和伙食补助费要在其规定的标准以内测算（差旅费伙食补助费青海、新疆和西藏为120元，其他地区每人每天为100元，交通补贴为每人每天80元），落实中办发【2016】50号文后，《合肥工业大学差旅费管理办法》（合工大政发【2016】118号）规定的交通工具标准有所提高，参照学校文件编制时一定要写上文件名和文件号。
为了与国家相关文件表述一致，预算说明中不要出现“食宿费”、“生活费”、“生活补贴”、“三助津贴”等不规范字样；
③市内交通费列入“差旅费”预算，不列入“其他支出”预算；
④参加会议的所有费用都列入差旅费预算，举办会议的费用列入会议费预算；
⑤只有课题任务中有科学考察内容的课题，可以在差旅费中列示科学考察费（如地调）；
（6）编制会议费
在项目研究过程本单位举办的学术研讨、咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议费用。
①差旅费/会议费/国际合作交流费超过直接费用的10%时，应说明拟举办会议主要内容、规模、开支标准等测算依据；
②测算依据应符合《中央和国家机关会议费管理办法》（财行［2016］214号）或《合肥工业大学会议费管理办法》（合工大政发【2016】117号）规定；
③财行［2016］214号规定四类会议每人每天各项费用综合定额标准为不超过550元，合工大政发【2016】117号文件落实中办法【2016】50号文规定教学科研会议每人每天综合定额标准可为650元。
因为主管部门请的财务专家只了解国家文件规定，所以建议编制预算时如果综合定额标准按学校的文件规定编制且高于国家文件的，须写出学校的文件名称和文号；
④财行［2016］214号文件规定会期不超过2天，报到和离开时间合计不超过一天，参加人数为在50人以内；
合工大政发【2016】117号文件落实中办发［2016］50号文件中“中央高校和科研院所可根据教学科研实际需要决定”的精神中虽未明确规定教学科研会议天数和参会人数。
建议会期和参会人数尽量在财行［2016］214号文件规定范围以内编制，如确有需要超过该文件规定范围的，一定要详细写明必要性；
⑤不得使用课题专项经费举办一般性学术会议；
⑥参加会议相关费用全部列入“差旅费”预算，举办会议的费用列入“会议费”预算；
⑦会议期间邀请专家发生的咨询费列入“专家咨询费”预算，专家的差旅费列入“差旅费”预算；
⑧课题组在国内举办的国际会议列入“会议费”预算，不得列入“国际合作交流费”预算。
（7）编制国际合作交流费
在项目研究过程中项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地工作的费用。
开支范围为:
国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费等。
①课题人员的出国费用的测算依据遵守国家有关因公出国管理办法和《合肥工业大学因公临时出国（境）管理办法》（合工大政发【2015】89号规定；
②应说明拟开展的国际交流情况，包括活动类型（出国考察或来华交流）、必要性等，并考虑可能的目的地和人员规模；
③伙食费和公杂费不同的国家和城市标准不同，写测算依据时，需写出出访的事项、拟出访的国家、拟出访的天数和人数等；
④在中国大陆参加国际会议列入“差旅费”预算，不属于国际合作交流费；
外国专家的酬金列入“专家咨询费”预算；
⑤与研究任务相关的在国外举办的国际学术会议的注册费列入“国际合作交流费”预算；
测算“国际合作交流费”应考虑汇率变动、淡旺季等影响因素。
根据国家科研经费管理相关规定，“差旅费/会议费/国际合作交流费”预算只能调减，不能调增，请按研究需要做足该科目预算。
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